Wie kann ein Projektmanager erfolgreiche Fortschrittsbesprechungen abhalten?

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Wie führt ein Projektmanager erfolgreiche Fortschrittsbesprechungen durch? Als Projektmanager sind die wöchentlichen Projektfortschrittsbesprechungen ein wichtiges Werkzeug für Sie. Durch die Überwachung der wöchentlichen Projektfortschritte können wir jedes große Projekt bewältigen. Exzellente Projektmanager nutzen Besprechungen zur Fortschrittskontrolle niemals nur als Mittel, um den Stand des Projekts zu erfahren – sie wissen in der Regel bereits vor der Besprechung, wie es um den Fortschritt steht. Tatsächlich ist die Fortschrittsbesprechung ein Werkzeug, das Projektmanagern dabei hilft, das Projekt voranzutreiben, indem sie den Teammitgliedern Anleitung zu den entscheidenden Fragen geben können, die die endgültige Lieferung des Projektergebnisses beeinflussen. 　　 Achten Sie sorgfältig auf die Vorbereitungen vor der Besprechung. Als erfahrener Projektmanager sollte man vor jeder Fortschrittsbesprechung mit allen wichtigen Mitgliedern des Projektteams in Kontakt treten. Wenn das Projektmanagement gut ist, sollten Sie stets enge Kontakte zu den Teammitgliedern halten. Auf diese Weise werden bei den Projektfortschrittsbesprechungen keine Unvorhergesehenheiten auftreten. Ich bereite mich in der Regel aus den folgenden Aspekten vor: 1. Detaillierte Prüfung des Projekts. 　　 Ich werde mir die Aufgaben ansehen, die in den nächsten 2–4 Wochen erledigt werden müssen, um den jeweiligen Fortschritt zu erkennen. Erkunden Sie die Fragen, bei denen Sie sich unsicher sind, insbesondere jene, die wichtige Aspekte anderer Aufgaben betreffen. Eine sorgfältige Prüfung der einzelnen Aufgaben wird Ihnen dabei helfen, Probleme zu erkennen und Ihr Verständnis für die entscheidenden Fragen im Projekt zu vertiefen. Diese Fragen wirst du auch auf dem Fortschrittsmeeting ansprechen. 　　 2. Engpässe erkennen. 　　 Zu den Aufgaben des Projektmanagers gehört es, die Engpässe im Projekt zu identifizieren und Strategien zur Beseitigung dieser Engpässe zu entwickeln. Denken Sie unbedingt daran: Wenn Sie ein Engpass beseitigen, werden andere Probleme zu neuen Engpässen in dem Projekt. 　　 3. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Fragen. 　　 Ich werde die wichtigsten Punkte, die ich auf der Liste der Schlüsselfragen aufnehmen möchte, um sie in der Besprechung mit dem gesamten Team oder einem bestimmten Mitglied zu besprechen. Während der Besprechung werde ich diese im Voraus vorbereitete Liste bei mir haben. Die Dauer der Fortschrittsbesprechungen sollte eine Stunde nicht überschreiten. Neben Meetings, an denen das gesamte Team teilnimmt, können Sie auch Meetings organisieren, an denen nur einige Mitglieder teilnehmen, um konkrete Themen zu besprechen. Denken Sie stets daran, dass nicht alle Teammitglieder in alle Aspekte des Projekts einbezogen werden müssen. 　　 4. Sei vorsichtig mit dem, was du sagst und tust. 　　 Die Bewertung von Führungskräften basiert stets auf den folgenden Aspekten: Organisationsfähigkeit, Weitsicht, Verständnisfähigkeit, Handlungsfähigkeit, Entschlusskraft, Denkweise und Führungsstil. Die Teammitglieder beobachten auch genau jede deiner Handlungen – unterschätze diese Wirkung nicht. 　　 Detaillierte Planung der Besprechung 　　 Bei der Erstellung des Zeitplans für die Besprechung kann man sich an die folgenden Methoden halten: 　　 1. Nennung der Namen. 　　 Vor der Besprechung sollen alle Personen, die an der Besprechung teilnehmen, bekannt gegeben werden. Dies ist besonders wichtig für die Teammitglieder, die aus der Ferne per Telefon an Meetings teilnehmen, und spart außerdem Zeit bei den Meetings. 　　 2. Neue Probleme im Geschäftsbetrieb rechtzeitig erkennen. 　　 Während der einwöchigen Arbeitszeit könnten Sie auf einige neue Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt stoßen. Bei der Besprechung sollten diese neuen Informationen so früh wie möglich mit den Teammitgliedern geteilt werden, damit alle diese Aspekte bei der Diskussion über den Fortschritt des Projektplans berücksichtigen können. Aber nicht jedes Problem ist es wert, Zeit in der Sitzung zu verschwenden, daher muss die Information so weit wie möglich gekürzt werden. 　　 3. Überprüfen Sie den Fortschritt des Projektplans. 　　 Gemäß dem Projektplan soll jedes Teammitglied einen kurzen Bericht über den Fortschritt seiner Aufgaben in dieser Woche sowie die Pläne für die nächsten zwei Wochen abgeben. Durch die Überprüfung des Fortschritts des Projektplans müssen Sie herausfinden, ob alle Aufgaben nach Plan voranschreiten und ob es Fälle gibt, in denen sie nicht rechtzeitig erledigt werden können. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Teammitglieder Fragen bezüglich der Teammitglieder des Projekts oder der Projektaufgaben miteinander austauschen können. 　　 4. Schlüsselpositionen. 　　 Nach der Überprüfung des Fortschritts des Projektplans werden umgehend die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Sie können diese Gelegenheit nutzen, um die wichtige Rolle der Kernmitglieder hervorzuheben, denn sie werden direkt den Abschluss der Schlüsselpunkte beeinflussen. Gleichzeitig können Sie hier auch mögliche Lösungen besprechen, um den Teammitgliedern eine gewisse Anleitung zu geben. 　　 5. Zeit für Fragen und Diskussionen. 　　 Geben Sie den Teammitgliedern etwas Zeit, damit sie Fragen zu Themen stellen können, die in der Diskussion nicht angesprochen wurden. Dann kannst du die Gelegenheit nutzen, erneut auf die Schlüsselfragen hinzuweisen, die du zuvor oder auf der Konferenz entdeckt hast. 　　 6. Fassen Sie zusammen und listen Sie die Handlungspunkte auf. 　　 Es ist unerlässlich, eine Zusammenfassung des Projektfortschritts zu erstellen und auf der Grundlage der Besprechungsergebnisse Handlungspunkte aufzulisten, um das Projekt effektiver voranzutreiben. 　　 7. Die Besprechung beenden. 　　 Beenden Sie die Besprechung mit ermutigenden Worten und positiven Erwartungen. Man sollte stets auf die Teamzusammenarbeit achten und die Teammitglieder dazu ermutigen, einander zu helfen, um den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten. 　　 8. Nachrichten nach der Konferenz. 　　 Nach jedem Treffen veröffentliche ich rechtzeitig einen Newsletter, in dem ich die Fortschritte sowie die wichtigsten Themen des Treffens zusammenfasse und die entsprechenden konkreten Handlungsschritte aufzeige. 　　 Wichtige Fragen, die beachtet werden sollten 　　 Die folgenden wichtigen Fragen müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie Meetings zur Überwachung des Projektfortschritts abhalten: 　　 1. Das Meeting pünktlich beginnen; 　　 2. Die dringenden Probleme des Projekts klar erkennen; 　　 3. Die aktuellen Engpässe kennen und wissen, wie man sie beseitigt; 　　 4. Auf die bei den Meetings festgestellten Probleme und Potenzialrisiken achten; 　　 5. Die Meetings nutzen, um das Verantwortungsbewusstsein der Teammitglieder zu stärken; 　　 6. Bei Kritik das gesamte Team ins Visier nehmen. 　　 7. Lob für einzelne Teammitglieder kann in der Besprechung ausgesprochen werden;
8. Die Dauer der Besprechung sollte nicht länger als 1 Stunde sein;
9. Wichtige Probleme können in einer separaten Besprechung erörtert werden;
10. Man sollte darauf achten, die Zeit des Teams zu sparen;
11. Probleme, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, sollten in einer separaten Besprechung gelöst werden. 　　 Wenn Sie sich nach den oben genannten Punkten richten, werden Sie sicherlich eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen können, wodurch das gesamte Projekt erfolgreich wird. Denken Sie daran: Alle beobachten genau, wie Sie als Projektmanager das gesamte Projekt leiten. Ihre Führungskompetenz hat Einfluss auf die Arbeitsbedingungen im gesamten Team sowie auf den Erfolg oder Misserfolg des Projekts.