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Es müssen folgende Unterlagen bereitgestellt werden: A. Frachtauftrag, B. MSDS in englischer Sprache, C. Scannkopie der Genehmigung für den Transport gefährlicher Güter (die Scannkopie wird bei der Buchung erstellt; das Original ist später für die Anmeldung erforderlich), D. Ausfüllformular des Schifffahrtsunternehmens für den Transport gefährlicher Güter. Nachdem diese vier Unterlagen beim Schifffahrtsunternehmen eingereicht wurden, dauert es bei verschiedenen Unternehmen etwa zwei Arbeitstage (genaue Dauer hängt vom jeweiligen Unternehmen ab – KMTC, MSK, MSC, EMC, HMM, SITC, CMA, WHL, TSL kümmern sich alle um den Transport gefährlicher Güter). Nach der Prüfung durch das Schifffahrtsunternehmen müssen manche Unternehmen die Angelegenheit noch an ihren Hauptsitz weiterleiten, wodurch die Bearbeitungszeit länger dauert. Es ist daher notwendig, sie dringend anzutreiben, damit die Vorbereitungen abgeschlossen werden können. Auf der Vorbereitungsseite stehen in der Regel der Schiffsnamen, die Reisenummer, die Frachtpapiernummer, der Code des Umsteigehafens sowie der Frist für die Meldung von Gefahrgütern. Sobald die Voranmeldung bei der Reederei vorliegt, kann man mit den weiteren Schritten beginnen – beispielsweise bezüglich des Abfahrtsdatums am Samstag. In der Voranmeldung steht, dass die Einreichung der Gefahrgutdeklaration bis Dienstagmorgen um zehn Uhr fällig ist. Das bedeutet, dass Sie spätestens am Dienstagmorgen den Container-Nummer haben müssen, um gemäß der Gewohnheit des Fuhrparks am Vortag die Anfrage zu stellen und am darauffolgenden Morgen den Container abzuholen. Daher müssen Sie am Montag die Bestellinformationen an das Fuhrunternehmen senden, damit dieses am Montag die Ausrüstungsbestellung aufgeben kann. Erst mit dieser Bestellbestätigung kann der Container abgeholt werden. Erst nachdem der Container abgeholt wurde, erhält man die Containernummer. Mit dieser Nummer kann schließlich die Gefahrgutdeklaration ausgestellt werden. Bei einer ordnungsgemäßen Gefahrgutdeklaration wird eine Gefahrgutdeklarationsformulare ausgestellt, auf der die Referenznummer der Zollbehörde steht. Nachdem das Fuhrparkteam am Montag Ihre Freigabeanfrage erhalten hat, wird noch am selben Tag die Ablieferungsbescheinigung für die Ausrüstung ausgestellt. Am frühen Morgen des folgenden Tages, also am Dienstag, werden die Kisten verpackt. Am Dienstagmorgen erhalten Sie eine Verpackungsliste sowie ein Zertifikat über die Verpackung. Gleichzeitig werden auch die Informationen zum Lager versandt – sobald diese an den Spediteur gelangen, ist alles in Ordnung. Dann senden Sie die Verpackungsliste, das Verpackungszertifikat sowie den Auftrag zur Gefahrgutdeklaration an die Declarationsstelle; diese muss die Deklaration vor zehn Uhr morgens abschließen. Danach muss das Fuhrunternehmen die Lagerinformationen finden, dann ist die Gefahrgutdeklaration für diese Lieferung fertig. Nachdem die Gefahrgutdeklaration fertig ist, geht es darum, die Waren in das Lager zu bringen (oder mit einem LKW zur Fabrik zu transportieren). Es wird empfohlen, die Waren am Donnerstag ins Lager zu bringen – schließlich fährt das Schiff am Samstag. In dem Bereich für Gefahrgüter werden die Waren separat bearbeitet. Es bringt also nichts, die Waren zu früh zu liefern. Nach der Lieferung am Donnerstag ins Lager kümmert sich das Lager um die weitere Verpackung. Vor dieser Verpackung wird das Lager darüber informiert, ob mit den Waren etwas gemacht werden muss – beispielsweise ob Etiketten angebracht werden müssen, ob Paletten verwendet werden sollen (in welcher Größe, mit oder ohne Desinfektion) sowie ob die Waren verstärkt werden müssen – entweder nur leicht oder in amerikanischem Stil. Auf kleinen Gegenständen müssen außerdem ggf. Gefahrgutzeichen angebracht werden. Die Kosten für die Verpackung von Gefahrgütern sind relativ hoch – sie liegen deutlich über denen bei der Verpackung gewöhnlicher Waren. All das muss bereits vor der Verpackung geklärt werden. Wenn man erst nach der Verpackung noch Änderungen vornehmen will, ist das zeitaufwendig und schwierig. In den Lagern für Gefahrgüter gibt es ohnehin nicht viele Mitarbeiter, und sie sind auch nicht besonders bereit, weitere Änderungen vorzunehmen. Wie bereits erwähnt, erstellt die meldende Bank die entsprechenden Meldungen. Am Nachmittag desselben Tages bringt sie diese Meldungen zur Seefahrtsbehörde. Die elektronische Version dieser Meldungen reicht aus, damit das Fahrzeug in den Hafen einfahren kann. Anschließend kann das Fahrzeug mit dieser elektronischen Version in den Hafen einfahren. Nach der Ankunft im Hafen wird die Zollabfertigung organisiert. Nach der Freigabe wartet man darauf, dass das Schiff ablegt, und die Reederei stellt den Frachtpapier aus.