【أدوات التدريب على السلامة】 SWOT، PDCA، 6W2H، SMART، WBS، إدارة الوقت، مبدأ الثمانين/العشرين! (كلاسيكي للغاية)

Thread Content

▌أولاً، تحليل SWOT: القوى: نقاط القوة، الضعف: نقاط الضعف، الفرص: الفرص المتاحة، التهديدات: المخاطر المحتملة. الفائدة: يساعدك على فهم الوضع العام بوضوح، وتحليل نقاط قوتك وضعفك من حيث الموارد، واغتنام الفرص التي يوفرها البيئة المحيطة، والوقاية من المخاطر والتهديدات المحتملة، وله أهمية كبيرة جداً لنجاحنا. ▌ثانيًا: قواعد دورة PDCA
Plan: وضع الأهداف والخطط ； افعل: تنفيذ المهمة، وتنظيم تطبيقها ； التحقق: فحص النقاط الرئيسية في العملية والنتائج النهائية ； الإجراء: تصحيح الانحرافات، وتوحيد المخرجات، وتحديد أهداف جديدة، ووضع خطة للجولة التالية. المعنى: كل مهمة تمثل دورة PDCA، حيث يتطلب الأمر التخطيط والتنفيذ وفحص النتائج، ثم إجراء التحسينات اللازمة، للانتقال إلى الدورة التالية. فقط من خلال التحسينات المستمرة على مر الوقت، يمكن تحقيق قفزات نوعية، وبالتالي تحسين كل مهمة وتحسين الحياة بشكل عام. ▌ثالثًا، طريقة 6W2H: ماذا؟ محتوى العمل والأهداف المرجو تحقيقها ； لماذا: سبب القيام بهذا العمل ； من: الأشخاص المشاركون في هذا العمل بالتحديد، والمسؤول عنه ； متى: في أي وقت، خلال أي فترة زمنية يتم العمل؟ ； أين: مكان حدوث العمل ； أيها: أي طريقة أو وسيلة ； كيف: بأي طريقة يتم ذلك؟ ； كم: ما هو التكلفة المطلوبة؟ المعنى: يجب التفكير في أي عمل من خلال مبدأ 6W2H، فهذا يساعد على تنظيم أفكارنا وتجنب العمل بشكل عشوائي. يجب أن يتم إعداد تقاريرنا أيضًا باستخدام مبدأ 6W2H، مما يساعد في توفير الوقت المستغرق في كتابة التقارير وقراءتها. ▌رابعاً، مبدأ SMART: Specific، أي محدد ； قابل للقياس ； قابل للتحقيق ； ذو صلة ； مبني على الوقت وقتي ； المعنى: عند وضع أهداف العمل أو أهداف المهام، يجب على الناس التفكير فيما إذا كانت هذه الأهداف تتوافق مع معايير SMART أم لا. فقط الخطط التي تتميز بخصائص SMART هي التي تتمتع بقابلية تنفيذ جيدة، وهي أيضًا ما يمكن أن يساعد في ضمان تحقيق الخطط. ملاحظة خاصة: يوجد من يفسر هذا المبدأ على النحو التالي: يرمز حرف “S” إلى الخصوصية (Specific)، أي أن تقييم الأداء يجب أن يركز على مؤشرات عمل محددة، ولا يمكن أن يكون عامًا ； يمثل الرمز “M” مفهوم “القابلية للقياس”، أي أن مؤشرات الأداء تكون على شكل أرقام أو سلوكيات قابلة للتحديد، كما أن البيانات أو المعلومات الخاصة بتقييم هذه المؤشرات متاحة ； يمثل “أ” مفهوم القابلية للتحقيق (Attainable)، أي أن مؤشرات الأداء يمكن تحقيقها من خلال بذل الجهود المناسبة، وذلك لتجنب وضع أهداف مرتفعة جدًا أو منخفضة جدًا ； يمثل R مفهوم الواقعية (realistic)، أي أن مؤشرات الأداء هي حقيقية ويمكن إثباتها وملاحظتها ； يمثل T الإطار الزمني، حيث يركز على الالتزام بالمواعيد المحددة لتحقيق مؤشرات الأداء. ▌الخامس: إدارة الوقت – المهام المهمة والعاجلة
أ. المهام المهمة والعاجلة: المشاكل التي تتطلب حلًا فوريًا، والمهام التي يجب إنجازها في وقت محدد. لا يمكن لأحد آخر أن يقوم بها بدلاً منك.
ب. المهام المهمة ولكنها غير عاجلة: الأعمال التحضيرية، الإجراءات الوقائية، توضيح القيم، التخطيط، بناء العلاقات الشخصية، تطوير القدرات الخاصة بك.
ج. المهام العاجلة ولكنها غير مهمة: الأمور التي تسبب إزعاجًا، المكالمات الهاتفية، الرسائل، التقارير، الاجتماعات… العديد من المهام العاجلة التي لا تحتاج إلى اهتمام كبير.
د. المهام غير المهمة وغير العاجلة: الأمور الصغيرة والتافهة، الرسائل الإعلانية، المكالمات الهاتفية، الأنشطة التي تُستخدم للتهرب من المسؤوليات، أوقات الانتظار.
ترتيب الأولويات = الأهمية × الإلحاح. عند تنظيم الوقت، يجب تقييم أولويات المهام المختلفة، ويجب أن نتعلم كيفية التعامل مع الأمور بشكل فعال. يجب أن يكون لدينا قدرة على التنبؤ بالمستقبل واتخاذ الإجراءات الوقائية، فإذا ظللنا دائمًا مشغولين بإخماد الحرائق، فسيظل عملنا في حالة سلبية دائمًا. ▌السادس: طريقة تقسيم المهام، أي هيكل تقسيم العمل. كيفية تطبيق هذه الطريقة: الهدف → المهام → الأعمال → الأنشطة. مبادئ تقسيم العمل وفقًا لهذه الطريقة: تفصيل الهدف الرئيسي تدريجيًا، بحيث يمكن تخصيص أصغر المهام والأنشطة لأفراد معينين لإنجازها ； يُفترض من حيث المبدأ تقسيم كل مهمة إلى أصغر وحدات ممكنة. طريقة تقسيم العمل إلى مكونات صغيرة: التواصل الفعال من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى ； تواصل واحدًا تلو الآخر ； مناقشة جماعية. معايير تقسيم نظام WBS: يجب أن تكون هيكلية الأنشطة بعد التقسيم واضحة ； يشكل ذلك، من الناحية المنطقية، نشاطًا كبيرًا ； يدمج جميع العوامل الرئيسية بما في ذلك المعالم المؤقتة ونقاط المراقبة ； تم تعريف جميع الأنشطة بوضوح. المعنى: يجب أن تتعلم كيفية تقسيم المهام. ففقط عند تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة بما فيه الكفاية، يمكنك أن تكون على دراية بكل شيء، ويمكنك العمل بشكل منظم، ويمكنك التخطيط لوقتك بشكل سليم. ▌سابعًا: مبدأ 28/7، قانون باريت: “80% من النتيجة النهائية يأتي من 20% فقط من الوقت المستغرق في تنفيذ المهمة”. ” إن معيار ترتيب الأولويات حسب “مستوى الأهمية” يستند إلى مبدأ “القلة المهمة مقابل الأغلبية التافهة”. على سبيل المثال: 80% من المبيعات تأتي من 20% من العملاء ； 80% من المكالمات الهاتفية تأتي من 20% من الأصدقاء ； 80% من الإنتاج الكلي يأتي من 20% فقط من المنتجات ； 80% من الثروة مركزة في أيدي 20% من الناس. يُلهمنا هذا بضرورة التركيز على القضايا الرئيسية في العمل، والقدرة على تحديد الأولويات من بين المهام المعقدة، وتوجيه الموارد نحو الأمور الأكثر أهمية وإلحاحًا.