Pemahaman tentang Kualitas | Kualitas merupakan nyawa perusahaan, lalu mengapa posisi departemen kualitas justru paling sulit?

Thread Content

Banyak perusahaan yang menganggap kualitas sebagai nyawa perusahaan. Para manajer perusahaan juga sangat memperhatikan kualitas. Namun, mereka lebih memilih untuk mengalokasikan lebih banyak staf penjualan untuk mempromosikan produk, lebih banyak teknisi untuk merancang dan mengembangkan produk, lebih banyak pekerja produksi untuk memproduksi produk tersebut. Mereka juga mengalokasikan banyak staf keuangan untuk menghitung biaya produksi, harga pembelian, serta keuntungan dari penjualan produk tersebut. Yang hanya diabaikan adalah investasi pada kualitas. Sebuah perusahaan kimia yang memiliki lebih dari 300 karyawan, hanya memiliki dua orang yang bertugas mengawasi kualitas produk. Satu orang bertanggung jawab atas pemeriksaan, sedangkan yang lainnya bertanggung jawab atas sistem sekaligus manajemen proyek. Pada sebuah perusahaan produsen gearbox di daratan Tiongkok, jumlah karyawan di departemen layanan purna jual jauh lebih banyak dibandingkan karyawan di departemen kontrol kualitas. Di perusahaan dengan kualitas yang buruk, fenomena di mana jumlah staf layanan purna jual lebih banyak daripada staf bagian kualitas merupakan hal yang umum terjadi. Para manajer perusahaan biasanya lebih terburu-buru dalam menangani masalah yang muncul dari pelanggan, sehingga mereka terus menambah jumlah staf layanan purna jual. Dan tidak diketahui apa sebenarnya tugas orang-orang yang bertanggung jawab atas mutu tersebut. Mungkin perlu ditambahkan lebih banyak petugas inspeksi. Orang-orang yang bertugas mengelola sistem biasanya hanya menunggu saat terjadi audit sistem, lalu meminta berbagai departemen untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan guna mempertahankan sertifikat ISO. Beberapa perusahaan bahkan mengurangi jumlah staf yang bekerja di bidang sistem tersebut. Atau, mereka meminta orang-orang tertentu untuk menangani tugas-tugas tersebut secara paruh waktu, atau merekrut tenaga kerja sementara dari luar untuk menghadapi audit ISO. Ketika karyawan perusahaan berperilaku tidak baik atau malas bekerja, atau karena sudah tua sehingga tidak bisa ditempatkan di posisi yang sesuai, namun tidak bisa pula dipecat, maka mereka akan dialihkan ke departemen kualitas. Ketika perusahaan menghadapi krisis dan perlu memecat karyawan, yang biasanya pertama kali dipecat adalah karyawan di departemen kualitas. Para manajer perusahaan sering menganggap bahwa departemen mutu merupakan bagian yang tidak penting, karena tidak memberikan manfaat apa-apa dan juga tidak menghasilkan hasil yang signifikan. Pesanan diambil oleh staf penjualan, gambar desain dibuat oleh tim desainer, bahan-bahan dibeli oleh departemen pembelian, produk diproduksi oleh karyawan, dan layanan diberikan oleh staf purna jual. Lalu, apa gunanya staf pengendali kualitas? Jadi, di perusahaan swasta di Tiongkok, posisi kepala departemen kualitas merupakan posisi yang paling sulit untuk dijabat, dan juga posisi yang paling sering diganti. Ada sebuah perusahaan yang bahkan mengganti 4 manajer kualitas dalam waktu 1 tahun. Di Guangzhou, ada sebuah perusahaan yang telah berdiri selama lebih dari sepuluh tahun, namun manajer kualitas dengan masa kerja terlama di sana hanya 8 bulan saja. Namun, kedua perusahaan tersebut segera bangkrut. Di perusahaan asing di Eropa dan Amerika, posisi yang sering berganti adalah kepala sumber daya manusia, kepala pengadaan, dan kepala keuangan. Sedangkan kepala departemen kualitas jarang berubah. Terakhir, ada seseorang yang mengatakan di internet bahwa ia telah bekerja sebagai manajer kualitas di perusahaan asing selama 16 tahun, dan banyak orang yang merasa hal tersebut sulit dipercaya. Kondisi departemen yang bertanggung jawab atas kualitas produk perusahaan, pada dasarnya, juga menentukan kondisi perkembangan perusahaan tersebut. Rata-rata umur perusahaan swasta di Tiongkok hanya 11 tahun, dan sebagian besar perusahaan yang bangkrut disebabkan oleh kualitas manajemen yang buruk. Manajemen perusahaan terbagi menjadi tiga bagian utama. Pertama adalah manusia, kedua adalah uang, ketiga adalah produk (termasuk layanan). Bagian sumber daya manusia mengelola orang-orang di perusahaan, sedangkan bagian keuangan mengelola uang perusahaan. Lalu, departemen mana yang seharusnya mengelola produk-produk perusahaan tersebut? Banyak perusahaan, ketika produknya mengalami masalah, hal pertama yang terpikirkan adalah bagaimana departemen kualitas mengelolanya? Ini juga secara praktis menunjukkan bahwa produk merupakan hal yang perlu diawasi dengan baik oleh departemen kualitas. Namun, menghadapi berbagai fenomena tersebut, bagaimana seharusnya departemen mutu mengelola produk dengan baik? Bagian sumber daya manusia mengendalikan nasib setiap orang di perusahaan, sedangkan bagian keuangan mengendalikan arus uang. Kedua bagian ini sering menjadi fokus perhatian para manajer, dan di dalam perusahaan, tidak ada seorang pun yang berani menyinggungnya. Lalu, apa yang bisa dilakukan oleh departemen mutu di perusahaan? Jika para manajer tidak memberikan dukungan, mungkin departemen tersebut akan menjadi tempat yang paling cocok untuk menyalahkan orang lain atas kesalahan-kesalahan yang terjadi. Departemen mutu pun akan menjadi kambing hitam yang paling tepat. Hal ini sangat umum terjadi di banyak perusahaan di Tiongkok. Bagaimana cara memperkuat peran dan posisi departemen mutu, agar departemen tersebut tidak menjadi korban, telah menjadi masalah yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini tentu perlu mendapat perhatian dari para manajer perusahaan di Tiongkok. Hal ini juga berkaitan dengan masalah investasi perusahaan terhadap departemen kualitas. Ada seorang pemilik perusahaan swasta yang menyadari betapa pentingnya kualitas. Karena perusahaannya berkembang dengan cepat, ia takut terjadi kegagalan. Oleh karena itu, ia menyediakan orang-orang yang bertugas mengawasi kualitas, serta peralatan yang diperlukan untuk itu. Bahkan, tenaga spesialis kualitas jumlahnya lebih banyak daripada teknisi. Spesifikasi desain, teknologi, dan standar proses produksi produk Jerman sangat jelas, yang penting adalah pelaksanaannya. Jadi, meskipun departemen penelitian dan pengembangan belum memiliki pengalaman yang memadai dalam waktu singkat, departemen kontrol kualitas memiliki kemampuan eksekusi yang kuat, sehingga kualitas produk perusahaan dapat dengan cepat melampaui pesaingnya. Dalam waktu yang singkat, jumlah produk perusahaan tersebut berhasil menempatkannya di peringkat ke-11 di dunia, sedangkan kualitasnya berada di peringkat ke-2 di Tiongkok. Sedangkan perusahaan swasta yang ingin mencapai kemajuan, situasinya berbeda lagi. Dalam 15 tahun terakhir, sudah ada 13 orang yang menjabat sebagai kepala departemen mutu. Proyek produk baru yang dikembangkan perusahaan kekurangan insinyur kualitas proyek. Insinyur kualitas dari pihak pemasok pun sama sekali tidak ada, apalagi insinyur kualitas untuk proses pengembangan dan insinyur kualitas layanan pelanggan. Jadi, proyek pengembangan selalu berakhir dengan kegagalan. Produk baru memang memiliki banyak masalah, dan setelah diluncurkan ke pasaran, pelanggan dengan cepat kehilangan kepercayaan terhadapnya. Akibatnya, perusahaan tersebut tak kunjung bisa keluar dari kesulitan. Meskipun telah diinvestasikan puluhan juta untuk penelitian dan pengembangan, hasilnya tidak begitu signifikan. Namun, jika diinvestasikan lebih banyak tenaga ahli berkualitas dan peralatan pengujian yang profesional, sebenarnya tidak diperlukan investasi sebesar 2 juta, dan hasilnya akan sangat berbeda. Banyak perusahaan di Tiongkok masih menerapkan pola pengembangan produk yang tradisional. Setelah melihat perusahaan lain memiliki produk yang laku terjual, mereka pun mulai berpikir untuk membuat produk serupa. Maka, beberapa desainer pun dicari untuk membuat gambar kerja. Setelah sedikit diubah, gambar tersebut diberikan kepada departemen pembelian agar membeli komponen-komponennya. Para petugas pembelian membeli komponen-komponen tersebut tanpa benar-benar memahami fungsinya. Setelah itu, komponen-komponen tersebut diserahkan kepada petugas pemeriksa bahan yang sama sekali tidak tahu apa-apa tentangnya. Kemudian diberikan kepada para pekerja produksi yang hanya memahami sedikit saja untuk dilakukan proses perakitan. Setelah dirakit, produk tersebut diuji sebentar, lalu dikirim ke pasaran untuk dijual. Banyak masalah di tengahnya yang tidak dianalisis secara memadai dan tidak dicegah dengan efektif. Para perancang seringkali sengaja menyembunyikan banyak masalah karena tuntutan jadwal proyek. Akibatnya, ketika produk-produk ini masuk ke pasar, pelanggan dianggap seperti tikus percobaan. Dengan pola pengembangan produk seperti ini, tingkat keberhasilan proyek sekitar 20% sudah dianggap cukup baik. Jika ada sebuah departemen yang sejak dini terlibat dalam pengembangan produk, selalu memandang berbagai masalah dari sudut pandang pelanggan, serta menganalisis produk baru dari perspektif keahlian mutu secara tepat waktu, maka hal tersebut akan **mempercepat proses pengembangan produk baru**, dan tentu saja juga akan **meningkatkan tingkat keberhasilan proyek pengembangan produk baru tersebut**. Oleh karena itu, tingkat keberhasilan pengembangan produk baru oleh beberapa perusahaan multinasional dapat mencapai 80%. Rasio yang begitu jelas ini memungkinkan para manajer perusahaan untuk melihat nilai dari investasi yang dilakukan pada aspek kualitas. Produk perusahaan memerlukan manajemen yang profesional dari bagian mutu. Proses produksi produk juga perlu terus ditingkatkan dan disempurnakan oleh para spesialis mutu, sehingga efisiensi dan kualitas pekerjaan dapat ditingkatkan. Investasi dalam kualitas terbagi menjadi dua hal utama, yaitu sumber daya manusia dan peralatan. Lalu, berapa persentase yang tepat untuk alokasi sumber daya manusia yang bertugas mengawasi kualitas di perusahaan? Sebuah perusahaan mesin konstruksi yang berlokasi di Shaanxi memiliki sekitar 1.000 karyawan. Jumlah staf di departemen mutu mencapai lebih dari 50 orang, atau sekitar 5% dari total karyawan. Sebuah perusahaan elektronik terkenal di Tiongkok memiliki 1.500 karyawan. Dari jumlah tersebut, lebih dari 200 orang bekerja di departemen mutu, yang merupakan sekitar 13% dari total karyawan. Sebenarnya, jumlah staf di departemen kualitas di banyak perusahaan sekitar 5% hingga 10% dari total jumlah karyawan perusahaan tersebut. Persentase ini memiliki batas minimum sebesar 5%, dan batas maksimum sebesar 10%. Jika jumlah karyawan berkualitas yang digunakan kurang dari 5%, hal tersebut akan berdampak negatif terhadap perkembangan perusahaan. Lebih dari 10% juga berpotensi menyebabkan kelebihan kualitas pada produk perusahaan. Kondisi spesifiknya perlu dipertimbangkan berdasarkan karakteristik produk perusahaan dan tingkat kematangan manajemennya. Bagi para spesialis di bidang kualitas, termasuk petugas pemeriksaan dasar, staf yang bertugas melakukan statistik dan analisis kualitas, insinyur teknologi kualitas yang menyusun standar kualitas, memperhatikan persyaratan khusus pelanggan, serta menyelesaikan masalah-masalah praktis, petugas pengendalian dokumen, insinyur sistem, insinyur kualitas pemasok, insinyur kualitas R&D, insinyur kualitas pelanggan, insinyur teknologi pemeriksaan, insinyur perbaikan kualitas, serta staf manajemen kualitas. Yang paling ditakuti dalam manajemen perusahaan adalah kurangnya sistematisasi. Sayangnya, kelemahan perusahaan-perusahaan di Tiongkok terletak pada aspek sistematisasi dalam manajemen, sistematisasi produk, serta sistematisasi prosesnya. Ini semua merupakan kekuatan dari departemen kualitas. Organisasi yang paling efektif untuk menghubungkan berbagai unit bisnis yang terpisah dan terisolasi tersebut adalah departemen mutu. Dengan melihat bahwa standar ISO merupakan standar manajemen sistem dan standar produk, kita akan mengerti betapa besar peran yang dapat dimainkan oleh departemen mutu. Demikian pula, untuk komponen yang dibeli oleh perusahaan dan produk yang dihasilkan, tidak bisa hanya diperiksa secara visual saja. Pengadaan peralatan pengujian profesional yang diperlukan juga merupakan jaminan penting untuk pemeriksaan kualitas dan pengujian produk secara profesional. Mustahil untuk membayangkan bahwa sifat-sifat fisik bahan baku, seperti tingkat korosinya, kekuatannya, kekerasannya, dan viskositasnya, dapat diketahui hanya dengan mengamatinya melalui mata saja. Tidak mungkin juga membayangkan bahwa berat, gangguan elektromagnetik, dimensi koordinasi tiga dimensi, kelengkungan permukaan, dan sebagainya dapat ditemukan hanya dengan penglihatan. Jika sebuah perusahaan tidak memperhatikan investasi pada peralatan pengukuran yang berkualitas, maka untuk mencapai kualitas yang baik, mereka hanya bisa berharap-harap saja atau sekadar mengucapkan slogan tanpa tindakan nyata. Usaha yang dilakukan akan berbuah hasilnya! Satu investasi, satu laporan. Karena diketahui bahwa kualitas merupakan “nyawa” suatu perusahaan, maka para manajer perusahaan seharusnya tahu bagaimana menginvestasikan sumber daya untuk meningkatkan kualitas perusahaan tersebut, alias menginvestasikan pada “nyawa” perusahaan itu sendiri. Sumber: Internet