Apakah departemen kualitas perlu bersikap tegas? Ingatlah 12 hal ini

Thread Content

Di sebuah perusahaan, ketika bagian produksi melakukan pemotongan biaya dengan cara yang tidak memenuhi standar kualitas, apakah bagian pengendalian kualitas berani untuk menghentikannya secara tegas? Ketika bos meminta agar sekelompok produk yang bermasalah tetap diperbolehkan keluar, apakah departemen mutu bisa menolaknya? Apakah departemen mutu perusahaan seharusnya bersikap tegas? Ada orang yang merangkum beberapa hal berikut, sebagai bahan referensi bagi semua orang. 1. Mengidentifikasi masalah, mengekspos masalah. Dari segi kualitas, apakah hal ini dapat dilakukan? Dalam melakukan pekerjaan, kita harus bertindak secara terbuka. Dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga pengawasan dan peningkatan kualitas, segala hal yang perlu dikatakan harus diucapkan, segala hal yang perlu ditegaskan harus ditegaskan juga, dan segala hal yang perlu dipublikasikan harus dipublikasikan. Semua orang perlu terlibat dalam upaya menjaga kualitas, dan semua orang perlu mengetahuinya. Dengan demikian, pelatihan kesadaran akan pentingnya kualitas pun akan berlangsung secara alami. Jadi, dalam melakukan pekerjaan, harus dilakukan dengan cara yang terlihat jelas, agar orang-orang tidak merasa bahwa departemen kualitas itu tidak ada. Berbicara soal bersikap sebagai manusia, kita harus rendah hati. Jangan sekali-kali bersikap keras. Hal ini akan merepotkan orang lain dan menimbulkan masalah yang tidak perlu dalam pekerjaan. Seseorang harus bersikap ramah, jangan bersikap dingin dan tidak ramah. Harus bersikap lembut, seolah-olah memberikan kebaikan secara perlahan dan tanpa terasa. Saya rasa, selama kedua hal ini terpenuhi, segalanya akan menjadi lebih mudah, tanpa masalah lagi. II. Bagian mutu harus “bertekad tegas”. Bertekad tegas pada apa? Tetapkan standar! Bagian mutu berfungsi seperti pengadilan; ia harus memutuskan sesuai dengan aturan yang berlaku secara objektif. Selain itu, ia juga perlu menghormati fakta-fakta yang ada. Saat menerapkan ketentuan “pengurangan hukuman”, perlu dipertimbangkan pula aspek kelembutan dalam proses penentuan hukuman tersebut. Sambil melaksanakan pekerjaan terkait kualitas, perlu terus dilakukan penilaian, umpan balik, diskusi, dan perbaikan terhadap standar-standar yang berlaku. Dengan demikian, standar-standar tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi nyata dan kebutuhan yang ada di lapangan. Jangan sampai standar-standar tersebut hanya menjadi teori semata; kualitas merupakan hal yang harus diterapkan dalam praktik, bukan sekadar slogan atau tindakan formalitas belaka. Ketika sumber daya perusahaan, sistem, dan berbagai kondisi lainnya belum memenuhi standar kualitas yang tinggi, maka yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah mengendalikan dan menstabilkan kualitas yang masih dapat dicapai saat ini. Setelah itu, seiring dengan peningkatan kualitas sistem secara bertahap, standar kualitas pun akan meningkat, sehingga tingkat kualitasnya juga akan naik. Jadi, dalam hal menjaga kualitas, kita tidak boleh bersikap terlalu “ketat”. Sikap seperti itu akan membuat kita menjauh dari berbagai departemen, bahkan bisa menimbulkan ketidakharmonisan. Secara perlahan, Anda akan menyadari bahwa pekerjaan yang berkaitan dengan penjagaan kualitas menjadi sangat pasif, dan kualitas pun akan diabaikan. Namun, kita harus tetap mempertahankan citra kualitas yang tinggi. Standar dan persyaratan yang jelas perlu dipatuhi. Jika tidak ada standar atau persyaratan yang jelas, atau jika persyaratan tersebut tidak masuk akal, maka perlu diadakan upaya untuk menetapkan standar dan persyaratan yang tepat bersama pihak-pihak terkait. Dengan demikian, upaya peningkatan kualitas ini tidak hanya akan diterima dengan baik oleh masyarakat, tetapi juga dapat berlangsung dalam jangka panjang, sehingga memberikan dampak positif yang signifikan bagi perusahaan. III. Gunakan data untuk berbicara, gunakan fakta untuk berbicara! Orang yang bertanggung jawab atas kualitas produk haruslah orang yang penuh rasa tanggung jawab dan tulus. Apakah seseorang itu kuat atau tidak merupakan hal yang berbeda. Ketika muncul masalah terkait kualitas, kita perlu menyelidiki penyebabnya secara mendetail dan menganalisis tanggung jawab masing-masing pihak. Baik di departemen produksi maupun departemen teknik, ketika mereka tidak punya alasan untuk membantah, barulah kita bisa dikatakan kuat—kita menggunakan data dan fakta sebagai dasar pembicaraan! IV. Harus memiliki sikap yang tegas, prinsip yang jelas, dan keteguhan hati. Dalam hal kualitas, seseorang perlu memiliki sikap yang tegas, prinsip yang jelas, dan keteguhan hati. Namun dalam kenyataannya, banyak faktor yang mempengaruhi hal ini. Terkadang, bagian pengendalian kualitas di sebuah perusahaan sebenarnya hanyalah bagian yang bertugas melakukan pekerjaan ulang, atau bagian yang selalu menjadi korban. Selain itu, demi memenuhi tenggat waktu, prinsip-prinsip kualitas seringkali diabaikan. Pada saat yang sama, orang-orang yang bertanggung jawab atas kualitas produk sebaiknya juga memahami sedikit teknisnya, kalau tidak mereka akan mudah ditipu. V. Kualitas perlu ditingkatkan, dan dalam menangani masalah diperlukan “semangat” yang kuat. Lebih baik kedua kata tersebut digunakan secara terpisah. Kualitas perlu ditingkatkan, sedangkan dalam menangani masalah diperlukan semangat yang kuat. Jika bisa digunakan secara terpisah, itu akan lebih baik. Jika digabungkan, hal tersebut dapat menimbulkan kesalahpahaman. Dalam hal kualitas, sebaiknya sering menggunakan kata “kita…”, dan hindari penggunaan kata “kamu…”.

VI. Berikan ruang tertentu bagi kualitas untuk berkembang. Meningkatkan kualitas bukan berarti ingin merusak perusahaan. Untuk produk yang bermasalah, kita dapat menilainya terlebih dahulu, menerima produk tersebut dengan syarat tertentu, atau membiarkannya keluar dengan cepat. Ada berbagai cara yang bisa dilakukan. Semua hal perlu memberikan ruang tertentu untuk penyesuaian berkaitan dengan kualitas, namun prosesnya memang sangat membutuhkan dukungan dari pemimpin. Apakah solusi perbaikan tersebut dapat memberikan hasil yang diharapkan masih memerlukan dukungan berupa wewenang tertentu. VII. Laporan perkembangan terbaru kepada atasan. Laporkan secara rutin perkembangan terbaru dari hal-hal yang sedang dipantau kepada atasan, umumkan hasilnya kepada semua pihak, dan tunjukkan departemen-departemen yang tidak kooperatif. Hal ini dilakukan untuk pertama, menghindari penyalahgunaan wewenang, dan kedua, memberikan tekanan pada departemen-departemen tersebut, sehingga mereka menyadari bahwa ketidakkooperatifan lebih lanjut merupakan tindakan yang tidak dapat diterima. VIII. Perlu dilakukan evaluasi terhadap proses perbaikan yang sedang berlangsung maupun hasil dari perbaikan tersebut. Mereka tidak hanya perlu menunjukkan di mana letak masalahnya, tetapi juga harus ikut serta dalam diskusi dan upaya pemecahan masalah tersebut. Untuk menilai proses perbaikan yang sedang berlangsung maupun hasilnya, seseorang perlu bertindak sebagai pelanggan. Selain itu, departemen yang bertanggung jawab atas masalah kualitas seharusnya berdiri secara terpisah, dan berada di bawah kepemimpinan langsung dari kantor pusat (atau atasan). Jika berada dalam satu sistem yang sama, akan sulit untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan baik. IX. Menganalisis masalah, menyelesaikan masalah, serta membantu melakukan perbaikan. Setiap departemen memiliki tugasnya masing-masing. Tidak ada departemen yang lebih unggul atau lebih lemah dibandingkan departemen lainnya. Jika hal tersebut terjadi, berarti perkembangan perusahaan sedang bermasalah, dan bukan merupakan perkembangan yang sehat. Di dalam perusahaan, departemen mutu umumnya berperan dalam hal perencanaan mutu, pengendalian mutu, jaminan mutu, serta peningkatan mutu. Departemen ini tidak hanya bertugas menemukan dan mengungkapkan masalah, tetapi juga memastikan agar masalah-masalah tersebut dapat diatasi, serta mengawasi agar orang lain dapat melaksanakan tugas mereka dengan baik, sehingga terjadi peningkatan kualitas ； Melainkan menganalisis masalah, menyelesaikan masalah, dan membantu departemen lain untuk berbenah, itulah cara untuk menjadi berharga di perusahaan. X. Fungsi Departemen Mutu (termasuk QA dan QC) Pertama-tama, menurut saya, cukuplah jika seseorang hanya melakukan tugasnya dengan baik. Namun, selain itu perlu juga dilakukan dengan benar. Selain benar, pekerjaan tersebut harus dilakukan secara rasional dan tepat, serta perlu dilakukan dengan cara yang mencolok. Yang dimaksud dengan “dilakukan dengan cara yang mencolok” adalah menjadi contoh yang baik di dalam perusahaan. Pada saat yang sama, perlu mengajarkan orang lain cara melakukan sesuatu dengan baik, secara tepat, pada waktu yang tepat, di tempat yang tepat, serta dengan penggunaan sumber daya yang memadai. Yang lainnya adalah mengawasi orang lain agar pekerjaannya dilakukan dengan baik, menemukan masalah, dan mengungkapkan masalah tersebut. Ini jelas tidak cukup. Jika Anda hanya sampai di tahap ini, hal tersebut hanya akan menimbulkan keluhan, perselisihan, masalah, bahkan penderitaan bagi diri sendiri. Menurut saya, terhadap orang lain kita tidak boleh hanya menerapkan prinsip-prinsip Marxisme saja. Yang lebih penting adalah memberikan alasan yang jelas (penyebab utama), memberikan saran, melakukan pengawasan, serta menunjukkan hasilnya (hasil tersebut berfungsi sebagai bukti bagi organisasi, sehingga dapat digunakan untuk membandingkan situasi sebelumnya. Hal ini juga bertujuan untuk mendorong tindakan dan usaha orang lain). Dengan begitu, saya rasa orang-orang akan memandang orang yang berada dalam posisi lemah dengan lebih hormat. Namun, jika hanya diberikan masalah tanpa solusi dan alasan yang jelas, saya kira meskipun seseorang itu kuat sekalipun, ia tetap akan terisolasi dan dijauhi oleh orang lain. Sebelas, bagian mutu berperan membantu departemen lain untuk bekerja lebih baik. Seringkali, hal-hal tersebut tidak perlu ditangani dengan cara yang mencolok; dengan bersikap rendah hati saja sudah cukup. Menurut saya, penting untuk menanamkan pemahaman kepada departemen-departemen lain bahwa bagian mutu bertugas membantu mereka agar dapat bekerja lebih baik. Misalnya, dalam bidang produksi: kami membantu mengurangi jumlah produk cacat, sehingga Anda dapat menyelesaikan target produksi sesuai rencana. Dalam bidang penjualan: kualitas produk yang baik akan membuat Anda mendapat pujian dari pelanggan… dan sebagainya. Seringkali, departemen produksi beranggapan bahwa departemen kualitas tidak dapat menciptakan manfaat ekonomi secara langsung, dan bahkan sering memberikan instruksi kepada mereka, sehingga menimbulkan rasa penolakan yang tidak disadari. Dua belas, pemberitahuan mengenai persyaratan dan rencana perbaikan. Standar yang Anda butuhkan, serta berbagai risiko yang sulit dinilai dari segi penampilan luarnya, perlu Anda tentukan sendiri. Bagian produksi akan menyetujui produk tersebut setelah ada tanda tangan persetujuan. Jika ada masalah, akan ada orang yang bertanggung jawab. Setelah dievaluasi dan tidak ditemukan masalah, produk dapat disetujui untuk dipasarkan. Namun, persyaratan dan rencana perbaikan tersebut perlu diberitahukan kepada Anda. Bagian mutu bukan hanya merupakan bagian yang bertugas memeriksa produk. Misalnya, ketika ditemukan produk yang tidak berkualitas atau adanya masalah, bagian ini perlu bekerja sama dengan departemen terkait untuk menganalisis penyebabnya dan mengambil tindakan yang diperlukan. Harus disampaikan pendapat dan ide-ide dari departemen mutu tersebut untuk dibahas dan diteliti. Sebelum itu, percobaan-percobaan yang diperlukan harus dilakukan sendiri, agar dapat meyakinkan orang lain dan memperoleh kepercayaan mereka. Selain itu, posisi atau peran departemen mutu dalam sebuah perusahaan juga ditentukan oleh filosofi bisnis dan cara pengelolaan perusahaan yang diterapkan oleh pemiliknya. - Selesai -