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ओएसएचएमएस स्थापित करने की मूल विधियाँ एवं चरण (भाग 1): विभिन्न उद्यम, व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन प्रणाली (ओएसएचएमएस) को स्थापित/विकसित करते समय, अपनी विशेषताओं एवं परिस्थितियों के आधार पर अलग-अलग चरण एवं विधियाँ अपना सकते हैं। लेकिन सामान्य तौर पर, OSHMS स्थापित करने हेतु चार मूलभूत चरणों से गुजरना आवश्यक होता है: (1) प्रणाली नियोजन – प्रणाली नियोजन में प्रशिक्षण, योजनाओं का निर्धारण, प्रारंभिक मूल्यांकन (वर्तमान स्थिति का विश्लेषण) एवं प्रणाली का डिज़ाइन जैसे चार मुख्य कार्य शामिल हैं। शिक्षण एवं प्रशिक्षण – बाहरी विशेषज्ञों या तकनीकी सलाहकार संस्थाओं द्वारा, नियोक्ता संस्थाओं के प्रबंधन एवं मुख्य कर्मचारियों, साथ ही सामान्य कर्मचारियों को OSHMS मानकों संबंधी प्रशिक्षण दिया जाता है। यह OSHMS सिस्टम स्थापित करने हेतु अत्यंत महत्वपूर्ण कार्य है। प्रशिक्षण कार्य को विभिन्न स्तरों एवं चरणों में किया जाना चाहिए। सबसे पहले, नियोक्ता संस्थाओं के नेताओं एवं प्रबंधन टीम को OSHMS मानकों की मूल बातें एवं सिद्धांतों को अवश्य ही समझना होगा, ताकि वे इन मानकों का वास्तविक अर्थ समझ सकें। आम तौर पर, प्रशिक्षण कार्यों को दो चरणों में विभाजित किया जाता है। पहला चरण OSHMS मानकों का प्रचार एवं कार्यान्वयन है; इसमें OSHMS से संबंधित बुनियादी ज्ञान को ही मुख्य विषय माना जाता है। ； दूसरा है आंतरिक ऑडिटरों का प्रशिक्षण, जिसमें सिस्टम विकसित करने संबंधी दस्तावेजों की तैयारी, आंतरिक ऑडिट आदि विषय शामिल हैं। योजना बनाना: आम तौर पर, OSHMS स्थापित करने में लगभग एक साल का समय लगता है। कुल योजना को मंजूरी मिलने के बाद, प्रत्येक विशिष्ट कार्य की उप-योजनाएँ तैयार की जा सकती हैं। ओएसएचएमएस संबंधी कार्य योजना तैयार करने, एवं प्रत्येक विशिष्ट कार्य हेतु उप-योजनाएँ बनाने के अलावा, योजना तैयार करने का एक और महत्वपूर्ण पहलू है – संसाधनों की आवश्यकताओं का निर्धारण करके उन्हें नियोक्ता के उच्चतम प्रबंधन स्तर की मंजूरी हेतु प्रस्तुत करना। प्रारंभिक मूल्यांकन (वर्तमान स्थिति का सर्वेक्षण): प्रारंभिक मूल्यांकन मुख्य रूप से नियोक्ता संस्थाओं में व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन संबंधी वर्तमान स्थिति का सर्वेक्षण एवं मूल्यांकन करना है। इसमें मुख्य रूप से निम्नलिखित बातें शामिल हैं: पहला, वर्तमान स्थिति का सर्वेक्षण (जैसे – व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन संस्थाओं की स्थिति, कर्मचारियों के कार्यों का वितरण एवं उनकी योग्यताएँ, नियोक्ताओं की व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन संबंधी नीतियाँ/लक्ष्य एवं उनका कार्यान्वयन, पिछले कुछ वर्षों में हुई दुर्घटनाओं की जानकारी एवं उनके कारणों का विश्लेषण आदि)। ； दूसरा, सर्वेक्षण के परिणामों का विश्लेषण करके मौजूदा समस्याओं की पहचान की जाती है, एवं अनिवार्य नियमों के साथ उनमें मौजूद अंतरों का पता लिया जाता है। ； तीसरा, उच्चतम प्रबंधन स्तर वर्तमान स्थिति, अंतरों, एवं मौजूदा समस्याओं के कारणों का मूल्यांकन करता है। व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन संबंधी वर्तमान स्थिति के सर्वेक्षण एवं मूल्यांकन के परिणाम, व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन प्रणाली के डिज़ाइन हेतु आधार के रूप में कार ओएसएचएमएस डिज़ाइन – व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य प्रबंधन प्रणाली के डिज़ाइन में मुख्य रूप से चार चरण शामिल हैं। पहला चरण है, व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य संबंधी नीतियों का निर्धारण। नीतियों के निर्माण की प्रक्रिया में सभी लोगों की भागीदारी की अवधारणा को ध्यान में रखना आवश्य दूसरा है कार्य-विश्लेषण एवं संस्थाओं का निर्धारण। नियोक्ता संस्था की संरचना का निर्धारण, कार्यों के वितरण एवं प्रबंधन प्रक्रियाओं को निर्धारित करने हेतु आवश्यक है। कार्यों का वितरण एवं प्रक्रियाओं संबंधी दस्तावेज़ तैयार करने से पहले, कार्यों का विश्लेषण करके संस्था की संरचना निर्धारित करना आवश्यक है। संस्था की संरचना निर्धारित करते समय “कार्यकुशलता” के सिद्धांत का पालन करना आवश्यक है; ताकि विभिन्न विभागों के कार्यों में आपसी अतिरेक न हो। तीसरा है, कार्यों का वितरण। कार्यों के वितरण के समय, नियमों में दिए गए सभी तत्वों को पूरी तरह से विकसित करके उन्हें कार्यों में बदलना आवश्यक है; ताकि ये कार्य विभिन्न विभागों में वितरित किए जा सकें। इस प्रकार, कार्यों के वितरण के माध्यम से नियमों में दिए गए सभी तत्वों को ध्यान में रखा जा सके, ताकि कोई तत्व अनदेखा न रह जाए। कार्यों के वितरण के समय, इस सिद्धांत का पालन करना आवश्यक है कि प्रत्येक कार्य की जिम्मेदारी केवल एक ही विभाग की हो। जब किसी कार्य की जिम्मेदारी दो या अधिक विभागों को संभालनी पड़ती है, तो मुख्य जिम्मेदार विभाग को निर्धारित करना आवश्यक है, या संबंधित विभागों को एकीकृत कर देना चाहिए। चौथा कदम, सिस्टम दस्तावेजों की संरचना निर्धारित करना है; इसके लिए प्रोग्राम दस्तावेजों की सीमाओं का निर्धारण करना आवश्यक है, एवं सिस्टम दस्तावेजों की सूची भी तैयार करनी होती है। (2) सिस्टम दस्तावेजों को तैयार करते समय, नियोक्ता की विशिष्ट परिस्थितियों के अनुसार सरल एवं उपयोगी दस्तावेज-संरचना का उपयोग किया जा सकता है। आम तौर पर, OSHMS दस्तावेजों को तीन स्तरों में विभाजित किया जाता है – प्रबंधन हैंडबुक (स्तर A), प्रक्रिया-संबंधी दस्तावेज (स्तर B), एवं कार्य-संबंधी दस्तावेज (स्तर C)। प्रबंधन हैंडबुक, OSHMS मानकों एवं संस्था की व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य संबंधी नीतियों/लक्ष्यों के आधार पर, संस्था के OSHMS प्रणाली का विस्तृत वर्णन करने वाल दस्तावेज़ है। यह दस्तावेज़, संस्था की OSHMS प्रणाली से संबंधित सभी जानकारियों को एकत्रित रूप से प्रस्तुत करता है, एवं संस्था की OSH सुरक्षा संबंधी क्षमताओं को भी दर्शाता है। ओएसएच प्रबंधन हैंडबुक में आमतौर पर निम्नलिखित विषय शामिल होते हैं: नीतियाँ, लक्ष्य एवं प्रबंधन योजनाएँ। ； ओएसएच प्रबंधन, संचालन, समीक्षा या मूल्यांकन संबंधी कार्यों हेतु कर्मचारियों की जिम्मेदारियाँ, अधिकार एवं आपसी संबंध। ； प्रोग्राम फ़ाइलों से संबंधित जानकारी एवं पूछताछ हेतु तरीके ； मैनुअल के मूल्यांकन, संशोधन एवं नियंत्रण संबंधी नियम आदि। प्रोग्राम दस्तावेज़, इकाई के OSH प्रबंधन हैंडबुक में दिए गए निर्देशों के अनुसार, निर्धारित व्यावसायिक सुरक्षा एवं स्वास्थ्य लक्ष्यों को प्राप्त करने हेतु, OSHMS संबंधी विभिन्न गतिविधियों का वर्णन करने वाला दस्तावेज़ है; इसका उपयोग विभिन्न कार्यालयों द्वारा किया जाता है। कार्य दस्तावेज़, मैनुअलों एवं प्रक्रिया-संबंधी दस्तावेज़ों में दिए गए निर्देशों के आधार पर, किसी विशेष कार्य को कार्यस्थल पर कैसे पूरा किया जाए, इसका विस्तृत वर्णन करता है। यह एक विस्तृत कार्य-संबंधी दस्तावेज़ है, जिसका उपयोग मुख्य रूप से व्यक्तियों या समूहों द्वारा किया जाता है। ऐसी फ़ाइलें, कुछ तो सिस्टम चलने के दौरान आवश्यकता के अनुसार लगातार बनती रहती हैं।