Wie man eine gute Arbeitsbeschreibung verfasst

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Mit dem Näherkommen des Jahresendes strömen zahlreiche Zusammenfassungen und Berichte herein, was für viele eine Belastung darstellt. “Den Kopf heben, um den Mond anzusehen; den Kopf senken, um Materialien zu schreiben. Wenn Verwandte und Freunde in Luoyang fragen, sagen Sie, ich schreibe Materialien. ”Verschiedene Inventuren und Zusammenfassungen – sie umfassen mindestens einige tausend Wörter, manchmal sogar zehntausende. Bei einigen Jahreszusammenfassungen hängt außerdem die Bewertung der Leistung davon ab, was vielen Berufstätigen große Kopfschmerzen bereitet. Wie kann man bei der Jahresbilanzung den sechs häufigen Fehlern ausweichen? 　Fehlerbild 1: „Zusammenfassungen müssen bescheiden sein“
Wir werden von klein auf darauf erzogen, bescheiden zu sein und uns nicht zu sehr in den Vordergrund zu drängen. Tolstoi sagte einmal: Es ist besser, nicht alles zu sagen, anstatt zu viel zu sagen – Prunk und Übertreibungen sollten vermieden werden. Insbesondere zwischen Abteilungen, die zusammenarbeiten müssen, neigen Manager dazu, eher die Rolle eines Beraters oder Strategen einzunehmen. Daher ist eine bescheidene Haltung die übliche berufliche Einstellung solcher Manager. 　　Daher sind in den „bescheidenen“ Zusammenfassungen stets Formulierungen wie „unter der Fürsorge der Vorgesetzten und durch die gemeinsamen Anstrengungen der Kollegen“ oder „unter den weisen Entscheidungen der Führung“ enthalten, was unweigerlich den Eindruck erweckt, dass es darin um nichts Wesentliches geht. Deshalb sollten die Zusammenfassungen mit Inhalt angereichert werden, anstatt mit zu vielen offiziellen Formulierungen und Floskeln. Ein weiteres Problem ist es, eigene Fehler allzu detailliert zusammenzufassen. Diese Praxis, die Schwächen zu überbetonen, lässt die Führung noch mehr an Ihren Fähigkeiten zweifeln. 　　Die gespielte sogenannte „Selbsterfassung“ führt dazu, dass die Jahresbilanz unweigerlich einen stärkeren Beigeschmack von Unterdrückung und Grauheit erhält. 　　Tatsächlich sollten wir aus den gewohnten Mustern ausbrechen und die Realität neu betrachten. 　　Mit der stetigen Erweiterung des Unternehmensumfangs delegieren viele Führungskräfte immer mehr Befugnisse. Objektiv gesehen kann selbst die direkte Führungsebene nicht überall genau erkennen, wie jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter arbeitet. Deshalb sollten die Mitarbeiter aufhören zu glauben, dass ihre Handlungen von den Führungskräften beobachtet und im Gedächtnis behalten werden – schließlich haben die Führungskräfte weder genügend Zeit noch die nötige Aufmerksamkeit dafür. Wir müssen durch Zusammenfassungen kommunizieren und unsere Leistungen darstellen – so gewinnen wir oft mehr Verständnis und Unterstützung! Tatsächlich ist die Zusammenfassung auch ein Prozess, der die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Untergebenen verbessert und das gegenseitige Verständnis vertieft. 　　Daher wird eine Zusammenfassung der eigenen Weisheit und Selbstsicherheit sicherlich dazu führen, dass Ihr Vorgesetzter Sie mit anderen Augen sieht. Gleichzeitig hat Ihre Zusammenfassung als Abteilungsleiter nicht nur Auswirkungen auf Ihren eigenen Eindruck bei Ihrem Vorgesetzten, sondern auch auf den Eindruck, den Ihre Abteilung bei ihm hinterlässt. Deshalb ist es umso wichtiger, in angemessener Weise seine Leistungen hervorzuheben. 　Fehlerannahme Nummer 2: „Zusammenfassungen müssen formatiert werden.“ Tatsächlich spiegeln Zusammenfassungen auch den Denkansatz einer Person wider. Zum Beispiel ist Herr A ein Projektmanager mit Ausbildung in Naturwissenschaften und Ingenieurwesen. Er neigt dazu, in Zahlen zu kommunizieren – seine Zusammenfassungen bestehen daher meist aus Zahlen und Diagrammen. Herr A ist der Ansicht, dass solche Zusammenfassungen klar und verständlich sind und die Arbeitsbedingungen objektiv sowie quantitativ darstellen können. Zudem mochte sein früherer Chef diese Darstellungsweise sehr. Der neue Chef hingegen scheint das nicht so zu sehen und bezeichnete seine Zusammenfassungen als „kalte Projektberichte“. 　　Herr B hingegen ist ein junger Mann, der in der Personalabteilung arbeitet. Im Alltag ist er voller Leidenschaft und mag es, sich zu präsentieren. Auch seine Jahresbilanz ist, genau wie er selbst, leidenschaftlich und ausführlich geschrieben – doch es fehlt an einer objektiven Zusammenfassung sowie systematischem Denken. Dadurch bleibt zwar Begeisterung übrig, doch es wird kein wirkliches Inhalt erkennbar. 　　Daher sollte die Jahresbilanz weder nur eine „Übersicht“ aus objektiven Daten und rationaler Analyse sein, noch ein ausführlicher Bericht im Stil der Dokumentarliteratur. Vielmehr sollte es sich um einen systematischen Bericht handeln, der sowohl Tabellen und Diagramme als Hilfsmittel enthält als auch eine klare, verständliche textliche Darstellung bietet. 　　Gleichzeitig kann bei der Präsentation der Jahreszusammenfassung auch voll und ganz von multimedialen Darstellungen Gebrauch gemacht werden, um den Führungskräften und Kollegen eine anschaulichere und lebendigere Jahresberichterstattung zu bieten. 　　Kurz gesagt, eine Zusammenfassung, die von Vorgesetzten gelobt wird, muss eine Zusammenfassung sein, die „hervorsticht“. Natürlich setzt das voraus, dass man die Anforderungen und Präferenzen des Vorgesetzten kennt und daran entspricht. 　　Fehlerbild Nummer drei: „Gute Nachrichten zu verbreiten und schlechte zu verschweigen – das ist die beste Strategie.“ Im Allgemeinen möchten die meisten Menschen über ihre Erfolge sprechen, während sie Fehler, Missgeschicke oder unangenehme Situationen unbewusst ausklammern. Das ist verständlich. Genau wie Berufstätige, die nach Erfolg streben und Schmerzen vermeiden wollen, geben sie sich oft unbewusst psychologische Hinweise, die ihnen zugutekommen – beispielsweise: „Ich bin wirklich hervorragend“ oder „Die anderen haben einfach keinen Geschmack“. Deshalb neigen die Menschen dazu, eher über ihre Erfolge zu sprechen, um einen positiven Geisteszustand zu bewahren. 　　Deshalb neigen viele Menschen dazu, nur Gutes zu berichten und schlechte Nachrichten zu verschweigen. Einige Unternehmen legen fest, dass in den Zusammenfassungen mindestens drei eigene Fehler und Mängel aufgeführt werden müssen. Dennoch versuchen manche, die wichtigen Probleme zu umgehen, sprechen nur über unbedeutende kleine Fehler oder verwenden sogar eine Taktik des versteckten Lobes für sogenannte „gute Mängel“. 　　Natürlich hat die Geschichte immer ihre Gründe. Ein Abteilungsleiter sagte: Früher habe ich auch gerne meine Fehler und Schwächen zusammengefasst, aber ich stellte fest, dass die Führungskräfte das als Zeichen mangelnder Kompetenz ansahen. Sie nutzten das oft als Grund, um Anforderungen an mich zu stellen. Zuerst dachte ich, es sei eine Form der Fürsorge seitens der Führungskräfte – doch später hatte ich das Gefühl, nicht mehr von anderen vertraut zu werden. Das war sehr unangenehm. 　　Aber haben Sie schon darüber nachgedacht: Was tun Sie, wenn Sie nicht selbst auf Ihre Fehler hinweisen und die Führungskräfte diese erst entdecken? Es gibt immer weniger Führungskräfte, die nur auf das Ergebnis achten und den Prozess ignorieren. Führungskräfte haben das Recht – und müssen auch – die Wahrheit zu kennen, einschließlich der Ursachen für die Fehler. 　　Ein Abteilungsleiter sagte: „Angesichts von Fehlern legte ich mehr Wert auf die Analyse der Ursachen sowie auf Maßnahmen zur Verbesserung. Gleichzeitig möchte ich auch den Vorgesetzten klar machen, dass Fehler nicht durch eine einzige Ursache entstehen. Zum Beispiel können Fehler auf mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, Abweichungen seitens der Mitarbeiter auf unterer Ebene oder unzureichende Überwachung und Kontrolle seitens der Führungskräfte zurückzuführen sein. Doch ich halte es für am wichtigsten, herauszufinden, wie man solche Fehler in Zukunft vermeiden kann. Ich möchte daher Vorschläge für Verbesserungen machen.“ 　Irrtum Nummer vier: „Bei der Zusammenfassung muss alles berücksichtigt werden.“ Für Abteilungsleiter bedeutet die Jahreszusammenfassung nicht nur, über sich selbst zu berichten, sondern auch über die Situation in der Abteilung. Es soll möglichst umfassend dargestellt werden, wie die Arbeit im Laufe des Jahres verlaufen ist. Doch mit „umfassend“ ist keineswegs jede Kleinigkeit gemeint – es handelt sich auch nicht um eine Ansammlung von Monats- oder Wochenzusammenfassungen. Es ist wichtig, die Schwerpunkte der Arbeit sowie die herausragenden Leistungen und Erfolge des Jahres hervorzuheben. So soll verhindert werden, dass die Vorgesetzten den Eindruck bekommen, dass zwar viel gearbeitet wurde, aber nichts wirklich in Erinnerung bleibt. Die Zusammenfassung sollte sowohl ausführlich sein, als auch gezielt – also in Maßen und mit klarer Struktur. 　　Bei der Zusammenfassung der Pläne und Erwartungen für das kommende Jahr entsteht oft das Gefühl, es gäbe nur „Umrisslinien“ ohne „klare Konturen“. Tatsächlich spiegelt dies auch die Kultur eines Unternehmens wider – ob sie detailorientiert oder eher oberflächlich ist. 　　Ein Manager eines ausländischen Unternehmens sagte: Bei der Jahresbilanz müssen wir nicht nur zusammenfassen, was wir in diesem Jahr getan haben, sondern auch 100 Dinge aufschreiben, die wir im nächsten Jahr erledigen wollen. Zuerst dachte ich, das sei schrecklich – es ist schon schwierig genug, 50 Dinge zu nennen, die man erledigen muss. Doch das ist einfach die Kultur unseres Unternehmens: Der Fokus liegt auf Planung. Am Ende umfassten die 100 von mir aufgelisteten Dinge nicht nur Arbeitsschritte, sondern auch Angelegenheiten, die ich mit meinen Kollegen klären musste, sowie persönliche Belange im Zusammenhang mit Arbeit und Privatleben. Es handelte sich dabei eher um eine Art persönlichen Lebensplan für das kommende Jahr – im Nachhinein betrachtet ist das ziemlich sinnvoll. 　　Fehlerpunkt fünf: „Zusammenfassungen müssen oft in letzter Minute erstellt werden.“ Am Jahresende ist die Arbeit in der Regel am intensivsten. Doch zu dieser Zeit muss man noch zusätzlich Zusammenfassungen erstellen – man ist also gleichzeitig mit der Arbeit beschäftigt und muss gleichzeitig Zusammenfassungen schreiben. Wie soll man da nicht in letzter Minute handeln und alles hastig erledigen? Das ist jedoch nicht notwendig. 　　Viele Abteilungen halten wöchentlich – manchmal sogar täglich – Besprechungen. Die Zusammenfassungen aus diesen Besprechungen bilden genau die Grundlage für die Jahresbilanz. Eine gute Jahresbilanz kann daher nicht im letzten Moment improvisiert werden; sie erfordert vielmehr eine kontinuierliche Aufzeichnung der täglichen Ereignisse sowie regelmäßige Zusammenfassungen. Nur wenn die üblichen Zusammenfassungen ordentlich erstellt werden, ist es möglich, schnell und effizient eine solide Jahresbilanz zu erstellen. 　　Gleichzeitig sind Zusammenfassung und Arbeit eigentlich ein gegenseitig fördernder Prozess. Insbesondere als Mittelmanager kann man durch gezielte Zusammenfassungen und Erfassung von Informationen die Arbeitsbedingungen in der Abteilung stetig verbessern. Dadurch erhält die Jahreszusammenfassung mehr Inhalt. Im Laufe dieser kontinuierlichen Verbesserungen wird das Management Ihre Führungsmethoden, Ihr Denken sowie Ihre Fähigkeiten erkennen und somit eine genauere Beurteilung von Ihnen abgeben können. 　　Kurz gesagt, eine Zusammenfassung sind die im dynamischen Entwicklungsprozess entstehenden Erfolge und Probleme – auch diese werden im Laufe dieses Prozesses ständig gelöst. Der Sinn einer Zusammenfassung besteht darin, dass durch kontinuierliches Zusammenfassen Einzelpersonen, Abteilungen und Unternehmen Fehler vermeiden und bessere Ergebnisse erzielen können. 　　Irrtum Nummer sechs: „Die Zusammenfassung muss vor allen Mitarbeitern vorgestellt werden.“ Viele Unternehmen erstellen am Jahresende Zusammenfassungen, indem sie diese vor allen Kollegen präsentieren. Doch in Wirklichkeit eignen sich nicht alle Zusammenfassungen für eine Präsentation vor der gesamten Belegschaft. Es sollte vielmehr zwischen einer mündlichen Zusammenfassung und einer schriftlichen Zusammenfassung unterschieden werden. Bei der mündlichen Präsentation sollten die Mitarbeiter lediglich die Arbeitsergebnisse zusammenfassen – beispielsweise welche Aufgaben im Laufe des Jahres erledigt wurden, wie viele Aufgaben übertroffen wurden, welche Aufgaben noch ausstehen. Zudem sollten die Ursachen für Fehler analysiert werden und Pläne für das kommende Jahr erstellt werden. 　　Aber bei einigen Problemen ist es vielleicht nur angemessen, sie dem Vorgesetzten zu melden; daher könnte dieser Teil einfach als schriftlicher Bericht dienen. Andernfalls werden auf den Jahresabschlussbesprechungen wohl nur gute Nachrichten über eine „hervorragende Situation“ zu hören sein, wodurch tiefergehende und ernsthafte Reflexionen fehlen. 　　Bei einigen Themen, für die eine schriftliche Berichterstattung erforderlich ist, kann der Vorgesetzte den Bericht nach seiner Prüfung später noch in einem Einzelgespräch mit dem Berichterstatter besprechen. Kurz gesagt: Unabhängig von der Form des Jahresabschlusses ist das Wichtigste, wie gut dieser Abschluss ist. 【Großes Geheimnis】Kleine Tipps für die Jahresbilanz: Erstens – konzentrieren Sie sich auf Ihre eigene Arbeit. Bei der Erstellung der Bilanz sollte man sich an das Prinzip halten, dass jeder seine eigenen Aufgaben erledigen soll. Man sollte nicht über die eigenen Befugnisse hinausgehen und die Leistungen oder Fehler anderer Personen bewerten. Zwar kann bei der Ausführung der eigenen Arbeit auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen notwendig sein – doch das ist trotzdem eine grundlegende Voraussetzung bei der Erstellung einer Bilanz. Zweitens: Es muss auf die Bedürfnisse der Führungskräfte Rücksicht genommen werden. Bei der Jahresbilanz als Mittelmanager sind die Adressaten sicherlich die Führungskräfte des Unternehmens. Ein weiterer Teil der Adressaten sind die Abteilungsleiter auf derselben Ebene. In einigen Unternehmen nehmen auch gewöhnliche Mitarbeiter an solchen Besprechungen teil. In diesem Fall sollte Ihre Bilanz in erster Linie auf die Bedürfnisse der Führungskräfte ausgerichtet sein. 　　Was die Führungskräfte vor allem wissen möchten, sind die Leistungen und Erfahrungen, die man in diesem Jahr erzielt hat. Ob die im letzten Jahr gesteckten Ziele erreicht wurden, um wie viel die Leistungen gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind – falls die Leistungen zurückgegangen sind, müssen die Gründe dafür erklärt werden. Es ist von größter Bedeutung, durch eine Zusammenfassung den Mitarbeitern die Chancen und Perspektiven der Abteilung aufzuzeigen. 　　Im Gegenteil: Wenn man alles erzählt – wie die ernsten Probleme in der Abteilung aussehen und wie besorgniserregend die Situation ist – dann mag das zwar wahr sein und man handelt dabei sogar aufrichtig, aber es gibt Dinge, die nicht vor allen Mitarbeitern des Unternehmens besprochen werden sollten. Andernfalls können die gewöhnlichen Mitarbeiter das Vertrauen in die Abteilung – ja sogar ins ganze Unternehmen – verlieren oder an den Fähigkeiten der Führungskräfte zweifeln. Das ist äußerst problematisch. 　　Drittens: Streben nach einer Kombination aus Text und Bildern. Es ist ideal, wenn man versucht, Daten, Diagramme sowie ausführliche textliche Erklärungen zu verwenden, sodass eine Kombination aus Text und Bilden entsteht. 　　Natürlich darf Ihre Zusammenfassung auch nicht zu stark spezialisiert sein. Mindestens 60 Prozent des Inhalts sollten so sein, dass der Vorgesetzte ihn auf den ersten Blick verstehen und sofort eine Entscheidung treffen kann. 30 Prozent sollten so sein, dass der Vorgesetzte sie durch Ihre Erklärungen in der Zusammenfassung verstehen kann. Die restlichen 10 Prozent sollten sehr spezialisiert sein – mit dem Ziel, das eigene Können zu zeigen. 　　Wenn möglich, sollten Multimedia-Präsentationen genutzt werden – dadurch wirkt man sowohl sehr professionell als auch verständlich. Zudem wird man Ihre Zusammenfassungen als äußerst sorgfältig und präzise ansehen, wodurch man ein sehr professionelles Image aufbaut. 　　Zunächst sollten Daten und Diagramme häufig verwendet werden. Die Führungskräfte von Unternehmen sind in der Regel sehr beschäftigt, weshalb sie sich meist nur auf die Gesamtzahlen konzentrieren und weniger auf die detaillierten Aspekte. Deshalb möchten sie gerne mehr über die Details erfahren. In solchen Fällen ist es sinnvoll, Argumente durch Daten oder quantitative Zahlen, Vergleichsdiagramme sowie schriftliche Erklärungen zu untermauern – das entspricht dann am besten den Anforderungen der Führungskräfte. 　　Gleichzeitig wird die Zusammenfassung sicherlich sehr professionell und überzeugend ausfallen, wenn man einige wissenschaftliche Analysemethoden anwendet – wie beispielsweise die SWOT-Analyse, die Baumdiagrammanalyse, die Ishikawa-Diagrammanalyse oder die Diagrammanalyse. Zwar kann man bei der Erstellung einer Zusammenfassung nicht wie beim Schreiben eines Artikels versuchen, mit besonders beeindruckenden Worten zu glänzen, dennoch sollte man einen eigenen sprachlichen Stil und eine eigene Note haben. Beim Schreiben einer Zusammenfassung kann man zunächst ein Konzept erstellen, anschließend die darin erwähnten Ereignisse hinzufügen, diese dann genauer ausarbeiten und schließlich den Text noch einmal überarbeiten. IV. Man darf auch nicht nur an sich selbst denken.
Erster Punkt: Reflexion bedeutet auch Innovation. Der Hauptzweck der Reflexion ist es, durch die Betrachtung der Vergangenheit die Probleme zu erkennen. Doch es reicht nicht aus, nur die Probleme zu finden – man muss auch Lösungen finden. Wenn man in der Lage ist, die Lücken zu schließen und wirksame Lösungen zu finden, dann handelt es sich dabei um eine Art Durchbruch und Innovation. 　　Element zwei: Den eigenen Standpunkt kennen und den des Gegenübers verstehen. Man muss im Klaren darüber sein, was in der Zusammenfassung enthalten ist. Entscheidend ist es, Schwerpunkte zu setzen und die eigenen Arbeitsschwerpunkte sowie Stärken hervorzuheben. Insbesondere die von Vorgesetzten beachteten Aspekte müssen detailliert und konkret dargestellt werden. 　　Element drei: Blick nach vorn und auch nach hinten. Bei der Erstellung eines Zusammenfassens sollten die Details nicht übersehen werden – insbesondere die Details wichtiger Ereignisse. Durch die Beschreibung dieser Details kann man die Aufmerksamkeit und das Verständnis des Vorgesetzten gewinnen. Schließlich befindet sich der Vorgesetzte in der Entscheidungsebene und versteht manchmal nicht die Schwierigkeiten der Ausführungs Ebene.