कर्मचारी तो व्यस्त हैं, फिर भी कंपनियों की दक्षता क्यों कम है? (क्लासिक एवं उत्कृष्ट लेख)

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कई कंपनियों में ऐसी अजीब स्थिति देखने को मिलती है – कंपनी में लगभग हर व्यक्ति व्यस्त रहता है, लगभग हर विभाग भी व्यस्त रहता है; फिर भी कुल मिलाकर दक्षता कम ही रहती है। और इसका कारण जानना भी मुश्किल है; यह समझ नहीं आ रहा है कि इसे कैसे ठीक किया जाए। यह लेख आठ पहलुओं से आपको बताता है कि कारण क्या है? 1. प्रक्रियाओं में सुधार आवश्यक है। प्रक्रियाएँ किसी उद्यम के दैनिक संचालन की आधारशिला होती हैं। किसी भी व्यवसाय की कम दक्षता की जाँच करते समय, सबसे पहले यह देखना आवश्यक है कि उस व्यवसाय की प्रक्रियाएँ उचित हैं या नहीं, क्या वे सरल एवं कुशल हैं, क्या उनमें सुधार की गुंजाइश है, एवं सुधार की संभावना कितनी है। जाँच प्रक्रिया में सबसे पहले प्रक्रिया प्रणाली की ही जाँच की जानी चाहिए। किसी भी उद्यम की प्रक्रियात्मक संरचना, कोई सरल व्यावसायिक श्रृंखला नहीं होती; बल्कि यह एक जटिल, बंद चक्रीय प्रणाली होती है। यह मानव शरीर की रक्त परिसंचरण प्रणाली के समान ही होती है – जिसमें मुख्य प्रणाली, विभिन्न उप-प्रणालियाँ, एवं अंतिम स्तर की प्रणालियाँ शामिल होती हैं। अतः, यह जाँचने हेतु कि क्या उद्यम की प्रक्रियाओं में कोई समस्या है, सबसे पहले उद्यम की प्रक्रियाओं की परिपथ-प्रणाली की जाँच करनी आवश्यक है – अर्थात् मुख्य प्रणाली, उप-प्रणालियाँ, छोटी-छोटी प्रणालियाँ एवं अंतिम प्रणालियाँ सुचारू रूप से कार्य कर रही हैं या नहीं। ； क्या सभी सिस्टम आपस में जुड़कर एक बंद परिपथ बनाते हैं? ； क्या कोई टूटने/विघटन हुआ है? क्या कोई अवरोध/बाधा है? क्या कोई अतिरिक्त या कमी वाले हिस्से हैं? क्या नए सिस्टम जोड़ने की आवश्यकता है? दूसरे, यह जाँचना आवश्यक है कि प्रवाह-प्रणाली उचित रूप में फॉर्मेटेड/टेम्पलेटेड है या नहीं; प्रवाह की दिशा सही एवं स्थिर है या नहीं; क्या प्रवाह में कोई अव्यवस्था है, एवं प्रवाह-दर उचित एवं स्थिर है या नहीं। प्रत्येक पाइपलाइन में निर्धारित प्रवाह-दर उचित है या नहीं। वास्तविक प्रवाह में यह दर मानकों के अनुरूप है, अधिक है, या कम है? प्रक्रिया की जाँच में इस बात की भी जाँच शामिल होनी चाहिए कि प्रक्रिया के दौरान क्या-क्या चीजें आगे बढ़ रही हैं? प्रक्रिया में क्या-क्या तत्व हैं? पिछले कुछ वर्षों में, कई कंपनियाँ प्रक्रियाओं को डिज़ाइन कर रही हैं, उन्हें पुनर्निर्मित कर रही हैं, एवं प्रक्रियाओं में सुधार करने का काम कर रही हैं। लेकिन आखिर इन प्रक्रियाओं में क्या होता है? वास्तव में, प्रक्रिया-प्रवाह की सामग्री बहुत ही सरल है; संक्षेप में इसमें चार प्रकार की सामग्री होती है। पहली है लॉजिस्टिक्स: उद्यमों के दैनिक व्यावसायिक संचालन एवं उत्पादन से संबंधित भौतिक वस्तुएँ, तथा प्रबंधन कार्यों से जुड़ी सभी भौतिक गतिविधियाँ, ये सभी प्रक्रिया-प्रवाह में शामिल होती हैं। ； दूसरा है सूचना प्रवाह: उद्यम के व्यावसायिक कार्यों के साथ आने वाली आंतरिक एवं बाहरी सभी प्रकार की जानकारियों को प्रक्रियाओं के माध्यम से ही प्रसारित किया जाता है। इसी प्रकार, उद्यम प्रबंधन से संबंधित जानकारियों का ऊपर से नीचे तक प्रसारण भी प्रक्रियाओं के माध्यम से ही होता है। ऊपर से भेजी गई जानकारी उद्यम से संबंधित सभी पहलुओं से संबंधित होती है, जबकि नीचे भेजे गए आदेश विभिन्न स्तरों पर लागू होते हैं। ； तीसरा है नकदी प्रवाह: किसी भी व्यवसाय का मूल उद्देश्य लाभ कमाना ही है। व्यवसाय की सभी गतिविधियों का अंतिम उद्देश्य भी लाभ ही है। प्रत्येक गतिविधि के साथ धन का प्रवाह भी होता है। इसलिए, प्रवाह में शामिल सबसे महत्वपूर्ण तत्व तो धन ही है। हर समय, प्रवाह में शामिल सबसे सरल तत्व भी धन ही है। ； चौथा है ‘सांस्कृतिक प्रवाह’: इसमें उद्यम की विशेषताएँ एवं अनूठी पहचान शामिल है; यही उद्यम की संस्कृति है। प्रतिस्पर्धात्मक बाजार में उद्यम को ग्राहकों द्वारा पहचाने जाने का मुख्य कारण यही है कि उद्यम की प्रक्रियाओं में उसकी अनूठी विशेषताएँ, कर्मचारियों के व्यवहार के तरीके, एवं उद्यम के मूलभूत मूल्य एवं विचारधाराएँ भी शामिल हैं। प्रक्रिया की शुरुआती प्रक्रियाओं के बारे में समझ में आ गया है; इसलिए प्रक्रिया की जाँच करते समय उन बातों की भी जाँच करनी आवश्यक है जिनकी जाँच की जानी चाहिए। दूसरा, प्रणालीगत सहायता अपर्याप्त है। प्रक्रियाओं की जाँच करने के बाद, अब प्रणालियों की भी जाँच की जानी चाहिए। यदि प्रक्रिया में कोई समस्या नहीं है, तो यह जाँचना आवश्यक है कि क्या प्रबंधन प्रणाली प्रक्रिया के कार्यान्वयन में सहायक है; क्या वह प्रणाली वास्तव में प्रक्रिया का समर्थन करती है; क्या वह प्रक्रिया में होने वाली गतिविधियों का समर्थन करती है; एवं क्या वह प्रणाली पूर्ण एवं उचित है। शायद अच्छी प्रक्रिया-प्रणालियाँ मौजूद हों, लेकिन सेवा-प्रबंधन प्रणालियाँ एवं व्यावसायिक प्रबंधन प्रणालियाँ उन प्रक्रिया-प्रणालियों का समर्थन नहीं करतीं; या फिर ये प्रणालियाँ आपस में आपस में टकराती हैं, या इनमें कई कमियाँ होती हैं। क्या सभी प्रक्रियाओं के लिए कोई व्यवस्था मौजूद है? या फिर ऐसी व्यवस्थाओं को बनाते समय मानवीय भावनाओं का पर्याप्त ध्यान रखा गया है? यदि व्यवस्थाएँ बहुत ही कठोर हों, तो कड़ी सजाएँ देने का कोई मतलब ही नहीं रह जाता; लोग व्यवस्था की कमियों का फायदा उठाने की कोशिश करते हैं, या तो वे व्यवस्था का विरोध करने लगते हैं। वहीं, यदि व्यवस्थाएँ बहुत ही ढीली हों, तो उनका कोई प्रभाव ही नहीं रह जाता। व्यवस्थाएँ लोगों को नियंत्रित करने हेतु होती हैं; अत्यधिक कठोर या अत्यधिक ढीली व्यवस्थाएँ, दोनों ही प्रक्रियाओं के सुचारू कार्यान्वयन में बाधा डालती हैं। यदि प्रक्रियाओं को पानी के रूप में माना जाए, तो व्यवस्थाएँ उस पानी के प्रवाह हेतु आवश्यक पाइपलाइनें हैं। यदि पाइपलाइनें ठीक से न बनी हों, उनका आकार उचित न हो, या वे आपस में जुड़ी ही न हों, तो इससे प्रणाली में पानी का प्रवाह प्रभावित हो जाएगा। इसके अलावा, यह भी ध्यान देने योग्य है कि प्रक्रिया में उपयोग होने वाली सामग्री सही है या नहीं, एवं क्या सामग्री में कोई अव्यवस्था है य तीन, निगरानी की कमी – हालाँकि उद्यमों में अच्छी प्रक्रियाएँ एवं बेहतरीन प्रबंधन व्यवस्थाएँ मौजूद हैं, लेकिन न तो कोई निगरानी होती है, या निगरानी अपर्याप्त होती है; या फिर निगरानी के तरीके पुराने होते हैं; या फिर निगरानी करने वाले कर्मचारियों की योग्यता में कमी होती है; या फिर संगठन की आंतरिक संरचना जटिल होती है। ये सभी कारक संपूर्ण संगठन की कार्यक्षमता को कम कर देते हैं। प्रक्रियाएँ एवं नियम तो स्थिर होते हैं, जबकि नियंत्रण प्रणाली लचीली होती है। नियंत्रण को सिद्धांतों के अनुसार ही किया जाना चाहिए। यदि नियंत्रक सिद्धांतों के अनुसार काम नहीं करता, तो इससे लोगों की प्रक्रियाओं एवं नियमों के प्रति निष्ठा कम हो जाती है। यदि नियंत्रकों में योग्यता ही न हो, और वे यह भी न जानते हों कि नियंत्रण कैसे किया जाता है, तो ऐसी स्थिति में नियंत्रण प्रणाली अप्रभावी ही रह जाती है। नियामक तंत्र की कमजोरी के कारण यह पता ही नहीं चल पाता कि सभी लोग क्या कर रहे हैं, क्या वे सही तरीके से काम कर रहे हैं, क्या उनका काम आवश्यक है, क्या वे वाकई में काम कर रहे हैं, या फिर वे बेकार ही समय बर्बाद कर रहे हैं। ； या फिर, यदि नियमन बहुत ही कठोर एवं जड़ हो, तथा सिद्धांतों एवं लचीलेपन का संयोजन न हो, और पुरानी, प्रतिक्रियावादी प्रबंधन प्रणालियों का ही पालन किया जाए, तो इससे लोगों की उत्साह एवं रचनात्मकता पर बहुत ही बुरा प्रभाव पड़ेगा। ऐसी स्थिति में लोग नियमों को पूरा करने हेतु अनावश्यक कार्य करने पर मजबूर हो जाएंगे, जिससे उनका कोई लाभ नहीं होगा। यदि उच्च पदों पर बैठे लोगों में नियमों का पालन करने की भावना ही न हो, तो वे नियमों को तोड़ने लगेंगे। ऐसी स्थिति में नियंत्रण की शक्ति कमजोर हो जाएगी। लोग नियमों से संबंधित कार्यों के बजाय अन्य कार्यों में व्यस्त रहेंगे, और उन्हें कोई दंड भी नहीं दिया जाएगा। यहाँ तक कि नेता भी प्रक्रियाओं एवं नियमों को तोड़ने में आगे आएंगे। ऐसी स्थिति में सब कुछ और भी अव्यवस्थित हो जाएगा। चौथा कारण है – तकनीकी साधनों की कमी। सभी लोग बहुत व्यस्त हैं, थके हुए हैं; लेकिन कुल मिलाकर दक्षता कम ही है। इसका कारण प्रबंधन तंत्र से संबंधित समस्याएँ हैं। आम तौर पर प्रबंधन तंत्र पुराना होता है, और ऐसी स्थिति में उद्यम की प्रबंधन दक्षता बहुत ही कम हो जाती है। इसका प्रभाव उत्पादन उपकरणों की दक्षता पर भी पड़ता है। जबकि आधुनिक उत्पादन उपकरणों के कारण ही कार्य दक्षता बढ़ती है। यह खासकर विनिर्माण क्षेत्र में स्पष्ट रूप से देखा जा सकता है; आधुनिक उपकरण न केवल अधिक दक्ष होते हैं, बल्कि उनकी कार्य गुणवत्ता भी बेहतर होती है। उदाहरण के लिए, 286 एवं 486 प्रोसेसरों की कार्य गति एवं गुणवत्ता में बहुत अंतर होता है। ； इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि जब उपकरण पुराने/अप्रचलित हो जाते हैं, तो इससे लोगों के मनोभाव प्रभावित होते हैं। चूँकि लोगों के मनोभाव एक-दूसरे से प्रभावित होते हैं, इसलिए इसका प्रभाव लोगों की कार्य करने की इच्छा पर भी पड़ता है सूचनाओं के संचरण हेतु, मनुष्यों ने मानव-द्वारा संचरण, जानवरों द्वारा संचरण, संकेत-दीपों द्वारा संचरण, मशीनों द्वारा संचरण, एवं इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों द्वारा संचरण जैसी विभिन्न पद्धतियों का उपयोग किया है। आज इंटरनेट के माध्यम से सूचनाओं का संचरण अत्यंत तेज़ गति से होता है। कॉर्पोरेट संगठनों में, जब सूचनाओं का आदान-प्रदान होता है, तो ब्रॉडबैंड एवं डायल-अप इंटरनेट की गति में काफी अंतर होता है। ब्रॉडबैंड के मामले में भी, विभिन्न बैंडविड्थ स्तरों के कारण सूचनाओं के संचरण की गति प्रभावित होती है। इसके अलावा, कॉर्पोरेट संगठनों में लोकल नेटवर्कों का सही उपयोग करने से कार्य कुशलता में भी काफी सुधार होता है। इसके अलावा, जब तकनीकी साधन बहुत ही उन्नत हो जाते हैं, तो यह कंपनियों की आंतरिक कार्यकुशलता पर भी प्रभाव डालता है। ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि कंपनी का वातावरण उन उपकरणों के संचालन के लिए उपयुक्त नहीं होता; इस कारण उपकरण अपनी पूरी क्षमता से काम नहीं कर पाते। इसके अलावा, अन्य प्रक्रियाओं के साथ इन उपकरणों को जोड़ने से कार्य-लागत बढ़ जाती है, जिससे कार्यकुशलता में कमी आ जाती है। क्योंकि, कोई भी उत्पादन-संबंधी तकनीकी उपकरण तो एक वस्तुनिष्ठ भौतिक वातावरण में ही काम कर सकता है; उसके कार्य करने हेतु उचित वातावरण आवश्यक होता है। बेशक, प्रबंधन संबंधी तकनीकों को न केवल उद्यम के आंतरिक वातावरण के अनुकूल होना चाहिए, बल्कि उद्यम के बाहरी वातावरण के अनुकूल भी होना आवश्यक है। यदि उद्यम के आंतरिक हिस्सों में कार्य करने की दक्षता अधिक है, लेकिन उसके संपर्क में आने वाले बाहरी वातावरण में कार्य करने की दक्षता कम है, तो सभी को लगातार इंतजार करना ही पड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके ग्राहक कोई ऐसा सरकारी उद्यम है जिसमें कार्य करने की दक्षता बहुत कम है, तो भले ही उद्यम के आंतरिक कर्मचारी बहुत मेहनत कर रहे हों, लेकिन आप उस बाहरी वातावरण को बदलने पर नियंत्रण नहीं रख सकते; इसलिए आपकी कार्य करने की दक्षता भी कम ही रह जाती है। पहले सभी लेन-देन मैनुअल रूप से ही किए जाते थे, लेकिन अब ज्यादातर लेन-देन कंप्यूटर के माध्यम से ही होते हैं; इससे कार्य की दक्षता **बढ़ गई है।** पाँच, कर्मचारियों की व्यावसायिक योग्यता कम है। कर्मचारियों की व्यावसायिक योग्यता, कार्य कुशलता को निर्धारित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। कर्मचारियों की व्यावसायिक योग्यता, वास्तव में सभी कर्मचारियों के व्यावसायिक गुणों को दर्शाती है। “गुण” क्या है? गुण, वह सामाजिक विशेषता है जो कर्मचारियों एवं उनके कार्य से संबंधित होती है; मुख्य रूप से यह कर्मचारियों के व्यावसायिक नैतिकता से संबंधित है। चीन में व्यक्तियों के विकास हेतु मानक “नैतिकता, बुद्धि, शारीरिक क्षमता, सौंदर्य एवं कौशल” हैं। व्यक्तियों के चयन हेतु मानक “नैतिकता एवं क्षमता” हैं, जबकि उनके मूल्यांकन हेतु मानक “नैतिकता, क्षमता, मेहनत एवं प्रदर्शन” हैं। चाहे व्यक्तियों का विकास हो, उनका चयन हो या उनका मूल्यांकन हो, सब कुछ नैतिकता से ही संबंधित है। इसलिए अक्सर कहा जाता है कि नैतिकता बहुत ही महत्वपूर्ण है। “गुण” से क्या तात्पर्य है? गुण, वे प्राकृतिक विशेषताएँ हैं जो किसी व्यावसायिक पद से संबंधित होती हैं; इनमें उस पद से जुड़ी व्यावसायिक जागरूकता, ज्ञान, कौशल, बुद्धिमत्ता, संसाधन आदि शामिल हैं। कर्मचारियों की गुणवत्ता अत्यंत महत्वपूर्ण है, और इसमें व्यावसायिक चेतना सबसे महत्वपूर्ण है। लेकिन व्यावसायिक चेतना क्या है? इसका मतलब है कि किसी व्यावसायिक पद पर कार्यरत व्यक्ति को यह पता होना चाहिए कि उसे क्या करना है एवं कैसे करना है। यही कारण है कि स्नातक होने के बाद छात्रों को यह नहीं पता होता कि उन्हें क्या करना है एवं कैसे करना है; क्योंकि वे कभी भी काम नहीं करते, इसलिए उनमें व्यावसायिक जागरूकता नहीं होती। कुछ उद्यमों में दक्षता कम होने का कारण, वहाँ कर्मचारियों की गुणवत्ता ही है। एक अच्छी गुणवत्ता वाला कर्मचारी, सामान्य कर्मचारी की तुलना में दोगुना, तीनगुना, या यहाँ तक कि 10 गुना अधिक काम कर सकता है। इसके अलावा, काम की गुणवत्ता भी अलग-अलग होती है; सामान्य गुणवत्ता वाले कर्मचारी, चाहे वे कितनी भी मेहनत क्यों न करें, अच्छी गुणवत्ता वाले कर्मचारियों के स्तर तक नहीं पहुँच सकते। एक ही कार्य को सौंपने पर, गुणवत्तापूर्ण कर्मचारी उसे एक ही दिन में पूरा कर सकते हैं, जबकि कम गुणवत्ता वाले कर्मचारियों को उसे पूरा करने में एक हफ्ते से अधिक समय लग जाता है। ऐसे में, उनके द्वारा किए गए कार्य की गुणवत्ता भी गुणवत्तापूर्ण कर्मचारियों के कार्य की तुलना में बहुत ही खराब होती है। केवल समय के हिसाब से ही सात गुना का अंतर है; ऐसे में, एक ही पद पर कार्यरत उच्च गुणवत्ता वाले कर्मचारियों को सामान्य कर्मचारियों की तुलना में सात गुना अधिक वेतन मिलना संभव ही नहीं है। गुणवत्ता में अंतर को तो छोड़ ही दें। निश्चित रूप से, दीर्घकालिक औसत मानसिकता के प्रभाव में कर्मचारियों को मिलने वाले वेतन/लाभ लगभग समान ही रहते हैं। इस कारण, उच्च गुणवत्ता वाले कर्मचारी धीरे-धीरे कंपनी छोड़ जाते हैं, और केवल सामान्य गुणवत्ता वाले कर्मचारी ही बच जाते हैं। हालाँकि, ऐसे कर्मचारियों में व्यावसायिक नैतिकता अच्छी होती है, एवं वे बहुत मेहनती भी होते हैं; लेकिन कंपनी की समग्र कार्यक्षमता कम ही रहती है। समाधान: अच्छी गुणवत्ता वाले कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने एवं उन्हें नियुक्त करने के साथ-साथ, वेतन में उचित अंतर भी रखना आवश्यक है। छह, उद्यमों के प्रबंधकों की प्रबंधन क्षमताएँ सीमित होती हैं। जैसा कि कहावत है, “अगर सैनिक कमजोर हो, तो पूरी सेना ही कमजोर हो जाती है।” ”हर कर्मचारी पूरी मेहनत से काम करता है; लेकिन कंपनी की समग्र दक्षता में कमी होने का छठा कारण, कंपनी के उच्च प्रबंधकों की प्रबंधन क्षमताओं में कमी है। हालाँकि सभी लोग बहुत व्यस्त हैं, लेकिन उच्च प्रबंधकों की क्षमताएँ सीमित हैं। वे रणनीतिक योजनाएँ नहीं बना सकते, रणनीतिक दिशानिर्देश नहीं दे सकते, अपने लोगों की योग्यताओं को ठीक से पहचान नहीं सकते, सीमित संसाधनों का प्रभावी ढंग से उपयोग नहीं कर सकते। इसलिए, गलत समय एवं गलत स्थान पर, बेहतरीन सैनिकों का उपयोग गलत लड़ाइयों में किया जाता है, और असफलता अनिवार्य ही हो जाती है। यह युद्धक्षेत्र में बहुत ही स्पष्ट रूप से देखा जा सकता है – क्यों कुछ सेनापति लगातार जीत हासिल कर पाते हैं, जबकि कुछ सेनापति अच्छे अवसरों एवं सैनिकों की जानों को बेकार ही गंवा देते हैं। ऐसे उदाहरण अनगिनत हैं। अतः, एक कंपनी के प्रबंधक, खासकर वरिष्ठ प्रबंधक के रूप में, आपको यह ध्यान रखना आवश्यक है कि कर्मचारियों को व्यर्थ में काम न करने दें। आपको यह भी जानना आवश्यक है कि आपका एक आदेश निचले स्तर तक पहुँचेगा, और सभी कर्मचारी आपके आदेशों के अनुसार काम करेंगे। लेकिन यदि ऐसा काम बिना किसी परिणाम के होता है, तो वह व्यर्थ ही है; यहाँ तक कि यह गलत एवं नकारात्मक कार्य भी हो सकता है। ऐसी स्थिति में नेता खुद भी जिम्मेदारी लेने से डरता है। कल्पना कीजिए, इसका परिणाम कितना भयावह होगा? ! यदि ऐसा बार-बार होता रहे, तो कर्मचारी थक जाएंगे, और प्रबंधकों की बुद्धिमत्ता भी बेकार हो जाएगी। लेकिन, सभी लोग अपने उच्चाधिकारियों के आदेशों का उल्लंघन नहीं कर सकते। तो, क्या करें? कर्मचारी तो बस वैसा ही करेंगे… आप चाहे जितने आदेश दें, मुझे तो कुछ नहीं करना है… मैं तो बस अपने काम से ही व्यस्त रहूँगा। सभी लोग तो अपने-अपने कामों में ही व्यस्त हैं… वे तो बस ऊपरी अधिकारियों को दिखाने के लिए ही व्यस्त दिखने की कोशिश कर रहे हैं… एक व्यक्ति दूसरे व्यक्ति को धोखा दे रहा है। एक और स्थिति यह है कि निर्णय लेने में लगातार बदलाव होता रहता है। एक उद्यम प्रमुख के रूप में, निर्णय लेते समय सावधानी नहीं बरती जाती; या फिर निर्णय लेने की क्षमता ही नहीं होती, या फिर व्यक्ति दूसरों की बातों में आ जाता है। निर्णय लेने के बाद भी उसे लगता है कि वह निर्णय गलत था, इसलिए वह उस निर्णय में बदलाव करना चाहता है। इस प्रकार, निर्णय लेने की प्रक्रिया के दौरान ही निर्देशों में लगातार बदलाव होता रहता है। इससे उद्यम में अराजकता फैल जाती है। शुरुआत में अधीनस्थ लोग इससे परेशान हो जाते हैं, लेकिन समय बीतने के साथ वे अपने उच्चाधिकारियों के स्वभाव एवं कार्यशैली को समझ जाते हैं। इसलिए, उच्चाधिकारी जो भी आदेश देते हैं, अधीनस्थ लोग उन आदेशों का पालन करने से डरते रहते हैं, और केवल दिखावा ही करते हैं। उच्चाधिकारी तो यह देखकर ही संतुष्ट हो जाते हैं, लेकिन वास्तव में कोई परिणाम ही नहीं निकलता, जिससे दक्षता प्रभावित होती है। सात, “व्यस्तता” संस्कृति की मार्गदर्शक भूमिका – कॉर्पोरेट संस्कृति भी उद्यम की समग्र दक्षता को प्रभावित करती है। यदि कोई उद्यम, व्यक्तिगत नायकत्व को प्रोत्साहित करता है, एवं टीमवर्क एवं सहयोगपूर्ण कार्य करने की क्षमता को विकसित करने पर ध्यान नहीं देता, तो हालाँकि हर कोई नायक बनना चाहता है, एवं हर कोई व्यस्त भी रहता है; लेकिन लोगों में सहयोगपूर्ण कार्य करने की सोच एवं क्षमता विकसित नहीं होती। व्यक्तियों के बीच, एवं विभागों के बीच भी कार्यों की सीमाएँ मौजूद रहती हैं। इससे भी गंभीर बात यह है कि, लोगों को डर है कि कहीं दूसरे लोग नायक न बन जाएँ, और इससे उनके खुद नायक बनने में बाधा न आ जाए। इसलिए वे दूसरों को रोकने की कोशिश करते हैं, यहाँ तक कि जानबूझकर दूसरों एवं अन्य विभागों के काम में बाधाएँ पैदा करते हैं। ऐसा करने से समग्र कार्यकुशलता पर प्रभाव पड़ता है। यदि कोई व्यवसाय “व्यस्तता-आधारित संस्कृति” को बढ़ावा देता है, तो वह व्यवसाय हमेशा ही व्यस्त ही रहेगा। यह खासकर उन विकासशील व्यवसायों में देखने को मिलता है। मालिकों को सबसे ज्यादा यह बात पसंद नहीं आती कि कर्मचारी आराम करें। जब कर्मचारी आराम करते हैं, तो मालिकों को बहुत परेशानी होती है; इसलिए वे कर्मचारियों से यह नहीं पूछते कि उन्होंने अपने कार्य पूरे किए हैं या नहीं। हालाँकि, कुछ मालिक ऐसे होते हैं जो सीधे-सीधे आलसी कर्मचारियों की आलोचना नहीं करते, बल्कि वे मेहनती कर्मचारियों की प्रशंसा करते हैं; खासकर उन कर्मचारियों की जो ओवरटाइम करते हैं। कुछ कर्मचारी ऐसे भी होते हैं जो अपना काम ठीक से नहीं कर पाते, और बेकार ही मेहनत करते रहते हैं। ； और कुछ लोग तो इसी काम के आदी हो जाते हैं; उन्हें काम समाप्त करने के बाद भी काम करना पसं ； इसके अलावा, गुणवत्ता संबंधी समस्याएँ भी हैं। कर्मचारी जानबूझकर ओवरटाइम करके मालिक को दिखाते हैं; चूँकि मालिक अक्सर कंपनी में ही नहीं रहता, इसलिए जब वह ओवरटाइम करने वाले कर्मचारियों को देखता है, तो उनकी प्रशंसा करता है। ऐसी स्थिति में, मालिक के इस प्रोत्साहन के कारण कंपनी कर्मचारी तो ज्यादा काम करने लगते हैं, लेकिन परिणामों के लिए नहीं। परिणामस्वरूप, जितना ज्यादा काम किया जाता है, उतनी ही अधिक प्रशंसा मिलती है; और जितनी अधिक प्रशंसा मिलती है, उतना ही ज्यादा काम किया जाता है। ऐसी स्थिति में “जितना ज्यादा काम, उतनी ही अधिक परेशानी” की स्थिति उत्पन्न हो जाती है… यानी काम करने का कोई वास्तविक लाभ ही नहीं होता। केवल व्यक्तिगत वीरता को प्रोत्साहित नहीं किया जाना चाहिए; बल्कि समूहगत रूप से मिलकर काम करने की मानसिकता को ही प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। ； केवल औपचारिक व्यस्तता एवं ओवरटाइम पर ही ध्यान न दें। “व्यस्तता” की संस्कृति में बदलाव लाना आवश्यक है; दक्षता पर ध्यान देना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति के कार्यों को विस्तार से व्यवस्थित किया जाना चाहिए, ताकि निर्धारित समय में ही निर्धारित कार्य पूरे हो सकें। ध्यान को केवल रूप पर ही केंद्रित करने के बजाय, परिणामों एवं प्रक्रियाओं दोनों पर ध्यान देना आवश्यक है। ध्यान रखें कि दूसरे चरम पर न जाएं – केवल परिणामों पर ही ध्यान देना। ऐसा करने से “परिणामों के लिए ही परिणाम” प्राप्त होंगे, और इससे कंपनी की संस्कृति और भी खराब हो जाएगी। आठवाँ, उद्यम की रणनीतिक स्थिति एवं दिशा में समस्याएँ हैं। लोग इतने व्यस्त रहते हैं, और फिर भी उद्यम की कुल दक्षता कम रहती है; इसका एक कारण यह भी है कि उद्यम की रणनीतिक स्थिति एवं दिशा में समस्याएँ हैं। कहावत है, “पुरुषों को गलत पेशे में जाने से डर लगता है, जबकि महिलाओं को गलत व्यक्ति से शादी करने से डर लगता है।” किसी भी व्यवसायिक संगठन के लिए सबसे बड़ा खतरा यही है कि वह गलत क्षेत्र में काम करने लगे। यदि संगठन के पास किसी विशेष क्षेत्र में काम करने हेतु पर्याप्त संसाधन न हों, और संगठन के रणनीतिकार ऐसा करने में सक्षम होने का दावा करें, तो ऐसी स्थिति में कर्मचारी चाहे जितना भी मेहनत करें, कोई वास्तविक लाभ नहीं होगा। निश्चित रूप से, रणनीतिक दृष्टि से उद्यमों में उद्योग-संबंधी रणनीतिक स्थिति में गलती होने के अलावा, लक्षित ग्राहकों की पहचान, व्यापारिक क्षेत्र का निर्धारण, व्यावसायिक मॉडल आदि के निर्धारण में भी समस्याएँ होती हैं। इनमें से किसी भी क्षेत्र में गलती होने से उद्यम की समग्र दक्षता एवं प्रभावशीलता प्रभावित होती है। सभी लोग बहुत व्यस्त रहते हैं, लेकिन कोई लाभ नजर नहीं आता; अतः दक्षता भी नहीं होती। कंपनियों के साथ रणनीतिक दिशा के संबंध में आम समस्याएँ यह हैं कि रणनीतिक दिशा गलत होती है या अनिश्चित रहती है। यदि रणनीतिक दिशा गलत हो, तो सब कुछ उल्टा हो जाता है। ऐसी स्थिति में, कर्मचारी चाहे कितने भी व्यस्त क्यों न हों, परिणाम नकारात्मक ही होता है एवं दक्षता भी कम हो जाती है। ； यदि रणनीतिक दिशा अस्थिर रहे, बार-बार बदलती रहे, तो कर्मचारी भले ही व्यस्त रहें, लेकिन वे केवल दोहराव वाले एवं अनावश्यक कार्य ही करेंगे। ऐसी स्थिति में दक्षता एवं लाभ की बात ही कहाँ संभव है? स्रोत: ‘चाइना-फॉरेन मैनेजमेंट मैगज़ीन’ लेखक: जिंग सुकी