حول إدارة المعدات الخاصة — كيف تقوم الشركات التي يعمل فيها الجميع بإدارتها؟
Thread Content
بخصوص إدارة المعدات الخاصة — كيف تقوم الشركات التي يعمل فيها الجميع بإدارتها؟ نرجو من الجميع المشاركة بفعالية. إذا كانت هناك جداول تسجيل، يرجى تحميلها كمرجع. ملحوظة: دون الكشف عن أسرار الشركة أو اسمها، لدي سؤال آخر بخصوص سجلات صيانة المعدات، ما هي طبيعة هذه السجلات بالضبط؟ من يمكنه أن يشرح لي ذلك بالتفصيل؟ مجموعة المساعدة المتبادلة للمعجبين 2887848
يتمثل إدارة المعدات الخاصة بشكل أساسي في إدارة البيانات، وإدارة التشغيل، وإدارة الفحوصات الدورية، ثم يلزم تقسيمها إلى أجزاء أصغر. سجل صيانة المعدات هو سجل لأعمال الإصلاح أو الصيانة التي تتم على المعدات.
يجب أن يكون المشرفون من المديرين ذوي الخبرة، وهذا يجب أن يكون أمرًا سهلاً بالنسبة لك، أليس كذلك؟
أولاً، إنشاء نظام لإدارة المعدات الخاصة داخلياً. ثانياً، الالتزام بمتطلبات إدارة المعدات الخاصة في تنفيذ الأعمال； ثالثًا، تصنيف المعدات الخاصة داخل الشركة وفقًا لخصائصها، ووضع نظام لإدارتها ； رابعًا، عقد اجتماعات دورية للمعدات الخاصة، لمتابعة التحديثات والسياسات المحلية في الوقت المناسب، وإبلاغ الآخرين بالمشاكل التي تواجه نفس القطاع، مع تعديل الإجراءات الإدارية الداخلية وفقًا لذلك.
لدينا نظام لإدارة المعدات الخاصة، وهو شامل للغاية، مع تنبيهات عند انتهاء فترة الفحص! يجب تسجيل أي أعطال!
إنه مدفوع الثمن! أنا لست مسؤولاً عن المعدات الخاصة! لقد تم التعامل معها من قبل، مثل معايير التشغيل ومعايير البطاقة التعريفية وتاريخ الفحص وغيرها!
دراسة لوائح المعدات الخاصة، هناك بعض الجداول فيها، اسأل الإدارة المحلية للرقابة على المعدات. TSG Z0002-2009: قواعد إدارة أتمتة المعدات الخاصة.
TSG D5001-2009: قواعد تسجيل وإدارة استخدام الأنابيب تحت الضغط.
في عام 2013، تم إصدار قانون سلامة المعدات الخاصة في جمهورية الصين الشعبية.
وفي عام 2014، أصدرت الإدارة العامة للرقابة على الجودة “قواعد تعديل قائمة المعدات الخاصة”.
كما يوجد كتاب بعنوان “التقنيات العملية للحاويات تحت الضغط: الرقابة والإدارة الأمنية للحاويات تحت الضغط”， منشورات صناعة الكيماويات، عام 2006؛ يستحق القراءة أيضًا
TSG D5001-2009: قواعد تسجيل وإدارة استخدام الأنابيب تحت الضغط.
في عام 2013، تم إصدار قانون سلامة المعدات الخاصة في جمهورية الصين الشعبية.
وفي عام 2014، أصدرت الإدارة العامة للرقابة على الجودة “قواعد تعديل قائمة المعدات الخاصة”.
كما يوجد كتاب بعنوان “التقنيات العملية للحاويات تحت الضغط: الرقابة والإدارة الأمنية للحاويات تحت الضغط”， منشورات صناعة الكيماويات، عام 2006؛ يستحق القراءة أيضًا
بعض المعلومات التي وجدتها على الإنترنت للتواصل. هل لدى الجميع شيء أفضل يمكن مناقشته؟ هل توجد مجموعات دردشة مشابهة؟ أرجو إضافتي، شكرًا! أتيت من خلفية ميكانيكية، وأعمل الآن في شراء المعدات والمواد الاستهلاكية. مع تطور الشركات، بدأت المعدات الميكانيكية الكبيرة والأجهزة الدقيقة الضخمة تدخل إلى مختلف الوحدات التابعة للشركات. يتسم دور سجلات المعدات والأجهزة بأهمية بالغة في إدارة المعدات، ومن الضروري إجراء أبحاث ودراسات حول عمليات جمع هذه السجلات وتنظيمها وتقييمها وحفظها. كما أن توضيح مبادئ وأساليب إدارتها بناءً على خصائصها قد يكون أكثر فعالية وملاءمة. أولاً: خصائص إدارة سجلات المعدات والأجهزة
1. الخاصية الديناميكية لإدارة سجلات المعدات والأجهزة، حيث تتغير سجلات المعدات مع تغيرات المعدات نفسها قبل نقلها أو التخلص منها، وتظل سجلات المعدات في حالة غير محددة طوال فترة ما قبل النقل أو التخلص منها. على سبيل المثال: أثناء استخدام جهاز ما، من الضروري بالتأكيد توفير سجلات للاستخدام والصيانة، بالإضافة إلى رسومات للتحديث والتعديل. طالما أن هذه الأداة لا تزال قيد الاستخدام، فإنها ستواصل إنتاج ملفات ووثائق جديدة باستمرار، حتى ينتهي عمر استخدام الأداة، وعندها فقط سيتوقف تسجيل بيانات الأداة. تتطلب إدارة المعدات إدارة العملية بأكملها للمعدات. يجب تطبيق إدارة متابعة شاملة لأي جهاز، بدءًا من شرائه وتركيبه وصولاً إلى نقله وتصفيته. يجب أن يتوافق إدارة أرشيف المعدات والأجهزة أيضًا مع هذا المتطلب. لأنه: أولاً، وحدات إنشاء سجلات المعدات والأجهزة مختلفة، أي أن مصادرها مختلفة. على سبيل المثال، بالنسبة لآلة ميكانيكية، فإن الوثائق العشوائية (قائمة العبوة، الكتيب التوجيهي، رسومات الأجزاء القابلة للتلف، إلخ) تُقدم من قبل الشركة المصنعة: أما عقد الشراء والخطط وأوراق الفحص عند الاستلام فهي تُعد من قبل قسم إدارة المعدات في الشركة: بينما تُنشأ سجلات الصيانة ورسومات التعديل من قبل ورش العمل أو قسم التصميم. تختلف وسائط تخزين سجلات المعدات والأجهزة، وبالتالي يختلف محتوى السجلات التي تتشكل لاحقًا. في وحدة حفظ سجلات أي جهاز أو معدات معينة، توجد سجلات نصية (مثل تقارير الشراء، والموافقات، وكتيبات التعليمات، إلخ)، بالإضافة إلى رسومات تقنية (مثل الرسومات التخطيطية، ورسومات البنية، ورسومات التركيب، ورسومات الأجزاء القابلة للتلف)، وجداول (مثل سجلات الصيانة، والتقارير الشهرية، والتقارير السنوية)، بالإضافة إلى الأقراص المدمجة وغيرها. ولا يوجد نموذج موحد، كما أنه من المستحيل وضع قواعد موحدة في هذا الشأن. لذلك، لا يمكن لموظفي إدارة الملفات أن يقوموا بعملهم على نحو فعال في إدارة ملفات المعدات والأجهزة إلا إذا كانوا يفهمون ويتقنون كامل عملية استخدام هذه المعدات والتغيرات التي تطرأ عليها، وإذا تمكنوا من التركيز على النقاط الأساسية. 2. الخصائص الشاملة: المهمة الرئيسية لإدارة المعدات والأجهزة في الشركات هي إدارتها بشكل شامل. تعتبر سجلات المعدات والأجهزة أيضًا جزءًا من الإدارة الشاملة لها، ولذلك فإن هذه السجلات تتمتع بخصائص شاملة من حيث الإدارة أيضًا. (1) يتجلى ذلك في الخصائص الشاملة للمرحلة. وفقًا لعملية إدارة المعدات، يمكن تقسيم مراحل حياة المعدات، من لحظة الشراء وحتى التخلص منها، إلى أربع مراحل ； المرحلة الأولى هي مرحلة تخطيط المعدات وشرائها وتركيبها وضبطها ； المرحلة الثانية هي مرحلة استخدام المعدات وصيانتها ； المرحلة الثالثة هي مرحلة صيانة المعدات ； المرحلة الرابعة هي مرحلة تحسين وتجديد المعدات. تظهر هذه المراحل الأربع بالتناوب، وخاصة في الشركات القديمة التي تحتاج إلى تحديث معداتها باستمرار، مما يجعل هذا التغير المرحلي أكثر وضوحًا. (2) يتجلى ذلك في الطابع المتكامل للأقسام؛ ففي داخل أي مؤسسة، يشمل إدارة المعدات والأجهزة العديد من الأقسام، ولا يمكن الحفاظ على معدل سلامة المعدات بفعالية إلا من خلال إدارة متكاملة. يجب الالتزام بالجمع بين التصميم والتصنيع والاستخدام، وبين الصيانة والفحوصات المخطط لها، وبين الإصلاح والتحديث، وبين الإدارة المتخصصة ومشاركة الجمهور، وبين الإدارة التقنية والإدارة الاقتصادية. 3. خصائص التنوع. (1) حسب مصدر الجهاز: ينقسم إلى أجهزة مصنوعة محليًا وأجهزة مشتراة (محلية، مستوردة). الأجهزة المصنوعة محليًا هي تلك التي تقوم الوحدات المختلفة بتصميمها وتطويرها بنفسها، وفقًا لاحتياجاتها الخاصة في عمليات الإنتاج أو البحث العلمي أو التجارب ； أما المعدات المشتراة من الخارج، فهي تلك التي تشتريها الوحدات من السوق المحلية أو السوق الخارجية. (2) حسب الخصائص الخاصة بكل نوع من المعدات في الصناعة: يتم تقسيمها إلى معدات الطاقة الميكانيكية، والتي تتميز بأنها تعمل بشكل منفصل، وتقوم بأداء وظيفة معينة في عملية الإنتاج ； معدات الصناعات الكيميائية الخفيفة المرتبطة بالبنية التحتية، تتميز بطابعها المستمر في عمليات الإنتاج، حيث لا يمكن توقف أي من مراحل الإنتاج ； معدات الأجهزة والمقاييس، وهي تُستخدم بشكل أساسي في مجالات الكشف والصيانة والقياس والاختبارات. (3) التمييز حسب أهمية المعدات ； تنقسم صناعة الآلات إلى معدات دقيقة وكبيرة ونادرة ومعدات عادية، بينما تنقسم صناعة البناء إلى معدات إنتاج رئيسية ومعدات إنتاج مساعدة. (4) حسب **طبيعة استخدام الجهاز: ينقسم إلى أجهزة عامة وأجهزة متخصصة. الأول يشير إلى المعدات التي يمكن استخدامها في أي قطاع، والتي تتمتع بدرجة عالية من التوحيد ； أما الأخير فهو يشير إلى المعدات الخاصة ذات الطابع التخصصي العالي، والتي يمكن استخدامها فقط في قطاع معين أو في مرحلة إنتاج معينة. ثانيًا، لضمان إدارة سليمة لسجلات المعدات والأجهزة، يجب القيام بأربع مهام أساسية: 1. عملية جمع سجلات المعدات (1) مرحلة تخطيط المعدات وشرائها. تخطيط المعدات الجديدة يعني، وفقًا لاحتياجات تطور العمليات الإنتاجية، وبعد أخذ تحسين معدل استغلال المعدات الحالية وإجراء التحسينات التقنية عليها في الاعتبار، ضرورة وضع خطة لإضافة معدات جديدة. يجب على القسم المستخدم تقديم طلب إلى القسم المسؤول عن التخطيط، وتعبئة “نموذج طلب شراء معدات جديدة”. أما بالنسبة للمعدات الكبيرة، فيتم التعامل معها من خلال قسم إدارة المعدات وتوفير اللوازم، كما يتم وضع خطة سنوية لشراء المعدات، ويقوم قسم توفير اللوازم بإجراء عمليات الشراء بعناية. تتكون مستندات المعدات التي يتم إنشاؤها في هذه المرحلة بشكل أساسي من: طلب شراء المعدات الجديدة، تقرير التقييم، تقرير تصميم المعدات، عقد الطلب، إشعار وصول البضاعة، إيصال استلام البضاعة، فاتورة الجمارك (بالنسبة للمعدات المستوردة)، وإيصال الشحن. (2) مرحلة فتح الجهاز وتركيبه وضبطه. بعد وصول المعدات الجديدة إلى الموقع، يتولى قسم توريد المعدات مهمة إبلاغ قسم إدارة المعدات والأقسام المعنية بالتخطيط وقسم إدارة الجودة وأرشيف المؤسسة (أو الغرفة المخصصة لذلك)، وذلك لفتح الصناديق وفحص المعدات معًا (ويجب أيضًا دعوة **إدارة التفتيش عند استيراد المعدات). بعد ذلك، يتم تركيب المعدات وضبطها، ويتم ذلك بمشاركة المستخدمين ووحدات التركيب والأقسام المستخدمة للمعدات بالإضافة إلى الأقسام الوظيفية. تشمل مواد ملفات المعدات التي تتكون في هذه المرحلة: نموذج قبول المعدات، قائمة الحزم، كتيب التعليمات، دليل الاستخدام، سجلات التركيب والضبط، شهادة الفحص الجمركي، رسم تخطيطي لمبدأ عمل المعدات، رسم تخطيطي للدوائر، وكتيب الصيانة. (3) مراحل استخدام المعدات وصيانتها وإصلاحها. تشمل مواد سجلات المعدات التي تتكون في هذه المرحلة: سجلات استخدام المعدات، وسجلات الصيانة، وسجلات التحديثات الفنية، وغيرها. (4) مرحلة التخلص من المعدات المتهالكة. يجب أن تحصل المعدات المدرجة ضمن الأصول الثابتة على موافقة الجهات المختصة قبل أن يتم التخلص منها. المواد المتكونة في هذه المرحلة تشمل: نموذج طلب إتلاف المعدات، ومستندات تقييم والموافقة على إتلاف المعدات، ونموذج تسليم معدات بعد إتلافها، وغيرها. 2. أعمال تنظيم سجلات المعدات والأجهزة (1) يجب أن يكون التصنيف علميًا. يجب أن يتوافق التصنيف مع طبيعة وخصائص الإنتاج والعمل في الوحدة المعنية: ووفقًا لحجم الإنتاج في الوحدة، وعدد المعدات الرئيسية المستخدمة في الإنتاج، بالإضافة إلى الهيكل التنظيمي للشركة، يتم اختيار طريقة التصنيف المناسبة بمرونة. من غير الملائم استخدام أساليب التصنيف الجاهزة من وحدات أخرى بشكل بسيط وآلي. (2) يجب أن يتبع تجميع الملفات قواعد تكوين مستندات الأجهزة، مع الحفاظ على العلاقة المنظمة بين مستندات الملف، لتسهيل حفظها واستخدامها. يجب تصنيف المستندات الإدارية ذات العلاقة الوثيقة بالمعدات، مثل خطط إدارة المعدات والتقارير الخاصة بها ومؤشرات التقييم وعمليات نقل المعدات وإدارة استهلاك الأصول الثابتة وغيرها من المستندات الشاملة، ضمن فئة المعدات. يتم تجميع المستندات الناتجة عن صيانة المعدات في ملفات منفصلة، كما يمكن تجميع المستندات المرفقة مع المعدات المشتراة من الخارج في ملفات منفصلة أيضًا. (3) يجب أن يكون هناك ترابط منظم بين الملفات والوثائق الموجودة داخلها. يمكن ترتيب ملفات الأجهزة حسب مواد التصميم الخاصة بالجهاز، وعملية فحص الأجهزة المشتراة عند استلامها (تصميم الأجهزة المصنوعة محليًا وتصنيعها وفحصها)، وتركيب الجهاز وضبطه، والوثائق المرفقة مع الجهاز، وتشغيل الجهاز، وصيانته. يجب ترتيب المستندات والوثائق في الملف بحيث تأتي النصوص أولاً، والرسومات في الخلف. ٣. عملية تقييم ملفات المعدات: تتمثل عملية تقييم ملفات المعدات في تحديد قيمة الوثائق المخزنة، واختيار الوثائق ذات القيمة للاحتفاظ بها، بينما يتم التخلص من الوثائق التي لا حاجة للاحتفاظ بها وتدميرها. تكمن قيمة سجلات المعدات أولاً في أنها تعكس بشكل موضوعي ومحدد مرحلة تاريخية معينة، من حيث حجم وهيكل أدوات العمل، وهي أحد عناصر القوى الإنتاجية الاجتماعية، بالإضافة إلى المستوى التقني. إن مدى الاستجابة لهذا الوضع هو ما يحدد قيمة الحفاظ على سجلات المعدات. يحدد الاستخدام قيمة الحفظ للأرشيف. يجب تقييم الملفات بناءً على الخصائص المحددة لكل ملف أو مجموعة من الملفات، من خلال تحليل أهمية وفعالية وسلامة المحتوى الموجود على وسيط التخزين، وتحديد قيمة الملفات بشكل علمي، وتحديد مدة الاحتفاظ بها. 4. أعمال حفظ ملفات المعدات: توجد رفوف للملفات، ويتم وضعها في المستودع بشكل منظم ومنهجي، وفقًا لمبدأ من اليسار إلى اليمين، ومن الأعلى إلى الأسفل. يجب أن يكون اتجاه المرور متوافقًا مع اتجاه الإضاءة الطبيعية أو الإضاءة الصناعية. يجب وضع نظام لحفظ الملفات بشكل مناسب، مثل نظام إدارة الأمان، ونظام استعارة الملفات، ونظام السرية وغيرها.
1. الخاصية الديناميكية لإدارة سجلات المعدات والأجهزة، حيث تتغير سجلات المعدات مع تغيرات المعدات نفسها قبل نقلها أو التخلص منها، وتظل سجلات المعدات في حالة غير محددة طوال فترة ما قبل النقل أو التخلص منها. على سبيل المثال: أثناء استخدام جهاز ما، من الضروري بالتأكيد توفير سجلات للاستخدام والصيانة، بالإضافة إلى رسومات للتحديث والتعديل. طالما أن هذه الأداة لا تزال قيد الاستخدام، فإنها ستواصل إنتاج ملفات ووثائق جديدة باستمرار، حتى ينتهي عمر استخدام الأداة، وعندها فقط سيتوقف تسجيل بيانات الأداة. تتطلب إدارة المعدات إدارة العملية بأكملها للمعدات. يجب تطبيق إدارة متابعة شاملة لأي جهاز، بدءًا من شرائه وتركيبه وصولاً إلى نقله وتصفيته. يجب أن يتوافق إدارة أرشيف المعدات والأجهزة أيضًا مع هذا المتطلب. لأنه: أولاً، وحدات إنشاء سجلات المعدات والأجهزة مختلفة، أي أن مصادرها مختلفة. على سبيل المثال، بالنسبة لآلة ميكانيكية، فإن الوثائق العشوائية (قائمة العبوة، الكتيب التوجيهي، رسومات الأجزاء القابلة للتلف، إلخ) تُقدم من قبل الشركة المصنعة: أما عقد الشراء والخطط وأوراق الفحص عند الاستلام فهي تُعد من قبل قسم إدارة المعدات في الشركة: بينما تُنشأ سجلات الصيانة ورسومات التعديل من قبل ورش العمل أو قسم التصميم. تختلف وسائط تخزين سجلات المعدات والأجهزة، وبالتالي يختلف محتوى السجلات التي تتشكل لاحقًا. في وحدة حفظ سجلات أي جهاز أو معدات معينة، توجد سجلات نصية (مثل تقارير الشراء، والموافقات، وكتيبات التعليمات، إلخ)، بالإضافة إلى رسومات تقنية (مثل الرسومات التخطيطية، ورسومات البنية، ورسومات التركيب، ورسومات الأجزاء القابلة للتلف)، وجداول (مثل سجلات الصيانة، والتقارير الشهرية، والتقارير السنوية)، بالإضافة إلى الأقراص المدمجة وغيرها. ولا يوجد نموذج موحد، كما أنه من المستحيل وضع قواعد موحدة في هذا الشأن. لذلك، لا يمكن لموظفي إدارة الملفات أن يقوموا بعملهم على نحو فعال في إدارة ملفات المعدات والأجهزة إلا إذا كانوا يفهمون ويتقنون كامل عملية استخدام هذه المعدات والتغيرات التي تطرأ عليها، وإذا تمكنوا من التركيز على النقاط الأساسية. 2. الخصائص الشاملة: المهمة الرئيسية لإدارة المعدات والأجهزة في الشركات هي إدارتها بشكل شامل. تعتبر سجلات المعدات والأجهزة أيضًا جزءًا من الإدارة الشاملة لها، ولذلك فإن هذه السجلات تتمتع بخصائص شاملة من حيث الإدارة أيضًا. (1) يتجلى ذلك في الخصائص الشاملة للمرحلة. وفقًا لعملية إدارة المعدات، يمكن تقسيم مراحل حياة المعدات، من لحظة الشراء وحتى التخلص منها، إلى أربع مراحل ； المرحلة الأولى هي مرحلة تخطيط المعدات وشرائها وتركيبها وضبطها ； المرحلة الثانية هي مرحلة استخدام المعدات وصيانتها ； المرحلة الثالثة هي مرحلة صيانة المعدات ； المرحلة الرابعة هي مرحلة تحسين وتجديد المعدات. تظهر هذه المراحل الأربع بالتناوب، وخاصة في الشركات القديمة التي تحتاج إلى تحديث معداتها باستمرار، مما يجعل هذا التغير المرحلي أكثر وضوحًا. (2) يتجلى ذلك في الطابع المتكامل للأقسام؛ ففي داخل أي مؤسسة، يشمل إدارة المعدات والأجهزة العديد من الأقسام، ولا يمكن الحفاظ على معدل سلامة المعدات بفعالية إلا من خلال إدارة متكاملة. يجب الالتزام بالجمع بين التصميم والتصنيع والاستخدام، وبين الصيانة والفحوصات المخطط لها، وبين الإصلاح والتحديث، وبين الإدارة المتخصصة ومشاركة الجمهور، وبين الإدارة التقنية والإدارة الاقتصادية. 3. خصائص التنوع. (1) حسب مصدر الجهاز: ينقسم إلى أجهزة مصنوعة محليًا وأجهزة مشتراة (محلية، مستوردة). الأجهزة المصنوعة محليًا هي تلك التي تقوم الوحدات المختلفة بتصميمها وتطويرها بنفسها، وفقًا لاحتياجاتها الخاصة في عمليات الإنتاج أو البحث العلمي أو التجارب ； أما المعدات المشتراة من الخارج، فهي تلك التي تشتريها الوحدات من السوق المحلية أو السوق الخارجية. (2) حسب الخصائص الخاصة بكل نوع من المعدات في الصناعة: يتم تقسيمها إلى معدات الطاقة الميكانيكية، والتي تتميز بأنها تعمل بشكل منفصل، وتقوم بأداء وظيفة معينة في عملية الإنتاج ； معدات الصناعات الكيميائية الخفيفة المرتبطة بالبنية التحتية، تتميز بطابعها المستمر في عمليات الإنتاج، حيث لا يمكن توقف أي من مراحل الإنتاج ； معدات الأجهزة والمقاييس، وهي تُستخدم بشكل أساسي في مجالات الكشف والصيانة والقياس والاختبارات. (3) التمييز حسب أهمية المعدات ； تنقسم صناعة الآلات إلى معدات دقيقة وكبيرة ونادرة ومعدات عادية، بينما تنقسم صناعة البناء إلى معدات إنتاج رئيسية ومعدات إنتاج مساعدة. (4) حسب **طبيعة استخدام الجهاز: ينقسم إلى أجهزة عامة وأجهزة متخصصة. الأول يشير إلى المعدات التي يمكن استخدامها في أي قطاع، والتي تتمتع بدرجة عالية من التوحيد ； أما الأخير فهو يشير إلى المعدات الخاصة ذات الطابع التخصصي العالي، والتي يمكن استخدامها فقط في قطاع معين أو في مرحلة إنتاج معينة. ثانيًا، لضمان إدارة سليمة لسجلات المعدات والأجهزة، يجب القيام بأربع مهام أساسية: 1. عملية جمع سجلات المعدات (1) مرحلة تخطيط المعدات وشرائها. تخطيط المعدات الجديدة يعني، وفقًا لاحتياجات تطور العمليات الإنتاجية، وبعد أخذ تحسين معدل استغلال المعدات الحالية وإجراء التحسينات التقنية عليها في الاعتبار، ضرورة وضع خطة لإضافة معدات جديدة. يجب على القسم المستخدم تقديم طلب إلى القسم المسؤول عن التخطيط، وتعبئة “نموذج طلب شراء معدات جديدة”. أما بالنسبة للمعدات الكبيرة، فيتم التعامل معها من خلال قسم إدارة المعدات وتوفير اللوازم، كما يتم وضع خطة سنوية لشراء المعدات، ويقوم قسم توفير اللوازم بإجراء عمليات الشراء بعناية. تتكون مستندات المعدات التي يتم إنشاؤها في هذه المرحلة بشكل أساسي من: طلب شراء المعدات الجديدة، تقرير التقييم، تقرير تصميم المعدات، عقد الطلب، إشعار وصول البضاعة، إيصال استلام البضاعة، فاتورة الجمارك (بالنسبة للمعدات المستوردة)، وإيصال الشحن. (2) مرحلة فتح الجهاز وتركيبه وضبطه. بعد وصول المعدات الجديدة إلى الموقع، يتولى قسم توريد المعدات مهمة إبلاغ قسم إدارة المعدات والأقسام المعنية بالتخطيط وقسم إدارة الجودة وأرشيف المؤسسة (أو الغرفة المخصصة لذلك)، وذلك لفتح الصناديق وفحص المعدات معًا (ويجب أيضًا دعوة **إدارة التفتيش عند استيراد المعدات). بعد ذلك، يتم تركيب المعدات وضبطها، ويتم ذلك بمشاركة المستخدمين ووحدات التركيب والأقسام المستخدمة للمعدات بالإضافة إلى الأقسام الوظيفية. تشمل مواد ملفات المعدات التي تتكون في هذه المرحلة: نموذج قبول المعدات، قائمة الحزم، كتيب التعليمات، دليل الاستخدام، سجلات التركيب والضبط، شهادة الفحص الجمركي، رسم تخطيطي لمبدأ عمل المعدات، رسم تخطيطي للدوائر، وكتيب الصيانة. (3) مراحل استخدام المعدات وصيانتها وإصلاحها. تشمل مواد سجلات المعدات التي تتكون في هذه المرحلة: سجلات استخدام المعدات، وسجلات الصيانة، وسجلات التحديثات الفنية، وغيرها. (4) مرحلة التخلص من المعدات المتهالكة. يجب أن تحصل المعدات المدرجة ضمن الأصول الثابتة على موافقة الجهات المختصة قبل أن يتم التخلص منها. المواد المتكونة في هذه المرحلة تشمل: نموذج طلب إتلاف المعدات، ومستندات تقييم والموافقة على إتلاف المعدات، ونموذج تسليم معدات بعد إتلافها، وغيرها. 2. أعمال تنظيم سجلات المعدات والأجهزة (1) يجب أن يكون التصنيف علميًا. يجب أن يتوافق التصنيف مع طبيعة وخصائص الإنتاج والعمل في الوحدة المعنية: ووفقًا لحجم الإنتاج في الوحدة، وعدد المعدات الرئيسية المستخدمة في الإنتاج، بالإضافة إلى الهيكل التنظيمي للشركة، يتم اختيار طريقة التصنيف المناسبة بمرونة. من غير الملائم استخدام أساليب التصنيف الجاهزة من وحدات أخرى بشكل بسيط وآلي. (2) يجب أن يتبع تجميع الملفات قواعد تكوين مستندات الأجهزة، مع الحفاظ على العلاقة المنظمة بين مستندات الملف، لتسهيل حفظها واستخدامها. يجب تصنيف المستندات الإدارية ذات العلاقة الوثيقة بالمعدات، مثل خطط إدارة المعدات والتقارير الخاصة بها ومؤشرات التقييم وعمليات نقل المعدات وإدارة استهلاك الأصول الثابتة وغيرها من المستندات الشاملة، ضمن فئة المعدات. يتم تجميع المستندات الناتجة عن صيانة المعدات في ملفات منفصلة، كما يمكن تجميع المستندات المرفقة مع المعدات المشتراة من الخارج في ملفات منفصلة أيضًا. (3) يجب أن يكون هناك ترابط منظم بين الملفات والوثائق الموجودة داخلها. يمكن ترتيب ملفات الأجهزة حسب مواد التصميم الخاصة بالجهاز، وعملية فحص الأجهزة المشتراة عند استلامها (تصميم الأجهزة المصنوعة محليًا وتصنيعها وفحصها)، وتركيب الجهاز وضبطه، والوثائق المرفقة مع الجهاز، وتشغيل الجهاز، وصيانته. يجب ترتيب المستندات والوثائق في الملف بحيث تأتي النصوص أولاً، والرسومات في الخلف. ٣. عملية تقييم ملفات المعدات: تتمثل عملية تقييم ملفات المعدات في تحديد قيمة الوثائق المخزنة، واختيار الوثائق ذات القيمة للاحتفاظ بها، بينما يتم التخلص من الوثائق التي لا حاجة للاحتفاظ بها وتدميرها. تكمن قيمة سجلات المعدات أولاً في أنها تعكس بشكل موضوعي ومحدد مرحلة تاريخية معينة، من حيث حجم وهيكل أدوات العمل، وهي أحد عناصر القوى الإنتاجية الاجتماعية، بالإضافة إلى المستوى التقني. إن مدى الاستجابة لهذا الوضع هو ما يحدد قيمة الحفاظ على سجلات المعدات. يحدد الاستخدام قيمة الحفظ للأرشيف. يجب تقييم الملفات بناءً على الخصائص المحددة لكل ملف أو مجموعة من الملفات، من خلال تحليل أهمية وفعالية وسلامة المحتوى الموجود على وسيط التخزين، وتحديد قيمة الملفات بشكل علمي، وتحديد مدة الاحتفاظ بها. 4. أعمال حفظ ملفات المعدات: توجد رفوف للملفات، ويتم وضعها في المستودع بشكل منظم ومنهجي، وفقًا لمبدأ من اليسار إلى اليمين، ومن الأعلى إلى الأسفل. يجب أن يكون اتجاه المرور متوافقًا مع اتجاه الإضاءة الطبيعية أو الإضاءة الصناعية. يجب وضع نظام لحفظ الملفات بشكل مناسب، مثل نظام إدارة الأمان، ونظام استعارة الملفات، ونظام السرية وغيرها.
فجأة، انتقلت من مجال المبيعات إلى إدارة المعدات، وأنا أيضًا في حيرة. أرجو من صاحب الموضوع مشاركة خبراته