Sesi Kuliah mengenai Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja 10 (Selesai)

Thread Content

Metode dan langkah dasar untuk membangun OSHMS (lanjutan) (3) Uji coba sistem. Pelaksanaan OSHMS pada dasarnya merupakan proses penerapan dokumen-dokumen OSHMS, pencapaian tujuan-tujuan OSHMS, pemeliharaan efektivitas OSHMS secara terus-menerus, serta upaya untuk terus menyempurnakannya. Fungsi sistem yang efektif bergantung pada struktur organisasi sistem tersebut, yang digunakan untuk melakukan koordinasi, pengawasan, penilaian, serta pemberian umpan balik informasi. Hal ini dapat dicapai melalui audit sistem dan evaluasi manajemen. Penerapan manual manajemen OSH, dokumen-dokumen terkait, serta pelaksanaan rencana OSH pada dasarnya merupakan bagian dari operasional OSHMS. Setelah buku panduan manajemen OSH diterbitkan oleh pejabat tertinggi, dan dokumen prosedur manajemen OSH disetujui untuk dilaksanakan oleh para pemimpin yang berwenang, maka segera harus diadakan pelatihan bagi para manajer di setiap tingkatan, agar mereka dapat memahami dan menerapkan aturan-aturan tersebut. Sebagai manajer tingkat atas, mereka perlu memahami dengan baik prinsip-prinsip, fungsi-fungsi, serta metode-metode pengendalian dalam OSHMS ； Manajer tingkat menengah seharusnya memahami tugas-tugas yang berkaitan dengan berbagai elemen dalam sistem departemen mereka ； Karyawan biasa sebaiknya memperhatikan dokumen-dokumen pendukung yang terdapat dalam manual tersebut, khususnya mengenai standar operasional, aturan, dan prosedur yang berlaku untuk posisi masing-masing. Pengelolaan sistem OSH melibatkan berbagai departemen di dalam perusahaan. Perusahaan perlu memperhatikan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan dalam desain sistem tersebut. Dengan menerapkan prinsip-prinsip ketat, terkoordinasi, efisien, sederhana, dan terpadu, perusahaan dapat menyesuaikan struktur organisasinya, serta menempatkan manajer yang kompeten untuk mengelola pekerjaan tersebut. Selain itu, perlu juga ditentukan hubungan antar departemen serta cara-cara koordinasi yang efektif, agar mekanisme pengelolaan sistem dapat berjalan dengan baik. Jika ditemukan adanya masalah dalam fungsi OSH di berbagai departemen selama sistem berjalan, maka perlu segera diambil tindakan korektif. Dalam proses pelaksanaan OSHMS, berbagai kegiatan seringkali mengalami penyimpangan dari standar yang berlaku. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan pengawasan secara terus-menerus, serta segera melaporkan adanya penyimpangan tersebut, agar dapat diambil tindakan korektif. Penerapan pengawasan OSH merupakan cara yang diperlukan untuk memastikan kelancaran operasional sistem tersebut. Fungsi dari sistem umpan balik informasi OSH adalah untuk memastikan bahwa pengawasan OSH dapat dilaksanakan dengan baik, sehingga sistem dapat terus beroperasi secara normal. Melalui sistem umpan balik informasi ini, informasi mengenai masalah-masalah yang muncul dapat dikumpulkan dan ditangani, sehingga operasional sistem dapat dikendalikan secara dinamis. Jelaslah bahwa manajemen informasi, pengawasan OSH, dan koordinasi organisasi saling terkait erat. Hanya dengan menggabungkan ketiganya secara efektif, sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik. (4) Audit internal dan peninjauan manajemen sistem OSHMS. Audit internal merupakan proses untuk memeriksa dan memastikan apakah berbagai elemen dalam sistem tersebut diimplementasikan dengan efektif sesuai rencana yang telah ditetapkan. Ini merupakan penilaian yang sistematis dan independen terhadap kinerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui apakah sistem tersebut telah mencapai tujuan yang ditetapkan. Audit internal merupakan salah satu cara bagi OSHMS untuk memberikan jaminan atas kualitasnya sendiri. Audit internal umumnya melakukan peninjauan menyeluruh terhadap semua elemen dari suatu sistem. Untuk sistem yang sudah melalui audit eksternal, pada audit internal pun dapat dilakukan pemeriksaan yang lebih fokus pada beberapa elemen tertentu, sedangkan pada audit berikutnya akan diperiksa elemen-elemen lainnya. Biasanya, semua elemen perlu diperiksa secara menyeluruh dalam waktu satu tahun. Evaluasi manajemen OSHMS merupakan penilaian komprehensif yang dilakukan oleh pemimpin tertinggi di perusahaan, untuk mengetahui apakah sistem yang ada benar-benar sesuai dengan persyaratan kebijakan OSH, serta apakah tujuan-tujuan baru yang ditetapkan setelah adanya perubahan lingkungan tersebut masih tepat. Hal ini dilakukan berdasarkan hasil audit sistem, tetapi tidak setiap kali setelah audit internal sistem perlu dilakukan peninjauan manajemen. Peninjauan tersebut dilakukan sesuai dengan kebutuhan objektif, untuk menentukan apakah perlu memeriksa seluruh atau sebagian elemen-elemen sistem tersebut. Evaluasi manajemen dilakukan sesuai dengan rencana tahunan, biasanya setidaknya sekali setahun. Evaluasi manajemen umumnya dipimpin oleh manajer umum, dengan partisipasi para kepala departemen dan pihak-pihak terkait (seperti auditor internal, dll.). Perwakilan manajer OSH harus menyusun dokumen tertulis yang memuat kondisi OSHMS saat ini, tren perubahannya, serta masalah-masalah yang perlu diteliti. Pertemuan peninjauan mengambil keputusan yang jelas terkait proposal atau masalah yang ada, seperti hasil audit internal sistem, pelaksanaan kebijakan dan target, kesesuaian serta efektivitas sistem, komitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutan, serta isu-isu yang menjadi perhatian pihak-pihak terkait terkait tindakan koreksi dan pencegahan.