Thread Content
Các phương pháp và bước cơ bản để xây dựng OSHMS (Phần 1) Khi xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp (OSHMS), các doanh nghiệp có thể áp dụng những bước và phương pháp khác nhau tùy theo đặc điểm và tình hình cụ thể của mình. Nhưng nhìn chung, việc xây dựng OSHMS thường cần trải qua bốn bước cơ bản: (1) Lập kế hoạch cho hệ thống. Việc lập kế hoạch bao gồm bốn công việc chính: đào tạo nhân viên, xây dựng kế hoạch chi tiết, đánh giá tình hình hiện tại, và thiết kế cấu trúc của hệ thống. Đào tạo và huấn luyện: Việc các chuyên gia bên ngoài hoặc các đơn vị tư vấn kỹ thuật tiến hành đào tạo cho ban lãnh đạo, những nhân viên chủ chốt cũng như toàn thể nhân viên của đơn vị về các tiêu chuẩn OSHMS là một công việc rất quan trọng khi bắt đầu xây dựng hệ thống OSHMS. Công tác đào tạo cần được thực hiện theo từng cấp độ, từng giai đoạn. Trước hết, các nhà lãnh đạo và ban quản lý của đơn vị sử dụng lao động cần phải nắm vững nội dung và nguyên lý cơ bản của tiêu chuẩn OSHMS, đồng thời hiểu rõ ý nghĩa của các tiêu chuẩn này. Thông thường, công tác đào tạo được chia thành hai giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là việc quảng bá và triển khai các tiêu chuẩn OSHMS; nội dung chính của giai đoạn này là những kiến thức cơ bản về OSHMS ； Thứ hai là đào tạo kiểm toán nội bộ, với nội dung chính là việc soạn thảo tài liệu xây dựng hệ thống và kiểm toán nội bộ. Xây dựng kế hoạch: Thông thường, việc thiết lập một hệ thống OSHMS cần khoảng một năm thời gian. Sau khi kế hoạch tổng thể được phê duyệt, có thể xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng công việc cụ thể. Ngoài việc xây dựng bảng kế hoạch tổng thể cho việc triển khai hệ thống OSHMS cùng các kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ cụ thể, một nội dung quan trọng khác trong việc lập kế hoạch chính là xác định nhu cầu về nguồn lực, để trình lên ban lãnh đạo cấp cao của đơn vị sử dụng lao động nhằm được phê duyệt. Đánh giá ban đầu (khảo sát tình hình hiện tại): Đánh giá ban đầu chủ yếu là việc khảo sát và đánh giá tình hình quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp tại nơi làm việc. Chủ yếu bao gồm các nội dung sau: Thứ nhất là việc khảo sát tình hình hiện tại (chẳng hạn như các cơ quan quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, phân công vai trò và điều kiện làm việc của nhân viên; chính sách, mục tiêu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của người sử dụng lao động, cũng như mức độ thực hiện các chính sách đó; tình hình tai nạn xảy ra trong những năm gần đây và phân tích nguyên nhân gây ra chúng) ； Thứ hai là phân tích kết quả khảo sát, xác định những vấn đề tồn tại và so sánh chúng với các quy định bắt buộc để tìm ra những khoảng cách cần khắc phục ； Thứ ba là ban lãnh đạo cấp cao xem xét và đánh giá tình hình hiện tại, những khoảng cách còn tồn tại, cũng như nguyên nhân của các vấn đề đó. Kết quả khảo sát và đánh giá tình hình quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp sẽ được sử dụng làm cơ sở để xây dựng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Thiết kế OSHMS – Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp bao gồm bốn bước chính: Bước đầu tiên là xác định chính sách về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Quá trình xây dựng chính sách cần thể hiện tinh thần sự tham gia của toàn thể nhân viên. Thứ hai là phân tích chức năng và xác định cơ quan. Việc xác định cơ cấu quản lý của đơn vị sử dụng lao động là nền tảng để phân công các chức năng và xây dựng các quy trình quản lý. Trước khi phân công chức năng và soạn thảo các tài liệu liên quan đến quy trình, cần phải tiến hành phân tích các chức năng trước, đồng thời xác định rõ cơ cấu tổ chức. Khi xác định cơ cấu tổ chức, cần tuân thủ nguyên tắc tối ưu hóa hiệu quả, đồng thời tránh và giảm thiểu tình trạng chồng chéo chức năng giữa các bộ phận. Thứ ba là phân công chức năng. Khi phân công chức năng, cần triển khai toàn diện các yếu tố trong quy định và chuyển chúng thành các chức năng cụ thể, sau đó phân bổ chúng cho các bộ phận khác nhau của đơn vị sử dụng lao động. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố trong quy định đều được xử lý, tránh tình trạng bỏ sót. Khi phân công các chức năng, cần tuân thủ nguyên tắc mỗi chức năng chỉ do một bộ phận chịu trách nhiệm. Khi một nhiệm vụ cần được thực hiện bởi hai hoặc nhiều bộ phận, cần xác định rõ bộ phận chịu trách nhiệm chính, hoặc sáp nhập các bộ phận liên quan lại với nhau. Thứ tư là xác định cấu trúc phân cấp của các tài liệu hệ thống; điều quan trọng nhất là xác định phạm vi của các tài liệu chương trình, đồng thời lập danh sách các tài liệu thuộc hệ thống đó. (2) Việc soạn thảo các tài liệu hệ thống có thể được thực hiện theo cấu trúc đơn giản và thiết thực, phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị sử dụng lao động. Thông thường, các tài liệu OSHMS được chia thành ba cấp độ: Sổ tay quản lý (cấp độ A), Các tài liệu quy trình (cấp độ B), và Các tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc (cấp độ C). Sổ tay quản lý là tài liệu mô tả toàn diện hệ thống OSHMS của đơn vị, dựa trên các tiêu chuẩn OSHMS cùng với chính sách và mục tiêu về an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp của đơn vị. Tài liệu này thể hiện rõ khả năng đảm bảo an toàn lao động của đơn vị. Nội dung của sổ tay quản lý OSH thường bao gồm các nội dung sau: chính sách, mục tiêu và kế hoạch quản lý ； Trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ lẫn nhau trong công tác quản lý, vận hành, kiểm tra hoặc đánh giá OSH ； Giải thích về các tập tin chương trình và cách thức tra cứu ； Về các quy định liên quan đến việc xem xét, sửa đổi và kiểm soát sách hướng dẫn. Tài liệu quy trình là những tài liệu mô tả các hoạt động của các bộ phận chức năng liên quan đến việc triển khai hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu và chính sách về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đã được đề ra. Những tài liệu này được xây dựng dựa trên các yêu cầu trong sách hướng dẫn quản lý OSH của đơn vị, và được sử dụng bởi các bộ phận chức năng liên quan. Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc là tài liệu chi tiết, được xây dựng dựa trên các yêu cầu trong sách hướng dẫn và tài liệu quy trình. Tài liệu này mô tả cách thức cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định tại từng vị trí công việc và tại hiện trường làm việc. Đây là tài liệu dành riêng cho cá nhân hoặc nhóm người làm việc cùng nhau. Một số loại tài liệu này được tạo ra liên tục trong quá trình hệ thống hoạt động, tùy theo nhu cầu.