वह “अदृश्य हत्यारा” कौन है, जो कंपनियों के मुनाफे को नष्ट कर देता है?

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उद्यमों की “अदृश्य लागतें”, जैसे कि किसी जीव की छिपी हुई बीमारियाँ होती हैं; इनका इलाज संभव नहीं होता, और ये समस्याएँ लगातार बनी रहती हैं, जिससे उद्यमियों को काफी परेशानी होती है। यदि “रोगजनक” का पता लिया जा सके, एवं उसके अनुसार उपचार किया जा सके, तो कंपनियाँ पुनः जीवंत हो जाएँगी। इस लेख में, उन बारह “अदृश्य लागतों” का वर्णन किया गया है, जो अक्सर उद्यमों में मौजूद रहती हैं; उद्यम इनके आधार पर अपनी स्थिति का मूल्यांकन कर सकते हैं। यहाँ बारह प्रकार की “अदृश्य लागतों” का सारांश दिया गया है: 1. बैठकों से जुड़ी लागतें। यदि समय को एक प्रक्रिया के रूप में देखा जाए, तो समय निश्चित रूप से सबसे मूल्यवान चीज है। किसी भी व्यवसाय का संचालन, वास्तव में, समय के साथ प्रतिस्पर्धा करने की प्रक्रिया ही है। बैठकें, वे सामूहिक गतिविधियाँ हैं जिनके माध्यम से कंपनियाँ समस्याओं का समाधान करती हैं एवं आदेश जारी करती हैं; लेकिन ये एक महंगी व्यावसायिक गतिविधि भी है। क्योंकि यह गतिविधि आमतौर पर कई नेताओं की भागीदारी वाली सामूहिक गतिविधि होती है। हर एक मिनट, बैठक में शामिल होने वाले लोगों की संख्या को दर्शाता है। लेकिन कई कंपनियों के प्रबंधकों को बैठकों को सफलतापूर्वक आयोजित करने की कला नहीं आती। ऐसे में “बैठक से पहले कोई तैयारी नहीं, बैठक के दौरान कोई विषय नहीं, बैठक के बाद कोई कार्रवाई नहीं, बैठक में शामिल होने की कोई आवश्यकता नहीं, समय पर कोई नियंत्रण नहीं, एवं बोलने में कोई सीमा नहीं” – ऐसी ही स्थिति रहती है। जब हर महीने वेतन एवं आय का लेखांकन किया जाता है, तो वित्तीय रिपोर्टों में दी गई संख्याएँ प्रबंधकों के लिए “नींद न आने” का कारण बन जाती हैं। लेकिन वास्तव में, इस “दवा” का एक बड़ा हिस्सा तो बैठकों से ही बना होता है। 2. खरीद लागत – विभिन्न कंपनियों में खरीद की प्रक्रिया अलग-अलग होती है, लेकिन यह कंपनी के संचालन पर प्रभाव डालने वाली महत्वपूर्ण लागत है। हम अक्सर केवल खरीद मूल्य एवं मात्रा पर ही ध्यान देते हैं, जबकि इसके अलावा मौजूद अन्य कारकों पर ध्यान देना मुश्किल हो जाता है। एक बार, एक कंपनी ने एक नयी परियोजना शुरू की। इस परियोजना के लिए प्रतिदिन 80,000 रुपये की लागत आ रही थी। लेकिन उत्पाद बाजार में आने से ठीक पहले, खरीद विभाग को 1 लाख से अधिक रुपये मूल्य के पैकेजिंग सामान खरीदने में एक हफ्ता लग गया। ऐसा इसलिए हुआ, क्योंकि खरीद विभाग को कम लागत पर सामान खरीदने हेतु सस्ते आपूर्तिकर्ताओं की तलाश करनी पड़ी। इस कारण, पूरी मार्केटिंग टीम को ग्राहकों के साथ समझौता करने हेतु एक सप्ताह अधिक इंतजार करना पड़ा। वास्तव में, यह स्थिति कई कंपनियों में मौजूद है। केवल खरीद संबंधी प्रत्यक्ष लागतों को कम करने की ही कोशिश की जाती है, जबकि “अदृश्य लागतों” को नजरअंदाज कर दिया जाता है। बेशक, खरीद संबंधी प्रत्यक्ष लागतों को कम करना इस लेख के विरोध में नहीं है। यहाँ हम यह कहना चाहते हैं कि किसी भी उद्यम के खरीद विभाग को, व्यवसाय के समग्र दृष्टिकोण को ध्यान में रखते हुए विभिन्न संकेतकों का विश्लेषण करना आवश्यक है; तभी ही खरीद संबंधी लागतों पर वास्तविक नियंत्रण रखा जा सकता है। 3. संचार संबंधी लागतें: वर्तमान में, आर्थिक अस्थिरता के माहौल में, उद्यमों की कार्यप्रणाली भी तेज होती जा रही है। लेकिन हर चीज़ की एक सीमा होती है; तेज गति से काम करने से उद्यमों को कई परेशानियों का सामना करना पड़ता है। संचार, किसी भी व्यवसाय के संचालन हेतु एक महत्वपूर्ण पहलू है। कई व्यवसाय, विभिन्न प्रकार के प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित करते हैं; लेकिन अधिकांश व्यवसायों में “संचार कौशल” संबंधी प्रशिक्षण उपलब्ध ही नहीं होता। अधिकांश व्यवसायों में, सहकर्मियों के बीच होने वाले संवाद में गंभीर त्रुटियाँ देखने को मिलती हैं – कभी संदेश सही तरीके से नहीं पहुँच पाता, कभी गलत उत्तर दिए जाते हैं, या फिर एक ही बात का अलग-अलग अर्थ निकाला जाता है… ऐसी स्थितियों के कारण कई कार्य बेकार हो जाते हैं, या कई महत्वपूर्ण अवसर खो जाते हैं। अगर इसे बहुत बड़ा माना जाए, तो इससे कंपनियों को समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। यह, संचार की कमी के कारण होने वाली लागत में वृद्धि का एक उदाहरण है। 4. ओवरटाइम की लागत – कई मालिकों का मानना है कि कर्मचारी दफ्तर के बाद भी “लगातार काम करना” एक प्रकार की निष्ठा है। वास्तव में, इसके पीछे बहुत अधिक लागत छिपी हो सकती है। इसके तीन कारण हैं: पहला, ओवरटाइम करने का कारण जरूरी नहीं कि काम का बोझ अधिक होना ही हो; बल्कि यह कर्मचारियों की कम दक्षता के कारण भी हो सकता है। ओवरटाइम, दरअसल कम दक्षता का ही परिणाम है। यदि वास्तव में वस्तुनिष्ठ कार्यभार बहुत अधिक है, तो कंपनी को समय रहते नए कर्मचारियों एवं पदों को जोड़ना ही वास्तविक विकास एवं प्रगति का रास्ता है। दूसरे, ओवरटाइम से कर्मचारियों की ऊर्जा एवं शारीरिक शक्ति कम हो जाती है; इससे उनका स्वास्थ्य गंभीर रूप से प्रभावित होता है। लंबे समय तक ऐसी स्थिति रहने पर, कुछ महत्वपूर्ण कर्मचारी अपनी क्षमताओं का उचित उपयोग नहीं कर पाते, एवं यह कंपनी के लिए एक बोझ बन जाता है। उदाहरण के लिए, कुछ मशीन-परिचालक लंबे समय तक ओवरटाइम करने के कारण मानसिक रूप से परेशान हो जाते हैं, जिससे दुर्घटनाएँ हो जाती हैं; ऐसी स्थिति में कंपनी को भारी कीमत चुकानी पड़ती है। तीसरा, ओवरटाइम करने वाले कर्मचारी हमेशा “अपना काम ठीक से करते” नहीं होते। कुछ कर्मचारी, कार्य समय के बाद भी, ओवरटाइम के नाम पर कंपनी के संसाधनों का उपयोग अपने व्यक्तिगत कार्यों हेतु करते हैं; इसके बदले में वे कंपनी से ओवरटाइम भुगतान भी प्राप्त करते हैं। कई कंपनियों को बड़ा नुकसान, डेटा का नुकसान आदि तो कार्य समय के बाद ही होता है… और ओवरटाइम, कंपनियों के लिए “गंदगी छिपाने का एक तरीका” बन जाता है। 5. प्रतिभाओं के स्थानांतरण से जुड़ी लागतें: कई कंपनियों में मानव संसाधन प्रबंधन के क्षेत्र में काफी कमियाँ हैं। ऐसी कंपनियों का मानना है कि प्रतिभाएँ असीमित हैं; इसलिए कर्मचारी तो “बदलते हुए सैनिक” ही हैं। यह कहना ही पड़ेगा कि किसी कर्मचारी का जाना कंपनी के लिए एक नुकसान ही है। क्योंकि कंपनी को उस कर्मचारी को प्रशिक्षित करने हेतु आवश्यक खर्च उठाने पड़ते हैं; साथ ही उस पद पर नए कर्मचारी को नियुक्त करने हेतु भी खर्च आता है। इसके अलावा, नए कर्मचारी के उस पद के लिए उपयुक्त होने का जोखिम भी होता है। जबकि पुराने कर्मचारी के जाने से, उनकी व्यावसायिक जानकारियाँ/डेटा भी कंपनी से चले जाते हैं। ऐसे में, वे अक्सर अपने ही प्रतिस्पर्धी व्यवसायों में चले जाते हैं। इसलिए, कर्मचारियों, खासकर अनुभवी कर्मचारियों का जाना, निस्संदेह कंपनी को उसकी आय से कई गुना अधिक लागत पहुँचाएगा। कई छोटे व्यवसाय, कई वर्षों तक संचालित होने के बाद भी, वैसे ही छोटी टीमों के रूप में ही रहते हैं। मालिक के अलावा, ऐसा कोई कर्मचारी नहीं होता जो व्यवसाय की शुरुआत से ही वहाँ काम कर रहा हो। मुझे लगता है कि यही वह मुख्य कारण हो सकता है, जिसकी वजह से यह विकसित नहीं हो पा रहा है। 6. पद-असंरेखण की लागत: मानव संसाधन प्रबंधन में एक प्रसिद्ध कहावत है – “सही व्यक्ति को सही स्थान पर रखें।” दुर्भाग्य से, ऐसा करने में सक्षम वास्तविक रूप से बहुत कम कंपनियाँ ही हैं। एक बार मैं एक टैलेंट मार्केट में भर्ती प्रक्रिया संभाल रहा था। वहाँ के कर्मचारियों की बातचीत सुनने पर पता चला कि हर बार भर्ती समारोह के दौरान उन सभी कर्मचारियों को मेजें एवं कुर्सियाँ वहाँ लानी पड़ती हैं; क्योंकि भर्ती समारोह के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला स्थल किराए पर लिया गया होता है। पेशेवर प्रबंधकों से लेकर साधारण कर्मचारियों तक, सभी ही “माल ढुलाई करने वाले” बन गए हैं। मुझे आश्चर्य होता है… आखिर यह कंपनी तो प्रतिभाओं की भर्ती एवं प्रबंधन का काम करती है… फिर वह ऐसे गैर-पेशेवर लोगों को इतना अधिक वेतन क्यों दे रही है? वास्तव में, यह मालिकों की एक स्पष्ट मानसिकता को दर्शाता है। उनका मानना है कि जिन कर्मचारियों को नियुक्त किया जाता है, उनका उपयोग तो किया ही जाना चाहिए। जब पहले से ही पर्याप्त कर्मचारी उपलब्ध हों, तो और पैसा खर्च करने की कोई आवश्यकता नहीं है। लेकिन हमने पाया कि इसके कारण उन्हें बहुत भारी कीमत चुकानी पड़ी। इस कंपनी के कर्मचारी लगातार शिकायत करते रहते हैं; क्योंकि वहाँ अधिकांश कर्मचारी महिलाएँ हैं, और उनमें मेज-कुर्सियाँ उठाने की ताकत ही नहीं है। वहाँ के उच्च अधिकारियों को भी कभी ऐसी परिस्थितियों का सामना नहीं करना पड़ा, इसलिए कुछ लोगों ने नौकरी छोड़ दी। 7. प्रक्रिया-संबंधी लागतें: किसी भी व्यवसाय में अव्यवस्था का कारण अक्सर प्रक्रियाओं में ही होता है। यह व्यवसाय प्रबंधन में एक सामान्य समस्या है। जिन व्यवसायों का विकास धीमा होता है, उनकी प्रक्रियाएँ निश्चित रूप से अव्यवस्थित या अनुचित होती हैं। इसके लिए उन्हें बहुत अधिक लागत वहन करनी पड़ती है, फिर भी वे इसे नजरअंदाज करते रहते हैं। प्रक्रियाएँ, व्यवसायों के संचालन हेतु आवश्यक हैं; ये तो एक प्रकार की “उत्पादन श्रृंखला” ही हैं। बिना वैज्ञानिक एवं तर्कसंगत प्रक्रियाओं के, विभिन्न कार्यों पर व्यवस्थित नियंत्रण संभव ही नहीं होता। इस कारण कई कार्य अधूरे ही रह जाते हैं, एवं कई कार्यों को फिर से करना पड़ता है। लेकिन यह स्वीकार करना ही पड़ेगा कि यह कंपनियों की प्रगति में बाधा बन जाएगा।