साझा करें | छोटे व्यवसाय कैसे गुणवत्ता जोखिम प्रबंधन को लागू कर सकते हैं?

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जोखिम प्रबंधन, वर्तमान एवं आने वाले समय में उद्यम प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण प्रबंधनीय तत्व है। देश की अनेक छोटी कंपनियों के लिए, जटिल एवं बदलते हुए जोखिमों से कैसे निपटा जाए? लेखक इस विषय पर मुख्य रूप से गुणवत्ता जोखिम प्रबंधन के दृष्टिकोण से चर्चा करते हैं। बाहरी गुणवत्ता जोखिम प्रबंधन: छोटे उद्यमों के बाहरी गुणवत्ता जोखिमों में **विभिन्न विभागों या उद्योग संस्थाओं द्वारा कंपनी के उत्पादों की गुणवत्ता की जाँच करने से उत्पन्न जोखिम, तथा ग्राहकों द्वारा कंपनी के उत्पादों के उपयोग से उत्पन्न गुणवत्ता संबंधी जोखिम शामिल हैं। इन बाहरी गुणवत्ता संबंधी जोखिमों को, आंतरिक उत्पादों की गुणवत्ता पर प्रभावी नियंत्रण रखकर ही नियंत्रित किया जा सकता है। केवल आंतरिक उत्पादों की गुणवत्ता पर ही अच्छा नियंत्रण रखकर ही बाहरी गुणवत्ता संबंधी जोखिमों को कम किया जा सकता है। आंतरिक गुणवत्ता जोखिम प्रबंधन, एक व्यवस्थित एवं जटिल प्रक्रिया है। इसमें न केवल उत्पाद की गुणवत्ता का नियंत्रण शामिल है, बल्कि संबंधित प्रक्रियाओं से जुड़े जोखिमों की पहचान, विश्लेषण एवं प्रभावी प्रबंधन भी शामिल है। इस लेख में, गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली मानकों से संबंधित कुछ प्रक्रियाओं का जोखिम विश्लेषण किया गया है। कई उद्यमों के प्रबंधकों का मानना है कि गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में केवल दस्तावेजों का सही तरीके से प्रबंधन ही पर्याप्त है; दस्तावेजों का सही तरीके से प्रबंधन करने से ही गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली सफल मानी जाती है। यह एक गलत धारणा है। गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ प्रबंधन का बहुत महत्वपूर्ण स्थान है, लेकिन गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली को ठीक से चलाने हेतु केवल दस्तावेज़ प्रबंधन ही पर्याप्त नहीं है। हम ISO9001 गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली मानक के खंड 4.2.2 “दस्तावेज़ नियंत्रण” के आधार पर, दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़े जोखिमों के बारे में संक्षेप में जानकारी दे सकते हैं। मानकों के अनुसार, “दस्तावेज़ों को पर्याप्त एवं उपयुक्त बनाने हेतु, उन्हें प्रकाशित करने से पहले अनुमोदन प्राप्त करना आवश्यक है।” तो, दस्तावेज़ों को प्रकाशित करने से पहले अनुमोदन क्यों आवश्यक है? पहली बात यह है कि, चूँकि दस्तावेज़ तैयार करने वालों की क्षमताएँ एवं योग्यताएँ अलग-अलग होती हैं, इसलिए विभिन्न पदों पर कार्यरत लोगों की उस प्रक्रिया को समझने की क्षमता भी अलग-अलग होती है। इस कारण तैयार किए गए दस्तावेज़ पर्याप्त एवं उपयुक्त नहीं हो सकते। ； दूसरे, तैयार किए गए दस्तावेजों को अनुमोदन दिया जाता है। अनुमोदन देने वाले व्यक्ति उन दस्तावेजों की समीक्षा करते हैं; वे विभिन्न दृष्टिकोणों एवं दृष्टांतों के आधार पर उन दस्तावेजों की पुष्टि करते हैं, जिससे दस्तावेजों को गलत तरीके से तैयार करने से होने वाले संचालन संबंधी जोखिमों को कम किया जा सकता है। मानकों में यह भी आवश्यक है कि “दस्तावेजों में हुए परिवर्तनों एवं वर्तमान संशोधनों की स्थिति की पहचान सुनिश्चित की जाए।” उद्यमों में मौजूद दस्तावेज़ों, खासकर उन दस्तावेज़ों के संबंध में जो उत्पादन प्रक्रियाओं के निर्देश हेतु या यह निर्धारित करने हेतु उपयोग में आते हैं कि उत्पाद गुणवत्तापूर्ण है या नहीं, उनमें परिवर्तनों पर नियंत्रण एवं वर्तमान संस्करण की पहचान बहुत ही महत्वपूर्ण है। अधिकांश एंटरप्राइजेस, फ़ाइलों पर नियंत्रण रखने हेतु संस्करण-संख्याओं का उपयोग करती हैं। जब फ़ाइलों में कोई बदलाव किया जाता है, तो उस फ़ाइल की संस्करण-संख्या में भी आवश्यक रूप से बदलाव किया जाना चाहिए; अन्यथा बड़ा जोखिम पैदा हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी ग्राहक की मांग हो कि उत्पादों की स्पेसिफिकेशनों में बदलाव किया जाए, लेकिन कंपनी में पुरानी एवं नई फाइलों का उपयोग एक साथ हो रहा हो, या पुरानी फाइलें समय पर वापस न ली गई हों, तो कंपनी पुरानी फाइलों में दी गई स्पेसिफिकेशनों के अनुसार ही उत्पाद बनाएगी। ऐसी स्थिति में बने उत्पाद गुणवत्ता हीन होंगे, जिससे कंपनी को विभिन्न मात्राओं में आर्थिक नुकसान होगा। ISO 9001 मानकों में मानव संसाधन प्रबंधन से संबंधित ऐसी आवश्यकताएँ हैं – “जहाँ आवश्यक हो, आवश्यक कौशल प्राप्त करने हेतु प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए या अन्य उपाय किए जाने चाहिए।” लेकिन छोटी कंपनियाँ अक्सर प्रशिक्षण की गुणवत्ता एवं प्रभावशीलता को नजरअंदाज कर देती हैं। कुछ छोटे उद्यमों में आमतौर पर ऐसी प्रणाली होती है, जिसमें कोई माहिर व्यक्ति ही नए कर्मचारियों को प्रशिक्षण देता है; वहाँ कोई औपचारिक प्रशिक्षण सामग्री या मूल्यांकन प्रणाली नहीं होती। इस कारण प्रशिक्षण की गुणवत्ता, पर्याप्तता एवं प्रभावशीलता पूरी तरह से उस माहिर व्यक्ति पर ही निर्भर रहती है। इसके परिणामस्वरूप, एक ही माहिर व्यक्ति द्वारा प्रशिक्षित किए गए कर्मचारियों की क्षमताओं में भी भिन्नता होती है। इसके अलावा, चूँकि कोई वैज्ञानिक मूल्यांकन प्रणाली ही नहीं होती, इसलिए उत्पादों की गुणवत्ता में अस्थिरता आ जाती है। इसके अलावा, गुरु द्वारा शिष्यों को प्रशिक्षित करने की इस विधि में एक और जोखिम भी है। वह यह है कि कंपनी की महत्वपूर्ण तकनीकें किसी एक व्यक्ति के हाथों में ही रह सकती हैं। यदि वह व्यक्ति कंपनी छोड़ दे, तो इससे अपूरणीय नुकसान हो सकता है… यह बहुत ही बड़ा जोखिम है। सही तरीका यह है कि उद्यम, संबंधित दस्तावेज़ तैयार करे; महत्वपूर्ण तकनीकों एवं अनुभवों को लिखित रूप में दर्ज किया जाए। ऐसा करने से, समय के साथ-साथ इन दस्तावेज़ों में वृद्धि होती रहेगी, और यह उद्यम के लिए एक बहुत बड़ी संपत्ति बन जाएगी। बुनियादी ढाँचे के प्रबंधन हेतु, ISO9001 मानकों के अनुसार “संगठन को उत्पादों की आवश्यकताओं को पूरा करने हेतु आवश्यक बुनियादी ढाँचे की पहचान करनी, उसे उपलब्ध कराना एवं उसका रखरखाव करना आवश्यक है।” बुनियादी ढाँचे के निर्माण हेतु आवश्यक उपकरण, कुछ उद्यमों में उत्पादन करने हेतु महत्वपूर्ण/निर्णायक तत्व होते हैं; इसलिए ऐसे उपकरणों का रखरखाव अनिवार्य है। हालाँकि, लेखक को पता चला कि कई कंपनियाँ अपने उत्पादन उपकरणों की देखभाल एवं रखरखाव में कोताही बरत रही हैं। उदाहरण के लिए, कुछ कंपनियों में तो उत्पादन उपकरणों की देखभाल हेतु कोई योजना ही नहीं है; वे नियमित रूप से उपकरणों की जाँच एवं रखरखाव भी नहीं करतीं। वे तब ही उपकरणों की मरम्मत हेतु उपकरण निर्माता कंपनी के विशेषज्ञों को बुलाती हैं, जब उपकरणों में कोई खराबी आ जाती है एवं उत्पादन प्रभावित होने लगता है। इससे उत्पादों की डिलीवरी समय-सीमा एवं उद्यमों को होने वाले आर्थिक नुकसान पर प्रभाव पड़ेगा; जिससे उद्यमों की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली को जोखिम का सामना करना पड़ेगा। ऊपर गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली से संबंधित कुछ आवश्यकताओं का उल्लेख किया गया है। इन आवश्यकताओं के आधार पर गुणवत्ता प्रबंधन से जुड़े जोखिमों एवं उनके समाधानों के बारे में भी जानकारी दी गई है। उम्मीद है कि यह जानकारी छोटे उद्यमों को अपनी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली को बेहतर बनाने में मदद करेगी, जिससे ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि होगी। स्रोत: “चाइना सर्टिफिकेशन एंड अक्सेप्टेंस” पत्रिका