هل يجب أن تكون إدارة الجودة قوية؟ تذكّر هذه الـ12 نقطة

Thread Content

في أي شركة، عندما تقوم ورش الإنتاج بخفض جودة المنتجات، هل يجرؤ قسم الجودة على منع ذلك بحزم؟ عندما يطلب المدير الموافقة على دفعة من المنتجات التالفة، هل يمكن لقسم الجودة أن يرفض ذلك؟ هل يجب أن تكون إدارة الجودة في الشركات قوية؟ لقد قام البعض بتلخيص النقاط التالية للرجوع إليها. أولاً، اكتشاف المشاكل والكشف عنها: فيما يتعلق بالجودة، هل يمكن فعل ذلك؟ عند القيام بالأعمال، يجب أن يكون هناك وضوح تام، من مرحلة التخطيط والتنفيذ إلى مراقبة الجودة وتحسينها؛ يجب قول ما يجب قوله، والإعلان عما يجب الإعلان عنه، وعرض ما يجب عرضه. يجب أن يشارك الجميع في مسائل الجودة وأن يكونوا على دراية بها، وبهذه الطريقة، يتم تدريب الجميع على وعي الجودة بشكل تلقائي. لذا، يجب القيام بالأمور بطريقة واضحة، حتى لا يشعر الناس بعدم وجود قسم الجودة. وبالحديث عن كيفية التعامل مع الآخرين، يجب أن نكون متواضعين دائمًا. يجب ألا تكون متسلطًا أبدًا. هذا سيسبب إزعاجًا ويخلق مشاكل غير ضرورية في العمل. يجب على الإنسان أن يكون لطيفًا، ولا يجب أن يكون ذا تعبير وجه جاد أو عابس، بل يجب أن يكون لطيفًا كالنسيم الهادئ الذي يروي الأشياء بهدوء. أعتقد أنه طالما تم التخطيط لهذين الأمرين بشكل جيد، فإن كل شيء سيصبح سهلاً وخالياً من المشاكل. ثانيًا، يجب على قسم الجودة أن “يتمسك” بشيء ما. فما الذي يجب التمسك به؟ التمسك بالمعايير! قسم الجودة يشبه المحكمة، فهناك قوانين يجب الالتزام بها وإصدار أحكام موضوعية، كما يجب احترام الحقائق الملموسة. وعند تطبيق بنود “تخفيف العقوبة”， يجب أيضًا مراعاة أن عملية تحديد العقوبة تعكس جانبًا من المرونة. في الوقت الذي يتم فيه تنفيذ أعمال الجودة، يجب مراجعة المعايير وتقييمها ومناقشتها وتعديلها باستمرار، حتى تكون هذه المعايير قريبة من الواقع ومن الاحتياجات الفعلية. لا يجوز أبدًا أن تظل هذه المعايير مجرد كلام نظري، فالجودة شيء عملي، وليست مجرد شعارات أو مجرد تظاهر بالعمل. عندما لا تتوفر في موارد الشركة وأنظمتها وغيرها من الجوانب المتطلبات اللازمة لتحقيق جودة عالية، يجب أولاً السيطرة على الجودة المتاحة حالياً وتثبيتها، ثم مع التحسن المستمر للنظام، رفع معايير الجودة، وبالتالي يرتفع مستوى الجودة أيضاً. لذا، عند العمل على تحسين الجودة، لا يجب التصرف بـ“قوة مفرطة“، فهذا سيؤدي إلى الابتعاد عن الأقسام المختلفة بل وحتى إلى عدم التوافق معها. ومع مرور الوقت، ستجد أن عملية تحسين الجودة تصبح سلبية للغاية، وستظل الجودة في مكانة متدنية. لكن يجب الإصرار على بناء سمعة جيدة في مجال الجودة، ويجب الالتزام بالمعايير والمتطلبات الواضحة. أما في حالة عدم وجود معايير أو متطلبات، أو في حالة كانت المتطلبات غير منطقية، فيجب تنظيم اجتماعات مع الأطراف المعنية لوضع معايير ومتطلبات مناسبة أو تعديلها. إن العمل على تحسين الجودة بهذه الطريقة لا يؤدي فقط إلى كسب ثقة الناس، بل يضمن استمرارية هذا العمل على المدى الطويل، مما يؤثر بشكل إيجابي على الشركة. ثالثًا: لنتحدث بالأرقام، ولنتحدث بالحقائق! يجب أن يكون الشخص المسؤول عن الجودة شخصًا ذا مسؤولية وإخلاص، أما القوة فهي أمر آخر. عند حدوث مشاكل في الجودة، يجب التحقيق في أسباب هذه المشاكل بدقة، وتحليل المسؤوليات بوضوح. عندما لا يجد قسم الإنتاج أو قسم الهندسة ما يقولونه، حينها تكون أنت القوي، فالبيانات والحقائق هي التي تتحدث! رابعًا: يجب أن يكون هناك موقف ومبادئ وإصرار؛ فلتحقيق الجودة، يجب أولاً وجود موقف ومبادئ وإصرار. لكن في الواقع، يتأثر الأمر بالعديد من العوامل، وأحيانًا يصبح قسم الجودة في الشركة مجرد قسم لإعادة العمل، أي قسم يتحمل الضغوط، كما يتم خرق مبادئ الجودة بسبب مشاكل في المواعيد. في الوقت نفسه، يبدو أن موظفي الجودة يجب أن يكونوا على دراية ببعض التقنيات، وإلا فمن السهل خداعهم. خامسًا: يجب أن تكون الجودة “قوية”， ويجب أن يكون هناك “حزم” في التعامل مع المشاكل. من الأفضل استخدام كلمتين منفصلتين؛ فالجودة يجب أن تكون “قوية”， والتعامل مع المشاكل يتطلب “حزمًا”. إذا أمكن استخدامهما بشكل منفصل، فهذا أفضل، لأن استخدامهما معًا قد يؤدي إلى سوء الفهم. عند التركيز على الجودة، يجب استخدام عبارة “نحن…” باستمرار، وتجنب استخدام عبارات مثل “أنت…”.
سادسًا: يجب ترك مساحة معينة للتعامل مع المشاكل المتعلقة بالجودة. فالتركيز على الجودة لا يعني تدمير الشركة؛ يمكننا تقييم المنتجات ذات الجودة المنخفضة واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها، مثل القبول بها بشروط معينة أو السماح بتسليمها على وجه السرعة، وغير ذلك. يتم ترك مساحة معينة للجودة للتعامل مع الأمور، لكن العملية برمتها تحتاج بالتأكيد إلى دعم القيادة. لا يزال الحصول على النتائج المرجوة من خطط التحسين يتطلب دعمًا بصلاحيات معينة. سابعاً: تقديم تقرير عن أحدث التطورات للمدير. يجب تقديم تقارير مفصلة ومستمرة عن أحدث التطورات في المسائل قيد المتابعة للمدير، والكشف عنها للجميع، كما يجب الكشف عن الأقسام التي لا تتعاون؛ فذلك من ناحية يهدف إلى تحميلهم المسؤولية، ومن ناحية أخرى لتطبيق الضغط على الأقسام المعنية حتى يدركوا أن عدم التعاون بعد ذلك أمر غير مقبول. ثامنًا: يجب تقييم العملية الحالية وعملية التصحيح ونتائجه، ليس فقط بتحديد أماكن ظهور المشاكل، بل يجب عليهم أيضًا المشاركة في مناقشة هذه المشاكل وحلها. لتقييم العملية الحالية وعملية التصحيح ونتائجها، يجب أن أكون في هذه الحالة بصفتي عميلًا، كما يجب أن تكون إدارة الجودة جهة مستقلة تخضع للإشراف المباشر من القيادة العليا (أو المدير)، فمن الصعب القيام بالمهام بفعالية ضمن النظام الحالي. تسعة: تحليل المشكلات، حلها، والمساعدة في التحسين. لكل قسم مسؤولياته الخاصة، ولا يوجد قسم أقوى أو أضعف من غيره؛ فإذا كان هناك اختلاف كهذا، فهذا يعني أن الشركة تعاني من مشاكل في تطورها، وهو أمر غير صحي. تلعب قسم الجودة في الشركة عادةً أدوارًا مثل التخطيط للجودة، والرقابة على الجودة، وضمان الجودة، وتحسين الجودة، ولا تقتصر مهامه فقط على اكتشاف المشاكل والكشف عنها، بل تشمل أيضًا الإشراف على قيام الآخرين بأداء مهامهم على أكمل وجه وتحسين الأداء ； بل تحليل المشكلات وحلها، ومساعدة الأقسام الأخرى على التحسين، هكذا فقط يمكن أن تكون ذات قيمة في الشركة. العاشر: مهام قسم الجودة (يشمل QA وQC). أولاً، أعتقد أن مجرد القيام بالمهام على أكمل وجه ليس كافياً؛ فبالإضافة إلى القيام بها بشكل جيد، يجب أن تُنفذ بشكل صحيح أيضاً، ويجب أن تكون مناسبة ومعقولة، كما يجب القيام بها بطريقة بارزة، أي أن تكون نموذجاً يُحتذى به داخل الشركة. وفي الوقت نفسه، يجب تعليم الآخرين كيفية القيام بالأمور على النحو الصحيح، في الوقت المناسب والمكان المناسب، باستخدام الموارد المناسبة. الآخر هو الإشراف على الآخرين لضمان إنجاز المهام بشكل جيد، واكتشاف المشاكل والكشف عنها. هذا ليس كافيًا على الإطلاق؛ فإذا قمت بذلك، فسوف يؤدي ذلك إلى المزيد من الشكاوى والمشاكل، بل وحتى إلى تسبيب الألم لنفسك. أعتقد أنه لا يجب تطبيق الماركسية على الآخرين بشكل مفرط، بل الأهم هو تقديم أسباب المشكلة لهم، وإعطاؤهم اقتراحات، والإشراف عليهم، وتقديم نتائج العمل (أي تقديم تقييم للمنظمة، أي تحديد نتيجة قابلة للمقارنة)، وإخبارهم بالمشكلة الأصلية، وتحفيزهم على التحرك وبذل الجهد. في هذه الحالة، أعتقد أن الأشخاص الضعفاء سينظرون إليك بإعجاب. أما إذا قُدّمت المشاكل فقط دون توضيح الأسباب، فأعتقد أنك حتى لو كنت قويًا، فسوف تظل وحيدًا وسيتجنبك الناس. الحادي عشر: قسم الجودة هو الذي يساعد الأقسام الأخرى على أداء عملها بشكل أفضل. في كثير من الأحيان، لا حاجة إلى الظهور بشكل بارز؛ فالتصرف بهدوء يكفي لحل المشاكل. أعتقد أنه من الضروري تغيير نظرة الأقسام الأخرى تجاه قسم الجودة، بحيث يُنظر إليه على أنه الجهة التي تساعد الأقسام الأخرى على تحسين أدائها. على سبيل المثال، في قسم الإنتاج: نساعدكم في تقليل عدد المنتجات التالفة، ونساعدكم على إنجاز الإنتاج وفقًا للخطة المحددة. وفي قسم المبيعات: جودة المنتجات الجيدة تساعدكم على كسب إعجاب العملاء… وهكذا. في كثير من الأحيان، يعتقد قسم الإنتاج أن قسم الجودة لا يستطيع تحقيق فوائد اقتصادية مباشرة، كما يتدخل في شؤونهم، مما يؤدي إلى مقاومة غير واعية. الثاني عشر: إبلاغ المتطلبات وخطة التصحيح. يجب عليك تحديد المعايير التي تحتاجها، كما يجب عليك تقييم المخاطر التي يصعب تحديدها من الناحية الظاهرية بنفسك. يطلب قسم الإنتاج الموافقة على المنتج، وقد يكون من الضروري التوقيع للموافقة. في حال وجود مشاكل، يجب تحديد الشخص المسؤول، وإذا كان التقييم سليمًا يمكن الموافقة على المنتج، لكن يجب إبلاغك بمتطلباتك وخطة التصحيح. قسم الجودة ليس مجرد قسم للفحص؛ فعلى سبيل المثال، عند اكتشاف منتجات معيبة أو مشاكل، يجب التعاون مع الأقسام ذات الصلة لتحليل الأسباب واتخاذ التدابير اللازمة. يجب تقديم وجهات نظر قسم الجودة وأفكاره لمناقشتها ودراستها، وقبل ذلك يجب إجراء التجارب الضرورية بنفسك حتى يمكنك إقناع الآخرين وكسب ثقتهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن موقع أو مكانة قسم الجودة في الشركة يعتمد أيضًا على فلسفة إدارة الشركة وأساليبها في الإدارة. - نهاية -