部門横断的コミュニケーション10原則！

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bg2.png ボールを蹴るのは仕事のやり方だけど、君に蹴られたらどうする？ この記事では、主にこの部門間調整の問題について述べています。同様の問題に直面しているEHSの方は、ぜひ真剣に読んでみてください！ 新人マネージャーにとって、部門間のコミュニケーションがうまくいかないと、苦労して築き上げた自信が一瞬で打ち砕かれてしまうかもしれない。 あなたが非常に緊急だと思っていることが、他の部門の責任者の口にかかると、まるで「大したことないこと」になってしまうのです”；本来は協力して解決すべき問題が、調整会議になるとまた「各自が勝手に対応する」という状態に戻り、共通認識を見出せない。 結局のところ、異なる部門がそれぞれ異なる立場や利益を持つ中で、どうすればはっきりと意思疎通を図り、成果を出すことができるのでしょうか？多くの人が不満を漏らしている。「なぜ部門間のコミュニケーションはこんなに難しいのか？」実際、いくつかの典型的な基本原則を押さえて障害のない部門間コミュニケーションを行えば、それほど難しいことではありません。 原則1：コミュニケーションの前に準備をする　同僚と話し合う前に、まずいくつかの基本的な問題をしっかり考えておきましょう。何の準備もせずに行ってしまうと、望んでいる結果が得られない可能性が高いです。以下のいくつかの質問については、事前によく考えておくべきです。相手にどんなことをしてほしいのでしょうか？ 彼があなたに何を頼むと思いますか？ 相手があなたの考えに同意しない場合、他に選択肢はありますか？ もし両者に合意がなければ、どのような結果になるでしょうか？相手にはどんな結果が待っているのでしょうか？ 原則2：他部門の言語を理解する　部門間のコミュニケーションがうまくいかないのは、多くの場合「言語の壁」が原因です。例えば、部門内のメンバーは普段「同じ言語」でコミュニケーションを取り、自分たちの部門の規則や目標、期待値をよく理解しています。したがって、円滑にコミュニケーションを取るための前提は、「相手の言葉を理解する」ことです。立場を入れ替えて、相手の視点で考えてみましょう。「このやり方は、相手の部門の実績に役立つだろうか？」” “もし私が彼なら、このやり方を受け入れるだろうか？” “この方法、本当に効果があるのか？” 部門を越えた立場転換の考え方により、誤解やコミュニケーションの頻度が合わない可能性を最小限に抑えることができます。また、頻繁な交流はお互いの親密さを深めるのに役立ち、物事をより容易に自分の立場から考えることができるようになります。ですから、時々他部門の同僚と食事をしたりおしゃべりをしたりするのは、悪くないことです。 原則3：率直であることが最善の対策です。あなたが向き合っているのは、長期にわたって一緒に働く同僚です。そのため、何事も誠実さを最優先し、欺くことや事実を隠すこと、信頼関係を損なうことは絶対に避けるべきです。部門間に信頼感が欠如すると、互いの防衛心が強まり、コミュニケーションの際には遠慮が生じ、重要な情報さえ隠されることになる。逆に、信頼関係があれば、双方はコミュニケーションの際に心を開き、自分のニーズや考えを伝えるようになり、協力意欲も高まって問題を共に解決していくのです。誠実なコミュニケーションには以下の要素があります：間違いは説明しないこと； 絶対に争ってはいけません； 相手の話を遮らない； 微笑んで、また微笑んで。 原則4：対立を恐れないこと 部門間の会議では、各責任者が自部門の利益を守ろうとするため、避けられずいくつかの摩擦が生じる。初心者の中には、雰囲気を壊さないようにと、表面上の和やかさを保つために、しばしば無口になってしまう人もいる。「衝突がない」と「意見が一致している」を決して混同してはいけません。 時には、あまりに調和しすぎると、その問題への重視度が際立たなくなり、問題も真に解決されないことがあります。態度は柔らかく、しかし立場は固く持つべきだ。「あまり早く、または安易に諦めてはいけない。」”部門や部下の権益を守ることは、あなたにとって逃れられない使命です。 原則5：事実を提示し、中心的な議題に集中する コミュニケーションを的確に進めるための最良の方法は、具体的な事実を提示し、人々がすぐに中心的な議題に注意を向け、不適切な推測を減らすことです。 できるだけ事実（各種データなど）を述べることで、コミュニケーションの過程における「人」の要素を最小限に抑えることができます。事実が欠如している場合、個人の動機は疑われるかもしれない。公式アカウントには木曜日に授業があると書かれているが、「事実は事実」であり、それは人の空想や自己中心的な欲求から生じたものではない。したがって、事実を提示することで、「人格攻撃ではなく、問題そのものに焦点を当てた雰囲気を作り出すことができる」のだ。” 原則6：選択肢を多く提示し、柔軟性を保つ 部門間で協議を行う際は、一つの方法に固執せず、例えば一度に3～5つの案を提示するなどして、他者により広い選択肢を与えましょう。 多様な選択肢があれば、選択が「白か黒か」の二択にならず、相手も自分の支持度を柔軟に調整できる。また、自分も簡単に立場を変えられ、面目を失ったと感じることもないため、コミュニケーション時の人間関係の衝突を軽減できる。 原則7：共通の目標を創造し、一緒に協力する　否定できないことだが、各部門間には必ず協力と競争の関係が同時に存在する。部門間で建設的なコミュニケーションを図るためには、互いの協力関係を重視する必要があり、競争意識は薄れるほど良い。協力の鍵は、共通の目標を持つことにある。 ですから、できるだけ部門を超えた共通の目標を作り、一緒に努力しましょう。意見の相違があっても問題ありません。最高の言い訳は、書記の仕事をやり遂げなければならないからでしょう。コミュニケーションにおいて共通の目標を達成するためには、4つの問題を明確にする必要があります。双方の共通の目標とは何か？ 両者の協力を妨げるものは何ですか？ 共通の目標を創造するためのリソースとは何か？ 協力の価値とは何か？ 原則8：コミュニケーション相手の権限を尊重する。各リーダーは、小さな部門や限られた範囲で意思決定を行う存在であり、他人にその権限を尊重してもらいたいと願っている。したがって、横のコミュニケーションを行う際には、必ず適切な相手を選ばなければなりません。不必要な誤解を避けるために、お互いの地位の対等性には必ず注意しなければなりません。 原則9：ユーモアを活用せよ ユーモアは、コミュニケーション時の緩衝材としても、防御機制としても機能する。他人を傷つけるかもしれない事実や、伝えにくい内容を伝えなければならない時は、軽妙な方法やユーモアを交えて伝える方が、相手の面子を守り、建設的なコミュニケーションにつながります。ユーモアの使い方に関する4つのタブー：相手の家族について話さないこと； 人格攻撃はしない； 組織のデリケートな話題は含まれていない； ユーモアはほどほどに、適切なタイミングでやめる。 原則10、コミュニケーション情報の正確性を確保する。部門間で調整した後は、各部門の現場スタッフが実行に移す必要があるため、情報が正確に伝達されなければ、苦労して得られた合意が台無しになってしまう。以下の方法が使えます：コミュニケーションの中身を相手に繰り返し伝える； 明確にする方法を用いて、分からない内容を提示する； 重要な話題について話すときは、できるだけ相手の話を遮らないようにしましょう！