ऑफिस 2007 में निपुण बनें – एक्सेल संबंधी 15 उपयोगी टिप्स

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　　 ऑफिस ऑफिस सॉफ्टवेयर में एक टेबल टूल के रूप में, एक्सेल डेटा को एकत्रित एवं व्यवस्थित करने में अत्यंत सुविधाजनक है। आजकल, जब जानकारी की मात्रा तेजी से बढ़ रही है, तो किसी भी उद्योग के लिए डेटा का संग्रहण, व्यवस्थितीकरण एवं प्रसंस्करण अत्यधिक महत्वपूर्ण हो गया है। इसलिए, एक्सेल का उपयोग और भी व्यापक हो गया है, एवं यह कई कार्यालयीन कर्मचारियों के लिए अनिवार्य सॉफ्टवेयर बन गया है। इसलिए, एक्सेल का दक्षतापूर्वक उपयोग करना भी कार्यस्थल पर काम करने वाले लोगों के लिए आवश्यक कौशल है। हालाँकि, एक्सेल की क्षमताएँ वाकई अद्भुत हैं; इसका उपयोग करना अधिकांश लोगों के लिए तो संभव है, लेकिन इसका बेहतर उपयोग करना आसान नहीं है। अब आइए देखते हैं कि एक्सेल का उपयोग करते समय कौन-कौन सी सामान्य युक्तियाँ इस्तेमाल की जाती हैं। डाउनलोड लिंक: office2007 डाउनलोड
टिप 1: नए सीमांकनों का पहले ही अनुभव करें।
उपयोगकर्ताओं को वर्कशीट में बड़ी मात्रा में डेटा देखने में सुविधा हो, इसलिए Microsoft Office Excel 2007 में प्रत्येक वर्कशीट में अधिकतम 1,000,000 पंक्तियाँ एवं 16,000 कॉलम हो सकते हैं। दूसरे शब्दों में, एक्सेल की एक ही वर्कशीट में 1,048,576 पंक्तियाँ एवं 16,384 कॉलम हो सकते हैं। 2003 संस्करण के एक्सेल की तुलना में, अब उपलब्ध पंक्तियों की संख्या में 1,500% की वृद्धि हुई है, जबकि उपलब्ध कॉलमों की संख्या में 6,300% की वृद्धि हुई है; इस प्रकार इसकी क्षमता में काफी वृद्धि हुई है। इसके अलावा, Excel 2007 16,000,000 तक रंगों का समर्थन भी करता है। 　　 और अब, एक ही वर्कबुक में असीमित संख्या में फॉर्मेट प्रकारों का उपयोग किया जा सकता है; अब यह केवल 4,000 प्रकारों तक ही सीमित नहीं है। ； प्रत्येक सेल के लिए सेल-रेफरें्सों की संख्या 8,000 से बढ़कर किसी भी संख्या तक हो गई है; एकमात्र प्रतिबंध तो कंप्यूटर की मेमोरी पर निर्भर है। एक्सेल के प्रदर्शन को बेहतर बनाने हेतु, माइक्रोसॉफ्ट ने 2003 संस्करण के एक्सेल में उपलब्ध 1GB मेमोरी की मात्रा को बढ़ाकर 2GB कर दिया; यानी यह मात्रा दोगुनी हो गई। चूँकि एक्सेल 2007, डुअल-प्रोसेसर एवं मल्टी-थ्रेडेड चिपसेट का समर्थन करता है, इसलिए उपयोगकर्ताओं को बड़ी संख्या में फॉर्मूलाओं वाली बड़ी वर्कशीटों पर भी तेज़ गति से गणनाएँ करने की सुविधा मिलती है। 　　 तकनीक 2: एक्सेल दस्तावेज़ों में हेडर एवं फुटर जोड़ना।
जो लोग अक्सर एक्सेल का उपयोग करते हैं, उन्हें पता होगा कि पहले एक्सेल दस्तावेज़ों में हेडर एवं फुटर जोड़ना बिल्कुल भी आसान काम नहीं था; इसके लिए कई चरणों में सेटिंग्स करनी पड़ती थीं। लेकिन अब Excel, “पेज लेआउट” व्यू में, एक्सेल दस्तावेज़ों में हेडर एवं फुटर जोड़ने की सुविधा देता है; इसकी प्रक्रिया बहुत ही सरल एवं सहज है। इसे निम्नलिखित तरीके से चलाया जाता है:
1. Excel के “फीचर्स” विभाग में, “इनसर्ट” टैब पर क्लिक करें। 　　 2. “टेक्स्ट” समूह में “हेडर एवं फुटर” बटन पर क्लिक करें। 　　 3. “फंक्शन टैब” में “हेडर एवं फुटर टूल्स” से संबंधित विकल्प दिखाई देते हैं। इनमें से “डिज़ाइन” टैब में हमें आवश्यक सभी कमांडें उपलब्ध होती हैं; इसके द्वारा हम Excel दस्तावेज़ों के हेडर एवं फुटर को आसानी से संपादित कर सकते हैं। एक्सेल टेबलों को सुंदर बनाना वास्तव में बहुत ही आसान है।
**टिप 3: टेबलों को जल्दी से सुंदर बनाएं।**
नवीनतम एक्सेल वर्कशीटों में, उपयोगकर्ता अपना पूरा ध्यान महत्वपूर्ण डेटा दर्ज करने पर केंद्रित कर सकते हैं; टेबल के फॉर्मेटिंग एवं दिखावे संबंधी कार्यों पर ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। इससे काम का बोझ कम हो जाता है। एक्सेल की मदद से, आप जल्दी से टेबलों को सुंदर रूप दे सकते हैं। कार्यवाही के चरण निम्नलिखित हैं:　　 1. डेटा वाली किसी भी कोशिका में जाएं। 　　 2. “शुरू करें” टैब में स्थित “स्टाइल” ग्रुप में, “टेबल फॉर्मेट लागू करें” विकल्प का चयन करें। 　　 3. इस समय “टेबल फॉर्मेट लागू करें” डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है; इसमें टेबल डेटा के स्रोत को निर्दिष्ट करें। 　　 4. “ओके” बटन पर क्लिक करने पर, टेबल में स्वचालित रूप से शीर्षक टेक्स्ट का रंग, शीर्षक कोशिकाओं का रंग, एवं पंक्तियों के बीच के हिस्सों का रंग निर्धारित हो जाता है। साथ ही, टेबल क्षेत्र को एक सूची में भी बदल दिया जाता है; इससे सूची से संबंधित कई सुविधाएँ भी उपलब्ध हो जाती हैं, जैसे स्वचालित फिल्टरिंग आदि। 　　 टिप 4: उपयुक्त फॉर्मेट को स्वचालित रूप से लागू करना एवं गणना संबंधी कॉलमों को स्वचालित रूप से बनाना। जब आपको किसी मौजूदा तालिका में नए कॉलम जोड़ने होते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से मौजूदा फॉर्मेट को ही लागू कर देता है; इसके लिए किसी अतिरिक्त सेटिंग की आवश्यकता नहीं होती। इसके अलावा, ऑफिस एक्सेल शीट में, एक कैलकुलेटेड कॉलम को जल्दी से बनाया जा सकता है। गणना कॉलम में, प्रत्येक पंक्ति के लिए एक फॉर्मूला उपयोग में आता है; इससे नई पंक्तियों को भी शामिल किया जा सकता है, और ऐसे में फॉर्मूला भी स्वचालित रूप से उन पंक्तियों पर लागू हो जाता है। सूत्र को केवल एक बार ही दर्ज करना होता है; “फिल” या “कॉपी” जैसे आदेशों की कोई आवश्यकता नहीं है। विस्तृत कार्यविधि निम्नलिखित है:
1. जब आप कोई नई कॉलम जोड़ना चाहते हैं, तो बस एक्सेल टेबल के दाईँ ओर नए फील्ड का नाम लिखें, फिर 【Enter】 कुंजी दबाएं। इससे स्वचालित रूप से एक नई कॉलम जुड़ जाएगी, एवं उसमें उचित फॉर्मेट भी लागू हो जाएगा। 　　 2. “E3” सेल पर जाएं, वहाँ कुल राशि की गणना हेतु सूत्र दर्ज करें। 【Enter】 बटन दबाने के बाद, यह सूत्र स्वचालित रूप से सूची के अंत तक फैल जाएगा, जिससे सभी राशियों की कुल गणना हो जाएगी, एवं गणना हेतु एक नया कॉलम भी स्वचालित रूप से बन जाएगा। 　　 यदि टेबल बहुत लंबा हो, तो आपको पहले की तरह नीचे खींचकर अंत तक पहुँचने की आवश्यकता नहीं है; इससे इसका उपयोग काफी आसान हो जाता है। 　　 टिप 5: दोहरे डेटा को जल्दी से हटाएं। भले ही एक्सेल हमारी मदद करके बड़ी मात्रा में डेटा को संसाधित करे, फिर भी गलतियाँ होना अनिवार्य है। अक्सर डेटा दोबारा दर्ज हो जाता है। चाहे हम बार-बार सावधानी से जाँच करें, फिर भी ऐसी गलतियों को पहचानना कभी-कभी बहुत मुश्किल हो जाता है। ऐसी स्थिति में एक्सेल का उपयोग आवश्यक हो जाता है; इस तरह की समस्याओं को आसानी से हल किया जा सकता है। 　　 1. उन सेलों का क्षेत्र चुनें, जिनमें से दोहरे आइटम हटाए जाने हैं; फिर “रिबन” में “डेटा” टैब पर क्लिक करें। 　　 2. “डेटा टूल्स” समूह में “डुप्लिकेट आइटम्स हटाएं” बटन पर क्लिक करें। 　　　　 3. अब “डुप्लिकेट आइटम्स हटाएं” वाला डायलॉग बॉक्स खोलें, एवं उन कॉलमों का चयन करें जिनमें डुप्लिकेट मानों की जाँच की जानी है। 　　 4. सेटिंग्स पूरी होने के बाद “ओके” बटन पर क्लिक करें। एक्सेल, चयनित कॉलमों में दोहरे मानों की जाँच करेगा, एवं प्रसंस्करण परिणामों संबंधी सूचनाएँ भी देगा। 　　 टिप 6: ग्रेडिएंट रंगों के द्वारा डेटा के समग्र वितरण को आसानी से समझा जा सकता है। एक सेल क्षेत्र में द्वि-रंगीय या त्रि-रंगीय ग्रेडिएंट दिखाया जा सकता है; रंगों का छायांकन सेल में मौजूद मानों को दर्शाता है। ग्रेडिएंट रंग, डेटा मानों के अनुसार स्वचालित रूप से बदलते रहते हैं… यह वाकई शानदार है! नए वर्जन के एक्सेल में “स्केल ऑफ कलर्स” नामक नया कंडीशनल फॉर्मेट उपलब्ध है; इसकी बदौलत पाठक डेटा को अधिक सरल एवं आसान तरीके से देख सकते हैं। 　　 1. उन डेटा को चुनें जिनका विश्लेषण करना है; जैसे “A3:C8” सेल क्षेत्र। 　　 2. एक्सेल के “फीचर टैब” में स्थित “स्टार्ट” टैब पर, “स्टाइल” ग्रुप में दिए गए “कंडीशनल फॉर्मेटिंग” बटन पर क्लिक करें। 　　 3. “कंडीशनल फॉर्मेट” ड्रॉप-डाउन मेनू में “हाइटस्केल” -> “हरा-पीला-लाल हाइटस्केल” कमांड का उपयोग करें। 　　 इस स्थिति में, तालिका में दी गई विशिष्ट जानकारियाँ उनके आकार के आधार पर अलग-अलग रंगों में दर्शाई जाती हैं। यह डेटा के सारांश निकालने हेतु बहुत ही उपयोगी है; इससे किसी भी चीज़ में हुए परिवर्तनों को आसानी से समझा जा सकता है। रंगों का उचित उपयोग करके डेटा को अधिक प्रभावशाली बनाएं। तकनीक 7: अलग-अलग लंबाई वाली रंगीन पट्टियों का उपयोग करके डेटा को अधिक प्रभावशाली बनाएं। ऊपर दिया गया विवरण तालिका के समग्र डेटा को समझने हेतु है; लेकिन यदि आपको केवल किसी एक कॉलम में दिए गए डेटा को आसानी से समझने की आवश्यकता है, तो क्या करें? इस समय, डेटा पर “डेटा बार” शर्त आधारित फॉर्मेटिंग लागू की जा सकती है; डेटा बार की लंबाई, सेल में मौजूद मान के आकार को दर्शाती है। रंगीन डेटा-पट्टियों को देखकर, आप प्रत्येक मान की तुलना करने में लगने वाला समय बचा सकते हैं; इससे आपको किसी डेटा-सूची में अधिकतम या न्यूनतम मान जानने में आसानी होगी। विस्तृत कार्यविधि निम्नलिखित है: 1. टेबल में से किसी एक सेल क्षेत्र को चुनें। 　　 2. एक्सेल के “रिबन” में “होम” टैब पर, “स्टाइल्स” समूह में “कंडीशनल फॉर्मेटिंग” बटन पर क्लिक करें। 　　 3. फिर, प्रदर्शित हुए ड्रॉप-डाउन मेनू में “डेटा बार” -> “नीले रंग के डेटा बार” कमांड को चुनें। 　　 इस समय, “डेटा बार” शर्त-स्वरूपण का उपयोग करने पर, पूरी कॉलम में मौजूद डेटा के अधिकतम एवं न्यूनतम मान स्पष्ट रूप से दिख जाते हैं; इसलिए प्रत्येक डेटा-पंक्ति की तुलना करके थकने की आवश्यकता ही नहीं है। 　　 टिप 8: डेटा के विकास प्रवाह को दर्शाने हेतु तालिकाओं का उपयोग करें। एक्सेल में उपलब्ध विविध रंगों एवं आकारों वाले आइकनों का उपयोग करके, डेटा के विकास प्रवाह को ग्राफिकल रूप में बहुत ही आसानी से दर्शाया जा सकता है; इससे समग्र स्थिति को समझने में मदद मिलती है। कार्यविधि:
1. उस डेटा को चुनें जिस पर ट्रेंड दर्शाया गया है। “होम” टैब में, “स्टाइल्स” समूह में “कंडीशनल फॉर्मेटिंग” बटन पर क्लिक करें। खुलने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में “आइकन सेट” -> “चार दिशाओं में तीर (रंगीन)” विकल्प पर क्लिक करें; इससे डेटा के साथ संबंधित आइकन जुड़ जाएंगे। 　　 2. यदि इस समय जोड़े गए आइकन पर्याप्त न हों, तो “स्टाइल” समूह में मौजूद “कंडीशनल फॉर्मेट” पर क्लिक करें। खुलने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में “रूल्स मैनेज” कमांड पर क्लिक करें; इससे “कंडीशनल फॉर्मेट रूल्स मैनेजर” डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। 　　 3. इस डायलॉग बॉक्स में, “आइकन सेट” नियम को चुनें, एवं “नियम संपादित करें” पर क्लिक करें। अब खुलने वाले “एडिट फॉर्मेट रूल्स” डायलॉग बॉक्स में, विभिन्न आइकनों को दिखाने हेतु आवश्यक नियमों को सेट करें (जैसे कि मानों का प्रकार एवं आकार)। 　　 टिप 9: पेशेवर चार्टों को तेजी से बनाएं। एक्सेल, उपयोगकर्ताओं को चार्ट डिज़ाइन हेतु बहुत ही उपयोगी उपकरण प्रदान करता है; इसकी मदद से आप आसानी से पेशेवर स्तर के आंकड़ों का विश्लेषण कर सकते हैं, एवं सुंदर चार्ट भी बना सकते हैं। उपयोग विधि: 1. किसी एक सेल क्षेत्र को चुनें, “इन्सर्ट” टैब पर क्लिक करें, एवं “चार्ट्स” समूह में “पाई चार्ट” का चयन करें। 　　 2. इसके बाद “चार्ट टूल्स” दिखाई देता है। “डिज़ाइन” टैब में “चार्ट स्टाइल्स” वाले समूह में कई पेशेवर रंग-योजनाएँ उपलब्ध हैं; आप जिस भी स्टाइल को चाहें, उसे चुन सकते हैं। अब “चार्ट लेआउट” समूह से पहला लेआउट चुनें; इससे प्रतिशत मान स्वचालित रूप से जोड़ दिए जाएंगे। 　　 3. यदि आप पाई चार्ट पर दिए गए टेक्स्टों को सेट करना चाहते हैं, तो किसी भी टेक्स्ट पर राइट-क्लिक करें। इससे एक फ्लोटिंग मेनू खुल जाएगा (वर्ड एवं पावरपॉइंट में भी ऐसा ही होता है)। इस मेनू में कुछ सबसे आम कमांडें होती हैं; इनके द्वारा आप फॉन्ट का रंग, आकार आदि सेट कर सकते हैं। 　　 पहले ऐसे पेशेवर एवं सुंदर चार्ट बनाने में काफी समय लगता था, लेकिन अब इसे 1 मिनट से भी कम समय में ही बनाया जा सकता है। 　　 टिप 10: सूत्रों को आसानी से लिखें। ऑफिस का नया, उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफेस, सबसे अधिक उपयोग में आने वाले कमांडों को “रिबन” में रखता है। उपयोगकर्ता “सूत्र” टैब पर “फंक्शन लाइब्रेरी” वाले विकल्प से आवश्यक फंक्शनों को आसानी से ढूँढ एवं उपयोग कर सकते हैं; इससे सूत्र लिखने की प्रक्रिया और भी आसान हो जाती है। लेकिन कुछ लंबे सूत्रों को टेबल में देखना आसान नहीं होता। कोशिकाओं में मौजूद लंबे सूत्रों को आसानी से देखने एवं संपादित करने हेतु, एडिट बार में सूत्रों के फील्ड के आकार को निम्नलिखित 3 तरीकों से समायोजित किया जा सकता है। विस्तृत निर्देश:
1. यदि आप सूत्र-बॉक्स को तीन पंक्तियों में या उससे अधिक पंक्तियों में विस्तारित करना चाहते हैं, या इसे एक ही पंक्ति में संकुचित करना चाहते हैं, तो आप एडिट बार के अंत में स्थित “विस्तार” बटन पर क्लिक कर सकते हैं; या फिर [Ctrl] + [Shift] + [U] कुंजियों का उपयोग भी कर सकते हैं। 　　 2. सूत्र-बॉक्स की ऊँचाई को सटीक रूप से समायोजित करने हेतु, माउस कर्सर को सूत्र-बॉक्स के निचले हिस्से पर रखें; जब तक कि कर्सर ऊर्ध्वाधर द्विआभासी तीर के रूप में न दिखने लगे। अब माउस के बाएँ बटन को दबाकर उस ऊर्ध्वाधर द्विआभासी तीर को अपनी इच्छित स्थिति तक खींचें, फिर माउस का बटन छोड़ दें। 　　 3. फॉर्मूला बॉक्स के आकार को स्वचालित रूप से ऐसे समायोजित किया जा सकता है कि वह सक्रिय कोशिका में मौजूद पंक्तियों की संख्या के अनुसार, अधिकतम ऊँचाई तक फैल जाए। इसके लिए, माउस कर्सर को फॉर्मूला बॉक्स पर रखें; जब कर्सर ऊर्ध्वाधर द्विआभासी तीर के रूप में दिखने लगे, तब माउस के बाएँ बटन को दोबारा क्लिक करें। एक्सेल में सुंदर एवं प्रभावी कार्य-तालिकाएँ बनाना – टिप 11: रंगों के आधार पर डेटा को क्रमबद्ध करना। लगभग हर कोई रंगीन रंगों को पसंद करता है; दस्तावेज़ों में रंगों का उचित एवं प्रभावी उपयोग करने से दस्तावेज़ों की आकर्षकता एवं पठनीयता में काफी सुधार होता है। यदि डेटा को रंग के आधार पर क्रमबद्ध एवं चयनित किया जा सके, तो यह आवश्यक डेटा को जल्दी से ढूँढने में मददगार साबित होगा। एक्सेल 2007 का उपयोग करके, चाहे मैनुअल रूप से हो या शर्तों के आधार पर सेट किए गए सेल फॉर्मेट के द्वारा, डेटा को उसके फॉर्मेट के आधार पर (सेल का रंग एवं फॉन्ट का रंग सहित) क्रमबद्ध एवं छाँटा जा सकता है। आइए, पहले यह जानते हैं कि डेटा को रंग के आधार पर कैसे कस्टम तरीके से क्रमबद्ध किया जाए। 　　 “शुरू करें” टैब में स्थित “स्टाइल” समूह में, “शर्ताधारित फॉर्मेटिंग” में दी गई “सेलों को हाइलाइट करने हेतु नियम” वाली सुविधा का उपयोग करके, किसी भी सेल-क्षेत्र पर अलग-अलग सेल-रंग एवं फॉन्ट-रंग लागू किया जा सकता है। 　　 2. डेटा क्षेत्र में से किसी एक सेल पर क्लिक करें। “एडिट” ग्रुप में “सॉर्ट एंड फिल्टर” बटन पर क्लिक करें। दिखने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में “कस्टम सॉर्ट” विकल्प पर क्लिक करें। 　　 3. खुले हुए “क्रमबद्धीकरण” डायलॉग बॉक्स में, मुख्य/गौण कीवर्ड, क्रमबद्धीकरण का आधार एवं क्रम आदि निर्दिष्ट करें; 4 क्रमबद्धीकरण शर्तें जोड़ें। “ओके” पर क्लिक करने के बाद, डेटा निर्धारित रंग-क्रम के अनुसार व्यवस्थित हो जाता है। 　　 टिप 12: रंग के आधार पर डेटा को फिल्टर करना
पिछली टिप में, हमने सीखा कि रंग के आधार पर डेटा को कैसे क्रमबद्ध किया जाता है। लेकिन रंग के आधार पर डेटा को कैसे फिल्टर किया जाता है? घबराइए मत, उत्तर जल्द ही बताया जाएगा। कार्यविधि निम्नलिखित है:
1. “प्रारंभ” टैब पर, “शैली” समूह में “शर्तात्मक स्वरूप” के अंतर्गत “सेलों को हाइलाइट करने के नियम” विकल्प का उपयोग करके किसी भी सेल क्षेत्र पर अलग-अलग सेल रंग एवं फॉन्ट रंग लागू करें। 　　 2. डेटा क्षेत्र में स्थित किसी एक सेल पर क्लिक करें। “संपादन” ग्रुप में “क्रमबद्ध करें एवं छानें” बटन पर क्लिक करें। दिखने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में से छानने संबंधी कमांड चुनें। इसके बाद एक्सेल स्वचालित रूप से कॉलम शीर्षकों पर छानने हेतु त्रिकोणाकार आकार के बटन जोड़ देगा। 　　 3. “एक्सपायरी डेट” कॉलम के शीर्षक के दाईँ ओर स्थित त्रिकोणाकार बटन पर क्लिक करें। इसके बाद ड्रॉप-डाउन मेनू में “कलर के आधार पर फिल्टर करें” विकल्प चुनें। अब दाईँ ओर दिए गए “सेल के रंग के आधार पर फिल्टर करें” या “फॉन्ट के रंग के आधार पर फिल्टर करें” विकल्पों में से कोई एक रंग चुनें; इस तरह फिल्टरिंग प्रक्रिया पूरी हो जाएगी। 　　 टिप 13: सेलों की शैलियों को आसानी से सेट करें। यदि आप किसी इनपुट चरण में कई प्रकार के फॉर्मेट लागू करना चाहते हैं, एवं सभी सेलों का फॉर्मेट एक जैसा रहे, तो आप सेलों की शैलियों का उपयोग कर सकते हैं। सेल शैली, कुछ परिभाषित फॉर्मेट विशेषताओं का समूह है; जैसे कि फॉन्ट एवं उसका आकार, संख्याओं का फॉर्मेट, सेल के किनारे एवं सेल की पृष्ठभूमि। एक्सेल में उपलब्ध अंतर्निहित सेल शैलियों के द्वारा, कोई भी उपयोगकर्ता आसानी से फॉर्मेटिंग कार्य पूरा कर सकता है। सरल चरण निम्नलिखित हैं:　　 1. उस सेल का चयन करें, जिसमें फॉर्मेट लागू किया जाना है। 　　 2. “स्टार्ट” टैब के “स्टाइल” समूह में, “सेल स्टाइल” बटन पर क्लिक करें। 　　 3. उस सेल स्टाइल पर क्लिक करें, जिसे आप लागू करना चाहते हैं। 　　 इसके अलावा, एक सामान्य बात यह है कि सेलों की शैली, पूरी वर्कबुक पर लागू किए गए डॉक्यूमेंट थीम पर निर्भर होती है। जब कोई अन्य दस्तावेज़ थीम पर स्विच किया जाता है, तो सेल शैली स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है ताकि वह नई दस्तावेज़ थीम के अनुरूप हो जाए। 　　 टिप 14: हमेशा प्रत्येक तालिका-शीर्षक को देखना सुनिश्चित करें।
लंबी डेटा-तालिकाओं को पढ़ने में सुविधा हेतु, एक्सेल में एक बहुत ही उपयोगी सुविधा उपलब्ध है। डेटा-क्षेत्र को तालिका में बदल देने पर, तालिका के डेटा को देखते समय प्रत्येक शीर्षक स्पष्ट रूप से दिखाई देता है। 　　 1. उस डेटा क्षेत्र को चुनें जिसे आप तालिका में परिवर्तित करना चाहते हैं, फिर “इन्सर्ट” टैब पर क्लिक करें। 　　 2. “टेबल” समूह में, “टेबल” बटन पर क्लिक करें; इससे “टेबल बनाएँ” डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। “टेबल में शीर्षक हो” वाले चेकबॉक्स को चुनें, फिर “ओके” पर क्लिक करें। 　　 3. टेबल बनाने के बाद, टेबल को ऊपर-नीचे स्क्रॉल करने पर आपको हमेशा टेबल का शीर्षक दिखाई देगा; अर्थात् मूल शीर्षक पंक्ति कॉलम-शीर्षकों की जगह पर दिखाई देगी। (बेशक, कर्सर को उसी टेबल में होना आवश्यक है; तभी ही कॉलम-शीर्षक दिखाई देंगे।) 　　 एक छोटा सा टिप: सामान्य डेटा क्षेत्र पर सीधे “टेबल फॉर्मेट” लागू करने से भी उस डेटा क्षेत्र को एक्सेल टेबल में बदला जा सकता है। 　　 तकनीक 15: टेबल में डेटा का सारांश निकालना एक्सेल में टेबल बनाने के बाद, उस टेबल के बाहर मौजूद डेटा से स्वतंत्र रूप से उस टेबल में मौजूद डेटा का प्रबंधन एवं विश्लेषण किया जा सकता है। टेबल के अंत में एक सारांश पंक्ति दर्शाकर, एवं प्रत्येक सारांश पंक्ति की कोशिकाओं में दी गई ड्रॉप-डाउन सूची में उपलब्ध फ़ंक्शनों का उपयोग करके, Excel टेबल में मौजूद डेटा को जल्दी से सारांशित किया जा सकता है। कार्यवाही के चरण निम्नलिखित हैं:
1. एक्सेल टेबल में कहीं भी क्लिक करें; इससे “टेबल टूल्स” उपलब्ध हो जाएगा, एवं “डिज़ाइन” टैब दिखाई देगा। 　　 2. “डिज़ाइन” टैब पर स्थित “टेबल स्टाइल विकल्प” ग्रुप में, “समाहन पंक्तियाँ” वाले चेकबॉक्स को चुनें। 　　 3. इस समय, तालिका के नीचे सारांश पंक्ति दिखाई देती है, एवं सबसे बाईँ ओर वाले कोश में “सारांश” शब्द लिखा होता है। 　　 4. सारांश पंक्ति में, उस कोशिका पर क्लिक करें जिसके लिए आप सारांश गणना करना चाहते हैं; फिर ड्रॉप-डाउन सूची से आवश्यक फ़ंक्शन चुनें, जैसे कि योग, औसत आदि। 　　 ऊपर बताए गए 15 तरीकों को सीखने के बाद, मुझे विश्वास है कि आपकी एक्सेल का उपयोग करने की क्षमता तेजी से बेहतर हो जाएगी। आप विभिन्न तालिकाओं को आसानी से संभाल पाएंगे, एवं कम समय में ही डेटा की सटीकता एवं सुंदरता बनाए रख पाएंगे। ■