EHS विशेषज्ञों की कार्यप्रणाली, आप कितनी जानते हैं?

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ईएचएस विशेषज्ञों का काम करने का तरीका – विशेषज्ञों एवं सामान्य लोगों में क्या अंतर है? यह लक्ष्यों के प्रति दृढ़ता है, यह काम करने की विधि है, यह काम करने की दक्षता है, यह काम में दी जाने वाली सावधानी है… नीचे दिए गए 9 पहलुओं से, हम किसी विशेषज्ञ के काम संभालने के तरीकों को समझ सकते हैं। इन्हें आदर्श मानकर, आप भी निश्चित रूप से एक विशेषज्ञ बन सकते हैं! 1: तुरंत कार्रवाई करना, यह तो एक सामान्य बात है। कार्य को देरी किए बिना पूरा करने हेतु, लक्ष्यों को अच्छी तरह समझना एवं सामान्य लोगों की तुलना में अधिक दृढ़ता आवश्यक है। लक्ष्य को गहराई से कैसे समझें? एक ओर, विभिन्न प्रकार के आवश्यक ज्ञान एवं कौशल होना आवश्यक है; दूसरी ओर, SMART सिद्धांतों का उपयोग करके लक्ष्यों को विभिन्न दृष्टिकोणों से व्यवस्थित करना आवश्यक है। एस: विशिष्ट रूप से, लक्ष्य को किसी ठोस परिणाम के रूप में ही निर्धारित किया जाना चाहिए; न कि किसी अमूर्त, पकड़ में न आने वाले विचार के रूप में। ； एम: मात्रांकन – यह समझना आवश्यक है कि किस प्रकार के मात्रात्मक परिणाम प्राप्त करने आवश्यक हैं। ； ए: इसे पूरा किया जा सकता है। लक्ष्यों को पूरा करने हेतु आवश्यक संसाधनों, क्षमताओं एवं टीम के मनोबल का गंभीरता से मूल्यांकन करना आवश्यक है। यदि ये आवश्यकताएँ पूरी न हों, तो क्या किया जाए? यदि कार्य टीम की क्षमताओं से कहीं अधिक कठिन हो, तो कोई वादा ही नहीं करना चाहिए। ； आर: यह सार्थक है… क्या इस काम को करने से कंपनी, टीम, एवं व्यक्ति को कोई लाभ होगा? इसका वास्तविक अर्थ क्या है, इसे अच्छी तरह समझना आवश्यक है। ； टी: समय-सीमा होती है; लक्ष्य को पूरा करने हेतु निर्धारित समय-सीमा को स्पष्ट रूप से जानना आवश्यक है। तुरंत कार्रवाई करना मूर्खतापूर्ण नहीं है; लक्ष्य को अच्छी तरह समझना ही प्रबुद्ध व्यक्तियों का रहस्य है। 2: आराम करने से ही कार्य समय में ऊर्जा बनी रहती है, एवं कार्य कुशलतापूर्वक किया जा सकता है। आराम करने का मतलब सिर्फ नींद लेना ही है? हाँ, और नहीं भी। पर्याप्त एवं गुणवत्तापूर्ण नींद आवश्यक है, लेकिन यह तो केवल बुनियादी आवश्यकता है। आराम करने का अधिक उचित तरीका है “मन को आराम देना”। सोने के अलावा, ऐसी गतिविधियाँ करनी चाहिए जिनसे मन एवं शरीर दोनों आराम प्राप्त कर सकें; जैसे संगीत सुनना, व्यायाम करना, परिवार के साथ बातचीत करना आदि। जबकि कुछ लोग पूरी रात गेम खेलने, महजौंग खेलने, या नशा करने जैसे तरीकों को चुनते हैं; ऐसा करने से न केवल आराम नहीं मिलता, बल्कि वे और भी थक जाते हैं। 3: चीजों को, ज्ञान को एवं लोगों को वर्गीकृत करना, काम कुशलता से करने का एक और रहस्य है। चीजों को वर्गीकृत करें, उनकी प्राथमिकता निर्धारित करें, एवं सबसे महत्वपूर्ण 20% कार्यों पर ही ध्यान दें। ऐसा करने से 80% परिणाम प्राप्त हो जाते हैं; इससे विचार करने एवं सीखने हेतु अधिक समय एवं ऊर्जा उपलब्ध हो जाती है। इससे एक सकारात्मक चक्र शुरू हो जाता है। ； ज्ञान को वर्गीकृत किया जाता है, एवं ज्ञान के विभिन्न वर्गों के आधार पर ही अपनी स्वयं की ज्ञान-प्रणाली बनाई जाती है। जब ज्ञान-प्रणाली में मौजूद ज्ञान आपस में जुड़ जाता है, तो ज्ञान प्राप्त करने की प्रक्रिया “जोड़” की प्रक्रिया नहीं, बल्कि “गुणन” की प्रक्रिया बन जाती है! लोगों को वर्गीकृत करना, इसका मतलब यह नहीं है कि कुछ लोगों के प्रति असम्मान दिखाया जाए। सभी लोगों के प्रति समान सम्मान बरतना आवश्यक है। लेकिन जिन लोगों के साथ हमारा अधिक घनिष्ठ संबंध है, उनके लिए अपनी ऊर्जा को उचित तरीके से व्यवस्थित करना आवश्यक है। जितना अधिक विस्तार से वर्गीकरण किया जाता है, उतनी ही बेहतर तरह से उन छोटी-छोटी बारीकियों पर ध्यान दिया जा सकता है, जिन्ह 4: जब कोई व्यक्ति एक ही काम पर पूरी तरह ध्यान केंद्रित करता है, तो यही विशेषता एक कुशल व्यक्ति एवं सामान्य व्यक्ति के बीच का अंतर है। ध्यान केंद्रित रखना, लाभ-हानि या विफलता के परिणामों के बारे में न सोचना, और अपने लक्ष्यों को पूरा करने हेतु पूरी तरह से समर्पित रहना। ； कार्यान्वयन केंद्रीकृत होता है; किसी लक्ष्य को पूरा करने हेतु, सभी प्रयास एक ही बिंदु पर केंद्रित होते हैं, एवं सभी टीम सदस्यों को अपनी शक्तियाँ उसी बिंदु पर लगाने के लिए प्रेरित किया जाता है। ध्यान केंद्रित रखें, छोटी-मोटी बातों से परेशान न हों; ऐसा करके ही आप उस ऊँचाई तक पहुँच सकते हैं, जहाँ आम लोग नहीं पहुँच सकते। 5: परफेक्शन हासिल करने हेतु बार-बार प्रयास करना आवश्यक है। सामान्य लोग अपूर्णता के कारण आगे बढ़ना बंद कर देते हैं, जबकि कुशल लोग लगातार प्रयास करके हर बार बेहतर परिणाम हासिल करते हैं, ताकि दीर्घकाल में परफेक्शन हासिल हो सके। शुरुआती चरण में होने वाली अपूर्णताओं एवं कमियों को सहन करते हुए, बाजार के वातावरण में अपने उत्पाद/सेवा को आम जनता के परीक्षण हेतु प्रस्तुत करें। ； बाजार के साथ कुशल संचार बनाए रखें, समस्याओं/प्रतिक्रियाओं को एकत्र करने के बाद उन्हें तुरंत दूर करें। ； ऊपर दिए गए चरणों को दोहराने से, परिणाम अधिक से अधिक निखरता जाएगा। सर्वोत्तम इनपुट-आउटपुट अनुपात के माध्यम से धीरे-धीरे परिपूर्णता हासिल करना, ही वह तरीका है जिसका उपयोग विशेषज्ञ लोग लगातार करते हैं। 6: कार्यों को नियमित गति से करना – जब कई कार्यों को पूरा करना होता है, तब एक कुशल व्यक्ति की कार्य-गति ही उसकी विशेषता होती है। मुख्य लोग महत्वपूर्ण एवं तात्कालिक कार्यों को ही कर ； जब समय हो, तो महत्वपूर्ण लेकिन आपातकालीन न होने वाले कार्यों क ； छोट-मोटे कामों को संभालने हेतु समय एकत्र करें। ； वह काम, जिसे 2 मिनट में पूरा किया जा सकता है, तुरंत कर दें; देरी न करें। ； महत्वपूर्ण बातों को न चूकना, महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान देना, मूल्यवान कार्यों में कोई देरी न होने देना, एवं अनावश्यक कार्यों को छोड़ देना – यही तो एक कुशल व्यक्ति का कार्य-सिद्धांत है। 7: योजनाबद्ध एवं व्यवस्थित तरीके से काम करना, यही तो विशेषज्ञों का दूसरा रहस्य है। केवल लक्ष्य होना ही पर्याप्त नहीं है; लक्ष्यों को कार्यान्वयन योग्य योजनाओं में विभाजित करना भी आवश्यक है, ताकि कोई गलती न हो। योजना बनाते समय किन बातों पर ध्यान देना आवश्यक है? लक्ष्य को कई कार्यों में विभाजित करें; कार्यों का समन्वय ही लक्ष्य को प्राप्त करने हेतु आवश्यक एवं पर्याप्त शर्त है… यह निश्चित रूप से आवश्यक एवं पर्याप्त शर्त ही है! यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कार्य को कोई न कोई व्यक्ति ही संभाले, एवं प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति में उस कार्य को पूरा करने की क्षमता हो। ； प्रत्येक कार्य के अंतिम परिणामों का मात्रात्मक निर्धारण करना। ； प्रत्येक कार्य को पूरा करने हेतु आवश्यक समय को स्पष्ट रूप से निर्धार योजना तैयार करने के बाद, निर्धारित समय-सीमाओं एवं गुणवत्ता मानकों के अनुसार ही योजना के कार्यान्वयन की जाँच की जानी चाहिए। ； योजना के अनुसार लक्ष्यों को पूरा करने के बाद, उस प्रक्रिया का विश्लेषण एवं सारांश तैयार करना आवश्यक है। इससे कार्यान्वयन की प्रक्रिया में हुई ताकतों एवं कमियों का पता चलता है, जिससे अगले लक्ष्यों को और अधिक सुचारू एवं कुशलतापूर्वक पूरा किय ऊपर बताए गए चरणों को मिलाकर “योजना – कार्यान्वयन – जाँच – समीक्षा” नामक एक प्रभावी कार्य-चक्र बनता है; इसे ही PDCA चक्र कहा जाता है। वास्तव में, अनुभवी लोग भी ऐसा ही करते हैं! 8: समय का प्रबंधन – दिन भर के लिए समय-व्यवस्था: सुबह जल्दी उठकर दिन की योजना बनाएं। ； काम पर जाते समय पढ़ा जा सकता है, या ऑडियो फ़ाइलें सुनी जा सक ； कंपनी में पहुँचकर सबसे पहले सहकर्मियों के साथ दिनभर की कार्ययोजना पर चर्चा करें। ； सुबह पूरी तरह से प्रमुख कार्यों में लगना। ； दोपहर के विराम के समय समाचार देखें, अपनी पसंदीदा गतिविधियाँ करें, ताकि मन आराम पा सके। ； दोपहर में भी काम जारी रखना। ； काम से घर लौटने के बाद, जल्दी से परिवार के साथ समय बिताएं। ； रात में थोड़ा समय निकालकर पढ़ाई करें*, एवं उस दिन के कामों में हुई सफलताओं एवं असफलताओं का सारांश निकालें। ； समय का सही आयोजन करने से न केवल काम अधिक कुशलता से पूरा होता है, बल्कि क्षमताओं में भी तेजी से सुधार होता है; साथ ही ऐसा करने से व्यक्ति को आराम भी महसूस होता है। 9: अधिकारों का आवंटन करना आना चाहिए। कोई भी व्यक्ति सुपरमैन नहीं होता; अगर कोई व्यक्ति सभी कार्य खुद ही पूरे करने की कोशिश करे, तो वह अंततः थककर चूर हो जाएगा, और उच्च स्तर पर कार्य करने में असफल रहेगा। कार्यों को टीम के अन्य सदस्यों में उचित रूप से वितरित करके उनके साथ मिलकर काम करने से, न केवल कार्य जल्दी एवं कुशलतापूर्वक पूरे होते हैं, बल्कि टीम के सभी सदस्यों को भी आवश्यक प्रशिक्षण मिलता है। उचित अधिकार प्रदान करने हेतु महत्वपूर्ण बातें: लक्ष्यों की पूरी समझ, एवं यह जानना कि क्या करना है। ； उचित योजना-विभाजन से, पुनर्प्राप्ति संबंधी कार्यों के माध्यम से कुल लक्ष्यों को हासिल किया जा सकता है। ； टीम के सदस्यों को पूरी तरह समझना आवश्यक है; न केवल उनकी कार्यक्षमता को, बल्कि उनकी मानसिक स्थिति को भी। उनमें काम करने की क्षमता होने के साथ-साथ उच्च मनोबल भी होना चाहिए। जो व्यक्ति किसी काम को अच्छी तरह से कर पाता है, उसे तो केवल “कुशल व्यक्ति” ही कहा जा सकता है। लेकिन जो व्यक्ति किसी टीम का नेतृत्व करके उस टीम को काम में सफल बना सकता है, वही वास्तव में महान व्यक्ति है।