Auch zur Projektplanungsverwaltung

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Bai Yunfan hat selbst etwas geschrieben, das er nun mit allen zur Diskussion stellt. Gestern habe ich einen Beitrag in der Freundesliste gesehen, der sich mit der Projektplanung beschäftigte. Darin wurden die Auswirkungen der Planung auf verschiedene Aspekte wie Design, Beschaffung, Bau und Überwachung erläutert, und es wurden einige Strategien zur Bewältigung dieser Herausforderungen vorgeschlagen. Auf den ersten Blick scheint das ziemlich logisch zu sein. Aber bei genauerer Betrachtung handelt es sich dabei tatsächlich um Ausreden, die Planer häufig anführen, wenn die Pläne nicht zum geplanten Zeitpunkt umgesetzt werden. Viele Menschen verstehen Planung lediglich im Zusammenhang mit dem Dreieck aus Zeitplan, Qualität und Kosten und glauben, dass dies die wahre Essenz des Projektmanagements sei, worüber sie gerne sprechen. Diese Auffassung stellt Qualität, Zeitplan und Kosten einseitig und künstlich gegenüber und bleibt lediglich auf der Oberfläche des Projektmanagements. Meiner persönlichen Ansicht nach kann ein guter Plan nicht nur die Probleme im Hinblick auf den Zeitplan lösen, sondern auch die Widersprüche zwischen Qualität und Zeitplan in Einklang bringen. Was ist also eigentlich ein Plan? Im Englischen bedeutet Plan einfach „Plan“. Doch mit Plan ist nicht nur das Konzept eines Plans gemeint, sondern auch ein Vorschlag oder eine Lösung. Das bedeutet, dass ein Plan nicht einfach nur eine Liste von Zeitpunkten sein darf; er sollte und muss vielmehr mit dem Konzept zusammenhängen. Ein Plan, der keine Umsetzungsstrategie berücksichtigt, ist nichts weiter als die auf dem Papier stehende Goldbachsche Vermutung. Wie sollte man eigentlich Pläne erstellen? In vielen Lehrbüchern im Inland wird die Hierarchisierung von Plänen betont, wobei in der Regel ein Erstplan in einen Zweitplan, anschließend in einen Dritt- und Viertplan aufgeteilt wird – eine solche Aufteilung von oben nach unten. Ich muss sagen, dass eine solche Planung den Prinzipien und dem Sinn des Plans selbst widerspricht und unweigerlich zu einem „Goldbachschen“ Plan führt. Warum? Die Logik ist einfach: Was passiert, wenn der erste Plan an sich schon unrealistisch ist? Oder ist vielleicht ein bestimmter Punkt in Ihrem zweiten Plan völliger Unsinn? Im PMP werden die allgemeinen Verfahren für die Planung beschrieben. Die Grundlage für die Planung ist die Bestimmung des Aufgabenumfangs, was zum Bereich der Kostenträgerschaft gehört. Der Arbeitsumfang sollte in einer bestimmten Beziehung hierarchisch unterteilt werden, um anschließend Arbeitspakete zu bilden. Es sei darauf hingewiesen, dass das Arbeitspaket selbst die Projektverwaltung beinhalten sollte, da jedes Arbeitspaket einer Kostenkontrollkennung entspricht, die die Grundlage für die Kostenkontrolle darstellt. Der Arbeitspaket selbst sollte als Grundlage dienen, um mit dem Auftraggeber den Umfang der Arbeiten sowie die Projektkosten festzulegen. Auf der Grundlage der Arbeitspakete wird die Arbeit weiter unterteilt; in diesem Stadium handelt es sich im Grunde um die Phase der Detaillierung des Umsetzungsplans. In dieser Phase ist es notwendig, die Arbeiten, die in jedem Arbeitspaket enthalten sind, detailliert aufzuteilen. Ebenso kann je nach Größe des Projekts gefordert werden, dass die Feinheit der zu erledigenden Aufgaben 5 Arbeitsstunden nicht überschreitet – oder maximal 10 Arbeitsstunden. Zudem sollen die detaillierten Aufgaben gemäß dem Umsetzungsplan geordnet werden. Im Prozess der Aufteilung der Arbeitspakete sowie bei der Detaillierung der Arbeiten werden unweigerlich einige Unsicherheiten auftreten. Diese Dinge sollten im Risikoregister des Projekts erfasst werden, um sie im Rahmen der Erstellung und Umsetzung des Projektplans besonders im Auge zu behalten. Bei Bedarf sollten Ersatzpläne erstellt werden. Erst nach der Erstellung des Personaleinsatzplans tritt der Planungsingenieur wirklich in seine Rolle ein: Er führt Statistiken zu den einzelnen Aufgaben durch, erstellt Pläne für die benötigte Arbeitskraft und diskutiert die verschiedenen Optionen, um die Bereitstellung von Personal zu optimieren. Durch die Klassifizierung und Zusammenfassung der geplanten Aufgaben kann die erste Version des Arbeitsplans erstellt werden. Auf dieser Grundlage werden anhand der Schlüsselpunkte des Projekts Diskussionen und Optimierungen durchgeführt, und bei Bedarf werden die Projektphasen selbst angepasst. Schließlich wird das Projektkonzept anhand der tatsächlichen Gegebenheiten des Projekts optimiert und der Arbeitsplan angepasst, um eine überarbeitete oder endgültige Version des Plans zu erhalten. Da die Arbeitsstunden sowie Materialkosten für jede einzelne Lösung bereits in den Arbeitspaketen sowie deren detaillierten Aufgabenlisten ausgewiesen sind, beinhaltet der Plan bereits eine Kontrolle der Kosten. Da das Projekt selbst bereits die Projektverwaltung als Arbeitspaket detailliert festgelegt hat, ist auch die Qualitätskontrolle des Projekts in den Projektplan aufgenommen worden, wobei entsprechende Ressourcen zugewiesen wurden. Im Zuge der Diskussionen zu Ressourcen und Kosten wurde das Konzept bereits erstmals besprochen und festgelegt, wobei auch die Risiken identifiziert wurden. Somit ist der Prozess der Planung an sich ein Prozess zur Risikokontrolle. Anstatt eine starre Analyse der Projektrisiken durchzuführen. Die Liste der Annahmen im Planungsprozess sowie die zugrunde liegenden Überlegungen bei der Planung bestimmen die Umsetzbarkeit des Projektplans. Als Plan, sobald er genehmigt ist, verschiebt sich der Schwerpunkt des Projektmanagers auf die Kontrolle der Risiken an den einzelnen Meilensteinen. In der Umsetzungsphase des Projekts sollte man einerseits besonders auf die Annahmen bei der Erstellung des Projektplans achten – also auf die Risiken. Andererseits sollten die noch nicht abgeschlossenen Schritte analysiert werden, damit der verbleibende Plan entsprechend angepasst werden kann. Ja, der Plan sollte und muss anpassbar sein. Ein Plan, der nicht angepasst werden kann, lässt sich nur als Unsinn und Angeberei bezeichnen. Denn der Plan ist die Richtlinie, nach der jeder seinen täglichen Arbeitsauftrag organisiert. Aber wie kann dein Plan weiterhin die Umsetzung des Projekts leiten, wenn er bereits seit längerer Zeit erhebliche Abweichungen von den Realitäten aufweist? Das ist meiner Meinung nach eine sehr unernste Angelegenheit. Ein unseriöses Plan ist ein Plan ohne Würde, und ein Plan ohne Würde führt unweigerlich zu einem gescheiterten Projekt. Im Ausland gibt es einen Prozess namens Lessons learned, der im Grunde die Verbreitung und Anwendung des Qualitätskontroll-Modells PDCA darstellt. Das gilt auch für die Planungsverwaltung. Durch die Analyse von Abweichungen lassen sich viele Aspekte feststellen, auf die im weiteren Verlauf des Projekts geachtet werden sollte, um die Risiken des Projekts zu minimieren. Aus der Sicht eines Ausländers, insbesondere eines Amerikaners, besteht ein Projekt einfach darin, einen Plan zu erstellen und diesen anschließend Schritt für Schritt umzusetzen. Die Personen, die die Pläne erstellen, sind hochrangige Führungskräfte des Projekts, während diejenigen, die diese Pläne umsetzen, anscheinend kein besonders hohes Intelligenzniveau benötigen. Plötzlich hatte ich Lust, etwas zu schreiben, also habe ich hier so ein bisschen herumgeschrieben.