مواد اور آلات کی خریداری کے لئے ٹینڈرنگ کا کام کس طرح بہتر طریقے سے انجام دیا جائے؟

(1) حکمت عملی کے تحت خریداری کی جائے۔ تعمیراتی ٹینڈر سے قبل، مضبوط مواد فراہم کرنے والوں اور تعمیراتی کمپنیوں کے ساتھ طویل مدتی حکمت عملی پر مبنی شراکت داریاں قائم کرکے، منصوبہ بند طریقے سے خریداری کی جاتی ہے؛ تاکہ خریداری کے فوائد سے بھرپور استفادہ کیا جاسکے، اور اس طرح پورے منصوبے کی لاگت کو کم کیا جاسکے۔ (2)، تعمیراتی کمپنیوں اور سپلائرز کے درمیان تعاون کو وسعت دینا؛ مسابقتی صلاحیت رکھنے والے شراکت داروں کو مسلسل شامل کرکے، بولی لگانے والی کمپنیوں کے درمیان مقابلے کو بڑھانا، اور اخراجات پر مؤثر طریقے سے قابو پانا۔ (3)، انجینئرنگ اور ڈیزائن ڈپارٹمنٹس کے تعاون سے، ڈیزائن اور تعمیراتی عمل سے متعلق معیاری معلومات کا ایک ڈیٹا بیس قائم کرنا، ڈیزائن کیے گئے مصنوعات کی قیمت اور کارکردگی کو بہتر بنانے میں مددگار ثابت ہوگا۔ ڈیزائن کے عمل میں حصہ لے کر، مصنوعات کی خصوصیات کو مدِ نظر رکھتے ہوئے اس کی لاگت کا تجزیہ کیا جاتا ہے، تاکہ مصنوعات کی مناسب قیمت طے کی جاسکے اور اس طرح مصنوعات کی قیمت اور کارکردگی کے درمیان بہترین توازن قائم ہو سکے۔ اور مصنوعات کے معیاری ڈیزائن کے لئے ایک ہی بولی کا نظام استعمال کیا جائے۔ (4)، تمام منصوبوں کے لئے مجموعی بولی لگانے اور خریداری کا منصوبہ تیار کیا جائے، تاکہ تمام بولی لگانے اور خریداری سے متعلق کاموں کو منظم طریقے سے انجام دیا جاسکے۔ بولی لگانے اور خریداری کے منصوبے کے مطابق ہی تمام کاموں پر نگرانی اور عمل درآمد کیا جائے۔ (5)، منصوبے کی خصوصیات کے مطابق مناسب بولی دینے سے متعلق دستاویزات اور معاہدوں کے نمونے تیار کرنا ضروری ہے۔ بولی دینے سے متعلق اہم نکات، جیسے معاہدے کے تحت ادائیگی کے طریقے، کام کی مدت کے تقاضے، تعمیراتی سامان کی تکنیکی شرائط، اور کام کے مختلف حصوں کی تقسیم وغیرہ، کے بارے میں پہلے ہی فیصلے کرنے اور ان کی منطقیت کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ (7) ٹینڈرنگ کے ذریعہ خریداری کیے جانے والے منصوبوں سے متعلق وقتی تقاضوں پر بروقت نظر رکھی جائے، اور منصوبے کی مجموعی منصوبہ بندی کے مطابق ان تقاضوں پر سختی سے عمل کیا جائے۔ (8) ایک ہی منصوبے کے لئے بولی دینے والی کمپنیوں کی سطح یا درجہ بندی کو ہر ممکن حد تک یکساں رکھنا ضروری ہے؛ ان میں بہت زیادہ فرق نہیں ہونا چاہیے، تاکہ مقابلہ برقرار رہ سکے۔ (9) ہر الگ الگ تعمیراتی منصوبے کے لئے بولی دینے سے متعلق دستاویزات کو مناسب طریقے سے تیار کیا جائے، اس کے لئے بولی دینے سے متعلق تفصیلات، تکنیکی شرائط، بولی دینے والوں کی فہرست وغیرہ کو جمع کرکے اسے منظم اور جانچا جائے۔ ساتھ ہی، بولیوں کی فہرست تیار کرنے کے عمل پر بروقت نظر رکھی جائے۔ (10)، متعلقہ ٹینڈرنگ اور خریداری کے منصوبوں سے متعلق تکنیکی تقاضوں کو وضع کرنا، تاکہ تکنیکی اور معیاری پہلوؤں سے ان کی بہتری کو یقینی بنایا جاسکے۔ مثلاً: لفٹ، بجلی کے تقسیم کرنے والے آلات وغیرہ جیسے آلات کے انجینئرنگ تکنیکی معیارات وغیرہ۔ (11) منصوبوں کی بولی لگانے سے متعلق تقاضوں کے مطابق، ہر بولی سے متعلق تیاریوں، بولی سے متعلق سوالات کے جوابات دینے، اور دستاویزات کی جانچ وغیرہ کا کام بروقت انجام دینا ضروری ہے۔ (12) بولی لگانے سے متعلق کاروباری مذاکرات کو درست طریقے سے انجام دینا۔ حقائق اور ڈیٹا کی معلومات کو مذاکرات کی بنیاد کے طور پر استعمال کیا جائے۔ مذاکرات صرف قیمتوں کو کم کرنے کا نام نہیں، بلکہ یہ تو منصوبے کی مارکیٹ قیمت اور اپنی قیمت کے بارے میں پوری معلومات کی بنیاد پر، اور طویل مدتی منصوبوں کو مدِ نظر رکھتے ہوئے ہونے والی بات چیت ہے۔ ٹینڈر کیے گئے منصوبوں کی کُل لاگت کا تجزیہ، سپلائرز کی ارزیابی، بازار کی صورتحال کا جائزہ وغیرہ سے مذاکرات کے لئے مضبوط حقائق اور اعداد و شمار فراہم ہوتے ہیں؛ اس سے اپنے مذاکراتی فوائد کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے، اور اس طرح پورے مذاکرات کے عمل پر قابو پانے میں مدد ملتی ہے۔ لاگت پر قابو پانا آسان ہے۔ (13)، مثبت جائزہ لینے اور قیمتوں کا تعین کرنے کا نظام قائم کیا جائے؛ بہتر یہ ہوگا کہ مناسب کم قیمت والے بولی دہندہ کو ہی منتخب کیا جائے۔ یعنی، بولی دینے والی کمپنیوں کی مجموعی کاروباری صلاحیتوں کو مدِ نظر رکھتے ہوئے، منصوبے کی لاگت پر بھی مؤثر طریقے سے قابو پایا جاتا ہے۔ (14) جہاں پروجیکٹ کی تاریخی قیمت موجود ہو، اور اس کا حجم بھی چھوٹا ہو، تو ایسی صورت میں، برابر کی شرائط کے تحت، کیا اصل بولی دینے والی کمپنی کو ہی اس پروجیکٹ کو مزید توسیع دے کر اس کی تعمیر کرنے کا موقع دیا جاسکتا ہے؟ ٹینڈر کے عمل میں لگنے والا وقت کم کیا جائے، تاکہ کارکردگی بہتر ہو س (15)، ٹینڈرنگ اور خریداری کے عمل و نظام کو مضبوط بنانا، اور ٹینڈرنگ کے طریقوں کو مسلسل بہتر بنانا۔ مثلاً: کھلے بولی کے ذریعے یا الیکٹرانک خریداری کے طریقے سے (16)، متعلقہ جانچ پڑتال کے نظام قائم کرنا۔ تعاون کرنے والے اداروں کے لئے انعامات اور سزاؤں سے متعلق قواعد واضح اور ظاہر ہونے چاہئیں، اور معاہدے کی تکمیل کے دوران ان پر سختی سے عمل کیا جانا چاہیے۔ یہ دونوں فریقوں کی امانتداری کو بڑھانے میں مددگار ثابت ہوتا

بزرگو، آپ نے بہت اچھی بات کہی۔ مثال کے طور پر: victory: