品質マネジメントシステムを三文字で要約、見事！

Thread Content

品質マネジメントシステムを三文字で要約、見事！ 2016-12-04 品質と認証 もし今、品質マネジメントシステムをいくつかのキーワードで要約するとしたら、何が思い浮かびますか？13年間品質管理の仕事に従事してきた同僚が、「退く」「実践する」「細かくする」という3つの要点をまとめ上げたのは、実に見事です。 指輪を数えてみると、品質業務に従事してからもう13年になります。その間、避けられずに品質システム管理といくつかの対立がありました。最初の頃は、品質マネジメントシステムがとても人気があり、自分も審査員の資格を取りたくて、勉強を始めました。その時、私たちの品質部マネージャーは、理解したいならまずシステムの要求事項を覚えろと言いましたそれから昼夜を問わず規定を調べ、20の規定を完璧に覚え込んだ（それはISO9001第94版だった）。結局、他の理由で諦めてしまったのは、残念でならない。 2005年の頃、自分が品質部マネージャーになり、内部監査を組織し、外部監査に対応しなければならなくなり、初めてそのシステムの具体的な要求を理解し始めました。まるで目から鱗が落ちたような気がして、品質管理の要求や手法を本当に理解できたように思えました。しかし、良い時期は長く続かず、周囲の状況が再び私を迷いに陥れた。当時、民間企業は急速に発展し、管理経験がほとんど蓄積されておらず、システムに対する理解とは書類や記録、証明書というものだった。さらに、多くの審査機関が自社の業務のために審査原則を放棄し、百人以上いる工場でも2時間で全ての審査を終え、作業場で写真を1枚撮っただけで審査料を受け取り、証明書を発行してしまう。業務を獲得するためには企業に取り入ろうとさえする……品質マネジメントシステムは一体どうなってしまったのか、ますます理解しがたい 2007年に深センの医薬品包装資材会社に入社しました。同社は医薬品企業の管理体制を採用しており、取引先もすべて管理が徹底された医薬品企業だったため、品質システムの管理は経営陣によって高く評価されていました。システム管理を規範化するためのあらゆる要求も、ほとんどが経営者に受け入れられました。その結果、2年も経たないうちに効果的なシステムフレームワークが構築されました。細部には欠けるものの、円滑に機能し、その後の品質に関する苦情も大幅に減少しました。今回、私は品質システムマネジメントに真に敬意を抱くようになりました。 これまで数年間、品質部マネージャーとして、会社の管理者代表も兼任し、システムの運用と維持管理を担当してきました。しかし、自分たちで誇りに思っているあの医薬品包装資材企業を除けば、他の企業ではその体制が適切に評価されておらず、私の役割といえば、毎年いくつかの内部監査資料を作成し、外部監査に対応することだけです。仕方なく、ふと一つのことに気づいた。なぜ必ずしもシステム管理を別の業務として扱わなければならないのか、と審査に合格して証明書を取得することは、同時に管理ツールでもあるのです！他の管理手法と同じように柔軟に活用できますし、全面的に真似る必要はありません。考えをまとめた後、ここ数年間管理手法の研究に没頭していた私は再び熱意を持つようになり、しばらくすると実際にいくつかコツを見つけることができました。「退く」「実践する」「細かくする」という3つの要点をまとめ、これを「李氏システム管理」の基本理念として考えてみましょう。 01後退しても進歩があればそれが成功だ。現在、ほとんどの企業のシステム管理は監査対応を主としており、「品質保証能力」を証明するための証明書を取得することに力を入れているが、日々の業務で真剣に取り組むことはほとんどない。さらに、システム管理はアスリートがドーピングを使うようにすぐに効果が現れるわけではなく、効果が現れるまでに時間がかかるため、賛同する人はあまりいない。彼らの考え方や仕事の習慣を変えるのは、あまりにも難しい。したがって、要求を下げる方法を取り、システム要件をいくつかの小さな要件に分解し、難易度が低く効果が早く現れる目標を選んで、簡単なものから順に段階的に実施することで、実現可能性を高めます。進歩があれば、それが成功です！これがいわゆる「退」です。 現在、この会社では混合工程が非常に重要な工程です。混合工程の管理を強化し規範化するため、品質に影響を与えるすべての要因を分析し、約30の管理ポイントを特定した。変更が難しいものは後回しにして、まず「投入材料の最初の品質確認、順番通りの材料投入、磁石による清掃」という3つの重点項目から管理を開始した。2ヶ月間継続した結果、従業員も基本的に習慣を身につけ、問題も一気に約30％減少した。これは非常に大きな成果である。もし本当に体系の要求通りに「体系の要求を全面的に理解する」なら；「すべて要求通りに実行し、操作記録を残せ」というのだ。小学校も卒業していないような、一日中休む間もなく働き続けるオペレーターたちは、焦って足を踏み鳴らすか、すぐには転職することができず途方に暮れる。これこそが「退く」ことの重要性なのである。一度にたくさんは食べられない！ “「退く」ということは手法にも表れており、私は一貫して「鋭角理論」を堅持してきました。誰かが提唱したかどうかはわかりませんが、もしなければ、この理論の創始者は私です。 鋭角理論を用いて、「退く」ことを前進とし、段階的に目標を達成するのは、一方では企業の実情によるものですが、より重要なのは私自身が強気な性格を持っていないためであり、他の人に必ずしも当てはまるわけではありません。ただ、過去の経験からすると、効果はまずまずです。 02 実際の問題を解決する。「実」という言葉は、品質マネジメントシステムの運用においては形だけでなく実質を重視し、実際の問題解決を出発点とすべきだということを意味しています。これにより、システムの運用が「見栄えは良いが実質的ではない」という印象を払拭し、システム管理の推進に向けた好機を創出するのです。この点においては、企業やプロセスの中で明らかになった問題を捉え、その真の原因を突き止める必要があります。そして、これらの原因を防ぐための対策は、システム上では一般的に定められています。こうした問題を分析することで、システムの要求がなぜ合理的で必要なのかを説明し、皆がその意義を理解できるようにするのです。実際の自身の利益に関わることだからこそ、ほとんどの人がそれを受け入れ、徐々にシステム管理の「ファン」になっていくのです。 現在、この会社では以前は品質や納期を確保するために、規定に従って注文を審査するよう求めていましたが、誰もそれを重視せず、「紙にサインすれば問題が解決するのか？」と考えていました”あまりにも無意味で、やりたがる人はいない。せいぜいサインをするだけで、中身なんて見ない。もちろん、当時の注文評価表にも具体的な要件は書かれておらず、単なる表に過ぎませんでした。 評価情報が不正確であったため、生産計画は形骸化し、実施過程で絶えず調整を余儀なくされた。その結果、生産能力が一向に発揮されず、納期通りの納品すらできない状態で、どれだけ急いでも無駄だった。昨年、チーム全員で注文評価表を詳細化しましたが、各工程で何を評価するのでしょうか？問題に遭遇したらどう対処する？明確にし、皆に自分が署名したものに責任を持つよう求めました。例えば「資材は揃っているか、何が不足しているか？」いつ到着しますか？以前、注意すべき品質上の問題はありましたか？......半年以上にわたる実際の運用を経て、まだ完全に実現できていない部分もあるが、計画の実現可能性は大幅に向上した。人員や設備に変更がない状況で、生産能力は以前の1日約80トンから現在は約150トンにまで上昇した。みんなの生産量に応じた給与が一気に上がった今、注文の評価の必要性や重要性について話し合うとして、反対する人は何人いるだろうか？ 実際の問題を解決し、経営上の機会を創出することは、システムマネジメントにおけるもう一つの強力な手段です。 03 複雑なことをシンプルにする「細」とは、品質マネジメントシステムにおいて、ある要求や規定を完全に実行させるためには、準備作業を細かく行う必要があることを指します。人によってマネジメントに対する理解は異なりますが、ほとんどの人が「マネジメントとは組織化・計画立案、調整実行、監督検査、改善である」と考えています。私のマネジメントに対する理解は、抽象的なものを具体的なものにすることです；複雑なことをシンプルにする。これを実現するためには、「具体的で詳細」であることが特に重要になります。結局のところ、人それぞれの受容力や理解力は完全に同じにはなり得ないので、皆が同じ方向性を認めるためには、製品に関する曖昧さが生じる余地を一切与えてはならないのです。 会社の「変更管理規程」では、元々は「人、機、材、法、環に重大な変更が生じた場合、変更申請書を用いて関連する申請と承認を行うべきである……」と定められていました。では、何が重大な変更なのでしょうか？重大な変更でなければどうするのか？皆が異なる解釈を持つのは避けられず、軽い場合は効率に影響を及ぼし、深刻な場合は品質事故を引き起こすことになる。そこで、私は「変更承認一覧表」を作成し、皆を集めて、発生しうるあらゆる変更内容をすべてリストアップし、一つひとつ定義し、処理方法もすべて明記しました。そうすれば、何の曖昧さもなくなり、残るは実行するだけです。 品質は管理によって生み出されるものだと考えており、工程内で品質点検を強化し、品質に影響を与える要因をチェックして是正することを求めています。全ての検査員に品質に影響を与える要因を学ばせ、理解させようとしても、半年経っても完璧にはできないかもしれない。考えられる影響要因をすべてリストアップし、およそ80項目ほどあった。それを点検表にまとめ、彼らがやるべきことは、各工程ごとに一つずつ過去の記録を見て、該当する箇所に「√」や「×」を付けるだけで、1週間もあれば全て終わる。 もっと「細かく」できますよ！ ここでは自分のわずかな経験をまとめるしかありません。もちろん、品質マネジメントをうまく行うためには、さらに多くの良いアイデアがあるでしょう。その世界に没頭すれば、必ず何かを学べるはずです。自分にもっと合った方法が見つかると信じています。証明書の取得や内部監査、外部監査といったことに振り回されてはいけません。これらは単なる「陰謀」に過ぎません。真にシステムを運用し、企業の実際の業務に組み込んだ時、企業が利益を得る日も遠くないでしょう。システムマネジメントに熱心な方々が、ますます良い方向へと進んでいきますように！