प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रगति संबंधी बैठकों को कैसे सफलतापूर्वक

Thread Content

प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे प्रगति बैठकों को सफलतापूर्वक आयोजित कर सकता है? प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, हर हफ्ते होने वाली प्रोजेक्ट प्रगति बैठकें आपके लिए एक महत्वपूर्ण साधन हैं। हर हफ्ते प्रोजेक्ट की प्रगति की जानकारी रखकर, हम किसी भी बड़े प्रोजेक्ट को संभाल सकते हैं। एक बेहतरीन प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रगति संबंधी बैठकों का उपयोग केवल प्रोजेक्ट की प्रगति की जानकारी प्राप्त करने हेतु नहीं करता। वह आमतौर पर बैठक से पहले ही प्रोजेक्ट की प्रगति के बारे में जान चुका होता है। वास्तव में, प्रगति बैठकें ऐसे उपकरण हैं जो परियोजना प्रबंधकों को परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद करते हैं; इनके द्वारा वे उन महत्वपूर्ण मुद्दों पर टीम के सदस्यों को मार्गदर्शन दे सकते हैं, जो अंतिम परिणामों को प्रभावित करते हैं। 　　 बैठक से पहले की तैयारियों पर ध्यान दें। एक बेहतरीन प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, हर प्रगति-संबंधी बैठक से पहले प्रोजेक्ट टीम के सभी महत्वपूर्ण सदस्यों से बातचीत करना आवश्यक है। यदि परियोजना प्रबंधन ठीक से किया जाए, तो आपको हमेशा टीम के सदस्यों के साथ घनिष्ठ संपर्क बनाए रखना चाहिए। इस तरह, परियोजना-विकास संबंधी बैठकों में कोई अप्रत्याशित स्थिति नहीं उत्पन्न होगी। मैं आमतौर पर निम्नलिखित बिंदुओं के आधार पर तैयारी करता हूँ:
1. परियोजना की विस्तृत जाँच। 　　 मैं उन सभी कार्यों की समीक्षा करूँगा, जिन्हें आने वाले 2–4 सप्ताहों में पूरा करना है; ताकि मुझे विभिन्न कार्यों की वर्तमान प्रगति के बारे में जानकारी मिल सके। उन समस्याओं का पता लगाएं जिनके बारे में आपको जानकारी नहीं है; खासकर उन समस्याओं का, जो अन्य कार्यों से भी संबंधित हैं। विभिन्न कार्यों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करने से आपको समस्याओं का पता चलेगा, एवं परियोजना से जुड़ी महत्वपूर्ण समस्याओं के बारे में आपकी समझ भी बेहतर होगी। ये ही वे मुद्दे हैं, जिनका आपको प्रगति बैठक में उल्लेख करना होगा। 　　 2. बाधाओं की पहचान करें। 　　 परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारियों में से एक यह है कि वह परियोजना में मौजूद बाधाओं की पहचान करे, एवं उन बाधाओं को दूर करने हेतु रणनीतियाँ तैयार करे। यह ध्यान में रखना आवश्यक है कि जब आप किसी बाधा को दूर कर देते हैं, तो अन्य समस्याएँ उस परियोजना की नई बाधाएँ बन जाती हैं। 　　 3. महत्वपूर्ण प्रश्नों की सूची तैयार करें। 　　 मैं महत्वपूर्ण मुद्दों की सूची तैयार करूँगा, ताकि बैठक में पूरी टीम या किसी व्यक्ति के साथ उन मुद्दों पर चर्चा की जा सके। बैठक के दौरान, मैं यह पहले से तैयार की गई सूची अपने साथ रखूँगा। प्रगति संबंधी बैठकों की अवधि एक घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए। पूरी टीम के भाग लेने वाली बैठकों के अलावा, आप किसी विशेष मुद्दे पर केवल कुछ ही सदस्यों की भागीदारी वाली बैठकें भी आयोजित कर सकते हैं। हमेशा याद रखें कि परियोजना के हर पहलू में सभी टीम सदस्यों को शामिल करना आवश्यक नहीं है। 　　 4. सावधानीपूर्वक बोलें एवं कार्य करें। 　　 किसी भी नेता के बारे में लोगों की राय हमेशा निम्नलिखित पहलुओं के आधार पर ही बनती है – संगठनात्मक क्षमता, अंतर्दृष्टि, समझ, कार्य करने की क्षमता, निर्णय लेने की क्षमता, सोचने की शैली, एवं नेतृत्व क्षमता। टीम के सदस्य भी आपकी हर हरकत पर नज़र रख रहे हैं; इसके प्रभाव को कम न आंकें। 　　 बैठक की विस्तृत व्यवस्था करना: बैठक का कार्यक्रम तैयार करते समय, निम्नलिखित तरीकों का उपयोग किया जा सकता है:
1. नामों की सूची बनाना। 　　 बैठक शुरू होने से पहले, सभी लोगों को यह बता देना आवश्यक है कि बैठक में कौन-कौन लोग भाग ले यह उन दूरस्थ टीम सदस्यों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जो फोन के माध्यम से बैठकों में भाग लेते हैं; साथ ही, इससे बैठकों में लगने वाला समय भी बचता है। 　　 2. व्यावसायिक क्षेत्र में उत्पन्न होने वाली नई समस्याओं का समय रहते पता लग 　　 एक सप्ताह के कार्यकाल के दौरान, आपको परियोजना से संबंधित कुछ नई समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। बैठक में, इन नई जानकारियों को जल्द से जल्द टीम के सदस्यों के साथ साझा करना आवश्यक है; ताकि प्रोजेक्ट की प्रगति पर चर्चा करते समय सभी लोग इन मुद्दों को ध्यान में रख सकें। लेकिन हर समस्या के लिए बैठक का समय खर्च करना आवश्यक नहीं है; इसलिए जानकारी को यथासंभव संक्षिप्त रखना आवश्यक है। 　　 3. परियोजना की प्रगति की जाँच करें। 　　 परियोजना योजना के अनुसार, प्रत्येक टीम सदस्य को अपने इस सप्ताह के कार्यों की स्थिति एवं आने वाले दो सप्ताह की योजनाओं के बारे में संक्षेप में रिपोर्ट देनी है। परियोजना की प्रगति की जाँच करके, आपको यह जानना आवश्यक है कि क्या सभी कार्य योजना के अनुसार ही चल रहे हैं, एवं क्या कोई कार्य समय पर पूरा नहीं हो रहा है। इसके अलावा, आपको टीम के सदस्यों को परियोजना से जुड़े मुद्दों/समस्याओं पर आपस में बातचीत करने का अवसर भी देना होगा। 　　 4. महत्वपूर्ण आइटम/बिंदु। 　　 परियोजना की योजनाओं की प्रगति की जाँच पूरी होने के बाद, तुरंत महत्वपूर्ण बिंदुओं का सारांश तैयार किया जाता है। आप इस अवसर का उपयोग मुख्य सदस्यों की महत्वपूर्ण भूमिका पर जोर देने हेतु कर सकते हैं; क्योंकि वे सीधे तौर पर महत्वपूर्ण कार्यों के पूरा होने में योगदान देते हैं। साथ ही, आप यहाँ व्यवहार्य विकल्पों पर भी चर्चा कर सकते हैं, ताकि टीम के सदस्यों को उचित मार्गदर्शन मिल सके। 　　 5. प्रश्न पूछने एवं चर्चा करने हेतु समय। 　　 टीम के सदस्यों को थोड़ा समय दें, ताकि वे उन मुद्दों के बारे में सवाल पूछ सकें, जिन पर चर्चा नहीं हुई। इस अवसर पर, आप फिर से उन महत्वपूर्ण समस्याओं पर जोर दे सकते हैं, जिन्हें आपने पहले या बैठकों के दौरान पहचाना था। 　　 6. सारांश तैयार करें, एवं आवश्यक कार्यों की सूची बनाएं। 　　 परियोजना की प्रगति का सारांश तैयार करना आवश्यक है, एवं बैठक में हुई चर्चाओं के आधार पर कार्य-सूची तैयार करनी चाहिए; ताकि परियोजना को और अधिक प्रभावी ढंग से आगे बढ़ाया जा सके। 　　 7. बैठक समाप्त करें। 　　 बैठक को प्रोत्साहन देने वाले शब्दों एवं सकारात्मक आशाओं के साथ समाप्त करें। हमेशा टीमवर्क पर जोर देना आवश्यक है, ताकि टीम के सदस्य एक-दूसरे की मदद करें एवं परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा किया जा सके। 　　 8. बैठक के बाद संचार। 　　 हर बैठक के बाद, मैं समय पर एक सूचना-पत्र जारी करता हूँ; इसमें बैठक में उठे महत्वपूर्ण मुद्दों का सारांश दिया जाता है, एवं संबंधित कार्यों की सूची भी दी जाती है। 　　 महत्वपूर्ण मुद्दे जिन पर ध्यान देना आवश्यक है:
परियोजना की प्रगति संबंधी बैठकों के दौरान आपको निम्नलिखित महत्वपूर्ण मुद्दों पर विचार करना होगा:
1. बैठक को समय पर शुरू करना।
2. परियोजना से जुड़ी तत्काल समस्याओं को समझना।
3. वर्तमान में मौजूद बाधाओं को पहचानना एवं उन्हें दूर करने के तरीके जानना।
4. बैठक में सामने आने वाली समस्याओं एवं संभावित जोखिमों पर ध्यान देना।
5. प्रगति संबंधी बैठकों के माध्यम से टीम के सदस्यों में जिम्मेदारी की भावना विकसित करना।
6. आलोचना करते समय पूरी टीम को ही लक्ष्य बनाना। 　　 7. किसी विशेष टीम सदस्य की प्रशंसा बैठक में ही की जा सकती है।
8. बैठक की अवधि 1 घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए।
9. महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने हेतु अलग से बैठक आयोजित की जा सकती है।
10. टीम के समय की बचत पर ध्यान देना आवश्यक है।
11. उन मुद्दों को अलग से ही हल किया जाना चाहिए, जो केवल किसी एक टीम सदस्य से संबंधित हों। 　　 उपरोक्त बिंदुओं के आधार पर तैयारी करने से, आप निश्चित रूप से एक अच्छा कार्य-वातावरण बना सकेंगे; जिससे पूरी परियोजना सफल हो सकेगी। याद रखें, सभी लोग यह देख रहे हैं कि आप, एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, पूरे प्रोजेक्ट का नेतृत्व कैसे कर रहे हैं। आपका नेतृत्व, पूरी टीम के कार्य-प्रदर्शन एवं प्रोजेक्ट की सफलता/असफलता पर प्रभाव डालेगा।