부서 간 소통 10원칙!

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bg2.png 책임 전가는 하나의 업무 방식이지만, 그걸 당신에게 떠넘기면 어떡하죠? 이 글에서는 주로 이 부서 간 조율의 문제에 대해 다루고 있습니다.비슷한 문제를 겪고 있는 EHS 친구들은 꼭 읽어보세요! 초보 관리자에게 부서 간 소통이 원활하지 않으면, 어렵게 쌓아올린 자신감이 순식간에 무너질 수 있다. 당신이 매우 긴급하다고 생각하는 일이, 다른 부서 책임자 입에선 “사소한 일”이 되어버리는 경우가 있습니다”；원래 협력하여 해결해야 했던 문제가 조율 회의에서는 다시 ‘각자 자기 할 일만 하자’는 식이 되어, 공동의 합의점을 찾을 수 없었다. 도대체, 서로 다른 부서들마다 각기 다른 입장과 이익이 있는 상황에서, 어떻게 해야 말을 명확히 전달하고 성과를 만들어낼 수 있을까?많은 사람들이 불평합니다: 왜 부서 간 소통이 이렇게 어려운가요?사실, 몇 가지 대표적인 기본 원칙만 숙지한다면 부서 간 장벽 없이 소통하는 것은 어려운 일이 아닙니다. 원칙 1: 소통하기 전에 준비를 해두기 동료와 이야기를 나누기 전에 몇 가지 기본적인 사항들을 미리 생각해두세요. 아무 준비도 하지 않고 가면 원하는 결과를 얻지 못할 가능성이 높습니다.아래의 몇 가지 질문들은 미리 잘 생각해두어야 합니다: 상대방이 당신을 위해 무엇을 해주기를 원하나요? 그가 당신에게 무엇을 요구할 거라고 생각하세요? 상대방이 당신의 생각에 동의하지 않는다면, 다른 대안이 있나요? 만약 양측이 합의에 이르지 못한다면, 어떤 결과가 생기나요?상대방에게는 또 어떤 결과가 생길까? 원칙 2: 다른 부서의 언어를 이해하기. 부서 간 소통이 원활하지 않은 경우, 대부분은 “언어 장벽” 때문입니다.예를 들어, 부서 내 직원들은 평소에 “같은 언어”를 사용하며, 자신들의 부서 규칙, 목표, 기대사항을 잘 알고 있습니다.따라서 원활한 소통을 하려면, 전제 조건은 “상대방의 말을 이해하는 것”입니다. 입장을 바꿔서 상대방의 입장에서 생각해보세요. “이렇게 하면 상대 부서의 업적에 도움이 될까?”” “내가 그라면 이런 방식을 받아들일까?” “이 방법, 정말 효과가 있나요?” 부서 간 입장 바꿔보기 기법은 오해나 소통 빈도가 맞지 않는 확률을 최소화할 수 있다.또한, 빈번한 상호작용은 서로에 대한 친숙도를 높이는 데 도움이 되어, 상대방의 입장에서 문제를 생각하기 쉽게 해줍니다.그러므로 가끔씩 다른 부서 동료들과 식사도 하고 이야기도 나누는 것은 좋습니다. 원칙 3: 솔직함이 최선의 대책이다. 당신은 장기간 함께 일해야 하는 동료들과 마주하고 있으므로, 모든 일에 있어서 정직함을 최우선으로 해야 한다. 속임수를 쓰거나 사실을 숨기는 것은 절대 금물이며, 이는 신뢰 관계를 파괴하는 행위이다.부서 간에 신뢰감이 부족해지면 서로에 대한 방어심이 커지고, 소통할 때도 말을 아끼게 되며 심지어 중요한 정보를 숨기기도 합니다.반대로, 상호 신뢰는 양측이 소통할 때 마음을 열게 하며, 자신의 요구와 고려사항을 명확히 전달하고 협력 의지를 높여 함께 문제를 해결하도록 합니다.성실한 소통에는 다음과 같은 요소들이 있습니다: 잘못된 것은 설명하지 마세요； 절대로 다투지 마세요； 상대방의 말을 끊지 않기； 미소 지어요, 계속 미소 지어요. 원칙 4: 갈등을 두려워하지 말라 부서 간 회의에서 각 담당 리더들은 자신이 맡은 부서의 이익을 지키기 위해 어쩔 수 없이 약간의 마찰이 생기게 됩니다.어떤 초보자들은 분위기를 어색하게 만들까 봐 겉으로는 화합을 유지하려고 침묵을 지키곤 합니다.“갈등이 없다”는 것과 “의견이 일치한다”는 것을 절대로 혼동해서는 안 됩니다. 때로는 너무 화합하려 하면 오히려 당신이 그 이슈를 얼마나 중요하게 여기는지 드러나지 않을 뿐만 아니라, 문제도 진정으로 해결되지 않습니다.태도는 부드러워야 하지만 입장은 단호해야 한다. “너무 성급하거나 쉽게 순응해서는 안 된다.””부서와 부하 직원들의 권익을 지키는 것은 당신에게 주어진 당연한 사명입니다. 원칙 5: 사실을 제시하고 핵심 주제에 집중시키기
소통의 초점을 맞추는 가장 좋은 방법은 구체적인 사실을 제시하여 사람들이 빠르게 핵심 주제에 주의를 기울이도록 유도하고, 부적절한 추측을 줄이는 것입니다. 가능한 한 사실만 말하세요(각종 데이터 등). 그러면 소통 과정에서 ‘사람’이라는 요소를 최소화할 수 있습니다.사실이 부재한 상황에서는 개인의 동기가 의심받을 수 있다. ‘공중번호’에 목요일에 수업이 있다고 되어 있지만, “사실은 사실일 뿐”이며 그것은 사람의 상상이나 이기적인 욕망에서 비롯된 것이 아니다. 따라서 사실을 제시하는 것은 “인신공격이 아닌, 논의되는 사안에 초점을 맞추는 분위기를 조성할 수 있다.”” 원칙 6: 여러 옵션을 제시하여 유연성을 유지하라
부서 간 협의를 할 때는 단 하나의 방법에만 집착하지 말고 다양한 옵션을 개발해야 합니다. 예를 들어, 한 번에 3~5개의 방안을 제시함으로써 다른 사람들이 더 넓은 선택의 폭을 가질 수 있도록 해야 합니다. 다양한 옵션 덕분에 선택이 더 이상 ‘흑백논리’에 국한되지 않게 되며, 상대방도 유연하게 조정할 수 있게 됩니다. 자신의 지지 입장도 쉽게 바꿀 수 있어 체면을 손상시킬 걱정도 없으므로, 소통 시 발생하는 인간관계 갈등을 줄일 수 있습니다. 원칙 7: 공동의 목표를 만들고 함께 협력한다. 부인할 수 없이, 각 부서 간에는 협력과 경쟁 관계가 동시에 존재합니다.부서 간에 건설적인 소통을 하려면 서로의 협력 관계를 강조해야 하며, 경쟁적 요소는 적을수록 좋습니다.협력의 핵심은 공동의 목표를 갖는 것입니다. 따라서 가능한 한 여러 부서에 걸친 공동의 목표를 만들고, 함께 노력하는 것이 좋습니다. 다툼이 있더라도 괜찮습니다.가장 좋은 변명은, 우리는 서기의 임무를 완수해야 하니까요.소통을 통해 합의된 목표를 설정하려면 네 가지 문제를 명확히 해야 합니다: 양측의 공동 목표는 무엇인가? 양측의 협력을 가로막는 요소가 무엇인가? 공동 목표를 만들기 위한 자원은 무엇인가? 협력의 가치는 무엇인가? 원칙 8: 소통 상대방의 권위를 존중하라. 모든 중간 관리자들은 작은 부서나 범위 내에서 의사결정을 내리는 사람들이며, 다른 사람들도 자신의 이러한 권위를 존중해주기를 기대한다.따라서, 수평적 소통을 할 때는 반드시 적절한 상대를 골라야 합니다.불필요한 오해를 피하기 위해 서로의 지위가 동등한 관계인지 반드시 주의해야 합니다. 원칙 9: 유머를 잘 활용하라. 유머는 소통 시 완충제 역할을 할 수 있으며, 일종의 방어 기제로도 여겨진다.타인의 기분을 상하게 할 수 있는 사실을 알려야 하거나, 어려운 메시지를 전달해야 할 때는 가벼운 분위기나 유머를 섞어서 전달하는 것이 상대방의 체면을 지켜주고 긍정적인 소통에도 도움이 됩니다.유머 사용 규칙의 네 가지 금기사항: 상대방의 가족에 대해 말하지 않기； 인신공격하지 않음； 조직의 민감한 주제와는 무관함； 유머는 적당히, 적절한 선에서 그쳐야 한다. 원칙 10. 소통 내용의 오류 방지
부서 간 협의가 끝난 후에는 각 부서의 현장 담당자들이 이를 실행에 옮겨야 하므로, 정보 전달에 오류가 없어야만 어렵게 이뤄낸 합의가 훼손되지 않습니다.다음과 같은 방법을 사용할 수 있습니다: 상대방에게 대화의 주요 내용을 반복해서 전달하는 것； 명확히 하는 방식을 이용해 이해되지 않는 내용을 제시합니다； 중요한 안건을 논의할 때는 상대방의 말을 가급적 방해하지 마세요!