معیاری انتظامی نظام کو تین الفاظ میں بیان کرنا، بہت عمدہ!

Thread Content

معیاری انتظامی نظام کو تین الفاظ میں بیان کرنا، بہت عمدہ! 2016-12-04 معیار اور سرٹیفکیشن: اگر آپ کو اب معیاری نظامِ انتظام کو بیان کرنے کے لئے چند الفاظ استعمال کرنے پڑیں، تو آپ کیا سوچیں گے؟ 13 سال تک معیار کنٹرول کے شعبے میں کام کرنے والے ایک ساتھی نے “پسپائی”， “حقیقت پسندی”، اور “باریک بینی” کو تین اہم اصول قرار دیا، یہ واقعی شاندار بات ہے۔ اگر حساب لگایا جائے، تو میں معیاری کاموں سے وابستہ ہوئے 13 سال ہو چکے ہیں، اور اس دوران معیاری نظام کی انتظامیہ کے ساتھ کچھ تنازعات بھی پیش آئے۔ شروع میں، معیاری نظام بہت مقبول تھا، اور میں بھی ایک آڈیٹر بننا چاہتا تھا، اس لیے میں نے اس کے بارے میں سیکھنا شروع کیا۔ اس وقت ہمارے کوالٹی ڈپارٹمنٹ کے منیجر نے ہمیں بتایا کہ اسے سمجھنے کے لئے پہلے اس سسٹم کے تقاضوں کو یاد کر لینا ضروری ہے! اس کے بعد، رات دن شرائط کا مطالعہ کرتا رہا، اور 20 شرائط کو بخوبی یاد کر لیا (وہ ISO9001/94 ورژن کی شرائط تھیں)۔ بعد میں دیگر وجوہات کی بناء پر اسے ترک کرنا پڑا، جسے افسوسناک ہی قرار دیا جاسکتا ہے۔ سال 2005 میں، میں کوالٹی ڈپارٹمنٹ کا منیجر بن گیا۔ اب مجھے خود ہی داخلی آڈٹ کا انتظام کرنا پڑتا تھا، اور بیرونی آڈٹ سے نمٹنا بھی میری ذمہ داری تھی۔ اسی دوران مجھے اس نظام کے مخصوص تقاضوں کو سمجھنے کا موقع ملا، اور مجھے ایسا لگا کہ میں واقعی کوالٹی مینجمنٹ کے تقاضوں اور طریقوں کو سمجھ گیا ہوں۔ لیکن یہ خوشگوار حالات زیادہ عرصے تک قائم نہ رہ سکے، اور ارد گرد کی صورتحال نے مجھے پھر سے الجھن میں ڈال دیا۔ ان سالوں میں نجی کمپنیاں تیزی سے ترقی کرتی رہیں، ان کے پاس منیجمنٹ کا زیادہ تجربہ نہیں تھا؛ ان کے لئے نظام کا مطلب صرف دستاویزات، ریکارڈز اور سرٹیفکیٹ ہی تھا۔ اس کے علاوہ، بہت سی جانچ کرنے والی ایجنسیاں اپنے کاروباری مفادات کی خاطر جانچ کے اصولوں کو نظرانداز کر دیتی ہیں۔ ایک سو سے زائد لوگوں والی فیکٹری کی جانچ صرف دو گھنٹوں میں ہی مکمل کر لی جاتی ہے؛ فیکٹری کے اندر صرف ایک تصویر لی جاتی ہے، جانچ کی فیس وصول کی جاتی ہے، اور سرٹیفکیٹ جاری کر دیا جاتا ہے… یہاں تک کہ کاروبار حاصل کرنے کے لئے ایسی ایجنسیاں کمپنیوں کو خوش کرنے کی کوشش کرتی ہیں… یہ سب دیکھ کر لگتا ہے کہ معیاری نگرانی کا نظام دراصل کیا ہے؟ سال 2007 میں، میں شنزین کی ایک فارماسیوٹیکل پیکیجنگ کمپنی میں شامل ہوا۔ چونکہ یہ کمپنی دواؤں سے متعلق کاروبار چلاتی تھی، اس لیے یہاں بھی منظم نظامِ انتظام رائج تھا۔ کمپنی کے اعلیٰ حکام، معیاری نظامِ انتظام کو بہت اہمیت دیتے تھے؛ تقریباً تمام ضروری شرائط کو منظور کیا جاتا تھا۔ نتیجتاً، دو سال سے بھی کم عرصے میں ہی ایک مؤثر نظام قائم ہو گیا۔ یہ نظام بہت پیچیدہ تو نہیں تھا، لیکن اس کے ذریعے کام بہتر طریقے سے چل رہا تھا، اور معیار سے متعلق شکایات بھی نمایاں طور پر کم ہو گئیں۔ اس بار، مجھے معیاری نظام کی انتظامیہ کے تئیں حقیقی احترام پیدا ہوا۔ ان سالوں کے دوران، میں کوالٹی ڈپارٹمنٹ کا منیجر رہتے ہوئے، کمپنی کے انتظامی نمائندے کے فرائض بھی انجام دیتا رہا، اور نظام کی کارکردگی اور دیکھ بھال کی ذمہ داری بھی میرے پاس تھی۔ لیکن اس فارماسیوٹیکل پیکیجنگ کمپنی کے علاوہ، جس پر خود بھی فخر محسوس کیا جاتا ہے، دیگر کمپنیوں کے نظاموں کو مناسب احترام حاصل نہیں ہے۔ میری ذمہ داری تو صرف ہر سال کچھ داخلی آڈٹ کے دستاویزات تیار کرنا، تاکہ بیرونی آڈٹ کا سامنا کیا جاسکے۔ بے بسی کی حالت میں، اچانک مجھے ایک بات سمجھ آئی؛ یعنی آخر کیوں نظام کی انتظامیہ کو الگ سے ایک کام کے طور پر دیکھا جائے؟ جب جانچ پڑتال میں کامیابی حاصل ہوکر سرٹیفکیٹ مل جاتا ہے، تو یہ بھی ایک قسم کا انتظامی آلہ ہی ہے! اسے دیگر انتظامی طریقوں کی طرح لچیلے انداز میں استعمال کیا جا سکتا ہے، اسے بالکل اسی طرح نقل کرنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے۔ جب میں نے اس بات کو سمجھ لیا، تو پھر سے میں انتظامی طریقوں کے مطالعے میں مگن ہو گیا۔ کچھ وقت گزرنے کے بعد، مجھے واقعی اس میدان میں کچھ راز سمجھ میں آ گئے۔ “پسپائی“، “عملیت“، اور “باریک بینی“ – یہ تین بنیادی اصول ہیں؛ انہیں “لی کا نظامِ انتظام“ کے بنیادی اصولوں کے طور پر سمجھا جاسکتا ہے۔ 01 پسپائی سے بھی ترقی ممکن ہے، اور یہی کامیابی ہے۔ آج کل زیادہ تر کمپنیوں کا نظامِ انتظام، جانچوں سے نمٹنے پر مبنی ہے؛ تاکہ کمپنی کی “معیاری کارکردگی” کا ثبوت حاصل کیا جاسکے۔ روزمرہ کے کاموں میں اس بات پر توجہ دینا بہت کم ہے۔ اس کے علاوہ، نظامی انتظام کے اثرات بھی ویسے فوری طور پر ظاہر نہیں ہوتے، جیسے کہ کھلاڑیوں کے لئے ایکسرسائز مادوں کے استعمال سے اثرات فوراً ظاہر ہو جاتے ہیں؛ اس کے اثرات ظاہر ہونے میں کچھ وقت لگتا ہے، اسی لئے اسے قبول کرنے والے لوگ بہت کم ہیں۔ ان کے نظریات اور کام کرنے کے طریقوں کو بدلنا بہت مشکل ہے۔ لہٰذا، تقاضوں کو کم کرنے کا طریقہ اختیار کیا جائے، یعنی نظام سے متعلق تقاضوں کو چند چھوٹے چھوٹے حصوں میں تقسیم کیا جائے۔ ایسے اہداف کا انتخاب کیا جائے جن کو پورا کرنا آسان ہو اور جن سے فوری نتائج حاصل ہو سکیں۔ اس طرح، آسان سے مشکل کی جانب بڑھتے ہوئے، مرحلہ وار عمل درآمد کیا جائے، تاکہ اس کو عملی جامہ پہنانا آسان ہو جائے۔ ترقی ہی کامیابی ہے! یہی وہ چیز ہے جسے “پسپائی” کہا جاتا ہے۔ اب اس کمپنی میں، مواد کو ملانے کا عمل ایک بہت اہم عمل ہے۔ مخلوط مواد کی پروسسنگ کو بہتر بنانے اور اسے منظم کرنے کے لئے، معیار پر اثر ڈالنے والے تمام عوامل کا تجزیہ کیا گیا، اور تقریباً 30 کنٹرول نقاط شناخت کئے گئے۔ جن عوامل کو تبدیل کرنا مشکل تھا، ان میں سے چند اہم عوامل کو ترجیح دی گئی، جیسے “خام مواد کی پہلی بار کی جانچ، مواد کو ترتیب کے مطابق استعمال کرنا، اور مقناطیس سے غیرضروری مواد کو صاف کرنا”۔ اس طریقہ کار کو 2 ماہ تک جاری رکھا گیا، اور عملے نے بھی اس عادت کو اپنا لیا۔ نتیجتاً مسائل میں تقریباً 30 فیصد کمی واقع ہو گئی۔ یہ واقعی ایک بہترین کامیابی ہے۔ اگر واقعی نظام کے تقاضوں کے مطابق ہی “نظام کے تمام تقاضوں کو مکمل طور پر سمجھا جائے”۔ ； تمام ہدایات کے مطابق عمل کیا جائے، اور تمام آپریشنز کے ریکارڈ محفوظ رکھے جائیں۔ وہ افراد جو ابھی پرائمری اسکول سے فارغ بھی نہیں ہوئے، اور دن بھر مصروف رہتے ہیں، یا تو بہت پریشان ہو جاتے ہیں، یا پھر فوراً نوکری تبدیل کرنے پر مجبور ہو جاتے ہیں۔ یہی “پیچھے ہٹنے” کی اہمیت ہے۔ ایک ہی بار میں سارا کام مکمل نہیں کیا جاسکتا! ““پسپائی“، طریقوں کے لحاظ سے بھی ظاہر ہوتی ہے؛ میں ہمیشہ “تیز زاویہ کے نظریے“ پر عمل کرتا رہا ہوں۔ مجھے نہیں معلوم کہ کسی نے اس نظریے کو پیش کیا ہے یا نہیں… اگر کسی نے نہیں کیا، تو اس نظریے کا بانی میں ہی ہوں۔ تیز زاویوں کے نظریے کو استعمال کرتے ہوئے، “پسپائی” کو “ترقی” کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے، اور اہداف کو مرحلہ وار حاصل کیا جاتا ہے۔ ایک طرف یہ فیصلہ کمپنی کی حقیقی صورتحال کی بنیاد پر کیا جاتا ہے، لیکن اہم بات یہ ہے کہ یہ فیصلہ میری کمزور شخصیت کی وجہ سے کیا گیا ہے؛ لہذا یہ دوسروں پر لازمی طور پر لاگو نہیں ہوتا۔ تاہم، ماضی کے تجربات سے پتہ چلتا ہے کہ اس کے نتائج کافی اچھے رہے ہیں۔ 02 حقیقی مسائل کا حل: “حقیقت” کا اصول یہ ہے کہ معیاری نظام کے آپریشن میں عملیت پسندی ضروری ہے، اور حقیقی مسائل کو حل کرنا ہی اس نظام کا مقصد ہے۔ اس طریقے سے، نظام کے آپریشن سے متعلق لوگوں کے منفی خیالات دور کئے جاسکتے ہیں، اور نظام کی بہتری کے لئے مواقع پیدا کئے جاسکتے ہیں۔ اس سلسلے میں، کاروبار یا عمل کے دوران سامنے آنے والے مسائل کو پہچاننا ضروری ہے، تاکہ ان کی حقیقی وجوہات معلوم کی جاسکیں۔ ان وجوہات کی روک تھام کے لئے نظام میں عموماً کچھ اقدامات درکار ہوتے ہیں۔ اس طرح، مسائل کے تجزیے کے ذریعے نظام کے تقاضوں کی منطق اور ضرورت کو واضح کیا جاسکتا ہے، تاکہ لوگ ان تقاضوں کی اہمیت کو سمجھ سکیں۔ چونکہ یہ تقاضے لوگوں کے براہِ راست مفادات سے متعلق ہوتے ہیں، اس لئے لوگ عموماً انہیں قبول کر لیتے ہیں، اور آہستہ آہستہ وہ نظام کے انتظام کے حامی بن جاتے ہیں۔ اب اس کمپنی میں، پہلے لوگوں سے تقاضا کیا جاتا تھا کہ وہ آرڈرز کی جانچ نظام کے مطابق کریں، تاکہ معیار اور وقت پر ترسیل کو یقینی بنایا جاسکے، لیکن کسی نے اس پر توجہ نہیں دی؛ ان کے خیال میں “صرف کاغذ پر دستخط کرنے سے ہی مسئلہ حل ہو جائے گا؟” ”یہ بہت بےمعنی ہے، کوئی بھی اس کام کو انجام دینا نہیں چاہتا؛ زیادہ سے زیادہ لوگ صرف دستخط کرتے ہیں، مشمولات کو تو دیکھتے ہی نہیں۔ بے شک، اس وقت آرڈرز کی جانچ کے لئے استعمال ہونے والے فارم میں بھی کوئی خاص تفصیلات درج نہیں تھیں؛ یہ تو صرف ایک فارم ہی تھا۔ چونکہ جائزہ لینے سے متعلق معلومات درست نہیں تھیں، اس لیے پیداواری منصوبے بےکار ہی رہے۔ عمل درآمد کے دوران مسلسل تبدیلیاں کرنی پڑیں، اور پیداواری صلاحیتوں کو بروئے کار لانا ممکن ہی نہیں ہو سکا۔ یہاں تک کہ وقت پر سامان بھی فراہم نہیں کیا جا سکا۔ کتنی ہی جلدی کیوں نہ کی جائے، کوئی فائدہ نہیں۔ پچھلے سال، ہم نے آرڈرز کی جانچ سے متعلق فارموں کو مزید تفصیلی بنایا؛ ہر مرحلے پر کن چیزوں کی جانچ کی جاتی ہے؟ مسائل کا سامنا ہونے پر انہیں کیسے حل کیا جائے؟ یہ بات واضح کر دی گئی ہے کہ ہر شخص کو اپنے دستخط کی ذمہ داری قبول کرنی ہوگی۔ مثلاً، “کیا تمام ضروری اشیاء موجود ہیں؟ کس چیز کی کمی ہے؟” یہ کب پہنچے گا؟ پہلے کن خصوصیات سے متعلق احتیاط کرنے کی ضرورت تھی؟ …… چھ ماہ تک عملی استعمال کے بعد، اگرچہ کچھ پہلوؤں کو مکمل طور پر نافذ نہیں کیا جاسکا، لیکن منصوبے کی قابل عملیت میں بہت بہتری آئی ہے۔ افراد اور آلات میں کوئی تبدیلی نہ ہونے کے باوجود، پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہوا ہے؛ پہلے یہ روزانہ تقریباً 80 ٹن تھی، جبکہ اب یہ تقریباً 150 ٹن ہے۔ سب کی پیداوار اور تنخواہیں فوراً بڑھ گئیں، ایسے میں آرڈرز کی جانچ کی ضرورت اور اہمیت پر بات کرنے کی بات کی جائے، تو ایسے میں کتنے لوگ اس کی مخالفت کریں گے؟ حقیقی مسائل کو حل کرنا، اور منیجمنٹ کے مواقع پیدا کرنا، نظامی منیجمنٹ کا ایک اور اہم آلہ ہے۔ 03: پیچیدہ چیزوں کو آسان بنانا۔ “تفصیل” سے مراد، معیاراتی نظام میں کسی شرط یا قاعدے کو مکمل طور پر نافذ کرنے کے لئے، تیاریوں کو بہت ہی باریک بینی سے انجام دینا ضروری ہے۔ ہر شخص کی انتظامیہ سے متعلق اپنی الگ تفہیم ہوتی ہے، لیکن زیادہ تر لوگ اس بات پر متفق ہیں کہ انتظامیہ دراصل “تنظیم/منصوبہ بندی، عمل کی نگرانی، نظم و ضبط، اور بہتری” ہے۔ میری انتظامیہ سے متعلق تفہیم یہ ہے کہ انتظامیہ کے ذریعہ ان امور کو عملی شکل دی جائے جو ابھی تک انتزاعی حالت میں ہیں۔ ； پیچیدہ چیزوں کو آسان بنا دیں۔ اسے حاصل کرنے کے لئے، “تفصیلات اور درستگی” بہت اہم ہو جاتی ہے۔ آخر کار، ہر شخص کی قبول کرنے کی صلاحیت اور سمجھنے کی صلاحیت بالکل یکساں نہیں ہوتی۔ اگر ہم چاہتے ہیں کہ سب لوگ ایک ہی سمت پر رائے قائم کریں، تو ہمیں انہیں کسی قسم کی الجھن کا موقع ہی نہیں دینا چاہیے۔ کمپنی کے “تبدیلیوں کے انتظام سے متعلق ضوابط” میں، پہلے یہ تقرر کیا گیا تھا کہ “جب انسان، مشینیں، خام مال، طریقہ کار، یا ماحول میں کوئی بڑی تبدیلی واقع ہوتی ہے، تو اس سلسلے میں درخواستیں اور منظوریاں تبدیلی کے فارم کے ذریعے ہی دی جانی چاہئیں…” لیکن آخر بڑی تبدیلی سے کیا مراد ہے؟ اگر کوئی بڑی تبدیلی نہ ہو تو کیا کیا جائے؟ لوگوں میں مختلف تفسیریں پیدا ہونا ناگزیر ہے، جس سے کم از کم کارکردگی پر اثر پڑتا ہے، اور زیادہ صورتوں میں معیار سے متعلق مسائل پیدا ہو جاتے ہیں۔ لہذا، میں نے ایک “تبدیلیوں کی منظوری سے متعلق فہرست” تیار کی ہے؛ اس فہرست میں تمام ممکنہ تبدیلیوں کو درج کیا گیا ہے، ہر ایک تبدیلی کی وضاحت کی گئی ہے، اور ہر تبدیلی کے لئے مناسب طریقہ کار بھی بتایا گیا ہے۔ اس طرح، کوئی ابہام باقی نہیں رہتا، اب صرف عمل درآمد ہی باقی رہ جاتا ہے۔ میرے خیال میں، معیار کو کنٹرول کے ذریعے ہی بہتر بنایا جاسکتا ہے۔ اس عمل میں معیار کی نگرانی کو مزید سخت کیا جانا چاہیے، اور ان عوامل کی جانچ اور اصلاح ضروری ہے جو پروڈکشن کے دوران معیار پر اثر ڈالتے ہیں۔ تمام معائنہ کرنے والوں کو معیار پر اثرانداز ہونے والے عوامل کے بارے میں سیکھنے اور انہیں سمجھنے کی ضرورت ہے؛ خدشہ ہے کہ چھ ماہ میں بھی یہ کام مکمل نہ ہو سکے۔ تمام ممکنہ عوامل کو فہرست کر لیا گیا، تقریباً 80 سے زیادہ عوامل ہیں۔ انہیں ایک چیک لسٹ کی شکل دی گئی؛ انہیں بس ہر مرحلے پر ان عوامل کی جانچ کرکے متعلقہ جگہ پر “√” یا “×” لکھنا ہے۔ ایک ہفتے کے اندر یہ کام مکمل ہو جائے گا۔ ہم اپنا کام مزید “بہتر” طریقے سے انجام دے سکتے ہیں! یہاں تو صرف اپنے محدود تجربات کا خلاصہ پیش کیا جاسکتا ہے۔ بے شک، معیاری نظام کی انتظامیہ کے لئے مزید بہتر طریقے موجود ہیں؛ بس اگر اس کام میں مکمل طور پر مشغول رہا جائے، تو ضرور کچھ سمجھ میں آجائے گا۔ یقین ہے کہ اپنی ضروریات کے لئے کوئی بہتر طریقہ تلاش کیا جاسکتا ہے۔ ہرگز اس بات سے الجھن میں نہ پڑیں کہ سرٹیفکیٹ حاصل کرنے، داخلی آڈٹ کروانے، یا بیرونی آڈٹ سے گزرنے جیسی چیزوں کے لئے کیا کرنا پڑتا ہے؛ یہ تو صرف ایک “چال” ہے۔ جب آپ واقعی اس نظام کو کاروباری عمل کے ساتھ جوڑ دیں گے، تو کمپنی کو فائدہ پہنچنے میں زیادہ وقت نہیں لگے گا۔ ان تمام دوستوں کے لئے دعا ہے کہ جو نظامی انتظام و انصرام کے شعبے میں کام کرنے کے خواہشمند ہی