एक अच्छा कार्य-सारांश कैसे लिखा जाए?

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वर्ष के अंत नजदीक आने के साथ, तरह-तरह की समीक्षाएँ एवं रिपोर्टें लगातार आने लगी हैं, जो कई लोगों के लिए बोझ बन गई हैं। “सिर उठाकर चंद्रमा को देखो, सिर झुकाकर दस्तावेज़ लिखो। यदि लुयांग के रिश्तेदार/मित्र पूछें, तो कह दें कि मैं कुछ दस्तावेज़ लिख रहा हू ”विभिन्न प्रकार की गणनाएँ, विभिन्न प्रकार के सारांश – कम से कम कुछ हजार शब्दों में, और अधिकतम कई हजार शब्दों में। कुछ मामलों में तो वार्षिक सारांश को पुरस्कार निर्धारण से भी जोड़ दिया जाता है, जिससे कई कर्मचारी परेशान हो जाते हैं। तो, वर्ष के अंत में समीक्षा करते समय इन छह गलतियों से कैसे बचा जा सकता है? 　गलत धारणा नंबर 1: “सारांश प्रस्तुत करते समय हमेशा विनम्र रहना चाहिए।”
हमें बचपन से ही यही सिखाया गया है कि इंसान को हमेशा विनम्र रहना चाहिए, अपनी योग्यताओं को अत्यधिक प्रदर्शित नहीं करना चाहिए। टॉल्स्टॉय ने कहा था कि “अत्यधिक बोलने के बजाय, कम ही बोलना बेहतर है; अतिशयोक्ति से बचना आवश्यक है।” खासकर उन विभागों में, जहाँ सहयोग आवश्यक होता है, मैनेजर आमतौर पर एक मार्गदर्शक/सलाहकार की भूमिका निभाना ही पसंद करते हैं। इसलिए, “विनम्र रहना” ऐसे मैनेजरों की सामान्य पेशेवर मानसिकता है। 　　इसलिए, “विनम्र” सारांशों में हमेशा “ऊपरी अधिकारियों की देखभाल एवं सहकर्मियों के संयुक्त प्रयासों के कारण”, “नेतृत्व के बुद्धिमान निर्णयों के कारण” जैसी बातें ही लिखी जाती हैं; ऐसी बातों से लगता है कि सारांश में कोई ठोस सामग्री ही नहीं है। इसलिए, सारांश में ठोस सामग्री ही शामिल की जानी चाहिए, न कि अत्यधिक औपचारिक/बेमतलब की बातें। एक और समस्या यह है कि कभी-कभी अपनी गलतियों का विस्तार से वर्णन किया जाता है। ऐसा करने से नेता आपकी क्षमताओं पर संदेह करने लगते हैं। 　　और दिखावे के लिए किया जाने वाला तथाकथित “आत्म-मूल्यांकन”, वार्षिक समीक्षा को अनिवार्य रूप से अधिक दबावपूर्ण एवं निराशाजनक बना देता है। 　　वास्तव में, हमें पुरानी सोच से बाहर निकलकर वास्तविकता को फिर से देखना चाहिए। 　　जैसे-जैसे व्यवसायों का आकार बढ़ता जा रहा है, कई नेता अपनी शक्तियों को अन्य लोगों को सौंप रहे हैं। वास्तव में, यहाँ तक कि प्रत्यक्ष नेता भी अपने सभी अधीनस्थों के कार्यों के बारे में पूरी जानकारी नहीं रख पाते। इसलिए, अधीनस्थों को यह भ्रम नहीं रखना चाहिए कि “नेता उनके कार्यों को जरूर देखेंगे एवं उन्हें याद रखेंगे”। नेताओं के पास इतना समय नहीं होता, और न ही उनके पास इतनी बारीक नजर होती है। हमें अपनी उपलब्धियों को साझा करके ही आपस में संवाद करना चाहिए; ऐसा करने से हमें अधिक समझ एवं समर्थन मिलता है! वास्तव में, सारांश तैयार करना भी ऊपर एवं नीचे के स्तरों के बीच संवाद को मजबूत करने एवं आपसी समझ को बढ़ाने का एक तरीका है। 　　इसलिए, बुद्धिमत्ता एवं आत्मविश्वास का सारांश प्रस्तुत करने से आपके ऊपरी अधिकारी आपको निश्चित रूप से अलग नजर से देखेंगे। साथ ही, विभाग प्रमुख के रूप में, आपका यह सारांश न केवल आपकी छवि को प्रभावित करता है, बल्कि अपने विभाग की छवि को भी प्रभावित करता है। इसलिए, अपनी योग्यताओं को उचित तरीके से प्रदर्शित करना अब और भी महत्वपूर्ण हो गया है। 　गलत धारणा दो: “सारांश तैयार करने का मतलब है उसे विशेष फॉर्मेट में प्रस्तुत करना।” वास्तव में, सारांश भी किसी व्यक्ति की सोच-विचार प्रणाली को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, अगर कोई व्यक्ति विज्ञान/तकनीकी क्षेत्र से आया है, तो वह आमतौर पर संख्याओं के आधार पर ही बात करता है; इसलिए उसका सारांश भी संख्याओं एवं चार्टों के रूप में ही होता है। ऐसे व्यक्ति का मानना है कि ऐसा सारांश स्पष्ट एवं सुसंगत होता है, एवं यह कार्य-स्थितियों को वस्तुनिष्ठ एवं मात्रात्मक रूप में दर्शाता है। चूँकि उसके पूर्व मालिक को ऐसे चार्ट पसंद थे, इसलिए वह भी ऐसे सारांशों को ही पसंद करता था। लेकिन नए मालिक को ऐसे सारांश पसंद नहीं आए; उसने ऐसे सारांशों को “ठंडे/बेजान प्रोजेक्ट रिपोर्ट” कहा। 　　वहीं, बी जी एक ऐसा युवक है जो मानव संसाधन क्षेत्र में काम करता है। वह हमेशा उत्साही रहता है, एवं अपनी क्षमताओं को दिखाना पसंद करता है। उसका वार्षिक सारांश भी उसके स्वभाव के अनुरूप ही उत्साहपूर्ण एवं आकर्षक होता है। लेकिन, इसमें वस्तुनिष्ठ विश्लेषण एवं व्यवस्थित चिंतन की कमी है। इस कारण, लोग उसके वार्षिक सारांश से प्रभावित तो हो जाते हैं, लेकिन उसमें कोई वास्तविक सार नजर नहीं आता। 　　अतः, वर्ष के अंत में किया जाने वाला सारांश न तो केवल वस्तुनिष्ठ आंकड़ों एवं तर्कसंगत विश्लेषणों पर आधारित होना चाहिए, और न ही यह किसी डॉक्यूमेंट्री-शैली की लंबी रिपोर्ट होनी चाहिए। इसके बजाय, यह एक व्यवस्थित रिपोर्ट होनी चाहिए; जिसमें तालिकाओं एवं चार्टों का उपयोग सहायक के रूप में किया जाए, एवं स्पष्ट एवं सुसंगत शब्दों में जानकारी दी जाए। 　　साथ ही, वर्ष के अंत में प्रस्तुत किए जाने वाले रिपोर्टों में भी मल्टीमीडिया प्रस्तुतियों का उपयोग किया जा सकता है; इससे नेताओं एवं सहकर्मियों को वर्ष का विवरण अधिक स्पष्ट एवं आकर्षक तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है। 　　संक्षेप में, ऐसा सारांश जिसे बॉस द्वारा प्रशंसा मिल सके, वह ऐसा होना चाहिए जो “सामान्य सीमाओं से बाहर निकलकर” तैयार किया गया हो। बेशक, इसके लिए आवश्यक है कि बॉस की आवश्यकताओं एवं पसंदों को अच्छी तरह समझा जाए। 　　गलत धारणा संख्या 3: “अच्छी बातें ही बताना उचित है, बुरी बातों को छिपाना ही सही रणनीति है।”
सारांश में, ज्यादातर लोग अपनी सफलताओं के बारे में ही बात करना पसंद करते हैं; जबकि गलतियों, असफलताओं एवं नकारात्मक बातों को वे जानबूझकर नजरअंदाज कर देते हैं। यह समझ में आने वाली बात है। ठीक वैसे ही, कार्यस्थल पर लोग सफलता हासिल करने एवं दुःखों से बचने हेतु अक्सर खुद को कुछ मनोवैज्ञानिक संदेश देते हैं… जैसे “मैं बहुत ही उत्कृष्ट हूँ”, “उन लोगों को तो कोई अंतर ही नहीं पता” आदि। इसलिए, लोग अपनी सफलताओं के बारे में ही बात करना पसंद करते हैं, ताकि वे सकारात्मक मनोदशा में ही रह सकें। 　　इसलिए, कई लोगों में सकारात्मक बातें ही बताने की प्रवृत्ति होती है। कुछ कंपनियों में ऐसे नियम हैं कि समीक्षा में कम से कम अपनी तीन कमियों/खामियों का जिक्र अवश्य किया जाना चाहिए। लेकिन फिर भी कुछ लोग महत्वपूर्ण बातों से बचते हैं, और केवल मामूली गलतियों के बारे में ही बात करते हैं; या फिर वे तो झूठे रूप से “अच्छी कमियों” का उल्लेख करते हैं। 　　बेशक, इतिहास के पीछे हमेशा कोई न कोई कारण होता है। एक विभाग प्रबंधक ने कहा, “मैं भी पहले अपनी गलतियों एवं कमियों का विश्लेषण करता था, लेकिन मुझे पता चला कि ऐसा करने से नेता यह समझने लगते हैं कि मेरी क्षमताएँ कम हैं। वे इस बात का इस्तेमाल अक्सर मेरी आलोचना करने हेतु करते रहते हैं, या फिर मुझसे लगातार रिपोर्टें मांगते रहते हैं। शुरू में तो ऐसा लगता था कि यह नेताओं की चिंता है, लेकिन बाद में मुझे ऐसा लगने लगा कि दूसरे लोग मुझ पर भरोसा नहीं कर रहे हैं… यह बहुत ही असहज स्थिति थी।” 　　लेकिन, क्या आपने कभी सोचा है कि यदि आप स्वयं अपनी गलतियों का जिक्र नहीं करते, तो जब नेता को उन गलतियों का पता चले, तो आपको क्या करना चाहिए? “केवल परिणामों पर ही ध्यान देने वाले” नेता अब कम ही हैं। नेताओं को वास्तविक स्थिति के बारे में जानने का अधिकार है, और उन्हें गलतियों के कारणों के बारे में भी जानना आवश्यक है। 　　एक विभाग प्रमुख ने कहा, “त्रुटियों का सामना करते समय, मैं उनके कारणों एवं उन्हें दूर करने हेतु उपायों का विश्लेषण करने पर अधिक ध्यान देता हूँ। साथ ही, मैं अपने वरिष्ठों को यह भी समझाने की कोशिश करता हूँ कि त्रुटियाँ किसी एक कारण से ही नहीं होतीं। उदाहरण के लिए, कुछ त्रुटियाँ विभागों के बीच असहयोग, अधीनस्थों की गलतियाँ, या वरिष्ठों की निगरानी/नियंत्रण में कमी के कारण होती हैं। लेकिन मेरे विचार में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ऐसी त्रुटियों को दोबारा होने से कैसे रोका जाए, इसके लिए उपाय एवं रणनीतियाँ तैयार की जाएँ।” 　गलतफहमी चार: “सारांश में हर बात का उल्लेख आवश्यक है।”
वर्ष के अंत में किए गए सारांश में, विभाग प्रमुख को न केवल अपने कार्यों का सारांश देना होता है, बल्कि विभाग की स्थिति का भी सारांश देना होता है; ताकि उस वर्ष में हुए कार्यों का जितना हो सके, व्यापक वर्णन किया जा सके। लेकिन यहाँ “व्यापक” का अर्थ हर छोटी-बड़ी बात का उल्लेख करना नहीं है; न ही यह मासिक/साप्ताहिक सारांशों का संग्रह है। इसमें उस वर्ष में हुए महत्वपूर्ण कार्यों एवं उपलब्धियों का ही वर्णन किया जाना चाहिए। ऐसा करने से ही नेताओं को यह नहीं लगेगा कि “बहुत काम किया गया, लेकिन कोई खास उपलब्धि नहीं हुई।” सारांश में कुछ बातों का विस्तार से वर्णन करना आवश्यक है, लेकिन कुछ बातों को तो संक्षेप में ही बताना चाहिए… यानी संतुलन बनाए रखना आवश्यक है। 　　अगले वर्ष की योजनाओं एवं लक्ष्यों का सारांश तैयार करते समय, अक्सर ऐसा लगता है कि केवल “रूपरेखा” ही मौजूद है, “स्पष्ट रूपरेखाएँ” नहीं। वास्तव में, यह किसी उद्यम की संस्कृति को भी दर्शाता है – क्या वह विस्तृत एवं सुव्यवस्थित है, या फिर अस्पष्ट एवं अव्यवस्थित। 　　एक विदेशी कंपनी के मैनेजर ने कहा, “वार्षिक समीक्षा के दौरान, हमें न केवल इस साल किए गए कार्यों का सारांश लेना होता है, बल्कि अगले साल करने वाले 100 कार्यों की सूची भी तैयार करनी होती है।” मुझे लगा कि यह बहुत ही कठिन है… काम संबंधी 50 कार्यों की सूची तैयार करना ही काफी मुश्किल है। लेकिन यही हमारी कंपनी की संस्कृति है – योजनाबद्धता को महत्व देना। अंत में, मैंने जो 100 कार्यों की सूची तैयार की, उसमें न केवल कार्य-संबंधी कार्य ही शामिल थे, बल्कि सहकर्मियों के साथ संबंधों से संबंधित कार्य, व्यक्तिगत कार्य एवं जीवन संबंधी कार्य भी शामिल थे। यह तो व्यक्ति की अगले साल की जीवन-योजना ही थी… पीछे मुड़कर देखने पर लगता है कि यह काफी सार्थक भी है। 　　गलतफहमी पाँच: “सारांश तैयार करने हेतु अंतिम समय में ही काम करना पड़ता है।”
वर्ष के अंत में आमतौर पर काम का बोझ सबसे ज्यादा होता है। ऐसे में वर्ष का सारांश तैयार करने हेतु भी व्यक्ति को व्यस्त रहना ही पड़ता है – एक ओर तो काम करना ही पड़ता है, दूसरी ओर सारांश भी लिखना ही पड़ता है। ऐसे में अंतिम समय में ही काम करना एवं जल्दबाजी में ही काम पूरा करना ही पड़ता है, ना? लेकिन ऐसा जरूरी नहीं है। 　　कई विभागों में हर हफ्ते, या यहाँ तक कि हर दिन भी बैठकें आयोजित की जाती हैं। इन बैठकों में हुई चर्चाओं का सारांश, वास्तव में वार्षिक समीक्षा के लिए उपयोगी सामग्री होता है। इसलिए, एक अच्छी वार्षिक समीक्षा तुरंत तैयार नहीं की जा सकती; इसके लिए नियमित रूप से सारांश तैयार करना एवं चरणबद्ध रूप से समीक्षा करना आवश्यक है। केवल नियमित रूप से सारांश तैयार करने से ही, जल्दी एवं प्रभावी ढंग से एक अच्छी वार्षिक समीक्षा तैयार की जा सकती है। 　　साथ ही, सारांश निकालना एवं काम करना वास्तव में एक-दूसरे को बढ़ावा देने वाली प्रक्रियाएँ हैं। खासकर मध्यम स्तर के प्रबंधकों के लिए, यदि वे सारांश निकालने एवं अनुभवों को एकत्र करने पर ध्यान दें, तो वे अपने विभाग के कार्यों में लगातार सुधार कर सकते हैं। ऐसा करने से वार्षिक सारांश में अधिक जानकारी होगी, एवं लगातार सुधार करने से नेता उनकी प्रबंधन शैली, विचारधारा एवं क्षमताओं को समझ पाएंगे, जिससे वे उनका अधिक सटीक मूल्यांकन कर पाएंगे। 　　संक्षेप में, सारांश वह है जो गतिशील विकास प्रक्रिया के दौरान हासिल की गई उपलब्धियों एवं समस्याओं का वर्णन करता है; इसी गतिशील प्रक्रिया में ही इन समस्याओं का समाधान भी किया जाता है। सारांश बनाने का उद्देश्य यह भी है कि लगातार सारांश बनाकर व्यक्ति, विभाग एवं उद्यम गलतियों से बच सकें, एवं बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकें। 　　गलत धारणा छह: “सारांश को सभी के सामने प्रस्तुत किया जाना चाहिए।” कई संस्थानों में वार्षिक सारांश प्रस्तुत करते समय उसे सभी कर्मचारियों के सामने ही प्रस्तुत किया जाता है। लेकिन वास्तव में, सभी सारांशों को सामूहिक रूप से ही प्रस्तुत करना आवश्यक नहीं है; इन्हें “मौखिक सारांश” एवं “लिखित सारांश” में विभाजित किया जाना चाहिए। दूसरे शब्दों में, जब कर्मचारी सामूहिक रूप से सारांश प्रस्तुत करते हैं, तो उन्हें केवल कार्यों का ही सारांश देना चाहिए – जैसे कि एक वर्ष में कौन-कौन से कार्य पूरे हुए, कितने कार्य अधूरे रह गए, कार्यों में हुई गलतियों के कारण क्या हैं, आदि। 　　लेकिन कुछ मुद्दों के बारे में तो केवल अपने वरिष्ठों को ही जानकारी देना उचित होता है; इसलिए ऐसे मुद्दों को केवल लिखित रूप में ही प्रस्तुत किया जा सकता है। वरना, वार्षिक समीक्षा बैठकों में तो केवल “स्थिति बहुत अच्छी है” जैसी सकारात्मक खबरें ही सुनने को मिलेंगी, और गंभीर एवं वास्तविक चिंताओं पर विचार करने का समय ही नहीं मिलेगा। 　　उन मामलों में, जहाँ लिखित रिपोर्ट देना आवश्यक है, नेता उस रिपोर्ट की समीक्षा करने के बाद, आवश्यकता पड़ने पर रिपोर्ट देने वाले व्यक्ति से एक-एक करके बात भी कर सकते हैं। संक्षेप में, वार्षिक समीक्षा का रूप चाहे जो भी हो, महत्वपूर्ण बात यह है कि उस समीक्षा का परिणाम कैसा है। 【महत्वपूर्ण सुझाव】 वर्ष-समापन संबंधी सारांश तैयार करते समय ध्यान रखने योग्य बातें:
1. अपने कार्यों पर ही ध्यान केंद्रित करें। सारांश तैयार करते समय प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारियों का ही ध्यान रखना आवश्यक है; अपनी जिम्मेदारियों एवं अधिकारों से बाहर जाकर दूसरों के कार्यों या गलतियों का सारांश तैयार न करें। हालाँकि, आपके कार्यों में अन्य विभागों का सहयोग भी हो सकता है। यही सारांश तैयार करने की सबसे बुनियादी शर्त है। दूसरा, नेताओं की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है। मध्यम स्तर के प्रबंधकों द्वारा वार्षिक समीक्षा तैयार करते समय, इसका लक्षित दर्शक निश्चित रूप से कंपनी के नेता ही होते हैं; इसके अलावा, कुछ कंपनियों में समान स्तर के विभाग प्रबंधक भी इस समीक्षा के लक्षित दर्शक होते हैं। कुछ कंपनियों में तो सामान्य कर्मचारी भी इस समीक्षा में शामिल होते हैं। ऐसी स्थिति में, आपकी समीक्षा में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उसमें नेताओं की आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाए। 　　नेतृत्व को तो इस बात से अधिक जानकारी चाहिए कि आपने इस साल क्या उपलब्धियाँ हासिल कीं, आपके पास क्या अनुभव है; क्या आपने पिछले साल निर्धारित लक्ष्यों को पूरा किया, और पिछले साल की तुलना में आपका प्रदर्शन कितना बेहतर हुआ। यदि प्रदर्शन में गिरावट आई है, तो इसके कारण भी बताने होंगे। सबको यह बताना आवश्यक है कि विभाग की क्या संभावनाएँ हैं, यही सबसे महत्वपूर्ण बात है। 　　इसके विपरीत, यदि आप सब कुछ बता दें – जैसे कि विभाग में मौजूद गंभीर समस्याएँ, वे कितनी चिंताजनक हैं आदि – तो हालाँकि आप जो कह रहे हैं वह सच है, और आपकी बातें बहुत ही ईमानदाराना हैं, फिर भी कुछ बातें ऐसी होती हैं जिन्हें कंपनी के सभी कर्मचारियों के सामने नहीं बताना चाहिए। अन्यथा, इससे सामान्य कर्मचारियों का विभाग या पूरी कंपनी के प्रति विश्वास कम हो जाएगा, या वे नेतृत्व की क्षमताओं पर संदेह करने लगेंगे। यह बहुत ही खराब स्थिति होगी। 　　तीन, चित्रों एवं टेक्स्ट का संयोजन – सारांश में, डेटा, चित्र एवं विस्तृत वर्णनों का उपयोग करके ऐसा प्रस्तुतीकरण किया जाना आदर्श होगा, जिसमें चित्र एवं टेक्स्ट दोनों ही शामिल हों। 　　बेशक, आपका सारांश भी अत्यधिक विशेषज्ञतापूर्ण नहीं होना चाहिए। कम से कम 60% भाग ऐसा होना चाहिए जिसे बॉस आसानी से समझ सकें एवं तुरंत निर्णय ले सकें। 30% भाग ऐसा होना चाहिए जिसे बॉस आपके स्पष्टीकरणों के माध्यम से समझ सकें। शेष 10% भाग बहुत ही विशेषज्ञतापूर्ण होना चाहिए; इसका उद्देश्य अपनी योग्यता को दर्शाना है। 　　यदि संभव हो, तो मल्टीमीडिया प्रस्तुतियों का उपयोग करें। ऐसा करने से आपकी प्रस्तुति बहुत ही पेशेवर दिखेगी, एवं उसे समझना भी आसान होगा। इससे लोग आपके सारांश को बहुत ही गंभीर एवं सटीक मानेंगे, एवं आपकी छवि भी एक पेशेवर व्यक्ति की तरह बन जाएगी। 　　सबसे पहले, डेटा एवं चार्टों का उपयोग अधिक करना आवश्यक है। आमतौर पर उद्यमों के नेता बहुत व्यस्त रहते हैं; इसलिए वे केवल बड़े आंकड़ों पर ही ध्यान देते हैं, एवं छोटी-छोटी जानकारियों पर ध्यान नहीं देते। ऐसी स्थिति में, विस्तृत जानकारी देने हेतु डेटा, मात्रात्मक आंकड़े, तुलनात्मक चार्ट एवं लिखित विवरणों का उपयोग करना उचित होगा। ऐसा करने से नेताओं की आवश्यकताएँ पूरी हो जाएँगी। 　　साथ ही, यदि कुछ वैज्ञानिक विश्लेषण विधियों का उपयोग किया जाए, जैसे – SWOT विश्लेषण, ट्री-डायग्राम विश्लेषण, फिश-बोन डायग्राम विश्लेषण, चार्ट विश्लेषण आदि, तो निश्चित रूप से आपका सारांश बहुत ही पेशेवर एवं आकर्षक होगा! हालाँकि, सारांश लिखते समय “अद्भुत शब्दों” का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है; लेकिन इसमें व्यक्तिगत भाषा-शैली एवं विशेषताएँ जरूर होनी चाहिए। सारांश लिखते समय, पहले एक रूपरेखा तैयार की जा सकती है, फिर उस रूपरेखा में उल्लिखित बिंदुओं को विस्तार से लिखा जा सकता है, और अंत में उसे और बेहतर बनाया जा सकता है। चौथा, केवल अपने बारे में ही सोचना भी उचित नहीं है।
पहला तत्व: आत्म-चिंतन एवं नवाचार। आत्म-चिंतन का मुख्य उद्देश्य, अतीत का विश्लेषण करके समस्याओं का पता लगाना है। लेकिन केवल समस्याओं का पता लगाना ही पर्याप्त नहीं है; बल्कि उनके समाधान भी खोजने आवश्यक हैं। यदि आप समस्याओं को दूर करने हेतु प्रभावी समाधान खोज सकते हैं, तो यही वास्तव में एक नवाचार है। 　　तत्व दो: अपने बारे में तो जानें ही, साथ ही दूसरों के बारे में भी जानें। सारांश में दी गई जानकारी को अच्छी तरह समझना आवश्यक है। सारांश में महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान देना आवश्यक है; अपने काम के महत्वपूर्ण पहलुओं एवं उपलब्धियों को भी दर्शाना आवश्यक है। खासकर, उन मुद्दों के बारे में विस्तार से जानकारी देना आवश्यक है, जिन पर अपने वरिष्ठों का ध्यान है 　　तीसरा तत्व: भविष्य के साथ-साथ वर्तमान पर भी ध्यान देना। सारांश लिखते समय विवरणों को नजरअंदाज न करें; खासकर कुछ महत्वपूर्ण घटनाओं से संबंधित विवरणों को। विवरणों के माध्यम से ही आप अपने ऊपरी अधिकारियों का ध्यान एवं समझ प्राप्त कर सकते हैं। आखिरकार, ऊपरी अधिकारी निर्णय लेने वाले स्तर पर होते हैं, इसलिए कभी-कभी वे कार्यान्वयन स्तर पर मौजूद कठिनाइयों को नहीं समझ पाते।