秘書業務を始めたばかりで、とても迷っています。皆さんの助けをいただきたいです

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私は石油精製工場の生産ラインで機器の技術者として働いていましたが、最近仕事の都合で石油精製工場の事務業務を担当するようになりました。主に会議の記録作成や年間業務報告書の作成などを行っています。しかし、事務業務を始めたばかりの私はとても迷っており、困惑しています。ここで皆さんと悩みを共有し、アドバイスや助けをいただければと思います。 1、上司が会議を行う際、会議後に議事録をまとめる必要があるが、通常上司の話し方は速いため、メモを取るのが追いつかないことが多い。また、録音機の録音品質も良くないため、会議後に上司の発言内容をまとめるのに多大な労力が費やされる。海友の皆さん、いいアドバイスはありますか？こちらで皆さんの関連する経験を共有していただければと思います。よろしくお願いします！ 2、上司からは、四半期ごと、半年ごと、そして年に一度、業務のまとめを書くようにと指示があります。以前に我が工場で作成された業務まとめの内容を調べてみましたが、扱われている範囲が非常に広く、データ量も膨大で、自分の能力の範囲を超えていると感じます。しかし、将来的には独力で業務のまとめを作成しなければならないので、この分野の能力を身につけるためにはどうすればよいのでしょうか？心の中でとても混乱しており、迷っています。一緒にいる仲間が私に道を示してくれることを願っています。ありがとう！ 3、最近は石油精製所のオフィスに着いたばかりで、まだ仕事を任されていないため、一日中暇を持て余しています。コンピューターの中の各種文書や報告書を朝から晩まで見ているだけで、最終的には目が回るほどになりますが、自分が何か成長したとは感じません。オフィスの他の同僚たちが必死に働いているのを見て、とても不安になり、落ち着かない気持ちでいっぱいだった。職場の達人の皆さんにお伺いしたいのですが、実際に秘書業務を始める前に、どのような準備をすべきでしょうか？最近、速記の方法についての書籍をいくつか購入し、秘書業務に関する本もいくつ借りました。しかし、どれを見ても自分が知らないことが多すぎると感じ、読めば読むほど焦ってしまい、本当にどうすればいいのかわからず、落ち着いていられません。私たちのように現場で働くことに慣れている若者が、急に一日中そこに座って資料を作ったり、デスクワークをしたりしなければならないなんて、本当に*慣れない。 皆さんにはそれぞれの意見を述べていただき、この困難を乗り越える手助けをしていただきたいと思います。皆さんのご協力に心から感謝します！！！！