تحليل البيئة الداخلية والخارجية وتطبيق منهجية SWOT في معيار ISO 9001:2015 (الجزء الثاني)

Thread Content

وفقًا لمتطلبات معيار ISO 9001:2015، يجب على المنظمات تحليل وتقييم بيئتها الداخلية والخارجية. وقد قامت المنظمة بتحديد بيئتها الداخلية والخارجية بشكل كامل، وقامت بتحليلها لفهم تأثير هذه البيئة على أعمالها. وباستخدام أسلوب تحليل SWOT، حددت المنظمة الفرص والتهديدات التي تواجهها، ووضعت التدابير المناسبة للتعامل معها. فيما يلي التفاصيل وأساليب تحليل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة: 2. تحليل البيئة الداخلية (أ) تحليل موارد وقدرات المنظمة 1. تحليل الموارد: تعني موارد المنظمة مجموع العوامل الفعالة التي تمتلكها أو تسيطر عليها، وتشمل: الموارد الملموسة وغير الملموسة، والموارد البشرية. الهدف من التحليل هو تحديد حالة موارد المنظمة، ومعرفة نقاط القوة والضعف فيها، بالإضافة إلى تأثير ذلك على وضع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. (1) تصنيف الموارد: ملموسة، غير ملموسة، الموارد البشرية. (2) الموارد التنظيمية التي تحدد الميزة التنافسية: أ) ندرة الموارد ； ب) عدم قابلية الموارد للتقليد: ① الموارد ذات الخصائص الفريدة من الناحية الفيزيائية ； ② الموارد التي تعتمد على المسار (تُكتسب عبر التراكم على المدى الطويل) ； ③ الموارد ذات الغموض السببي ； ④ موارد ذات قيود اقتصادية. ج) عدم قابلية البدائل للموارد ； د) استدامة الموارد. 2. تحليل القدرات التنظيمية: إن قدرة المنظمة تتمثل في قدرتها على توزيع الموارد واستغلالها في الإنتاج والمنافسة، وهي نتيجة لتجميع مختلف موارد المنظمة. تشمل قدرات المنظمة مجالات مثل البحث والتطوير، وإدارة الإنتاج، والتسويق، والشؤون المالية، وإدارة المنظمة بشكل عام. أ) القدرة على البحث والتطوير: يتم قياسها من خلال خطط البحث والتطوير، والهيكل التنظيمي لعملية البحث والتطوير، وخطوات تنفيذ هذه العملية، بالإضافة إلى نتائج البحث والتطوير ； ب) القدرة على إدارة الإنتاج: وتشمل عمليات الإنتاج، والقدرة الإنتاجية، وإدارة المخزون، وإدارة العمالة، وإدارة الجودة، وغيرها ； ج) إدارة التسويق: يتم التحليل من خلال جوانب مثل القدرة التنافسية للمنتج، وقدرة الأنشطة المتعلقة بالمبيعات، وقدرة اتخاذ القرارات في السوق. ① تحليل القدرة التنافسية للمنتج: المكانة في السوق، والربحية، ومعدل النمو. المكانة في السوق – نسبة الحصة، معدل التغطية ； الربحية – هامش الربح، تحليل التكلفة والإيرادات ； النمو – معدل نمو المبيعات، ومعدل توسع السوق، وما إلى ذلك. ② القدرة على الأنشطة التسويقية: تشمل تقييم البيانات الأساسية المتعلقة بالمؤسسات التسويقية والموظفين والإدارة. تحليل أداء المبيعات — معدل إنجاز خطة المبيعات ； تحليل قنوات التوزيع — هيكل قنوات التوزيع، تقييم الوسطاء، إدارة القنوات ； ③القدرة على اتخاذ القرارات في السوق: تُقيّم من خلال تحليل قدرة المنتج على المنافسة وكفاءة الأنشطة التسويقية. د) القدرات: القدرة على جمع الأموال، والقدرة على استخدامها وإدارتها. القدرة على جمع الأموال – نسبة الديون إلى الأصول، ونسبة السيولة، ومضاعف الفوائد المكتسبة، وغيرها ； القدرة على استخدام وإدارة الأموال – معدل عائد الأصول، ومعدل الربح من المبيعات، ومعدل دوران الأصول، وغيرها. هـ) القدرة على التنظيم والإدارة: ① تقسيم المهام في نظام إدارة الوظائف ； ② مسؤوليات الوظيفة ； ③ الوضع فيما يتعلق بالمركزية واللامركزية ； ④ الهياكل التنظيمية (الخطية الوظيفية، وحدات الأعمال) ； ⑤ تطابق مستويات الإدارة مع نطاقها. مفهوم القدرة التنافسية الأساسية للمؤسسة: يقوم الإداريون بدمج المهارات التقنية والإنتاجية داخل الشركة، بهدف تمكين الأقسام المختلفة من التكيف بسرعة مع الفرص المتغيرة. طرق التمييز: تحليل الوظائف، تحليل الموارد، تحليل نظام العمليات ； طرق التقييم: التقييم الذاتي، المقارنة داخل الصناعة، تحليل المعايير، عوامل تحديد التكاليف وطريقة تكلفة العمليات، جمع معلومات عن المنافسين. (ثانياً) تحليل سلسلة القيمة 1. نوعان من الأنشطة في سلسلة القيمة: الأنشطة الأساسية: أ) الخدمات اللوجستية الداخلية: الأنشطة المتعلقة بشراء المواد وتخزينها ونقلها وتوزيعها، مثل تحميل وتفريغ المواد الخام وتخزينها ونقلها وإعادتها ； ب) العمليات الإنتاجية: الأنشطة التي تحول المدخلات إلى منتجات نهائية، مثل: المعالجة الميكانيكية، والتجميع، وصيانة المعدات، والفحص، وغيرها ； ج) الخدمات اللوجستية الخارجية: الأنشطة المتعلقة بمخزون المنتجات وتوزيعها على المستهلكين، مثل تسجيل المنتجات في المخزون، استلام الطلبات، وتوصيل المنتجات ； د) المبيعات في السوق: الأنشطة التي تهدف إلى تشجيع وتوجيه المستهلكين لشراء منتجات المؤسسة، مثل الإعلانات، وتحديد أسعار البيع، وعمليات البيع نفسها ； هـ) الخدمات: وهي الأنشطة المتعلقة بالحفاظ على قيمة المنتج وتحسينها، مثل التدريب وغيره. الأنشطة الداعمة: و) إدارة المشتريات: وتشمل كل من شراء المواد الخام وإدارة استثمار الموارد ； ز) تطوير التقنيات: مجموعة من الأنشطة الرامية إلى تحسين المنتجات والعمليات داخل المؤسسة، وتشمل التقنيات الإنتاجية وغير الإنتاجية. هذه الأنشطة لا ترتبط فقط بالمنتج النهائي، بل تدعم أيضًا جميع أنشطة المؤسسة، وهي عامل مهم في تحديد القدرة التنافسية للمؤسسة ； ح) إدارة الموارد البشرية: وهي نشاط مهم لتحفيز حماس الموظفين ； ١) البنية التحتية: تشير إلى أنظمة الرقابة المؤسسية والأنشطة الثقافية في المنظمة، وهي تختلف عن الأنشطة الداعمة الأخرى، وتُستخدم لدعم سير عمل سلسلة القيمة بأكملها. 2. تحليل سلسلة القيمة لقدرات الموارد: أ) تحديد الأنشطة الرئيسية التي تدعم الميزة التنافسية للمنظمة ； ب) توضيح الروابط بين الأنشطة المختلفة في سلسلة القيمة ； ج) توضيح العلاقات بين مختلف الأنشطة ذات القيمة داخل نظام القيم.
(ثالثًا) تحليل مزيج الأعمال:
أ) بالنسبة للمؤسسات التي تعمل في مجالات متعددة، من الضروري أيضًا اعتبار موارد المؤسسة ككل، ويجب تحليل مزيج الأعمال لضمان تحسينه. ب) الأساليب: مصفوفة بوسطن، المصفوفة العامة. تطبيق منهجية SWOT: تعد منهجية تحليل SWOT طريقة لإجراء تقييم منهجي يأخذ في الاعتبار مختلف العوامل المتعلقة بالظروف الداخلية للمنظمة والبيئة الخارجية، وذلك من أجل اختيار أفضل استراتيجيات الإدارة. تُعد المزايا والعيوب التنافسية الداخلية للمنظمة نسبية مقارنةً بالمنافسين، وتتجلى عادةً في موارد المنظمة المالية، والتكنولوجيا، والمعدات، ومؤهلات الموظفين، والمنتجات، والسوق، ومهارات الإدارة، إلخ. أما معايير التقييم فهي: المزايا والعيوب الفردية والشاملة. فرص البيئة الخارجية للمنظمة تشير إلى العوامل المواتية في البيئة بالنسبة للمنظمة، أما التهديدات فهي العوامل غير المواتية للمنظمة. الجزء الأساسي في تحليل SWOT هو تقييم نقاط القوة والضعف لدى المنظمة، وتحديد الفرص والتهديدات التي تواجهها، واتخاذ القرارات المناسبة. فيما يلي مثال على تطبيق منهجية تحليل SWOT لتحليل البيئة الداخلية والخارجية: تحليل البيئة الداخلية والخارجية: n% @! j- b- k. j 5 S. البيئة الداخلية % K1 V, K, ~" I . D3 {- ~6 J! S+ k+ `% i3 l / _, g* D# H6 j& x البيئة الخارجية: S (المزايا)، W (العيوب). العلامة التجارية رائدة، ولديها مزايا واضحة ； جودة متميزة، وضبط الجودة مستقر ； تقنيات رائدة، معدات متطورة، ومحتوى تكنولوجي عالي في المنتجات ； ريادة في المبيعات، حصة سوقية عالية، وشبكة تسويقية واسعة الانتشار ； مزايا سلسلة الصناعة واضحة ； قدرة كبيرة على البحث والتطوير، واحتياطي كافٍ من الكوادر الفنية ； ثقافة المؤسسة جيدة ； نظام معلومات للاستجابة السريعة ； ……المنتج غير معروف بشكل كبير ； نطاق تغطية المنتج ضيق نسبيًا ； ضعف القدرة على تطوير المنتجات عالية الجودة ； …… O (الفرص): في أوقات الأزمات الاقتصادية، تنسحب بعض المؤسسات من المنافسة في السوق، مما يتيح لمؤسسات أفضل مساحة أكبر في السوق ； تتسارع حركة تركيز الموارد في المنظمات المتميزة ； يستمر دخل السكان في الارتفاع ； تسارع بناء المدن ； توفر مفاهيم حماية البيئة فرصًا لتصنيع المنتجات ذات الصلة ； **تعزيز الطاقة النظيفة والفرص التي يوفرها مشروع «الحزام والطريق»: (Ⅰ) استغلال الإمكانات السوقية، وتوسيع الأسواق الفرعية، والدخول إلى الأسواق عالية الجودة ； تسريع تطوير المنتجات الجديدة ； رفع قيمة العلامة التجارية، وتنويعها ； تعزيز تطوير وتصميم المنتجات الصديقة للبيئة ； ……WO: (Ⅲ) تعزيز المكانة في السوق، والحفاظ على المزايا التنافسية الحالية ； تحسين الموارد الداخلية ； تحسين جودة المنتجات ； التحكم في تكاليف الإنتاج ； …… ت (التهديد) يأتي من المنافسة من العلامات التجارية الأخرى ； جودة الموظفين غير عالية ； عدم كفاية احتياطي المواهب ； ارتفعت تكاليف العمالة والمواد بسرعة... ST: (Ⅱ) التوسع نحو الجزء العلوي من سلسلة الإنتاج لتعزيز السيطرة عليها ； نقل مواقع الإنتاج ； تحسين كفاءة العمل ； ……WT: (Ⅳ) تحسين القدرات التصميمية ； الانكماش الاستراتيجي أو الانسحاب ； …… 8 H1 C2 A& u1 `; W & ?/ ^/ \% b$ m' X, n ; n, y- q# c9 R; L, j7 I% V بناءً على عوامل البيئة الداخلية والخارجية المدرجة التي لها تأثير كبير على أنشطة السوق وتطوره، ووفقًا للمعايير المحددة لتقييم هذه العوامل، يتم تحديد نقاط القوة والضعف، والفرص والتهديدات، وتحديد المخاطر والفرص، مع اتخاذ تدابير للتعامل مع المخاطر. تُعد تحليلات SWOT وسيلة لمساعدة المؤسسات على إدراك ما يلزم من تعديلات في مواردها، من أجل الاستجابة بشكل أفضل للصناعات والبيئات التنافسية الجديدة ； هل هناك حاجة لسد فجوة الموارد، وما هي الفرص التي يجب إعطاؤها الأولوية عند توزيع الموارد؟ يمكن ملاحظة من الجدول أعلاه أن المؤسسات من الفئة الأولى تتمتع بمزايا داخلية وفرص خارجية جيدة، وتتبنى استراتيجيات نمو مثل تطوير الأسواق وزيادة الإنتاج ； تتمتع المنظمات من الفئة الثانية بفرص خارجية هائلة، لكنها تواجه قيودًا داخلية، ولذلك يجب عليها اتباع استراتيجية تهدف إلى التغلب على هذه القيود ； تتمتع المنظمات من الفئة الثالثة بمزايا داخلية، لكنها تواجه تهديدات من البيئة الخارجية؛ ولذلك يجب عليها اتباع استراتيجية متنوعة للاستفادة من مزاياها في مواجهة التهديدات الخارجية ； تواجه المنظمات من الفئة الرابعة نقاط ضعف داخلية وتهديدات خارجية في آن واحد؛ لذا يجب عليها إجراء تعديلات تشغيلية واتباع استراتيجية دفاعية. تشترط معيار ISO9001:2015 على المؤسسات أن تقوم بتحليل البيئة الداخلية والخارجية، وتحديد نطاق نظام إدارة الجودة، وتحديد العمليات اللازمة لتشغيل النظام. تتبنى المؤسسات استراتيجيات مختلفة، وتختلف أولويات عملها أيضًا، كما تختلف متطلبات الرقابة على نطاق نظام إدارة الجودة والعمليات. يجب على المؤسسات تحديد المتطلبات التي يجب التركيز عليها وفقًا لمعايير ISO 9001:2015، فعلى سبيل المثال، قد تواجه المؤسسات التي تتبنى استراتيجيات متنوعة مشاكل مثل تعديل هيكل المنتجات وتطوير منتجات جديدة، ويجب عليها تعزيز جذب الكوادر التقنية والاستثمار في البنية التحتية ； بالنسبة للمنظمات التي تتبع استراتيجية النمو، يجب أن تركز على زيادة الطاقة الإنتاجية، وتخصيص الموارد، وتطوير السوق، وغيرها. تجدر الإشارة إلى أن اعتماد نظام إدارة الجودة يُعد قرارًا استراتيجيًا مهمًا للمؤسسات، وأن تحقيق الاعتماد من خلال هذا النظام يتطلب جهودًا كبيرة. وعلى الرغم من أن أنظمة الإدارة في معظم المؤسسات تظل شكلية في الوقت الحالي، إلا أن ذلك لا يؤثر على دور وأهمية معيار ISO 9001:2015 “متطلبات نظام إدارة الجودة” في مساعدة المؤسسات على تحسين إدارة الجودة لديها.