ISO 9001:2015 में आंतरिक एवं बाहरी पर्यावरण का विश्लेषण, एवं SWOT विधि का उपयोग (भाग 2)

Thread Content

ISO 9001:2015 मानकों के अनुसार, संगठन को अपने आंतरिक एवं बाहरी वातावरण का विश्लेषण एवं मूल्यांकन करना आवश्यक है। संगठन को अपने आंतरिक एवं बाहरी वातावरण की पूरी जानकारी होनी चाहिए, ताकि वह उस वातावरण के संगठन के व्यवसाय पर पड़ने वाले प्रभावों को समझ सके। SWOT विश्लेषण के माध्यम से संगठन अपने अवसरों एवं खतरों की पहचान कर सकता है, एवं उचित उपाय भी तैयार कर सकता है। संगठन के आंतरिक एवं बाहरी वातावरण के विश्लेषण संबंधी विस्तृत जानकारी एवं विश्लेषण विधियाँ निम्नलिखित हैं:
2. आंतरिक वातावरण का विश्लेषण
(अ) संगठन के संसाधनों एवं क्षमताओं का विश्लेषण
1. संसाधनों का विश्लेषण
संगठन के संसाधन, वे सभी प्रभावी तत्व हैं जो संगठन के पास हैं या जिन पर संगठन का नियंत्रण है; इनमें भौतिक/अमूर्त संसाधन, मानव संसाधन आदि शामिल हैं। इस विश्लेषण का उद्देश्य, संगठन की संसाधन स्थिति की पहचान करना, उसकी ताकतों एवं कमजोरियों का आकलन करना, एवं संगठन के रणनीतिक लक्ष्यों को निर्धारित करने में इन संसाधनों के प्रभाव का आकलन करना है। (1) संसाधनों का वर्गीकरण: भौतिक, अमूर्त, मानव संसाधन।
(2) प्रतिस्पर्धात्मक लाभ हेतु आवश्यक संगठनात्मक संसाधन – अ) संसाधनों की कमी। ； ख) संसाधनों की अनुकरण-असंभवता: ① भौतिक रूप से अद्वितीय संसाधन। ； ② पथ-निर्भर संसाधन (दीर्घकालिक संचय के माध्यम से प्राप्त) ； ③ ऐसे संसाधन, जिनमें कारण-प्रभाव संबंधी अस्पष्टता ह ； ④ ऐसे संसाधन जिन पर आर्थिक प्रतिबंध हैं। ग) संसाधनों की प्रतिस्थापन-असंभवता ； घ) संसाधनों की टिकाऊपन। 2. संगठनात्मक क्षमताओं का विश्लेषण: संगठन की क्षमता, संसाधनों को उचित तरीके से व्यवस्थित करने एवं उनका उपयोग उत्पादन एवं प्रतिस्पर्धा हेतु करने की क्षमता है। यह संगठन के विभिन्न संसाधनों के संयोजन का परिणाम है। संगठन की क्षमताओं में अनुसंधान एवं विकास, उत्पादन प्रबंधन, विपणन, वित्तीय प्रबंधन, संगठनात्मक प्रबंधन आदि शामिल हैं। अ) अनुसंधान एवं विकास की क्षमता: इसे अनुसंधान एवं विकास संबंधी योजनाओं, संगठनात्मक संरचना, कार्यप्रक्रियाओं, एवं प्राप्त परिणामों के आधार पर मापा जाता है। ； ख) उत्पादन प्रबंधन क्षमता: इसमें उत्पादन प्रक्रिया, उत्पादन क्षमता, इन्वेंट्री प्रबंधन, मानव संसाधन प्रबंधन, गुणवत्ता प्रबंधन आदि शामिल हैं। ； ग) विपणन प्रबंधन: उत्पादों की प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता, बिक्री संबंधी क्षमताओं, एवं बाजार संबंधी निर्णय लेने की क्षमताओं के आधार पर विश्लेषण किया जाता है।
① उत्पादों की प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता का विश्लेषण: बाजार में उत्पादों की स्थिति, लाभप्रदता, एवं विकास की संभावनाएँ। बाजार में स्थिति – बाजार हिस्सेदारी, कवरेज। ； लाभप्रदता – लाभ की मात्रा, लागत-लाभ-विक्रय विश्लेषण ； विकास की दर – बिक्री में होने वाली वृद्धि की दर, बाजार के विस्तार की दर आदि। ② बिक्री संबंधी क्षमताएँ: इसमें बिक्री संस्थानों, कर्मचारियों एवं प्रबंधन संबंधी आवश्यक जानकारियों का मूल्यांकन शामिल है। बिक्री प्रदर्शन विश्लेषण – बिक्री योजनाओं की पूर्ति दर ； विक्रय चैनलों का विश्लेषण – विक्रय चैनलों की संरचना, मध्यस्थों का मूल्यांकन, चैनल प्रबंधन ； ③बाजार निर्णय लेने की क्षमता: यह उत्पादों की प्रतिस्पर्धात्मकता एवं बिक्री संबंधी गतिविधियों के विश्लेषण पर आधारित होती है। ड) क्षमता: धन जुटाने की क्षमता, धन का उपयोग एवं प्रबंधन करने की क्षमता। धन जुटाने की क्षमता – देनदारियों/संपत्तियों का अनुपात, चल संपत्तियों का अनुपात, प्राप्त ब्याज का गुणक आदि। ； धन का उपयोग एवं प्रबंधन करने की क्षमता – संपत्ति से होने वाला लाभ, बिक्री से होने वाला लाभ, संपत्ति का घूर्णन दर आदि। ई) संगठनात्मक प्रबंधन क्षमता: ① कार्य-प्रबंधन प्रणाली में कार्यों का विभाजन ； ② पद की जिम्मेदारियाँ ； ③ केंद्रीकरण एवं विकेंद्रीकरण की स्थिति ； ④ संगठनात्मक संरचना (रैखिक कार्य-प्रणाली, विभाग) ； ⑤ प्रबंधन स्तर एवं प्रबंधन के दायरे का अनुरूपता। संगठन की मूल प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता: प्रबंधन, कंपनी के भीतर मौजूद तकनीकी एवं उत्पादन संबंधी कौशलों को ऐसे ही एकीकृत करता है, ताकि विभिन्न व्यवसाय बदलते हुए अवसरों के अनुकूल जल्दी से अनुकूलन कर सकें। पहचानने की विधियाँ: कार्य-विश्लेषण, संसाधन-विश्लेषण, प्रक्रिया-प्रणाली विश्लेषण ； मूल्यांकन विधियाँ: स्व-मूल्यांकन, उद्योग के भीतर तुलना, मानक विश्लेषण, लागत संबंधी कारक एवं परिचालन लागत विधि, प्रतिस्पर्धियों के बारे में जानकारी एकत्र करना। (II) मूल्य श्रृंखला विश्लेषण
1. मूल्य श्रृंखला की दो प्रकार की गतिविधियाँ:
आवश्यक गतिविधियाँ:
अ) आंतरिक लॉजिस्टिक्स: उत्पादों से संबंधित खरीद, भंडारण, लॉजिस्टिक्स एवं वितरण संबंधी गतिविधियाँ; जैसे – कच्चे माल का लोडिंग/अनलोडिंग, भंडारण, परिवहन एवं वापसी आदि। ； ख) उत्पादन संचालन: इनपुटों को अंतिम उत्पादों में बदलने संबंधी गतिविधियाँ, जैसे: मशीनिंग, असेंबली, उपकरणों की मरम्मत, निरीक्षण आदि। ； ग) बाहरी लॉजिस्टिक्स: उत्पादों के भंडारण, उन्हें उपभोक्ताओं तक पहुँचाने से संबंधित गतिविधियाँ; जैसे उत्पादों को गोदाम में रखना, ऑर्डर प्राप्त करना, उत्पादों की डिलीवरी करना आदि। ； घ) बाजार विक्रय: उपभोक्ताओं को संगठन के उत्पादों को खरीदने हेतु प्रोत्साहित करने एवं मार्गदर्शन देने संबंधी गतिविधियाँ; जैसे – विज्ञापन, बिक्री मूल्य निर्धारण, आदि। ； ई) सेवाएँ: ये वे गतिविधियाँ हैं जो उत्पादों के मूल्य को बनाए रखने एवं उसे बढ़ाने से संबंधित हैं; जैसे प्रशिक्षण आदि। सहायक गतिविधियाँ: घ) खरीद प्रबंधन: इसमें कच्चे माल की खरीद के साथ-साथ संसाधनों के उपयोग का प्रबंधन भी शामिल है। ； घ) तकनीकी विकास: संगठन के उत्पादों एवं प्रक्रियाओं में सुधार हेतु की जाने वाली गतिविधियाँ; इनमें उत्पादक एवं गैर-उत्पादक दोनों प्रकार की तकनीकें शामिल हैं। ऐसी तकनीकी विकास गतिविधियाँ न केवल अंतिम उत्पादों से सीधे संबंधित होती हैं, बल्कि संगठन की सभी गतिविधियों का समर्थन भी करती हैं। ये संगठन की प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता का निर्धारण करने में महत्वपूर्ण कारक हैं। ； ह) मानव संसाधन प्रबंधन: यह कर्मचारियों की ऊर्जा एवं उत्साह को बढ़ाने हेतु आवश्यक गतिविधि है। ； i) बुनियादी ढाँचा: इसका तात्पर्य संगठन की संरचनात्मक नियंत्रण प्रणालियों एवं संस्कृति जैसी गतिविधियों से है। ये अन्य सहायक गतिविधियों से भिन्न होती हैं, एवं ये ही पूरी मूल्य श्रृंखला के संचालन को समर्थन देती हैं। 2. संसाधनों एवं क्षमताओं से संबंधित मूल्य-श्रृंखला का विश्लेषण: अ) यह पता लगाना कि कौन-सी गतिविधियाँ संगठन की प्रतिस्पर्धात्मक शक्तियों को बढ़ावा देने में महत्वपूर्ण हैं। ； ख) मूल्य श्रृंखला में विभिन्न गतिविधियों के बीच के संबंधों को स्पष्ट करना। ； ग) मूल्य प्रणाली के भीतर विभिन्न मूल्य-संबंधी गतिविधियों के बीच के संबंधों को स्पष्ट करना।
(III) व्यवसायिक संरचना का विश्लेषण:
अ) बहु-व्यवसायी संगठनों के लिए, संगठन के संसाधनों को एक समग्र इकाई के रूप में ही देखना आवश्यक है; इसलिए व्यवसायिक संरचना का विश्लेषण करके उसे अनुकूल बनाना आवश्यक है। ख) विधियाँ: बोस्टन मैट्रिक्स, जनरल मैट्रिक्स। 3. SWOT विधि का उपयोग
SWOT विश्लेषण विधि, किसी संगठन की आंतरिक स्थितियों एवं बाहरी परिस्थितियों से संबंधित विभिन्न कारकों का व्यवस्थित मूल्यांकन करने हेतु उपयोग में आती है; ताकि सर्वोत्तम व्यावसायिक रणनीतियों का चयन किया जा सके। किसी संगठन के आंतरिक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ एवं कमियाँ, उसके प्रतिस्पर्धियों की तुलना में ही निर्धारित होते हैं। ये आमतौर पर संगठन की वित्तीय स्थिति, तकनीक, उपकरण, कर्मचारियों की योग्यता, उत्पाद, बाजार एवं प्रबंधन कौशल आदि में देखे जाते हैं। मूल्यांकन का मापदंड – व्यक्तिगत एवं समग्र रूप से लाभ एवं कमियाँ हैं। संगठन के बाहरी वातावरण में मौजूद अवसर, वे कारक हैं जो संगठन के लिए लाभदायक होते हैं; जबकि खतरे, वे कारक हैं जो संगठन के लिए हानिकारक होते हैं। SWOT विश्लेषण में सबसे महत्वपूर्ण बात, किसी संगठन की ताकतों एवं कमजोरियों का मूल्यांकन करना है; साथ ही, संगठन के सामने मौजूद अवसरों एवं खतरों का आकलन करके उचित निर्णय लेना है। नीचे, SWOT विश्लेषण विधि का उपयोग करके आंतरिक एवं बाहरी वातावरण का विश्लेषण करने का उदाहरण दिया गया है:
**आंतरिक वातावरण:** n% @! j- b- k. j 5 S.
**बाहरी वातावरण:** S (लाभ), W (कमजोरियाँ)।
**ब्रांड संबंधी लाभ:** ब्रांड में स्पष्ट लाभ हैं। ； उत्कृष्ट गुणवत्ता, स्थिर गुणवत्ता नियंत्रण ； तकनीकी दृष्टि से अग्रणी, उन्नत उपकरण, उच्च तकनीकी मानक वाले उत्पाद। ； बिक्री में अग्रणी स्थिति, उच्च बाजार हिस्सेदारी, व्यापक विपणन नेटवर्क। ； आपूर्ति श्रृंखला में स्पष्ट लाभ हैं। ； अनुसंधान एवं विकास की क्षमता उत्कृष्ट है; तकनीकी कर्मचारियों की संख ； संगठन की संस्कृति अच्छी है। ； त्वरित प्रतिक्रिया देने वाली सूचना प्रणाली है। ； ……उत्पाद की प्रसिद्धि बहुत कम है। ； इस उत्पाद की पहुँच सीमित है। ； उच्च-गुणवत्ता वाले उत्पादों को विकसित करने की क्षमता कम ； …… आर्थिक संकट के दौरान, कुछ संगठन बाजार से हट जाते हैं; इससे बेहतरीन संगठनों को बाजार में अधिक अवसर मिल जाते हैं। ； संसाधन, उत्कृष्ट संगठनों की ओर तेजी से केंद्रित हो रहे ह ； निवासियों की आय में वृद्धि जारी है। ； शहरीकरण की प्रक्रिया तेज हो रही है। ； पर्यावरण संरक्षण संबंधी दृष्टिकोण, संबंधित उत्पादों के निर्माण में अवसर प्रद ； **स्वच्छ ऊर्जा एवं “वन बेल्ट, वन रोड” पहल से मिलने वाले अवसर: (I) बाजार की क्षमताओं का दोहन करना, उप-बाजारों का विस्तार करना, एवं उच्च-स्तरीय बाजारों में प्रवेश करना। ； नए उत्पादों के विकास में तेजी लाना। ； ब्रांड के मूल्य को बढ़ाना, ब्रांड को विविध रूप देना। ； पर्यावरण-अनुकूल उत्पादों के विकास एवं डिज़ाइन को बढ़ावा देना। ； ……WO: (Ⅲ) बाजार में अपनी स्थिति को मजबूत करना, एवं मौजूदा प्रतिस्पर्धात्मक लाभों को बनाए रखना। ； आंतरिक संसाधनों का अनुकूलन करें। ； उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करना। ； उत्पादन लागतों पर नियंत्रण ； …… टी (खतरा) – अन्य ब्रांडों से प्रतिस्पर्धा। ； कर्मचारियों की योग्यता कम है। ； पर्याप्त प्रतिभा उपलब्ध नहीं है। ； श्रम एवं सामग्री की लागत में तेजी से वृद्धि हो रही है…… ST: (II) आपूर्ति श्रृंखला के ऊपरी हिस्सों में विस्तार करके, आपूर्ति श्रृंखला पर अधिक नियंत्रण स्थापित करना। ； उत्पादन सुविधाओं का स्थानांतरण ； श्रम दक्षता में वृद्धि ； ……डब्ल्यूटी: (Ⅳ) डिज़ाइन करने की क्षमता में सुधार। ； रणनीतिक संकुचन या पीछे हटना ； …… 8 H1 C2 A& u1 `; W & ?/ ^/ \% b$ m’ X, n ; n, y- q# c9 R; L, j7 I% V – बाजार संबंधी गतिविधियों एवं विकास पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालने वाले आंतरिक एवं बाहरी कारकों के आधार पर, निर्धारित मानदंडों के अनुसार इन कारकों का मूल्यांकन किया जाता है। इससे लाभ एवं हानियाँ, अवसर एवं खतरे पता चलते हैं। जोखिमों के लिए उचित उपाय किए जाते हैं। SWOT विश्लेषण, संगठनों को यह समझने में मदद करता है कि नए उद्योगों एवं प्रतिस्पर्धात्मक परिस्थितियों का बेहतर ढंग से सामना करने हेतु, संगठन के संसाधनों में कौन-से बदलाव किए आवश्यक हैं। ； क्या संसाधनों की कमी को पूरा करने की आवश्यकता है? संसाधनों के आवंटन में किन अवसरों को प्राथमिकता दी जानी चाहिए? उपरोक्त तालिका से यह स्पष्ट है कि श्रेणी I के संगठनों में अच्छी आंतरिक क्षमताएँ एवं बाहरी अवसर उपलब्ध हैं; इसलिए ऐसे संगठन वृद्धि-आधारित रणनीतियाँ अपनाते हैं, जैसे कि बाजारों का विस्तार करना, उत्पादन में वृद्धि करना आदि। ； श्रेणी II के संगठनों के पास विशाल बाहरी अवसर होते हैं, लेकिन आंतरिक कमजोरियों के कारण उन्हें रूपांतरणात्मक रणनीतियों का उपयोग करना चाहिए। ； श्रेणी III के संगठनों के पास आंतरिक लाभ होते हैं, लेकिन उन्हें बाहरी वातावरण से आने वाले खतरों का सामना करना पड़ता है। ऐसे में उन्हें विविधतापूर्ण रणनीतियों का उपयोग करके, अपने आंतरिक लाभों का उपयोग बाहरी खतरों से निपटने हेतु करना चाहिए। ； श्रेणी IV के संगठनों में आंतरिक कमजोरियाँ होती हैं; साथ ही उन्हें बाहरी खतरों का भी सामना करना पड़ता है। इसलिए, ऐसे संगठनों को अपने व्यवसायिक कार्यों में परिवर्तन करना आवश्यक है, एवं रक्षात्मक रणनीतियाँ अपनानी आवश्यक हैं। ISO9001:2015 मानकों के अनुसार, संगठनों को अपने आंतरिक एवं बाहरी वातावरण का विश्लेषण करना होता है; गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली की सीमाओं का निर्धारण करना होता है, एवं प्रणाली के संचालन हेतु आवश्यक प्रक्रियाओं का भी निर्धारण करना होता है। विभिन्न संगठन अलग-अलग रणनीतियों का उपयोग करते हैं; इसलिए उनके कार्यों का ध्यान केंद्र भी अलग-अलग होता है। गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली से संबंधित आवश्यकताएँ, प्रक्रियाओं का नियंत्रण आदि भी अलग-अलग होते हैं। इसलिए संगठनों को ISO 9001:2015 मानकों में दी गई आवश्यकताओं पर ध्यान देना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, जो संगठन विविधीकरण रणनीति का उपयोग करते हैं, उन्हें उत्पादों की संरचना में बदलाव करना, नए उत्पादों का विकास करना, तकनीकी कुशल कर्मचारियों को नियुक्त करना, बुनियादी ढाँचे में निवेश करना आदि करना होता है। ； विकास-उन्मुख रणनीति अपनाने वाले संगठनों को, उत्पादन क्षमता में वृद्धि, संसाधनों का निवेश, बाजारों का विकास आदि पर विशेष ध्यान देना चाहिए। यह ध्यान देने योग्य है कि गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली को अपनाना, किसी संगठन का एक महत्वपूर्ण रणनीतिक निर्णय है। गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के प्रमाणन हेतु संगठन को काफी प्रयास करने पड़ते हैं। हालाँकि, वर्तमान में अधिकांश संगठनों में ऐसी प्रणालियाँ केवल औपचारिकता मात्र हैं; लेकिन इससे ISO 9001:2015 “गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली – आवश्यकताएँ” मानक की, संगठनों की गुणवत्ता प्रबंधन क्षमताओं में सुधार हेतु महत्ता पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता।