¿Por qué los empleados están ocupados, pero la eficiencia de la empresa es baja? (Artículo clásico y excelente)

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En muchas empresas ocurre este fenómeno extraño: casi todos los empleados están ocupados, y casi todos los departamentos no dan abasto, pero la eficiencia general sigue siendo baja. Además, también es difícil encontrar la causa; no se sabe cómo mejorarla. ¿Este artículo te explica las razones desde ocho perspectivas? I. El proceso necesita ser perfeccionado. El proceso es la base fundamental de las operaciones diarias de una empresa. Para determinar si una empresa es ineficiente, primero hay que analizar si sus procesos son razonables, si son sencillos y eficientes. También es necesario averiguar si existen posibilidades de mejora y cuáles son esas posibilidades. El proceso de verificación debe comenzar con la inspección del propio sistema del proceso. El sistema de procesos que constituye una empresa no es en absoluto una simple cadena de operaciones, sino un complejo sistema circular cerrado, similar al sistema circulatorio del cuerpo humano. Este sistema incluye: el sistema general, los sistemas subsidiarios, los subsistemas más pequeños y el sistema periférico. Por lo tanto, para verificar si existen problemas en los procesos empresariales, primero se debe examinar el sistema de circuitos de dichos procesos: si el sistema principal, los sistemas auxiliares, los subsistemas y los sistemas periféricos funcionan correctamente ； ¿Forman todas las conexiones de los sistemas un circuito cerrado? ； ¿Hay alguna rotura, obstrucción o embolismo? ¿Existen partes redundantes o insuficientes? ¿Es necesario añadir nuevos sistemas? En segundo lugar, se debe verificar si el sistema de circulación del flujo está formateado y estructurado de manera adecuada, si su flujo es estable, es decir, si la dirección del flujo es correcta y constante. También hay que comprobar si existe retroflujo o caos en el flujo, si el caudal es razonablemente estable, y si el caudal diseñado para cada tubería es adecuado. Además, se debe determinar si el flujo real cumple con los estándares establecidos, si los supera o no. La verificación del proceso también debe incluir la inspección del contenido que fluye a lo largo de dicho proceso. ¿Qué es lo que fluye en el proceso? En los últimos años, muchas empresas han estado diseñando y reestructurando sus procesos, además de trabajar en su optimización. Pero, ¿qué es lo que realmente fluye dentro de esos procesos? En realidad, el contenido del flujo de procesos es bastante simple. En resumen, se puede dividir en cuatro aspectos: primero, la logística: todo lo relacionado con los aspectos físicos de las operaciones diarias de la empresa, así como toda la gestión relacionada con esos aspectos físicos, debe formar parte de este flujo de procesos ； En segundo lugar, está el flujo de información: toda la información que surge de las actividades comerciales de la empresa, ya sea interna o externa, debe ser transmitida a través de procesos específicos. Asimismo, toda la información relacionada con la gestión de la empresa también debe ser transmitida a través de estos procesos. Lo que se transmite son todas las informaciones relacionadas con la empresa, mientras que las órdenes que se emiten se transmiten a los diferentes niveles de la organización ； En tercer lugar, está el flujo de efectivo: el objetivo lógico fundamental de una empresa es obtener ganancias. Todo lo que hace una empresa se reduce, en última instancia, a la obtención de ganancias. Cada actividad implica, al mismo tiempo, un flujo de dinero. Por lo tanto, el elemento más básico en los procesos empresariales es el dinero; en todo momento, el símbolo más simple que representa ese flujo es el dinero ； Cuarto, está el flujo cultural: en la parte superior de este flujo se encuentran la personalidad y las características distintivas de la empresa, es decir, su cultura. La razón por la cual una empresa puede destacarse en un mercado competitivo y ser reconocida por los clientes es porque en su flujo operativo circulan los elementos que la hacen única, así como las formas de comportamiento de sus empleados, que representan a la empresa. También forman parte de este flujo las tendencias y valores fundamentales de la empresa. Al haber comprendido el contenido del flujo, al revisar el proceso también se debe incluir lo que es necesario verificar. II. Falta de apoyo institucional. Después de revisar el proceso, se debe examinar también el sistema. Si no hay problemas en el proceso, entonces se debe verificar si el sistema de gestión es adecuado para facilitar su implementación. También es necesario comprobar si dicho sistema realmente apoya el proceso, si contribuye al flujo de información dentro del mismo, y si está bien estructurado y completo. Tal vez existan buenos sistemas de procesos, pero los sistemas de gestión de servicios y los sistemas de gestión empresarial no los respaldan; o bien, estos sistemas se interfieren entre sí y presentan contradicciones, o bien están llenos de deficiencias. ¿Existen sistemas que garanticen todos los procesos, o se ha tenido en cuenta adecuadamente el aspecto humano al crear dichos sistemas? Cuando los sistemas son demasiado estrictos, las sanciones severas equivalen a no haber ninguna sanción; por eso, la gente busca formas de aprovechar las lagunas del sistema, e incluso se enfrenta colectivamente a él. Por otro lado, cuando los sistemas son demasiado laxos, carecen de fuerza coercitiva. Los sistemas sirven para regular a las personas; tanto los sistemas demasiado estrictos como los demasiado laxos son perjudiciales para la correcta implementación de los procesos. Si se dice que el proceso es como el agua, entonces el sistema sería como las tuberías por las cuales fluye ese agua. Si las tuberías no están bien selladas, si su diámetro no es adecuado, o si simplemente no están conectadas entre sí, eso afectará directamente al flujo del sistema. Además, también se debe prestar atención a si el contenido en la fase inicial del proceso es correcto y si hay algún desorden en él III. Falta de supervisión adecuada. Aunque las empresas cuentan con procesos eficaces y sistemas de gestión sólidos, la falta de supervisión, una supervisión inadecuada o excesiva, el uso de métodos obsoletos para la supervisión, los problemas en la calidad del personal encargado de la supervisión, o una estructura organizativa compleja, todo esto contribuye a **disminuir la eficiencia operativa de toda la organización**. Los procesos y sistemas son rígidos, mientras que la supervisión es flexible. La supervisión debe realizarse de acuerdo con ciertos principios. Si quienes supervisan no actúan según esos principios y actúan de manera injusta, eso disminuirá enormemente la lealtad de las personas hacia los procesos y sistemas. Si quienes supervisan carecen de competencias y no saben cómo ni qué supervisar, entonces inevitablemente habrá una falta de eficacia en la supervisión. La falta de supervisión hace que no se sepa qué está haciendo cada uno, si lo están haciendo correctamente, si es necesario hacerlo, si realmente están ocupados o si su trabajo es eficaz ； O bien, si la regulación es excesivamente estricta y rígida, sin combinar principios con flexibilidad, y se persiste en sistemas de gestión obsoletos y atrasados, eso limitará enormemente el entusiasmo y la creatividad de las personas. Incluso, para complacer a las autoridades de regulación, podrían dedicarse a tareas innecesarias, lo que resultaría en un esfuerzo inútil. Si las personas que ocupan puestos de autoridad no tienen conciencia de la necesidad de estar bajo supervisión, entonces tratarán de ir más allá de esos límites. En ese caso, el poder de supervisión se debilitará; todos se dedicarán a cosas que no están relacionadas con la supervisión, sin recibir ningún castigo. Incluso los líderes podrían tomar la iniciativa de actuar fuera de los procedimientos y reglas establecidos. Esto hará que todos estén aún más ocupados y en un estado de desorden. IV. Inadecuación de las herramientas técnicas. Todos están muy ocupados y se quejan de estar cansados, pero la cuarta razón por la cual la eficiencia general es baja es el problema relacionado con los métodos de gestión. En condiciones normales, los métodos de gestión son obsoletos, y esto limita enormemente la eficiencia en la gestión de la empresa. Esto se refleja en la eficiencia baja de los equipos de producción; por supuesto, los equipos de producción avanzados permiten una mayor eficiencia en el trabajo. Esto es especialmente evidente en la industria manufacturera: los equipos avanzados no solo son más eficientes, sino que también garantizan una calidad de trabajo óptima. En el caso de las computadoras, por ejemplo, hay una diferencia abismal entre la velocidad de funcionamiento y la calidad de trabajo de los modelos 286 y 486 ； Lo que es más importante, cuando el equipo está muy obsoleto, esto afecta el estado de ánimo de las personas. Y el estado de ánimo de las personas se transmite entre sí, lo que a su vez afecta su motivación para trabajar. También en lo que respecta a la transmisión de información, la humanidad ha pasado por un proceso evolutivo que incluye la transmisión manual, la transmisión mediante animales, la transmisión con señales de humo, la transmisión mecánica y la transmisión electrónica. Hoy en día, la velocidad de transmisión a través de Internet es increíblemente alta. En las organizaciones empresariales, también en lo que respecta a la transmisión de información, existe una gran diferencia en la velocidad entre la conexión por banda ancha y la conexión por dial-up. Incluso dentro de la banda ancha, diferentes anchuras de banda determinan la velocidad de transmisión de la información. Además, un uso adecuado de las redes locales dentro de la empresa también puede mejorar enormemente la eficiencia laboral. Además, cuando las tecnologías son demasiado avanzadas, también pueden limitar la eficiencia en el trabajo dentro de la empresa. Esto se debe a que el entorno de la empresa no es adecuado para el funcionamiento de esos equipos, lo cual afecta su capacidad para desempeñarse correctamente. Por lo tanto, los equipos que son realmente buenos acaban sin poder utilizarse, y cuando se usan, no logran alcanzar su eficiencia óptima. Además, al integrarse con otros procesos, esto aumenta los costos de trabajo y disminuye la eficiencia general. Cualquier equipo tecnológico de producción necesita un entorno físico adecuado para poder funcionar. Por supuesto, las técnicas de gestión deben adaptarse no solo al entorno interno de la empresa, sino también al entorno externo. Aunque la eficiencia en el trabajo dentro de la empresa sea alta, si el entorno externo con el que se interactúa es ineficiente, todos se verán obligados a esperar interminablemente. Por ejemplo, si tus clientes son empresas estatales con una eficiencia muy baja, aunque los empleados de esa empresa trabajen arduamente, no puedes controlar ni cambiar ese entorno externo. Por lo tanto, tu propia eficiencia laboral también disminuye. Antiguamente, los cierres contables se realizaban de forma manual, pero ahora en su mayoría se hacen por medios electrónicos, lo que **mejora la eficiencia laboral**. V. La calidad profesional de los empleados no es alta. La calidad profesional de los empleados también determina en gran medida la eficiencia en el trabajo. La calidad profesional de los empleados se refiere a las cualidades profesionales de todo el personal. ¿Qué es la integridad? La integridad se refiere a las cualidades sociales de los empleados en relación con su trabajo; principalmente, se trata de la ética profesional que deben tener. En China, los criterios para formar a las personas son la virtud, el conocimiento, el físico, la belleza y las habilidades prácticas. Los criterios para elegir a las personas son contar con tanto virtud como talento. Los criterios para evaluar a las personas son su virtud, sus capacidades, su diligencia y sus logros. Tanto en la formación como en la selección y evaluación de personas, todo está relacionado con la virtud. De hecho, la virtud es lo más importante. Por eso se dice a menudo que la integridad es algo sumamente importante. ¿Qué se entiende por calidad? La calidad se refiere a las características naturales relacionadas con un puesto profesional; son los conocimientos, habilidades, sabiduría y recursos profesionales vinculados a ese puesto. La calidad de los empleados es de vital importancia, y entre todos los aspectos, la conciencia profesional es el más importante. ¿Pero qué es la conciencia profesional? Se refiere a que las personas que ocupan un puesto laboral deben saber qué deben hacer y cómo hacerlo. Por eso, cuando los universitarios se gradúan, no saben qué hacer ni cómo hacerlo, ya que nunca han trabajado antes, por lo que es imposible que tengan una gran conciencia profesional. La razón por la cual algunas empresas son ineficientes se debe a la calidad de sus empleados. En particular, es importante la calidad de cada empleado. Un empleado de alta calidad puede ser hasta dos, tres o incluso diez veces más eficiente que un empleado de calidad media. Lo que es más importante, la calidad del trabajo también difiere: un empleado de calidad media, por más que se esfuerce, no podrá alcanzar ni superar a aquellos que tienen una alta calidad de trabajo. Con la misma tarea, un empleado de alta calidad podría completarla en un día, mientras que uno de baja calidad, por más esfuerzo que haga, tardaría una semana en terminarla; además, la calidad del trabajo que realiza no puede compararse en absoluto con la del empleado de alta calidad. Solo en términos de tiempo invertido, ya existe una diferencia de siete veces. Por lo tanto, es evidente que un empleado de alta calidad en el mismo puesto no puede recibir una remuneración siete veces mayor que la de un empleado común; y eso sin considerar aún la diferencia en calidad. Por supuesto, bajo la influencia de una mentalidad basada en promedios a largo plazo, los salarios de los empleados son más o menos similares. Naturalmente, aquellos empleados de calidad superior se van gradualmente, y quedan aquellos cuya calidad es mediocre. Aunque estos empleados tienen una gran ética profesional y trabajan muy duro, la eficiencia general de la empresa disminuye. Solución: combinar la formación con la contratación de empleados de calidad, y establecer una diferencia adecuada en los salarios. VI. La capacidad de gestión de los directivos empresariales es limitada. Como dice el refrán: “Si un soldado es incompetente, todo el ejército lo será también”. ”Cada empleado se esfuerza al máximo. La sexta razón de la baja eficiencia general de la empresa es que los directivos de alto nivel tienen problemas en sus habilidades de gestión. A pesar de que todos están muy ocupados, debido a las limitadas capacidades de los altos directivos, estos no son capaces de planificar estratégicamente, ni de dirigir y coordinar las acciones tácticas. Tampoco saben cómo seleccionar y utilizar adecuadamente al personal, ni cómo aprovechar eficazmente los recursos disponibles. Por lo tanto, es inevitable que se luchen batallas en el momento y lugar equivocados, con soldados excelentes, lo cual conduce inevitablemente al fracaso. Esto se manifiesta claramente en el campo de batalla: hay generales que logran ganar batallas una y otra vez, mientras que otros desperdician inútilmente oportunidades valiosas y la vida de sus soldados. Hay innumerables ejemplos de esto. Por lo tanto, como líderes de una empresa, y especialmente los de alto rango, es fundamental no permitir que los empleados trabajen en vano. Hay que tener en cuenta que una orden dada por uno puede llegar hasta los niveles más bajos de la organización; todos los empleados se esforzarán por cumplir esa orden. Pero si ese esfuerzo no da ningún resultado, entonces se trata de un trabajo inútil, e incluso erróneo y negativo. Además, el líder no se atreve a asumir la responsabilidad. ¿Qué tan terrible podría ser el resultado? ¡ Si esto ocurre con demasiada frecuencia, los empleados se cansan, y la sabiduría de los supervisores deja de ser útil. Sin embargo, nadie puede desobedecer las órdenes de los superiores. ¿Qué se hace? Los empleados simplemente responden a las órdenes que se les dan. No importan cuántas órdenes se den, ellos siguen ocupándose de sus propios asuntos. Todos están ocupados, pero en realidad cada uno solo se ocupa de lo suyo, fingiendo estar ocupados para engañar a sus superiores. Es un ciclo interminable de engaños. Otra situación es cuando las órdenes cambian constantemente. Como líderes empresariales, no toman decisiones de manera cuidadosa; o bien carecen de la capacidad para tomar decisiones, o son demasiado influenciables. Una vez que emiten una orden, se dan cuenta de que no era la mejor decisión y quieren cambiarla. Así, mientras las órdenes se están ejecutando, se modifican a voluntad, en cualquier momento. Esto genera una cultura de arbitrariedad en la empresa. Al principio, los subordinados se sienten incómodos con esto, pero con el tiempo comprenden el carácter y estilo de actuación de sus jefes. A pesar de que los jefes dan órdenes, los subordinados temen que estas cambien, por lo que actúan de forma simulada, sin realmente hacer nada. Los jefes, al ver que los subordinados actúan, se sienten satisfechos, pero no se logra ningún resultado concreto, lo cual resulta ineficiente. VII. El papel orientador de la cultura del “estrés”. La orientación de la cultura empresarial también influye en la eficiencia general de la empresa. Si una empresa fomenta el heroísmo individual y no se preocupa por desarrollar un sentido de equipo y la capacidad de trabajar en colaboración, entonces, aunque todos quieran ser héroes y estén muy ocupados, no logran desarrollar esa mentalidad de trabajo en equipo. Existen límites en el trabajo entre las personas, así como entre los diferentes departamentos. Lo que es aún peor, existe la preocupación de que otros puedan convertirse en héroes, lo cual afectaría la posibilidad de que uno mismo lo lograra. Por eso, se obstaculiza a los demás e incluso se crean impedimentos intencionadamente en su trabajo y en el de otros departamentos; todo esto afecta la eficiencia general del trabajo. Si una empresa promueve una cultura empresarial basada en la ocupación constante, entonces esa empresa estará siempre ocupada. Esto es especialmente evidente en las empresas en fase de crecimiento. Lo que más desagrada a los dueños es que sus empleados estén ociosos; cuando los empleados no tienen nada que hacer, los dueños se sienten angustiados, y eso se refleja en su comportamiento, sin importar si los empleados han completado sus tareas o no. Aunque algunos jefes no critican directamente a los empleados que no son productivos, prefieren eludir ese tema y en su lugar elogiar a aquellos que trabajan duro. En particular, se elogia a quienes trabajan horas extras. Algunos empleados trabajan horas extras porque no son eficientes; simplemente pasan el tiempo trabajando sin lograr nada concreto, de forma desorganizada ； Y hay personas a las que les gusta este tipo de trabajo; les encanta seguir trabajando después del horario laboral ； Peor aún, hay problemas de calidad; la gente trabaja horas extras a propósito para que el jefe lo vea. El jefe, además, no está siempre en la empresa. Cuando descubre a quienes trabajan horas extras, los elogia. Bajo esta cultura de incentivo al trabajo excesivo, la empresa comienza a trabajar solo por el hecho de trabajar, y no por obtener resultados. Cuanto más trabajan, más elogios reciben del jefe. Y cuanto más elogios reciban, más trabajarán. Esto conduce a una situación en la que todos trabajan sin lograr nada. No se debe fomentar el heroísmo individual puro; en su lugar, se debe promover un espíritu de equipo que favorezca la colaboración entre los miembros del grupo ； No se debe centrar únicamente en la ocupación aparente y en las horas extras; es necesario cambiar esa cultura de estar siempre ocupado. Hay que prestar atención a la eficiencia, organizar detalladamente el trabajo de cada persona para que cumpla con las tareas establecidas dentro del tiempo previsto. Cambiar la atención de la forma por una combinación de resultados y procesos. Cuidado con caer en el otro extremo: centrarse únicamente en los resultados. Al hacerlo, se produce una situación en la que los resultados son lo único que importa, lo cual conduce a una cultura empresarial aún peor. VIII. Hay problemas en la definición y dirección de la estrategia empresarial. Otra razón por la cual todos están muy ocupados y la eficiencia general de la empresa es baja es que existe algún problema en la definición y orientación estratégica de la empresa. Como dice el refrán, “el hombre teme elegir la profesión equivocada, y la mujer teme casarse con el hombre equivocado”. Lo que más temen las organizaciones empresariales es también elegir el sector incorrecto en el que operar. Los recursos disponibles de la empresa no son suficientes para permitirle desarrollarse en un determinado área, pero quienes formulan la estrategia de la empresa creen que sí es posible hacerlo. Como resultado, se elige el sector equivocado. En tal caso, por más ocupados que estén los empleados, no será posible lograr resultados tangibles; por más esfuerzo que hagan, no alcanzarán su objetivo. Por supuesto, además de un posicionamiento estratégico incorrecto en el sector, las empresas también pueden tener problemas en cuanto al posicionamiento de su público objetivo, al área de negocio en la que operan y al modelo de negocio que utilizan. Cualquiera de estos aspectos puede afectar la eficiencia y los resultados generales de la empresa. Todos están muy ocupados, pero no se logran resultados positivos; por lo tanto, tampoco hay eficiencia. Los problemas comunes que pueden surgir en la dirección estratégica de una empresa son una dirección estratégica incorrecta y una falta de claridad en dicha dirección. Si la dirección estratégica es incorrecta, todo resultará inútil; no importa cuán ocupados estén los empleados, ello solo generará resultados negativos y una eficiencia deficiente ； Si la dirección estratégica es inestable, cambiando constantemente de un lado a otro, aunque los empleados estén ocupados, terminan realizando tareas repetitivas e innecesarias; ¿cómo se puede hablar entonces de eficiencia y productividad? Fuente: Revista de Gestión Nacional e Internacional. Autor: Jing Suqi