【सुरक्षा प्रशिक्षण उपकरण】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, समय प्रबंधन, 80/20 सिद्धांत! (अत्यंत क्लासिक)

Thread Content

▌1. SWOT विश्लेषण विधि:
**शक्तियाँ**: अनुकूल पहलू/फायदे
**कमजोरियाँ**: नकारात्मक पहलू/कमियाँ
**अवसर**: संभावित अवसर
**खतरे**: संभावित जोखिम/चुनौतियाँ

**उद्देश्य**: इस विधि से आप पूरी स्थिति को स्पष्ट रूप से समझ सकते हैं; अपने संसाधनों के आधार पर अपनी शक्तियों एवं कमजोरियों का विश्लेषण कर सकते हैं। इससे आपको पर्यावरण में उपलब्ध अवसरों का लाभ उठाने एवं संभावित खतरों से बचने में मदद मिलती है। यह हमारी सफलता हेतु अत्यंत महत्वपूर्ण है। ▌द्वितीय, PDCA चक्र के नियम – योजना: लक्ष्यों एवं योजनाओं का निर्धारण। ； करें: कार्यों को शुरू करें, उनका क्रियान्वयन करें। ； जाँच: प्रक्रिया के महत्वपूर्ण बिंदुओं एवं अंतिम परिणामों की जाँच की जाती है। ； कार्रवाई: त्रुटियों को दूर करना, परिणामों को मानकीकृत करना, नए लक्ष्य निर्धारित करना, एवं अगले चरण की योजनाएँ बनाना। अर्थ: प्रत्येक कार्य, वास्तव में एक “पीडीसीए चक्र” ही है। इसमें योजना बनाना, उसे कार्यान्वित करना, परिणामों की जाँच करना, एवं आगे सुधार करना आवश्यक है। ऐसे ही धीरे-धीरे सुधार करते हुए ही कोई गुणात्मक परिवर्तन संभव है; और ही प्रत्येक कार्य को बेहतर बनाया जा सकता है, एवं अपने जीवन को भी बेहतर बनाया जा सकता है। ▌तीन, 6W2H विधि: क्या – कार्य की सामग्री एवं हासिल किए जाने वाले लक्ष्य। ； क्यों: इस काम को करने का कारण। ； कौन: इस कार्य में शामिल होने वाले व्यक्ति, एवं इसके प्रभारी। ； कब: किस समय, किस अवधि में कार्य किया जाएगा? ； कहाँ: काम होने वाला स्थान। ； कौन-सा: कौन-सी विधि या तरीका? ； कैसे: किस तरीके से किया जाए? ； कितना: कितनी लागत आवश्यक है? अर्थ: कोई भी कार्य करते समय 6W2H के सिद्धांत को ध्यान में रखना आवश्यक है। इससे हमारे विचार व्यवस्थित रहते हैं, एवं अंधाधुंध कार्य करने से बचा जा सकता है। हमारी रिपोर्टें भी 6W2H के सिद्धांत के अनुसार ही तैयार की जानी चाहिए; इससे रिपोर्ट लिखने एवं उसे पढ़ने में लगने वाला समय बच जाता है। ▌चौथा, SMART सिद्धांत – विशिष्ट/स्पष्ट होना। ； मापनीय – जिसको मापा जा सकता है। ； प्राप्य/हासिल किया जा सकने वाला ； संबंधित/प्रासंगिक ； समय-आधारित/टाइम-बेस्ड ； अर्थ: जब लोग कार्य-लक्ष्यों या उद्देश्यों को निर्धारित करते हैं, तो उन्हें यह सोचना चाहिए कि क्या वे लक्ष्य/योजनाएँ SMART मानदंडों के अनुरूप हैं या नहीं। केवल स्मार्ट योजनाएँ ही अमल में लाने योग्य होती हैं; ऐसी योजनाओं के द्वारा ही योजनाओं को सफलतापूर्वक पूरा किया जा सकता है। विशेष ध्यान देने योग्य बात यह है कि, इस सिद्धांत की व्याख्या कुछ लोग इस प्रकार भी करते हैं: “S” का अर्थ है “विशिष्ट” (Specific); अर्थात् प्रदर्शन मूल्यांकन में विशिष्ट कार्य-संकेतकों पर ही ध्यान दिया जाना चाहिए, सामान्य बातों पर नहीं। ； “M” का अर्थ है “मापनीय” (Measurable) – अर्थात् प्रदर्शन संबंधी संकेतक मात्रात्मक या व्यवहारिक रूप में होते हैं, एवं इन संकेतकों की जाँच हेतु आवश्यक डेटा/जानकारी उपलब्ध होती है। ； ‘A’ का अर्थ है प्राप्य (Attainable); इसका तात्पर्य यह है कि प्रयास करने पर प्रदर्शन संबंधी लक्ष्यों को हासिल किया जा सकता है। इससे अत्यधिक या अत्यल्प लक्ष्य निर्धारित करने से बचा जा सकता है। ； “R” का अर्थ है “वास्तविकता” (realistic)। इसका मतलब है कि प्रदर्शन संबंधी संकेतक वास्तविक होते हैं, एवं उन्हें साबित एवं देखा जा सकता है। ； “T” का अर्थ है समय-सीमा; यह प्रदर्शन संबंधी लक्ष्यों को निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा करने पर जोर देता है। ▌पाँच, समय प्रबंधन – महत्वपूर्ण एवं तात्कालिक कार्य
ए. महत्वपूर्ण एवं तात्कालिक कार्य: ऐसे कार्य जिन्हें तुरंत ही पूरा करना आवश्यक है; ऐसे कार्य जिन्हें दूसरा कोई भी व्यक्ति नहीं कर सकता।
बी. महत्वपूर्ण, लेकिन तात्कालिक नहीं: तैयारी के कार्य, निवारक उपाय, मूल्यों का निर्धारण, योजनाएँ, व्यक्तिगत संबंधों का विकास, अपनी क्षमताओं में सुधार।
सी. तात्कालिक, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं: ऐसे कार्य जो बाधा पहुँचाते हैं; फोन कॉल, पत्र, रिपोर्टें, बैठकें… ऐसे कार्य जो दूसरों की अपेक्षाओं के अनुरूप हैं।
डी. महत्वहीन एवं तात्कालिक नहीं: ऐसे कार्य जो बेकार हैं; विज्ञापन संबंधी पत्र, फोन कॉल, आदि।

प्राथमिकता = महत्व * तात्कालिकता
समय व्यवस्थित करते समय, विभिन्न कार्यों की प्राथमिकता का आकलन करना आवश्यक है। “पियानो बजाने” जैसा ही, यहाँ भी विभिन्न कार्यों को उचित क्रम में करना आवश्यक है। कार्य के प्रति दूरदृष्टि रखना आवश्यक है; समस्याओं को पहले ही रोकना चाहिए। यदि हम हमेशा समस्याओं को सुलझाने में ही व्यस्त रहें, तो हमारा कार्य हमेशा प्रतिक्रियात्मक ही रहेगा। ▌छह, कार्य विभाजन विधि – अर्थात् वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर। WBS को कैसे विभाजित किया जाए? लक्ष्य → कार्य → गतिविधियाँ। WBS विभाजन के सिद्धांत: मुख्य लक्ष्यों को धीरे-धीरे विस्तार से विभाजित किया जाता है; सबसे निचले स्तर के कार्यों/गतिविधियों को सीधे व्यक्तियों को सौंपा जा सकता है ताकि वे उन्हें पूरा कर सकें। ； सिद्धांत रूप में, प्रत्येक कार्य को इतना विभाजित किया जाना आवश्यक है कि उसे और अधिक विभाजित न किया जा सके WBS विघटन की विधि: ऊपर से नीचे तक एवं नीचे से ऊपर तक पर्याप्त संवाद। ； एक-एक करके ही बातचीत करें। ； समूह चर्चा। WBS विघटन के मानक: विघटन के बाद गतिविधियों की संरचना स्पष्ट होती है। ； तार्किक रूप से, यह एक बड़ी गतिविधि का रूप लेता है। ； इसमें सभी महत्वपूर्ण कारक शामिल हैं, जिसमें अस्थायी मील-स्टोन एवं निगरानी बिंदु भी शामिल हैं। ； सभी गतिविधियों की स्पष्ट रूप से परिभाषा दी गई है। महत्व: कार्यों को विभाजित करना सीखें। केवल तभी ही आपको पता चल पाएगा कि क्या करना है, आप व्यवस्थित ढंग से काम कर पाएंगे, एवं अपने समय का बेहतर उपयोग कर पाएंगे। ▌सातवाँ, 28% सिद्धांत – बैले का नियम: “कुल परिणाम का 80%, कुल खर्च हुए समय के केवल 20% से ही निर्धारित होता है।” ” कार्यों की “महत्वता” के आधार पर उनकी प्राथमिकता निर्धारित करने का सिद्धांत, “महत्वपूर्ण अल्पता एवं तुच्छ बहुतता” के सिद्धांत पर आधारित है। उदाहरण के लिए: 80% बिक्री, 20% ग्राहकों से ही होती है। ； 80% फोन कॉल, 20% दोस्तों की ओर से ही आते हैं। ； कुल उत्पादन का 80%, केवल 20% उत्पादों से ही प्राप्त होता है। ； 80% संपत्ति, 20% लोगों के हाथों में ही है। इससे हमें यह सीखने को मिलता है कि कार्य में हमें प्रमुख समस्याओं पर ध्यान देना चाहिए; जटिल एवं उलझे हुए कार्यों में से महत्वपूर्ण बातों को अलग करना आवश्यक है। संसाधनों का उपयोग सबसे महत्वपूर्ण एवं आवश्यक कार्यों पर ही किया जाना चाहिए।