अंतर-विभागीय संचार हेतु 10 सिद्धांत!

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bg2.png – गेंद को लात मारना, यह तो एक काम करने की विधि है… लेकिन अगर वह गेंद आपको ही दी जाए, तो क्या होगा? यह लेख मुख्य रूप से इसी अंतर-विभागीय समन्वय संबंधी मुद्दे पर ही चर्चा करता है। ऐसी ही समस्याओं का सामना करने वाले EHS मित्र इसे ध्यान से पढ़ सकते हैं! नवागत प्रबंधकों के लिए, विभागों के बीच खराब संचार उनका वह आत्मविश्वास, जो उन्होंने कड़ी मेहनत से हासिल किया है, एक पल में नष्ट कर सकता है। आपके विचार में, जो मामला बहुत ही गंभीर है, वह दूसरे विभागों के प्रमुखों के लिए तो “मामूली सी बात” ही बन जाता है।” ； वे समस्याएँ, जिनका समाधान सहयोग से ही संभव था, बैठक में फिर से “प्रत्येक व्यक्ति अपना-अपना काम करे” जैसी स्थिति में आ गईं; कोई सर्वसम्मति ही नहीं बन पाई। आखिरकार, जब विभिन्न विभागों के पास अलग-अलग दृष्टिकोण एवं हित होते हैं, तो बातों को स्पष्ट रूप से कैसे व्यक्त किया जा सकता है, एवं कामों को कैसे पूरा किया जा सकता है? कई लोग शिकायत करते हैं: आखिर विभागों के बीच संवाद करना इतना कठिन क्यों है? वास्तव में, कुछ मूलभूत सिद्धांतों को समझ लेने पर, विभिन्न विभागों के बीच बाधारहित संचार करना कोई कठिन काम नहीं है। सिद्धांत 1: संवाद करने से पहले तैयारी करें। अपने सहकर्मियों के साथ किसी विषय पर चर्चा करने से पहले, कुछ मूलभूत प्रश्नों के बारे में अच्छी तरह सोच लें। बिना तैयारी के ही चर्चा में शामिल होने से, आपको वह नतीजा नहीं मिलेगा जो आप चाहते हैं। नीचे दिए गए कुछ प्रश्नों पर पहले ही अच्छी तरह विचार कर लेना आवश्यक है: आप चाहते हैं कि वह व्यक्ति आपके लिए क्या काम करे? आपके विचार से, वह आपसे क्या करने को कहेगा? यदि दूसरा व्यक्ति आपके विचार से सहमत न हो, तो क्या कोई अन्य विकल्प है? यदि दोनों पक्षों के बीच कोई सहमति न हो, तो आपको क्या परिणाम भुगतने पड़ेंगे? दूसरे पक्ष को क्या परिणाम भुगतने पड़ेंगे? सिद्धांत 2: अन्य विभागों की भाषाओं को समझें। विभागों के बीच संचार में कठिनाइयाँ अक्सर “भाषा की कमी” के कारण ही होती हैं। उदाहरण के लिए, विभाग के कर्मचारी आमतौर पर “एक ही भाषा” में बात करते हैं; उन्हें अपने विभाग के नियमों, लक्ष्यों एवं अपेक्षाओं के बारे में अच्छी जानकारी होती है। अतः, सुचारू संवाद हेतु आवश्यक शर्त यह है कि “दूसरे व्यक्ति की भाषा समझी जाए”; अपने आप को उसकी जगह पर रखकर सोचें: “ऐसा करने से दूसरे व्यक्ति के कार्यों में मदद मिलेगी क्या?” ” “अगर मैं उसकी जगह होता, तो क्या मैं ऐसा करने को स्वीकार करता? ” “क्या यह विधि वाकई में कारगर है? ” विभिन्न विभागों के बीच आपसी सहानुभूति रखने से, गलतफहमियों या संचार में कमी होने की संभावना कम हो जाती है। इसके अलावा, बार-बार होने वाली बातचीत से एक-दूसरे को जानने में मदद मिलती है, जिससे समस्याओं को दूसरों के नजरिए से समझना आसान हो जाता है। इसलिए, कभी-कभार अन्य विभागों के सहकर्मियों के साथ भोजन करना एवं बातचीत करना, अच्छा ही है। सिद्धांत 3: पारदर्शिता ही सबसे अच्छा उपाय है। आपको ऐसे सहकर्मियों के साथ काम करना है, जिनके साथ आपको लंबे समय तक काम करना ही है। इसलिए, हर मामले में ईमानदारी ही सबसे अच्छा विकल्प है। धोखा देना, सच्चाई छिपाना, या विश्वास को नष्ट करना बिल्कुल भी उचित नहीं है। एक बार जब विभागों के बीच विश्वास की कमी हो जाती है, तो उनकी आपसी सुरक्षात्मक प्रवृत्ति बढ़ जाती है; परिणामस्वरूप संवाद के दौरान वे सावधानी बरतते हैं और यहाँ तक कि कुछ महत्वपूर्ण जानकारियाँ भी छिपा लेते हैं। इसके विपरीत, आपसी विश्वास से दोनों पक्ष आपस में खुलकर बातचीत कर पाते हैं। वे अपनी आवश्यकताओं एवं विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त कर पाते हैं, एवं समस्याओं को साथ मिलकर हल करने की इच्छा भी रखते हैं। ईमानदार संचार में निम्नलिखित तत्व होते हैं: गलतियों की व्याख्या नहीं करनी चाहिए। ； कृपया, किसी भी तरह का विवाद न करें। ； दूसरे व्यक्ति को बोलने में बाधा न डालें। ； मुस्कुराइए, फिर से मुस्कुराइए। सिद्धांत 4: संघर्ष से डरें नहीं। अंतर-विभागीय बैठकों में, प्रत्येक विभाग का प्रमुख, अपने विभाग के हितों की रक्षा हेतु, अनिवार्य रूप से कुछ टकरावों का सामना करता है। कुछ नौसिखिए, माहौल को खराब न होने देने के डर से, अक्सर चुप रहने को ही पसंद करते हैं, ताकि सतही रूप से सब कुछ ठीक रहे। कृपया “संघर्ष न होना” एवं “मतभेद न होना” को आपस में न भ्रमित करें। कभी-कभी, अत्यधिक सामंजस्य होने से विषय के प्रति आपकी गंभीरता स्पष्ट नहीं हो पाती, और समस्याओं का वास्तविक समाधान भी नहीं हो पाता। व्यवहार नरम होना चाहिए, लेकिन रुख दृढ़ होना चाहिए। “बहुत जल्दी या आसानी से आत्मसमर्पण न करें।” ”विभाग एवं उसके अधीनस्थों के हितों की रक्षा करना, आपका अनिवार्य कर्तव्य है। सिद्धांत 5: तथ्यों को प्रस्तुत करें, मुख्य विषय पर ध्यान केंद्रित करें। संवाद को केंद्रित रखने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि वास्तविक तथ्यों को प्रस्तुत किया जाए; इससे लोगों का ध्यान आसानी से मुख्य विषय पर केंद्रित हो जाता है, एवं अनावश्यक अनुमानों की संभावना भी कम हो जाती है। जहाँ तक संभव हो, तथ्यों को ही बताना चाहिए (जैसे विभिन्न आंकड़े आदि)। ऐसा करने से संवाद की प्रक्रिया में “मनुष्य” संबंधी कारकों को न्यूनतम स्तर तक लाया जा सकता है। तथ्यों के अभाव में, किसी व्यक्ति की प्रेरणाओं पर संदेह किया जा सकता है। लेकिन “तथ्य तो तथ्य ही होता है”; यह किसी व्यक्ति की कल्पना या स्वार्थी इच्छाओं से उत्पन्न नहीं होता। इसलिए, तथ्यों को प्रस्तुत करने से व्यक्तिगत हमलों के बजाय विषय पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है। ” सिद्धांत 6: अधिक विकल्प प्रस्तुत करें, लचीलापन बनाए रखें। जब आप विभिन्न विभागों के बीच वार्ता कर रहे हों, तो किसी एक ही विधि पर अड़े न रहें; बल्कि कई विकल्प तैयार करें। उदाहरण के लिए, एक बार में 3–5 विकल्प प्रस्तुत करें, ताकि दूसरों के पास चुनने के लिए अधिक विकल्प हों। विभिन्न विकल्पों की उपस्थिति से चुनाव “काला या सफ़ेद” जैसा ही नहीं रह जाता; इससे दूसरों को अपना समर्थन स्तर आसानी से बदलने की सुविधा मिलती है, एवं वे अपना रुख भी आसानी से बदल सकते हैं, बिना किसी शर्मिंदगी के। इस प्रकार, संवाद के दौरान होने वाले आपसी संघर्षों को कम किया जा सकता है। सिद्धांत 7: साझा लक्ष्य बनाएं, एक साथ मिलकर काम करें। इसमें कोई संदेह नहीं है कि विभिन्न विभागों के बीच हमेशा ही सहयोग एवं प्रतिस्पर्धा दोनों ही मौजूद रहते हैं। यदि विभिन्न विभागों के बीच रचनात्मक संवाद होना है, तो आपसी सहयोग पर जोर देना आवश्यक है; प्रतिस्पर्धा की भावना जितनी कम होगी, उतना ही बेहतर होगा। सहयोग की कुंजी, साझा लक्ष्यों का होना है। इसलिए, हर संभव प्रयास करके विभिन्न विभागों के बीच एक साझा लक्ष्य तैयार किया जाना चाहिए, और फिर सब मिलकर प्रयास करने चाहिए; भले ही मतभेद हों, तो भी कोई बात नहीं। सबसे अच्छा बहाना यही है कि हमें तो सचिव के कार्यों को पूरा करना ही है। संवाद के दौरान, साझा लक्ष्यों तक पहुँचने हेतु चार बातों को स्पष्ट करना आवश्यक है: दोनों पक्षों के साझा लक्ष्य क्या हैं? दोनों पक्षों के बीच सहयोग में क्या बाधाएँ हैं? साझा लक्ष्यों को प्राप्त करने हेतु आवश्यक संसाधन क्या हैं? सहयोग का मूल्य क्या है? सिद्धांत 8: संवाद करने वाले व्यक्ति के अधिकारों का सम्मान करें। प्रत्येक छोटा नेता, अपने छोटे विभाग/क्षेत्र में निर्णय लेने वाला व्यक्ति होता है; इसलिए वह भी चाहता है कि दूसरे लोग उसके इन अधिकारों का सम्मान करें। इसलिए, जब आप क्षैतिज संचार कर रहे हों, तो आपको उचित व्यक्ति का चयन अवश्य करना चाहिए। आपस में पद/स्थान के संबंधों का ध्यान रखना आवश्यक है, ताकि कोई अनावश्यक गलतफहमी न हो। सिद्धांत 9: हास्य का सही उपयोग करें। हास्य, संवाद के दौरान एक सुरक्षात्मक उपाय के रूप में कार्य कर सकता है; साथ ही यह एक रक्षात्मक तंत्र भी है। जब आपको ऐसी जानकारियों को प्रस्तुत करना होता है, जिससे दूसरों की भावनाओं को ठेस पहुँच सकती है, या जब आपको कठिन संदेशों को संप्रेषित करना होता है, तो हल्के या मजाकिया तरीके से उन संदेशों को प्रस्तुत करने से दूसरों की गरिमा बनी रहती है, एवं सकारात्मक संवाद संभव हो पाता है। हास्य के उपयोग संबंधी चार निषेधात्मक नियम: दूसरे व्यक्ति के परिवार के बारे में न बात करें। ； व्यक्तिगत हमले न करें। ； इसमें कोई संवेदनशील/गोपनीय विषय शामिल नह ； हास्य की मात्रा उचित होनी चाहिए, बस आवश्यकता के हिसाब सिद्धांत 10: संचारित जानकारी की सटीकता सुनिश्चित करें। विभिन्न विभागों के बीच समन्वय होने के बाद, उस जानकारी को विभागों के कार्यकर्ताओं तक पहुँचाना आवश्यक है। इसलिए, जानकारी का सही ढंग से संचार होना आवश्यक है; ताकि मुश्किल से हासिल किया गया सहमति-स्तर कम न हो जाए। इसके लिए निम्नलिखित तरीकों का उपयोग किया जा सकता है: संवाद में उल्लेखित मुख्य बिंदुओं को दूसरे व्यक्ति को दोहराकर बताया ； स्पष्टीकरण के माध्यम से, उन बातों को बताया जा सकता है जिन्हें समझा नहीं गया है। ； महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करते समय, कोशिश करें कि दूसरे व्यक्ति की बात में बाधा न डालें!