Projektbaubereich – Geheimhaltungsregeln
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Geheimhaltungsregeln für die BaubereichsabteilungUnternehmen: Erstellt von: Überprüft von: Datum:
(1) Artikel 1 der Geheimhaltungsregeln für die Baubereichsabteilung
Um die „Geheimhaltungsregeln“ des Unternehmens umzusetzen und die Sicherheit der technischen Geheimnisse des Unternehmens zu gewährleisten, wurden diese Vorschriften erlassen. Zweiter Punkt: Die Baubehörde stellt eine Stelle für die Verwaltung von Geheimnissen ein. Unter der Leitung des Leitungsorgans für Geheimhaltung im Unternehmen ist diese Stelle für die Leitung, Überwachung und Kontrolle der Geheimhaltungsmaßnahmen in der Baubehörde zuständig. Der Leiter der Abteilung für Projektbau ist der Leiter der Organisation. Der Abteilungsleiter sowie die stellvertretenden Abteilungsleiter sind Mitglieder der Organisation; außerdem gibt es hauptamtliche Mitarbeiter für den Schutz von Vertraulichkeitsinformationen. Artikel 3: Es muss darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter in Bezug auf das Thema Vertraulichkeit geschult werden, ihr Bewusstsein für die Bedeutung der Vertraulichkeit gestärkt wird sowie die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit klar definiert werden. Man muss sich bewusst um die Geheimhaltung in seinem eigenen Aufgabenbereich kümmern. Es ist notwendig, nicht nur die Art der Unternehmensgeheimnisse zu kennen, sondern auch bei Fragen von Besuchern bezüglich solcher Geheimnisse gemäß den Vorschriften zur Geheimhaltung vorzugehen. Artikel 4: Es muss streng das „Geheimhaltungssystem“ der Abteilung für Projektrealisierung eingehalten werden, um die Geheimnisse des Unternehmens zu schützen, potenzielle Risiken durch Datenleckagen auszuschließen und Lücken, durch die Informationen entweichen könnten, zu schließen. Artikel 5: Die Annahme, Übermittlung, Registrierung, Nummerierung, Weitergabe sowie Aufbewahrung der technischen Unterlagen für den Bau des Projekts obliegt speziell dafür ausgebildetem Personal. Artikel 6: Die Annahme, Übermittlung, Verwendung, Vervielfältigung, Auszugsaufnahme, Aufbewahrung und Vernichtung der technischen Unterlagen zur Projektrealisierung erfolgen streng nach den geltenden Genehmigungsverfahren. Artikel 7: Alle technischen Dokumente, Verträge, Abkommen, Memoranden, Bedienungsanleitungen und andere Unterlagen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Projektbauabteilung sowie bei der Ausführung der Aufgaben entstehen, müssen umgehend und vollständig an den zuständigen Archivierer der Abteilung übergeben werden. Sie dürfen nicht privat aufbewahrt werden. Artikel 8: Die Auflage der technischen Unterlagen für den Projektbau wird streng kontrolliert. Es werden Nummern vergeben, und es wird ein Verzeichnis über die Empfänger geführt. Artikel 9: Projektvorschläge, Studien zur Machbarkeit, vorläufige Entwürfe sowie technische Zeichnungen – alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Projekt – dürfen nicht einfach an Personen weitergegeben werden, die nichts mit dem Projekt zu tun haben. Artikel 10: Die Baubehörde des Projekts stellt eine spezielle Person ein, die für die Aufbewahrung aller Unterlagen im Rahmen des Baus verantwortlich ist. Die Ausleihe dieser Unterlagen sowie deren Erfassung ist nur mit der Zustimmung des Leiters der Baubehörde möglich. Artikel 11: Sobald die Baubehörde des Projekts geheime technische Unterlagen erhält, muss sie umgehend den Leiter der Baubehörde informieren. Zudem muss das Team für Geheimhaltung entscheiden, welche Stufe der Geheimhaltung für diese Unterlagen gilt. Sobald der Geheimhaltungsgrad festgelegt ist, muss auf dem Umschlag der Unterlagen ein Stempel mit dem Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad angebracht werden, um darauf hinzuweisen. Alle Unterlagen müssen zudem von einer bestimmten Person registriert und aufbewahrt werden. Artikel 12: Geheime technische Unterlagen müssen in verschlossenen Schränken aufbewahrt werden. Im Prinzip dürfen sie nicht ausgeliehen werden. Sollten sie aus beruflichen Gründen dennoch ausgeliehen, kopiert oder vervielfältigt werden müssen, muss folgender Ablauf eingehalten werden: 1. Die Ausleihe, Vervielfältigung oder Kopie von Unterlagen der höchsten Geheimhaltungsstufe erfordert die Genehmigung des Leiters des Projekts. 2. Das Ausleihen, Verleihen, Kopieren oder Vervielfältigen von vertraulichen Unterlagen erfordert die Genehmigung des Leiters der Projektbaustelle. 3. Der Ausleih von Materialien mit geheimer Klassifizierung bedarf der schriftlichen Genehmigung des Leiters der Projektbaustelle. Artikel 13: Die Anzahl der Kopien von geheimen Unterlagen muss streng kontrolliert werden. Es müssen Aufzeichnungen darüber geführt werden, wobei die Nummern der Kopien angegeben werden müssen. Die Personen, die die Kopien besitzen, müssen sicherstellen, dass diese nicht erneut kopiert werden können. Artikel 14: Personen, die mit vertraulichen Informationen umgehen (Nutzer, Verwalter und Übermittler solcher Informationen), müssen mit dem Unternehmen eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen. Artikel 15: Im Falle einer Verletzung der oben genannten Bestimmungen tragen die Betroffenen alle daraus resultierenden Konsequenzen. Bei schwerwiegenden Fällen wird das Unternehmen gemäß dem Gesetz die Verantwortlichen sowie die zuständigen Führungskräfte zur Rechenschaft ziehen. Artikel 16: Wenn Mitarbeiter des Unternehmens versetzt werden oder in den Ruhestand gehen, müssen sie alle ausgeliehenen Materialien zurückgeben. Der Leiter der Archivabteilung muss dies unterschreiben. (II) Vorschriften für das Einsichtnehmen in und Ausleihen von Archivmaterialien – Artikel 1: Zum Einsichtnehmen in technische Unterlagen mit geheimem Status sind entsprechende Genehmigungsverfahren erforderlich; diese müssen vom Leiter der Baustelle erteilt werden. Artikel 2: Der Zugang zu Unterlagen bezüglich Ausschreibungen und Verträgen (Bewertungsprotokolle) erfordert die Genehmigung des Leiters der Baustelle. Artikel 3: Dritte Einrichtungen, die in die Unterlagen unseres Unternehmens Einsicht nehmen möchten, müssen dazu einen Empfehlungsschreiben ihrer Einrichtung vorlegen. Zudem muss eine Person aus dem zuständigen Abteilung unseres Unternehmens sie begleiten. Die Ausleihe der Unterlagen erfolgt gemäß den oben genannten Vorschriften. Artikel 4: Zur Einsichtnahme in die Bauakten eines Projekts sowie zur Vervielfältigung dieser Akten muss stets ein speziell dafür ausgebildetes Personal anwesend sein ； Die Vervielfältigung der Baudokumente des Projekts muss von dem Leiter der übergebenden Abteilung sowie vom Leiter des zuständigen Unternehmens unterschrieben werden. Artikel 5: Wenn Akten aufgrund beruflicher Notwendigkeiten aus dem Archiv entliehen werden müssen, sind strenge Unterschriftsverfahren einzuhalten. Die entliehenen Akten müssen so bald wie möglich zurückgegeben werden – maximal innerhalb von fünf Tagen. Um das Unternehmen auszuleihen, ist die Unterschrift des Leiters der Projektbaubehörde erforderlich. Artikel 6: Im Verfahren zur Unterzeichnung und Genehmigung müssen der Inhalt der Einsichtnahme sowie der Zweck dieser Einsichtnahme angegeben werden. Falls die Unterlagen ausgeliehen werden sollen, muss außerdem das Rückgabedatum angegeben werden. (III) Pflichten der Abteilung für Projektbau im Bereich des Datenschutzes: Artikel 1 – Es ist erforderlich, das **Gesetz zum Schutz von Vertraulichkeitsinformationen** sowie die entsprechenden Vorschriften der Vorgesetzten konsequent umzusetzen und dabei sorgfältig darauf zu achten, dass die Unterlagen vertraulich behandelt werden. Artikel 2: Die Mitarbeiter der Baubehörde müssen der Geheimhaltung große Bedeutung beimessen, mit gutem Beispiel vorangehen und die Geheimhaltungsvorschriften sowie alle damit verbundenen Regeln des Parteis und von ** vorbildlich umsetzen. Artikel 3: Die Verwaltung der Vertraulichkeit bei den Mitarbeitern der Baubehörde erfolgt nach dem Prinzip „Wer dafür verantwortlich ist, der trägt auch die Verantwortung“. Die konkrete Verwaltung geschieht dabei nach einem hierarchischen System. Artikel 4: Die Mitarbeiter der Baubehörde müssen bei der Entgegennahme, Aufbewahrung und Bereitstellung von Akten diese sorgfältig überprüfen, unterschreiben, registrieren und löschen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass das System vollständig ist und die Bücher klar geführt werden. Artikel 5: Bei Archivmaterialien, die aufgrund einer Prüfung zur Vernichtung bestimmt sind, muss ein Prüfbericht gemäß den geltenden Vorschriften erstellt werden. Anschließend erfolgt die Registrierung der Vernichtung. Nach Genehmigung durch die zuständigen Vorgesetzten wird die Vernichtung von mindestens zwei Personen überwacht. Artikel 6: Die Mitarbeiter der Baubehörde müssen streng über **Vertrauliches** wachen. Es ist ihnen nicht gestattet, den Inhalt von vertraulichen Unterlagen willkürlich abzuschreiben oder weiterzugeben. Ebenso ist es ihnen untersagt, in Ausübung ihrer Befugnisse Unterlagen eigenmächtig zu kopieren. Artikel 7: Die Mitarbeiter der Baubereichsabteilung sowie diejenigen, die mit Computern und anderen Geräten zur Büroautomatisierung arbeiten, müssen eine strenge Geheimhaltung gewährleisten, um Datenlecks zu verhindern. Artikel 8: Bei den Arbeitsunterlagen und Dokumenten der Mitarbeiter der Baubehörde müssen die Anzahl der Exemplare sowie der Kreis der Empfänger streng kontrolliert werden. Zudem müssen Nummern, Geheimhaltungsstufen sowie die Aufbewahrungsfrist angegeben werden. Artikel 9: Bei Projekten, bei denen eine externe Einheit mit der Ausführung beauftragt wird, muss ein Vertraulichkeitsvertrag abgeschlossen werden. Dabei muss festgelegt werden, dass die externe Einheit die Geheimnisse nicht an Dritte weitergeben darf. Artikel 10: Mitarbeiter der Baubehörde des Projekts dürfen bei der Veröffentlichung von Artikeln sowie bei Besuchen, Studien, technischen Austauschaktivitäten oder außenpolitischen Kontakten keine Informationen preisgeben, die zum Geheimniskreis des Unternehmens oder der geheimen Projekte gehören. Projektbaubereich