قسم تنفيذ المشاريع – نظام السرية

Thread Content

نظام السرية في قسم تنفيذ المشاريع
الجهة: ، المُعد:، المُراجع:، التاريخ:
(أ) المادة الأولى من نظام السرية في قسم تنفيذ المشاريع: تم وضع هذه القواعد لتطبيق “نظام السرية” الخاص بالشركة، ولضمان أمان أسرار الشركة التقنية. البند الثاني: يقوم قسم الإنشاءات بتأسيس هيئة مختصة بالأمور السرية، وتحت إشراف فريق القيادة المسؤول عن الأمور السرية في الشركة، تكون هذه الهيئة مسؤولة عن قيادة ومراقبة وفحص الأمور السرية في قسم الإنشاءات. يكون مدير قسم تنفيذ المشاريع هو رئيس الهيئة، بينما يكون رؤساء الأقسام ونوابهم أعضاء في الهيئة، كما يوجد موظفون مسؤولون عن السرية بدوام جزئي. المادة الثالثة: يجب الإصرار على توعية الموظفين بأهمية السرية، ورفع مستوى وعيهم بها، وتحديد مسؤولياتهم في هذا الشأن. يجب القيام بواجبات السرية في المنصب الخاص بك بشكل واعٍ، حيث يتعين عليك ليس فقط معرفة نطاق الأسرار التجارية، بل أيضًا التصرف وفقًا لنظام السرية عندما يسأل الزوار عن المسائل السرية المتعلقة بالشركة. المادة الرابعة: يجب تطبيق “نظام السرية” الخاص بقسم تنفيذ المشاريع بشكل صارم، من أجل حماية أسرار الشركة والقضاء على مخاطر تسريب المعلومات، وسد الثغرات التي قد تؤدي إلى ذلك. المادة الخامسة: يتولى موظفون متخصصون مهمة استلام وإرسال وتسجيل وترقيم وتداول وحفظ المستندات التقنية المتعلقة بتنفيذ المشروع. المادة السادسة: يتم التعامل مع مستندات التقنيات المستخدمة في تنفيذ المشروع، سواء من حيث استلامها أو إرسالها أو استخدامها أو نسخها أو اقتباسها أو حفظها أو تدميرها، وفقًا لإجراءات الموافقة المحددة. المادة السابعة: يجب على قسم تنفيذ المشاريع أن يقوم، خلال أداء مهامه، بتسليم جميع الوثائق التقنية والعقود والاتفاقيات والمذكرات والإرشادات وغيرها من الوثائق ذات الصلة إلى موظفي الحفظ في القسم في الوقت المناسب وبشكل كامل، ولا يجوز الاحتفاظ بها لدى الأفراد. المادة الثامنة: يتم التحكم بشكل صارم في عدد نسخ المواد التقنية المتعلقة بتنفيذ المشروع، كما يتم ترقيمها وتسجيل من يستلمها. المادة التاسعة: لا يجوز إعارة مستندات المشروع مثل مقترحات المشروع، وتقارير الجدوى، والتصاميم الأولية، ورسومات البناء، لأشخاص غير معنيين بالمشروع بشكل عشوائي. المادة العاشرة: يجب على قسم التنفيذ أن يعيّن شخصًا مسؤولًا عن حفظ جميع المستندات المتعلقة بعملية البناء، ولا يجوز الاطلاع على هذه المستندات أو تسجيلها إلا بموافقة رئيس قسم التنفيذ.
المادة الحادية عشرة: عند استلام قسم التنفيذ لأي مستندات تقنية سرية، يجب عليه إبلاغ رئيس القسم فورًا، كما يجب على فريق الحفاظ على السرية تحديد درجة سرية هذه المستندات. بمجرد تحديد درجة السرية، يجب وضع ختم يشير إلى درجة السرية على غلاف المستندات كتحذير، ويتم تسجيل جميع المستندات وحفظها لدى شخص مختص. المادة الثانية عشر: يجب تخزين المواد التقنية ذات السرية العالية في خزائن مغلقة بأقفال، ولا يجوز إعارتها في الأصل. وفي حال الحاجة إلى استخدامها لأغراض العمل، يجب اتباع الإجراءات التالية: 1. يجب الحصول على موافقة رئيس قسم تنفيذ المشروع لاستخدام المواد ذات السرية العالية أو إعارتها أو نسخها. 2. يجب الحصول على موافقة رئيس قسم تنفيذ المشروع لاستعارة أو إعارة أو نسخ المواد ذات الطابع السري. ٣. يجب الحصول على موافقة مدير قسم تنفيذ المشروع لاستعارة المواد ذات الطابع السري. المادة الثالثة عشر: يجب السيطرة بشكل صارم على عدد نسخ المستندات ذات السرية، ويجب تسجيلها في سجلات خاصة مع ذكر رقم كل نسخة. كما يجب على من يمتلك النسخ أن يضمن بشكل صارم عدم إعادة نسخها مرة أخرى. المادة الرابعة عشر: يجب على الأشخاص المطلعين على المعلومات السرية (مستخدمو المعلومات السرية، ومديروها، ومن يقومون بنقلها) أن يوقعوا اتفاقية سرية مع الشركة. المادة الخامسة عشر: في حالة مخالفة أي من البنود المذكورة أعلاه، يتحمل الطرف المخالف كل العواقب الناتجة عن ذلك. وفي الحالات الخطيرة، ستتخذ الشركة إجراءات قانونية ضد الطرف المخالف والمسؤولين عنه. المادة السادسة عشر: يجب على موظفي الشركة، عند تغيير وظائفهم أو تقاعدهم، إعادة جميع المواد المستعارة، ويجب على المسؤول عن الأرشيف التوقيع على ذلك. (ثانياً) أحكام الاطلاع والاستعارة من الملفات: المادة الأولى، يجب إتمام الإجراءات الخاصة بالموافقة عند الاطلاع على المواد التقنية ذات السرية، ويشترط الحصول على موافقة رئيس قسم تنفيذ المشروع. المادة الثانية: يتطلب الاطلاع على مستندات المناقصات والعقود (سجلات تقييم المناقصات) موافقة رئيس قسم تنفيذ المشروع. المادة الثالثة: يجب على الجهات الخارجية التي ترغب في الاطلاع على ملفات شركتنا أن تحصل على خطاب تعريف من جهتها، كما يجب أن يقوم أحد موظفي الأقسام المعنية في شركتنا بترشيحهم، ويتم إتمام إجراءات الاستعارة وفقًا للأحكام المذكورة أعلاه. المادة الرابعة: يجب أن يكون هناك موظفون متخصصون يرافقون الأشخاص الذين يرغبون في الاطلاع على سجلات تنفيذ المشروع أو نسخها ； يجب أن يتم التوقيع على نسخ سجلات تنفيذ المشروع من قبل قائد القسم المسؤول عن التعامل مع هذه السجلات، بالإضافة إلى قائد الشركة المسؤولة عن ذلك. المادة الخامسة: عند الحاجة إلى استعارة الملفات من قسم الأرشيف لأغراض العمل، يجب اتباع إجراءات التوقيع بدقة. ويجب إعادة الملفات المستعارة في أسرع وقت ممكن، ولا يجوز تأخير ذلك لأكثر من خمسة أيام. إذا كان هناك حاجة إلى إعارة الشركة، فيجب الحصول على توقيع مدير قسم تنفيذ المشاريع لذلك. المادة السادسة: يجب تحديد محتوى المواد التي سيتم الاطلاع عليها والغرض من الاطلاع في إجراءات التوقيع والموافقة، كما يجب تحديد موعد إعادة المواد في حالة الحاجة إلى استعارتها. (ثالثاً) مسؤوليات قسم تنفيذ المشاريع في مجال السرية: المادة الأولى: تطبيق قوانين السرية واللوائح ذات الصلة الصادرة عن الجهات العليا، والقيام بعمل جيد في حفظ سرية الملفات. المادة الثانية: يجب على موظفي قسم تنفيذ المشاريع أن يولوا أهمية كبيرة للسرية، وأن يكونوا قدوة في تطبيق قوانين وأنظمة السرية الخاصة بالحزب و**. المادة الثالثة: يتم تطبيق نظام “من يتولى الإشراف، هو المسؤول” في إدارة السرية لدى موظفي قسم تنفيذ المشاريع، ويتم التعامل مع الأمور وفقًا لنظام المسؤولية التدريجية. المادة الرابعة: يجب على موظفي قسم تنفيذ المشاريع، عند استلامهم للملفات أو حفظها أو استخدامها، أن يقوموا بالتحقق منها بعناية وفقًا لللوائح المعمول بها، وأن يوقعوا عليها ويسجلوها ويُغلقوا سجلاتها، بحيث يكون النظام متكاملاً والسجلات واضحة. المادة الخامسة: يجب، بالنسبة للوثائق التي يتم تحديد أنها تحتاج إلى التدمير، كتابة تقرير تقييم وفقًا لللوائح المعمول بها، ثم تسجيل عملية التدمير، وبعد موافقة القائمين على الإشراف، يتم التدمير تحت إشراف شخصين أو أكثر. المادة السادسة: يجب على موظفي قسم تنفيذ المشاريع الحفاظ بشدة على **السرية، ولا يجوز لهم نسخ أو نشر محتويات الملفات السرية بشكل تعسفي، كما لا يجوز لهم استغلال سلطاتهم لنسخ مواد الملفات بشكل خاص. المادة السابعة: يجب على موظفي قسم تنفيذ المشاريع استخدام أجهزة الحاسوب وغيرها من أدوات الأتمتة المكتبية بطريقة تضمن الحفاظ على سرية المعلومات، ومنع تسريبها. المادة الثامنة: يجب السيطرة بشكل صارم على عدد نسخ وثائق ومستندات موظفي قسم تنفيذ المشاريع، بالإضافة إلى تحديد نطاق إرسالها، كما يجب تحديد رقم التسلسل ومستوى السرية ومدة الاحتفاظ بها. المادة التاسعة: فيما يتعلق بالمشاريع التي يتم تنفيذها بواسطة جهات خارجية، يجب إبرام اتفاقية سرية مع هذه الجهات، ويجب أن يتم التأكد من عدم كشفها للأسرار لأي طرف ثالث. المادة العاشرة: لا يجوز لموظفي قسم تنفيذ المشاريع نشر أبحاث، أو القيام بزيارات دراسية، أو ممارسة أنشطة تبادل التقنيات، أو إجراء اتصالات مع الخارج، بما يتعلق بأسرار الشركة أو أسرار المشاريع المحمية. قسم تنفيذ المشاريع