क्या गुणवत्ता विभाग को अधिकारपूर्ण होना चाहिए? इन 12 बातों को जरूर याद रखें।

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किसी भी उद्यम में, जब उत्पादन कार्यशालाओं में निम्न स्तर की गुणवत्ता वाले सामग्रियों का उपयोग किया जाता है, तो क्या गुणवत्ता नियंत्रण विभाग इसे द जब मालिक किसी दोषपूर्ण उत्पाद समूह को बाजार में भेजने का आदेश देता है, तो क्या गुणवत्ता विभाग उसे बाजार में भेजने से इनकार कर सकता है? क्या उद्यमों के गुणवत्ता विभागों को मजबूत होना चाहिए? कुछ लोगों ने सभी के संदर्भ हेतु निम्नलिखित बिंदुओं का सारांश प्रस्तुत किया है। 1. समस्याओं की पहचान करना, उन्हें उजागर करना। गुणवत्ता के मामले में, क्या ऐसा किया जा सकता है? काम करते समय, हमेशा खुलकर काम करना आवश्यक है। योजना बनाने से लेकर कार्यान्वयन, निगरानी एवं सुधार तक की पूरी प्रक्रिया में, जो कहना आवश्यक है, उसे जरूर कहना चाहिए; जो चिल्लाना आवश्यक है, उसे जरूर चिल्लाना चाहिए; जो चिपकाना आवश्यक है, उसे जरूर चिपकाना चाहिए। गुणवत्ता संबंधी मामलों में सभी लोगों की भागीदारी आवश्यक है, एवं सभी लोगों को इसकी जानकारी होनी चाहिए। इस तरह, सभी लोगों में गुणवत्ता संबंधी जागरूकता स्वाभाविक रूप से ही विकसित हो जाती है। इसलिए काम करते समय जरूर ध्यान देना चाहिए; ऐसा नहीं होना चाहिए कि लोगों को गुणवत्ता नियंत्रण विभाग के अस्तित्व का एहसास ही न हो। अब, व्यक्ति के व्यवहार की बात करें तो, उसे हमेशा विनम्र रहना च किसी भी हाल में आक्रामक नहीं बनना चाहिए। ऐसा करने से लोग नाराज हो जाते हैं, और काम में अनावश्यक परेशानियाँ उत्पन्न हो जाती हैं। व्यक्ति को दयालु होना चाहिए; क्रूर या कठोर भाव से व्यवहार नहीं करना चाहिए। उसे कोमल एवं शांतिपूर्ण तरीके से ही व्यवहार करना चाहिए। मुझे लगता है कि अगर ये दो बातें ठीक से पूरी हो जाएं, तो सब कुछ आसान हो जाएगा, और कोई परेशानी नहीं रहेगी। दूसरा, गुणवत्ता विभाग को “दृढ़ता से अपने सिद्धांतों पर अड़े रहना” चाहिए। लेकिन किन सिद मानकों का पालन करें! गुणवत्ता विभाग, अदालत की तरह ही होता है; उसे कानूनों के अनुसार ही निष्पक्ष निर्णय लेने होते हैं। साथ ही, वास्तविकताओं का भी सम्मान करना आवश्यक है। “सजा में कमी” के नियमों को लागू करते समय भी इस बात पर विचार करना आवश्यक है। ऐसी प्रक्रियाएँ नरमी का भी प्रतीक होती हैं। गुणवत्ता संबंधी कार्यों को करते समय, मानकों की निरंतर समीक्षा, पुनर्मूल्यांकन, चर्चा एवं संशोधन आवश्यक है; ताकि मानक वास्तविकता एवं व्यावहारिक आवश्यकताओं के अनुरूप हों। ये मानक केवल कागज पर ही नहीं, बल्कि व्यवहार में भी लागू होने चाहिए। गुणवत्ता ऐसी चीज है जिसे व्यवहार में ही लागू किया जाना चाहिए; यह केवल नारे लगाने या दिखावा करने की बात नहीं है। जब कंपनी के संसाधन, सिस्टम आदि सभी पहलुओं में उच्च गुणवत्ता हासिल करने हेतु आवश्यक शर्तें पूरी न हों, तो पहले उस गुणवत्ता को नियंत्रित एवं स्थिर रखना आवश्यक है। इसके बाद, जैसे-जैसे सिस्टम में सुधार होता जाता है, गुणवत्ता मानक भी बढ़ जाते हैं, और इस प्रकार गुणवत्ता स्तर भी ऊपर उठ जाता है। इसलिए, गुणवत्ता सुनिश्चित करने हेतु केवल “दबाव डालना” पर्याप्त नहीं है; ऐसा करने से विभिन्न विभागों के बीच दूरी बढ़ जाएगी, और धीरे-धीरे गुणवत्ता संबंधी कार्य बहुत ही धीमी गति से होने लगेंगे। ऐसी स्थिति में गुणवत्ता को उपेक्षित ही छोड़ दिया जाएगा। लेकिन गुणवत्ता की प्रतिष्ठा को बनाए रखना आवश्यक है। जहाँ मानक एवं स्पष्ट आवश्यकताएँ हैं, उनका पालन अवश्य किया जाना चाहिए। जहाँ कोई मानक या आवश्यकताएँ ही नहीं हैं, या आवश्यकताएँ अनुचित हैं, वहाँ आवश्यकता पड़ने पर संबंधित पक्षों को साथ लेकर मानक निर्धारित किए जाने चाहिए या उनमें सुधार किया जाना चाहिए। ऐसा करने से गुणवत्ता संबंधी प्रयास न केवल लोगों के दिलों में जगह बना पाएंगे, बल्कि दीर्घकाल तक भी जारी रह सकेंगे, जिससे कंपनी पर गहरा प्रभाव पड़ेगा। तीन, आंकड़ों के द्वारा ही बात की जानी चाहिए, तथ्यों के आधार पर ही निर्ण गुणवत्ता सुनिश्चित करने वाले व्यक्ति में जिम्मेदारी एवं ईमानदारी होना आवश्यक है। शक्तिशाली होना तो अलग बात है। जब गुणवत्ता संबंधी समस्याएँ उत्पन्न होती हैं, तो उनके कारणों की विस्तार से जाँच की जानी चाहिए, एवं जिम्मेदारियों का स्पष्ट विश्लेषण किया जाना चाहिए। ऐसी स्थिति में, चाहे वह उत्पादन विभाग हो या इंजीनियरिंग विभाग, दोनों ही कुछ नहीं कह पाते। ऐसी स्थिति में ही व्यक्ति वास्तव में शक्तिशाली होता है… डेटा एवं तथ्यों के आधार पर ही निर्णय लिया जाना चाहिए! चौथा, दृढ़ निश्चय, सिद्धांत एवं प्रतिबद्धता – गुणवत्ता सुनिश्चित करने हेतु दृढ़ निश्चय, सिद्धांत एवं प्रतिबद्धता आवश्यक है। लेकिन वास्तविकता में कई कारकों के कारण, कभी-कभी पूरा गुणवत्ता विभाग वास्तव में पुनर्कार्य हेतु उपयोग में आने वाला विभाग ही बन जाता है; साथ ही, समय-सीमा की समस्याओं के कारण गुणवत्ता संबंधी सिद्धांतों का उल्लंघन भी हो जाता है। साथ ही, गुणवत्ता नियंत्रण से जुड़े लोगों को भी कुछ तकनीकी ज्ञान होना आवश्यक है; वरना उन्हें आसानी से धोखा दिया जा सकता पाँच, गुणवत्ता को “मजबूत” बनाना आवश्यक है; समस्याओं को सुलझाने हेतु “दृढ़ता” आवश्यक है। इन दोनों शब्दों का उपयोग अलग-अलग करना ही बेहतर है। गुणवत्ता को मजबूत बनाने हेतु हमेशा “हम…” कहना चाहिए, न कि “तुम…”, “तुम…” आदि।
छह, गुणवत्ता सुधारने हेतु थोड़ी गुंजाइश जरूरी है। गुणवत्ता सुधारने का मतलब तो कंपनी को नष्ट करना नहीं है। खराब उत्पादों को बेचने हेतु हम उनकी समीक्षा कर सकते हैं, उन्हें स्वीकार कर सकते हैं, या आपातकालीन स्थितियों में उन्हें जारी कर सकते हैं। गुणवत्ता के लिए कुछ हद तक गुंजाइश तो रखी जाती है, लेकिन इस पूरी प्रक्रिया में नेतृत्व का समर्थन अनिवार्य है। बेहतरीकरण योजनाओं के वांछित परिणाम प्राप्त होने हेतु, कुछ विशेष अधिकारों का समर्थन आवश्यक है। सातवाँ, बॉस को नवीनतम प्रगति की जानकारी देना – ट्रैक किए जा रहे मामलों में हुई नवीनतम प्रगति की जानकारी बार-बार बॉस को दी जानी चाहिए। ऐसा करने से जो विभाग सहयोग नहीं कर रहे हैं, वे उजागर हो जाते हैं। इससे एक तो जिम्मेदारी टालने की कोशिश होती है, और दूसरा यह कि संबंधित विभागों पर दबाव डाला जाता है, ताकि उन्हें लगे कि अब सहयोग न करना अस्वीकार्य है। आठवाँ, वर्तमान स्थिति एवं सुधार प्रक्रिया एवं उसके परिणामों का मूल्यांकन किया जाना आवश्यक है। न केवल समस्याओं की ओर ध्यान आकर्षित किया जाना चाहिए, बल्कि समस्याओं के समाधान हेतु उन्हें भी इस प्रक्रिया में भाग लेना चाहिए। वर्तमान प्रक्रियाओं, सुधारों की प्रक्रिया एवं उनके परिणामों का मूल्यांकन करने हेतु, इस समय व्यक्ति को ग्राहक के रूप में ही कार्य करना चाहिए। इसके अलावा, गुणवत्ता संबंधी मामलों को संभालने हेतु एक अलग विभाग होना आवश्यक है; ऐसा विभाग मुख्यालय (या बॉस) के सीधे नेतृत्व में ही कार्य करना चाहिए। यदि ऐसा न हो, तो कार्य करना बहुत कठिन हो जाता है। नौ. समस्याओं का विश्लेषण करना, उनका समाधान करना, एवं सुधार में सहायता करना। प्रत्येक विभाग की अपनी जिम्मेदारियाँ होती हैं; विभागों के बीच कोई शक्तिशाली/कमजोर विभाग नहीं होना चाहिए। यदि ऐसा होता है, तो इसका मतलब है कि कंपनी का विकास सही दिशा में नहीं हो रहा है। कंपनी में, गुणवत्ता विभाग आम तौर पर गुणवत्ता योजना बनाने, गुणवत्ता नियंत्रण करने, गुणवत्ता सुनिश्चित करने, एवं गुणवत्ता में सुधार करने जैसी भूमिकाएँ निभाता है। यह केवल समस्याओं की पहचान करने एवं उन्हें दूसरों पर डालने तक ही सीमित नहीं है; बल्कि यह दूसरों को अच्छा काम करने हेतु प्रेरित करता है, एवं स्थितियों में सुधार करने में भी मदद करता है। ； बल्कि, समस्याओं का विश्लेषण करना, उनका समाधान करना, एवं अन्य विभागों को बेहतर बनने में मदद करना ही कंपनी में मूल्यवान योगदान है। दसवाँ, गुणवत्ता विभाग (QA एवं QC सहित) के कार्य। सबसे पहले, अपना काम ठीक से करना ही पर्याप्त नहीं है; बल्कि उस काम को सही तरीके से भी करना आवश्यक है। इसके अलावा, उस काम को उचित एवं उपयुक्त तरीके से ही किया जाना चाहिए। ऐसे कार्यों को तो प्रभावी ढंग से ही किया जाना चाहिए… यानी, कंपनी में ऐसे कार्यों का एक आदर्श उदाहरण प्रस्तुत किया जाना चाहिए। इसके साथ ही, दूसरों को यह सिखाना आवश्यक है कि वे सही तरीके से, सही समय पर, सही जगह पर, एवं उचित संसाधनों का उपयोग करके काम करें। दूसरा तरीका है, दूसरों पर नज़र रखकर यह सुनिश्चित करना कि वे काम ठीक से कर रहे हैं; समस्याओं की पहचान करना, एवं उन्हें उजाग यह बिल्कुल भी पर्याप्त नहीं है। यदि आप ऐसा ही करते रहेंगे, तो इससे केवल शिकायतें ही पैदा होंगी, झगड़े होंगे, परेशानियाँ आएँगी… और यहाँ तक कि आपको खुद ही पीड़ा भुगतनी पड़ेगी। मेरे विचार से, दूसरों के प्रति मार्क्सवादी दृष्टिकोण अपनाना उचित नहीं है। इसके बजाय, दूसरों को कारण बताना, सुझाव देना, उन पर निगरानी रखना, एवं परिणाम देना आवश्यक है। परिणाम के रूप में संगठन को सत्यापन का अवसर मिलता है; ऐसा करने से मूल समस्या का समाधान होता है, एवं दूसरों को कार्य करने एवं प्रयास करने हेतु प्रेरणा मिलती है। ऐसी स्थिति में, मुझे लगता है कि कमजोर लोगों के प्रति दूसरे लोग सम्मान दिखाएंगे। लेकिन अगर केवल समस्याओं का ही उल्लेख किया जाए, बिना कारणों के, तो मुझे लगता है कि चाहे कोई कितना भी शक्तिशाली हो, वह अकेला रह जाएगा, और लोग उससे दूर रहेंगे। ग्यारहवाँ, गुणवत्ता विभाग का काम अन्य विभागों को बेहतर ढंग से काम करने में मदद करना है। अक्सर, चर्चा में आने की आवश्यकता नहीं होती; विनम्रता से काम करने से ही समस्याओं का समाधान हो जाता है। मेरे विचार में, अन्य विभागों को यह बात समझाना आवश्यक है कि गुणवत्ता विभाग उनकी मदद करके ही उन्हें बेहतर परिणाम दिला सकता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग के लिए – हम खराब उत्पादों की संख्या को कम करके आपको योजनानुसार उत्पादन करने में मदद करते हैं। विक्रय विभाग के लिए – अच्छी गुणवत्ता वाले उत्पादों के कारण आपको ग्राहकों की ओर से प्रशंसा मिलती है… आदि। अक्सर, उत्पादन विभाग यह मान लेता है कि गुणवत्ता विभाग सीधे आर्थिक लाभ नहीं ला सकता, इसलिए वह उस पर निर्देश देने लगता है, जिससे अनजाने में विरोध की भावना पैदा हो जाती है। बारहवाँ, आवश्यकताओं एवं सुधार योजनाओं के बारे में जानकारी: आपको जिन मानकों की आवश्यकता है, उनमें से कई मामलों में उत्पादों की गुणवत्ता का आकलन करना कठिन होता है; ऐसी स्थितियों में आपको ही निर्णय लेना होगा। उत्पादन विभाग द्वारा उत्पादों को जारी करने हेतु हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है। यदि कोई समस्या है, तो उसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति होगा। यदि मूल्यांकन में कोई समस्या नहीं पाई गई, तो ही उत्पादों को जारी किया जा सकेगा। लेकिन आपको अपनी आवश्यकताओं एवं सुधार योजन गुणवत्ता विभाग केवल निरीक्षण हेतु ही नहीं है; बल्कि जब कोई दोष पाया जाता है, तो इस विभाग को संबंधित विभागों के साथ मिलकर उसके कारणों का विश्लेषण करना एवं उचित कदम उठाने होते हैं। गुणवत्ता विभाग के अपने विचारों एवं सुझावों को प्रस्तुत करके उन पर चर्चा एवं अनुसंधान किया जाना आवश्यक है। इससे पहले, आवश्यक परीक्षण खुद ही किए जाने चाहिए, ताकि दूसरों को विश्वास हो सके। इसके अलावा, किसी उद्यम के गुणवत्ता विभाग की स्थिति/महत्व, मालिक की व्यावसायिक दृष्टि एवं प्रबंधन शैली पर भी निर्भर होता है। - समाप्त। -