تحلیل محیط داخلی و خارجی در استاندارد ISO 9001:2015 و کاربرد روش SWOT (بخش دوم)

Thread Content

طبق الزامات استاندارد ISO 9001:2015، سازمان باید محیط داخلی و خارجی را تحلیل و ارزیابی کند. سازمان باید محیط داخلی و خارجی را به طور کامل شناسایی کرده و آن‌ها را تحلیل نماید تا بتواند تأثیرات محیط داخلی و خارجی بر فعالیت‌های سازمان را درک کند. همچنین، با استفاده از روش تحلیل SWOT، می‌توان فرصت‌ها و تهدیدات سازمان را شناسایی کرده و اقدامات لازم را اتخاذ نمود. جزئیات و روش‌های تحلیل محیط داخلی و خارجی سازمان به شرح زیر است: ۲. تحلیل محیط داخلی (الف) تحلیل منابع و توانایی‌های سازمان ۱. تحلیل منابع منابع سازمان، مجموعه‌ای از عوامل مؤثری است که سازمان در اختیار دارد یا بر آن‌ها کنترل دارد؛ این منابع شامل منابع مادی، غیرمادی و نیروی انسانی می‌باشند. هدف از تحلیل، شناسایی وضعیت منابع سازمان، نقاط قوت و ضعف آن، و تأثیر آن‌ها بر تعیین اهداف استراتژیک سازمان است. (۱) طبقه‌بندی منابع: ملموس، غیرملموس، نیروی انسانی (۲) منابع سازمانی که بر مزیت رقابتی تأثیر می‌گذارند الف) کمیابی منابع ； ب) غیرقابل تقلید بودن منابع: ۱) منابعی که از نظر فیزیکی منحصربه‌فرد هستند ； ② منابع وابسته به مسیر (کسب‌شده از تجمع بلندمدت) ； ③ منابعی با مبهمیت علّی-معلولی ； ④ منابعی با محدودیت‌های اقتصادی. ج) غیرقابل جایگزینی منابع ； د) پایداری منابع. ۲. تحلیل توانایی‌های سازمانی: توانایی سازمان، توانایی آن در تخصیص منابع و استفاده از آن‌ها برای فعالیت‌های تولیدی و رقابتی است؛ این توانایی نتیجه ترکیب مختلف منابع سازمان می‌باشد. توانایی‌های سازمانی شامل تحقیق و توسعه، مدیریت تولید، بازاریابی، مدیریت مالی و مدیریت سازمانی می‌شود. الف) توانایی تحقیق و توسعه: از طریق برنامه‌ریزی تحقیق و توسعه، سازماندهی آن، فرآیند تحقیق و توسعه و نتایج حاصل از آن ارزیابی می‌شود ； ب) توانایی مدیریت تولید: شامل فرآیندهای تولید، ظرفیت تولید، مدیریت موجودی، مدیریت نیروی انسانی، کنترل کیفیت و غیره ； ج) مدیریت بازاریابی: تحلیل از جنبه‌هایی مانند توان رقابتی محصول، توانایی فعالیت‌های فروش و توانایی تصمیم‌گیری در بازار: ① تحلیل توان رقابتی محصول: جایگاه در بازار، سودآوری و پتانسیل رشد. جایگاه بازار – سهم بازار، پوشش بازار ； سودآوری — حاشیه سود، تحلیل هزینه-مقدار-سود ； رشد – نرخ رشد فروش، نرخ گسترش بازار و غیره. ② توانایی فعالیت‌های فروش: شامل ارزیابی داده‌های پایه مانند نهادهای فروش، کارکنان و مدیریت است. تحلیل عملکرد فروش – نرخ تحقق برنامه‌های فروش ； تحلیل کانال‌های فروش — ساختار کانال‌های فروش، ارزیابی واسطه‌ها، مدیریت کانال‌ها ； ③توانایی تصمیم‌گیری در بازار: بر اساس تحلیل رقابت‌پذیری محصول و توانایی فعالیت‌های فروش انجام می‌شود. د) توانایی‌ها: توانایی جذب منابع مالی، و همچنین توانایی استفاده و مدیریت آن منابع. توانایی جذب سرمایه – نسبت بدهی به سرمایه، نسبت جاری، ضریب سود دریافتی و غیره ； توانایی استفاده و مدیریت سرمایه – نرخ بازده سرمایه، نرخ سود حاصل از فروش، نرخ چرخش دارایی‌ها و غیره. ه) توانایی مدیریت سازمانی: ① تقسیم کار در سیستم مدیریت عملکردها ； ② مسئولیت‌های شغلی ； ③ وضعیت مرکزگرایی و غیرمرکزگرایی ； ④ ساختار سازمانی (ساختار خطی-عملکردی، واحدهای کسب‌وکار) ； ⑤ تطابق سطوح مدیریتی و دامنه مدیریت. مفهوم توانایی اصلی سازمان: مدیریت، مهارت‌های فنی و تولیدی در سطح شرکت را یکپارچه می‌کند تا بتواند از آن برای سازگاری سریع بخش‌های مختلف با فرصت‌های نوظهور استفاده کند. روش‌های تشخیص: تحلیل عملکرد، تحلیل منابع، تحلیل سیستم فرآیندی ； روش‌های ارزیابی: ارزیابی خود، مقایسه درون صنعت، تحلیل معیارها، عوامل مؤثر بر هزینه‌ها و روش هزینه‌یابی فعالیتی، جمع‌آوری اطلاعات درباره‌ی رقبا. (۲) تحلیل زنجیره ارزش
۱. دو دسته فعالیت در زنجیره ارزش: فعالیت‌های بنیادی:
الف) لجستیک داخلی: فعالیت‌های مربوط به ورود کالا، ذخیره‌سازی، حمل‌ونقل و توزیع کالاها، مانند بارگیری و تخلیه مواد خام، ذخیره‌سازی، حمل‌ونقل و بازگرداندن کالاها ； ب) عملیات تولید: فعالیت‌هایی که در آن‌ها منابع مورد استفاده به محصول نهایی تبدیل می‌شوند، مانند: فرآوری مکانیکی، مونتاژ، تعمیر تجهیزات، آزمایش و غیره ； ج) لجستیک خارجی: فعالیت‌های مرتبط با ذخیره‌سازی محصولات و تحویل آن‌ها به مصرف‌کنندگان، مانند ورود محصولات به انبار، دریافت سفارشات، تحویل کالا و غیره ； د) فروش در بازار: فعالیت‌هایی برای ترویج و هدایت مصرف‌کنندگان به خرید محصولات سازمان، مانند تبلیغات، قیمت‌گذاری فروش، فروش ； ه) خدمات: فعالیت‌هایی هستند که مربوط به حفظ و افزایش ارزش محصولات می‌باشند، مانند آموزش و غیره. فعالیت‌های پشتیبانی: ف) مدیریت خرید: شامل خرید مواد اولیه و همچنین مدیریت استفاده از منابع می‌شود ； گ) توسعه فناوری: مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای بهبود محصولات و فرآیندهای سازمان، شامل فناوری‌های تولیدی و غیرتولیدی. این فعالیت‌های توسعه فناوری نه تنها مستقیماً با محصول نهایی مرتبط هستند، بلکه از تمام فعالیت‌های سازمان نیز حمایت می‌کنند و عوامل مهمی در ارزیابی توان رقابتی سازمان محسوب می‌شوند ； ح) مدیریت منابع انسانی: فعالیت مهمی برای تحریک انگیزه کارکنان است ； الف) زیرساخت‌ها: به سیستم‌های کنترل سازمانی و فعالیت‌های فرهنگی و مشابه آن اشاره دارد؛ این‌ها با سایر فعالیت‌های حمایتی تفاوت دارند و برای پشتیبانی از عملکرد کل زنجیره ارزش استفاده می‌شوند. ۲. تحلیل زنجیره ارزش توانایی‌های منابع: الف) شناسایی فعالیت‌های کلیدی که از مزیت رقابتی سازمان حمایت می‌کنند ； ب) مشخص کردن ارتباطات بین فعالیت‌های مختلف در زنجیره ارزش ； ج) مشخص کردن روابط بین فعالیت‌های ارزشی مختلف در چارچوب سیستم ارزش‌ها.
۳) تحلیل مجموعه فعالیت‌های کسب‌وکار:
الف) برای سازمان‌هایی که فعالیت‌های متنوعی دارند، لازم است منابع سازمان را به عنوان یک کل در نظر گرفت؛ همچنین باید مجموعه فعالیت‌های کسب‌وکار تحلیل شود تا بهینه‌سازی آن صورت گیرد. ب) روش‌ها: ماتریس بوستون، ماتریس جهانی. کاربرد روش ۳SWOT: روش تحلیل SWOT، روشی برای ارزیابی سیستماتیک است که در آن شرایط داخلی سازمان و عوامل مختلف محیط خارجی به طور جامع در نظر گرفته می‌شوند تا بهترین راهبردهای مدیریتی انتخاب گردند. مزایا و معایب رقابتی درون سازمان، نسبت به رقبای آن سازمان تعیین می‌شوند؛ این مزایا و معایب معمولاً در زمینه‌هایی مانند منابع مالی، فناوری، تجهیزات، کیفیت کارکنان، محصولات، بازار و مهارت‌های مدیریتی سازمان مشهود می‌شوند. معیارهای ارزیابی، مزایا و معایب جداگانه و همچنین مزایا و معایب کلی هستند. فرصت‌های محیط خارجی سازمان، عواملی هستند که برای سازمان مفیدند؛ در حالی که تهدیدات، عواملی هستند که برای سازمان مضرند. مهم‌ترین بخش در تحلیل SWOT، ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان، تشخیص فرصت‌ها و تهدیداتی است که سازمان با آن‌ها روبروست، و تصمیم‌گیری است. در ادامه، نمونه‌ای از تحلیل محیط داخلی و خارجی با استفاده از روش SWOT آورده شده است: تحلیل محیط داخلی و خارجی: n% @! j- b- k. j 5 S. محیط داخلی % K1 V, K, ~" I . D3 {- ~6 J! S+ k+ `% i3 l / _, g* D# H6 j& x محیط خارجی: S (مزایا)، W (معایب)، برتری برند، مزایای آشکار برند ； کیفیت برتر، کنترل کیفیت پایدار ； پیشروی فناورانه، تجهیزات پیشرفته، محتوای فنی بالای محصولات ； فروش در صدر، سهم بازار بالا، شبکه بازاریابی گسترده ； مزیت زنجیره تولید بسیار مشهود است ； توانایی قوی در تحقیق و توسعه، ذخیره کافی از نیروهای فنی ； فرهنگ سازمانی خوب است ； سیستم اطلاعاتی واکنش سریع ； ……شهرت محصول زیاد نیست ； پوشش محصول محدود است ； توانایی کافی برای توسعه محصولات با کیفیت بالا وجود ندارد ； …… در بحران اقتصادی (فرصت‌ها)، برخی سازمان‌ها از رقابت در بازار خارج شدند و فضای بیشتری برای سازمان‌های برتر فراهم آوردند ； منابع به سرعت در سازمان‌های برتر متمرکز می‌شوند ； درآمد ساکنان همچنان در حال افزایش است ； سرعت توسعه شهرنشینی افزایش یافته است ； مفهوم حفاظت از محیط زیست، فرصت‌هایی برای تولید محصولات مرتبط فراهم می‌کند ； **پیشرفت در زمینه انرژی‌های پاک و فرصت‌های ناشی از ساخت «کمربند و جاده»: (Ⅰ) استفاده از پتانسیل بازار، گسترش بازارهای فرعی و ورود به بازارهای با کیفیت بالا ； تسریع در توسعه محصولات جدید ； افزایش ارزش برند و تنوع‌بخشی به برند ； تقویت توسعه و طراحی محصولات سازگار با محیط زیست ； ……WO: (Ⅲ) تقویت جایگاه بازار و حفظ مزایای رقابتی فعلی ； بهینه‌سازی منابع داخلی ； بهبود کیفیت محصولات ； کنترل هزینه‌های تولید ； …… ت (تهدید) ناشی از رقابت برندهای دیگر است ； کیفیت کارکنان پایین است ； ذخیره نیروی متخصص کافی نیست ； هزینه‌های نیروی کار و مواد به سرعت در حال افزایش است…… ST: (II) گسترش فعالیت‌ها به بخش‌های بالادستی زنجیره تولید و تقویت کنترل بر آن ； انتقال مرکز تولید ； افزایش بهره‌وری کار ； ……WT: (Ⅳ) ارتقای توانایی طراحی ； کاهش استراتژیک یا عقب‌نشینی ； …… ۸ H1 C2 A& u1 `; W & ?/ ^/ \% b$ m' X, n ; n, y- q# c9 R; L, j7 I% V بر اساس عوامل محیطی داخلی و خارجی که در فعالیت‌های بازاری و رشد آن تأثیر قابل توجهی دارند، و همچنین بر اساس استانداردهای تعیین‌شده، این عوامل ارزیابی می‌شوند؛ سپس نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات شناسایی شده و ریسک‌ها و فرصت‌ها مشخص می‌گردند. در نهایت، برای مقابله با ریسک‌ها، اقدامات لازم انجام می‌شود. تحلیل SWOT به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور واقعی درک کنند که برای پاسخگویی بهتر به صنایع و شرایط رقابتی نوظهور، چه اقداماتی برای تنظیم منابع سازمان لازم است ； آیا نیاز به جبران کمبود منابع وجود دارد و هنگام تخصیص منابع، کدام فرصت‌ها باید در اولویت قرار گیرند. همان‌طور که از جدول بالا مشخص است، سازمان‌های دسته اول دارای مزایای درونی و فرصت‌های خارجی خوبی هستند و از راهبردهای رشدمحوری مانند توسعه بازارها و افزایش تولید استفاده می‌کنند ； سازمان‌های دسته دوم، فرصت‌های بزرگی در محیط خارجی دارند، اما تحت محدودیت‌های ناشی از ضعف‌های درونی قرار دارند؛ بنابراین باید از استراتژی‌های تغییری استفاده کنند ； سازمان‌های دسته سوم دارای مزایای درونی هستند، اما با تهدیدات محیط خارجی روبرو‌اند؛ بنابراین باید از استراتژی‌های متنوعی استفاده کنند تا از مزایای خود برای مقابله با تهدیدات خارجی بهره ببرند ； سازمان‌های دسته چهارم، علاوه بر معایب درونی، با تهدیدات خارجی نیز روبرو هستند؛ بنابراین باید تغییراتی در فعالیت‌های خود ایجاد کرده و از استراتژی‌های دفاعی استفاده نمایند. در استاندارد ISO9001:2015، از سازمان‌ها خواسته می‌شود که محیط داخلی و خارجی را تحلیل کنند، دامنه سیستم مدیریت کیفیت را مشخص نمایند و فرآیندهای لازم برای عملکرد این سیستم را تعیین کنند. سازمان‌ها از استراتژی‌های مختلفی استفاده می‌کنند و تمرکز کاری آن‌ها نیز متفاوت است؛ همچنین، دامنه سیستم مدیریت کیفیت و الزامات کنترل فرآیندها نیز متفاوت است. سازمان‌ها باید الزامات مربوط به استاندارد ISO 9001:2015 را شناسایی کنند تا بتوانند بر آن‌ها تمرکز کنند. به عنوان مثال، سازمان‌هایی که از استراتژی‌های متنوعی استفاده می‌کنند، ممکن است با چالش‌هایی مانند تغییر ساختار محصولات، توسعه محصولات جدید، نیاز به جذب نیروهای متخصص فنی و سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها روبرو شوند ； سازمان‌هایی که از استراتژی رشدی استفاده می‌کنند، باید تمرکز خود را بر افزایش ظرفیت تولید، سرمایه‌گذاری در منابع و توسعه بازارها قرار دهند. لازم به ذکر است که استفاده از سیستم مدیریت کیفیت، تصمیمی استراتژیک مهم برای سازمان‌هاست؛ سازمان‌ها برای کسب گواهینامه مربوط به سیستم مدیریت کیفیت، نیاز به تلاش‌های زیادی دارند. اگرچه در حال حاضر سیستم‌های مدیریتی اکثر سازمان‌ها صرفاً تشریفاتی هستند، اما این موضوع نمی‌تواند بر کارکرد و اهمیت استاندارد ISO 9001:2015 «الزامات سیستم مدیریت کیفیت» در بهبود مدیریت کیفیت در سازمان‌ها تأثیر بگذارد.