वर्ष का अंत निकट है; रासायनिक कारखानों के कार्यों का सारांश इस तरह नहीं लिखा जाना चाहिए

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1. सामग्री की तुलना नहीं, केवल लंबाई की ही तुलना होती है। रसायन संयंत्रों में काम करने वाले कर्मचारी पूरे साल भर कड़ी मेहनत करते हैं। वर्ष के अंत में, जब समीक्षा की बारी आती है, तो कुछ कर्मचारी यह नहीं जानते कि कैसे रिपोर्ट लिखी जाए; लेकिन वे अपने उच्च अधिकारियों पर अच्छा प्रभाव डालना चाहते हैं, इसलिए वे रिपोर्ट की लंबाई को बढ़ाने की कोशिश करते हैं। यदि शब्द सीमा है, तो “अधिकतम मान” के अनुसार ही लिखें। ； यदि ऐसा न हो, तो अन्य समान स्तर की संस्थाओं में प्रकाशित इसी तरह के लेखों की लंबाई के बारे में जानकारी लें। अगर कोई सोचे कि उसने 15 पृष्ठ लिखे हैं, जबकि दूसरे व्यक्ति ने 20 पृष्ठ लिखे हैं, तो ऐसी स्थिति में उसका आत्मविश्वास कम हो जाता है। इसके अलावा, फॉन्ट का आकार भी “नंबर 3” से बड़ा ही रखा जाता है। ऐसी भावनाओं को समझा जा सकता है, लेकिन ऐसे लेख लिखने से ऐसा लगता है कि उनमें कोई वास्तविक मूल्य ही नहीं है; वे तो बेकार ही हैं। दूसरा, बहुत सारे फिरोज़ा एवं खाली शब्द होते हैं। सारांश लिखते समय कुछ ऐसे शब्दों का उपयोग करना स्वाभाविक है, लेकिन इनकी संख्या ज्यादा नहीं होनी चाहिए; बस थोड़ा-सा ही उपयोग करना उचित है। लेकिन कुछ कर्मचारियों ने शुरुआत में ही बहुत सारी अनावश्यक बातें लिख दीं; जैसे: समय तेजी से बीत रहा है, **** वर्ष भी जल्द ही समाप्त हो जाएगा। पिछले वर्ष को याद करते हुए, मन में तरह-तरह की भावनाएँ उमड़ आती हैं। पहले मैं तो दुनिया के रहस्यों से अनजान एक छात्र ही था, लेकिन अब मैं एक अनुभवी तकनीशियन बन चुका हूँ…। ऐसे वाक्यों को लिखना असंभव नहीं है; लेकिन उनका उपयोग करते समय अपनी वास्तविक परिस्थितियों को ध्यान में रखना आवश्यक है। इन वाक्यों द्वारा व्यक्त की गई बातें, व्यक्ति के विचारों एवं कार्यों से अलग नहीं होनी चाहिए। ऐसा करने से ही विभिन्न व्यक्तियों की विशिष्टताएँ दर्शाई जा सकती हैं। तीन, सारांश निकालने में कमी है। सारांश लिखते समय वास्तविकता का ध्यान रखना आवश्यक है, एवं वस्तुनिष्ठता का सम्मान करना भी आवश्यक है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि मूल जानकारी को जैसा है वैसा ही लिख दिया जाए; जो कुछ भी है, उसे ही लिख दिया जाए। ऐसा करने से सारांश बेकार हो जाता है। कुछ सारांशों में, झांग सान, ली सी, जिया यी, बिंग डिंग; पूर्व, दक्षिण, पश्चिम, उत्तर; बड़ी-छोटी सभी बातें – सब कुछ दर्ज होता है। विशेष रूप से कार्य-प्रदर्शन संबंधी सारांशों में कोई चूक न रह जाए, इस बात का ध्यान रखना आवश्यक है। इस समस्या को हल करने हेतु, पहली बात यह है कि “समान प्रकार की चीजों को एक साथ जोड़ना” आवश्यक है; अर्थात्, उसी प्रकृति या उसी श्रेणी से संबंधित कार्यों को एक साथ रखना आवश्यक है। ； दूसरा, सारांश निकालने में कुशल होना आवश्यक है; अर्थात्, समान चीजों में से ऐसी विशिष्ट विशेषताओं को चुनना आवश्यक है जो प्रतीकात्मक महत्व रखती हों। कृपया, किसी रासायनिक कारखाने के कर्मचारी की वार्षिक कार्य-समीक्षा के मुख्य भाग को देखें:
1. कंपनी की **सुरक्षा-शिक्षा सभा** में भाग लेना। ； 2. कार्यशालाओं में आयोजित सेमिनारों में भाग लेना; इन सेमिनारों में मुख्य विषय यह होता है कि प्रत्येक महीने में उत्पादन लक्ष्यों को कैसे बेहतर बनाया ज ； 3. कंपनी द्वारा आयोजित अग्नि-सुरक्षा अभ्यास में भाग लेना। ； 4. …… 5. …… ऐसे ही, बहुत सारी जानकारियाँ दी गई हैं; कौन-सी बैठकें हुईं, कौन-सी गतिविधियों में भाग लिया गया, इसका भी वर्णन है। यह तो लगभग एक घटनाक्रम-विवरण ही है, कार्य-समीक्षा जैसा नहीं। चौथा, तर्कहीनता – तर्क से विपरीत दिखने वाली समस्याओं में वाक्यों का अर्थ अस्पष्ट होना, एवं विभिन्न तत्वों का आपस में उलझना शामिल है। इसका मूल कारण तो स्पष्ट सोच का अभाव ही है। आइए, नीचे दिए गए कार्य-सारांश को देखते हैं। सुरक्षित रूप से कार्य करने हेतु, निम्नलिखित क्षेत्रों में प्रयासों को मजबूत किया गया है: 1. संस्थागत व्यवस्थाओं को बेहतर बनाना, एवं सुरक्षा संबंधी जिम्मेदारियों को स्पष्ट करना। क्रमशः “सुरक्षित उत्पादन हेतु जिम्मेदारी प्रणाली”, “दुर्घटना प्रबंधन प्रणाली” सहित कुल अठारह प्रबंधन प्रणालियों को विकसित एवं लागू किया गया। समूह की आवश्यकताओं के अनुसार, प्रत्येक पद पर मौजूद संभावित जोखिमों की जाँच की गई। 2. सुरक्षा संबंधी गतिविधियों को आयोजित करके, सुरक्षा जागरूकता को बढ़ाया जाना च कंपनी ने “सुरक्षा माह” संबंधी गतिविधियों को गंभीरता से आयोजित किया। इसके तहत अग्निशमन, क्षारीय तरल पदार्थों के रिसाव, उपकरणों में खराबी जैसी स्थितियों से निपटने हेतु आपातकालीन अभ्यास किए गए। इससे कर्मचारियों की आपातकालीन स्थितियों से निपटने की क्षमता में सुरक्षा निरीक्षण दलों का गठन किया जाए, ताकि हर दिन स्थल पर निरीक्षण किया जा सके। विभिन्न तरह की अनियमितताओं को तुरंत रोका जाए, उन्हें सुधारा जाए एवं दोषियों पर दंड लगाया जाए, ताकि सुरक्षा बनी रहे एवं कोई दुर्घटना न हो 3. सुरक्षा संबंधी मानकों की कड़ी जाँच की जाए, ताकि सुरक्षा संबंधी जागरूकता बढ़ कंपनी की सुरक्षा-जोखिम आधारित जमा व्यवस्था के अनुसार ही मूल्यांकन एवं भुगतान किया जाए, ताकि कंपनी के सभी मध्यस्तरीय अधिकारियों में सुरक्षा प्रबंधन संबंधी जिम्मेदारी की भावना विकसित हो सके। हर महीने कंपनी के विभिन्न विभागों एवं कार्यशालाओं का सुरक्षा मूल्यांकन किया जाता है। इस मूल्यांकन के परिणामों को विभागों एवं व्यक्तियों के वेतन/प्रदर्शन से जोड़ा जाता है। इससे **कंपनी के सभी कर्मचारियों में सुरक्षा संबंधी जागरूकता एवं सीखने की इच्छा में वृद्धि होती है।** 4. प्रक्रिया की निगरानी को मजबूत करें, ताकि उठाए गए कदमों का सही ढंग से कार्यान्वयन ह हर हफ्ते संबंधित विभागों के साथ मिलकर सुरक्षा संबंधी व्यापक निरीक्षण किए जाते हैं। निरीक्षण के दौरान पाई गई समस्याओं के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को चिह्नित किया जाता है, एवं उन्हें निर्धारित समय सीमा के भी क्या ऊपर दिए गए 4 बिंदु, सभी एक ही बात पर जोर दे रहे हैं? सभी जगहों पर, विभिन्न पदों एवं विभागों में मौजूद संभावित खतरों की जाँच की जा रही है। “2” शीर्षक: सुरक्षा संबंधी गतिविधियों का संचालन – यह शीर्षक बहुत ही व्यापक है, एवं अस्पष्ट है; क्योंकि “गतिविधियों” की अवधारणा बहुत विस्तृत है, इसमें “1”, “3” एवं “4” जैसी बातें भी शामिल हो सकती हैं। इसलिए, लेखक द्वारा निर्धारित ये 4 बिंदु स्पष्ट रूप से परस्पर संबंधित नहीं हैं; इनका वर्गीकरण अवैज्ञानिक एवं अस्पष्ट आधारों पर किया गया है। सारांश लिखते समय, कार्यों की पद्धतियों एवं उपलब्धियों का सारांश निकालने एवं उन्हें संक्षिप्त रूप देने की प्रक्रिया में तार्किक सोच की क्षमता बहुत महत्वपूर्ण हो जाती है। इस मामले में कई साथियों ने गलतियाँ कीं; उनकी अवधारणाएँ स्पष्ट नहीं थीं, निर्णय उचित नहीं थे, एवं निष्कर्ष निकालते समय उनमें तर्कहीनता थी। सारांश लिखते समय, हमें अपनी तार्किक सोच की क्षमता को विकसित करने का प्रयास करना चाहिए; ताकि हम सारांश की सामग्री को व्यवस्थित ढंग से प्रस्तुत कर सकें। पाँच, कमियों का वर्णन बहुत ही सामान्य एवं अस्पष्ट तरीके से किया गया है। सारांश लिखने का उद्देश्य, कार्यों में हुई उपलब्धियों एवं अनुभवों का सारांश प्रस्तुत करना है, ताकि भविष्य में उनका उपयोग किया जा सके। कमियों एवं कमजोरियों पर ध्यान देना सारांश लिखने का मुख्य उद्देश्य नहीं है। कुछ सारांशों में, जैसे कि अनुभवों पर आधारित सारांशों में, कमियों एवं नुकसानों का उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं होती; जबकि कुछ व्यापक/समग्र सारांशों में कमियों एवं नुकसानों का उल्लेख अवश्य किया जाना चाहिए। सारांश लिखते समय, हमें निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना चाहिए: कमियों एवं खामियों का उल्लेख न करना ही बेहतर है; लेकिन यदि उनका उल्लेख करना ही है, तो उन्हें गंभीरता से लेकर, सच्चाई के आधार पर ही लिखना चाहिए, एवं समस्याओं के कारणों का विश्लेषण भी करना आवश्यक है। वास्तविक जीवन में, जब किसी चीज़ की कमियों एवं समस्याओं का वर्णन किया जाता है, तो ऐसे वर्णनों में सबसे बड़ी कमी यह होती है कि वे अस्पष्ट एवं अमूर्त होते हैं। उदाहरण के लिए, नए आने के बाद समय कम होने एवं कार्यों से परिचित न होने जैसे कारणों से कार्य में कुछ समस्याएँ हैं। पहली समस्या यह है कि राजनीतिक मामलों एवं कार्यों से संबंधित ज्ञान पर्याप्त नहीं है। मुख्य ऊर्जा वास्तविक कार्यों पर ही लगती है; राजनीति एवं व्यावसायिक विषयों पर पर्याप्त ध्यान नहीं दिया जाता। दूसरा, व्यावसायिक कौशल एवं कानून प्रवर्तन की क्षमताओं में लगातार सुधार की आवश्यकता है। हालाँकि, व्यवसाय संबंधी ज्ञान हासिल करने हेतु मेहनत से पढ़ाई की जा रही है, एवं “एक कानून एवं दो नियम” जैसे संबंधित ज्ञानों को अच्छी तरह समझने की कोशिश की जा रही है; फिर भी वास्तविक कार्यों की आवश्यकताओं के अनुरूप अभी भी कुछ कमी है। इसलिए और अधिक मेहनत से पढ़ ये कमियाँ एवं खामियाँ किसी पर भी लगाई जा सकती हैं; इनका कोई विशिष्ट लक्ष्य नहीं होता, और इससे भविष्य में इन्हें दूर करना भी मुश्किल हो जाता है। छह. भविष्य की योजनाओं का वर्णन या तो बहुत सरल होता है, या फिर बहुत विस्तृत। आगे के कार्यों एवं योजनाओं के बारे में बात करते समय, कुछ लेखकों ने ठीक से विचार नहीं किया, और केवल सामान्य टिप्पणियाँ ही कीं। जैसे: “नया साल, नए आरंभ, नए अवसर एवं नई चुनौतियों का प्रतीक है”, “मैं और मेहनत करके और ऊँचाइयों तक पहुँचने का संकल्प लेता हूँ”, या “मैं जरूर कोशिश करूँगा कि अपने काम में कुछ नया हासिल कर सकूँ”。 ऐसी लेखन-शैली का कार्यों के संदर्भ में कोई विशेष महत्व नहीं है। बल्कि, समग्र परिप्रेक्ष्य में व्यापक विश्लेषण किया जाना आवश्यक है; मुख्य कार्यों एवं उनके लक्ष्यों का वर्णन किया जाना चाहिए। इससे कार्यों की दिशा एवं भविष्य के कार्यों के लक्ष्य स्पष्ट हो जाते हैं। इसी प्रकार, अगले वर्ष की कार्य योजनाओं का विवरण बहुत अधिक होना भी सारांश लिखने में आने वाली एक आम समस्या है। कुछ कर्मचारी संक्षिप्तता पर ध्यान नहीं देते, महत्वपूर्ण एवं कम महत्वपूर्ण बातों में अंतर नहीं करते; वे केवल व्यापक एवं जटिल व्यवस्थ सारांश में भविष्य के कार्यों संबंधी विचार प्रस्तुत किए जा सकते हैं, लेकिन उन्हें केवल सामान्य रूप में ही प्रस्तुत किया जाना चाहिए; विस्तृत एवं ठोस जानकारी की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि कार्य-सारांश आखिरकार कार्य-योजना नहीं होता।