۸ مرحله برای ایجاد گروه کاری استاندارد و ایمن

Thread Content

در فرآیند تحقیق در زمینه ایجاد گروه‌های استاندارد برای ایمنی کاری در سازمان‌ها، من روند لازم برای ایجاد چنین گروه‌هایی را خلاصه کرده‌ام؛ این روند عموماً شامل ۸ مرحله است: آماده‌سازی‌های اولیه، انتخاب اعضای گروه، تعیین نیروها، تدوین قوانین و مقررات، آموزش و پرورش، مدیریت ایمنی، ارزیابی عملکرد و بهبود مداوم. در ادامه، به طور خلاصه درباره هر یک از این مراحل با شما صحبت خواهم کرد. ۱. آماده‌سازی‌های اولیه: «هر کاری را باید از پیش برنامه‌ریزی کرد؛ در غیر این صورت، ناکام خواهد ماند.» آماده‌سازی‌های اولیه برای انجام تحقیقات مربوط به ایجاد گروه‌های استاندارد سلامت کاری در شرکت‌ها نیز به همان اندازه مهم است. این آماده‌سازی‌ها شامل جنبه‌های فیزیکی و نرم‌افزاری می‌شود؛ در بخش فیزیکی، کار اصلی مربوط به چیدمان فضای کاری گروه‌ها و اتاق‌های فعالیت آن‌ها (در صورت وجود شرایط مناسب) است ； در زمینه نرم‌افزار، کار عمدتاً شامل جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مرتبط است: **قوانین و مقررات مربوط به ایمنی تولید، اطلاعات مربوط به دستاوردهای گروه‌های استانداردسازی ایمنی در کشورهای مختلف، اطلاعات مربوط به موارد بروز حوادث نمونه در این صنعت، تحلیل عوامل خطرناک مربوط به ایمنی تولید در گروه‌ها، و سایر اطلاعات مرتبط.** ۲. انتخاب گروه‌های کاری: معمولاً بسته به فرآیندهای تولیدی و الزامات مدیریتی، موقعیت‌های کلیدی در فرآیندهای تولید، موقعیت‌های حساس، موقعیت‌هایی که دارای عوامل خطرناک و مضر زیادی هستند، و همچنین موقعیت‌هایی که تعداد کارکنان در آن‌ها نسبتاً زیاد است، انتخاب می‌شوند. بنابراین، در شرکت‌هایی که تعداد گروه‌های کاری زیادی دارند، می‌توان ابتدا یک یا چند گروه کاری نمونه را انتخاب کرد و سپس با استفاده از آن‌ها، سایر گروه‌ها را نیز مورد بررسی قرار داد. ۳. تخصیص نیروها: برای اکثر شرکت‌ها، پس از تعیین گروه‌های کاری، ساختار و نهادهای مدیریتی نیز مشخص می‌شوند. بنابراین، در زمینه تخصیص نیروها، مهم‌ترین موضوع، انتخاب رهبر گروه کاری است. به نوعی، کیفیت مدیران مهم‌ترین عامل تعیین‌کننده در موفقیت یک سازمان محسوب می‌شود. یک رهبر گروه واجد شرایط باید دارای «چهار توانایی برجسته» باشد (توانایی برجسته در رهبری و سازماندهی، توانایی برجسته در مهارت‌های فنی، توانایی برجسته در مدیریت و هماهنگی، و توانایی برجسته در یادگیری و پیشرفت). او باید هم توانایی انجام کارها را داشته باشد و هم توانایی مدیریت آن‌ها؛ هم باید اعتبار لازم را داشته باشد و هم بتواند با فروتنی به نظرات دیگران گوش دهد. همچنین باید بتواند در عمل مدیریت ایمنی، خود را مدام بهبود بخشد و از طریق روش‌های مختلف، انگیزه و تلاش اعضای گروه را افزایش دهد تا انسجام و یکپارچگی گروه تقویت شود. دومین مورد، ترکیب اعضای گروه است؛ یک شرکت نمی‌تواند تمام استعدادها را در یک گروه جمع کند. بنابراین باید بر اساس شرایط واقعی، از روش‌هایی مانند جفت‌سازی مناسب، ترکیب آزاد، تقسیم‌بندی به سطوح مختلف، ترکیب مردان و زنان، توزیع متعادل و جدا کردن افراد ضعیف‌تر برای بهینه‌سازی ترکیب اعضا استفاده کرد. همچنین باید با توجه به شرایط واقعی، مدیریت مبتنی بر اهداف را اعمال کرد تا «فرد مناسب کار خود را انجام دهد، کار مناسب فرد را پیدا کند، هر فرد از استعداد خود بهره ببرد و استعدادها نیز به بهترین شکل مورد استفاده قرار گیرند». ۴. تدوین قوانین و مقررات: «گرچه سنجاب کوچک است، اما اندام‌های لازم برای زندگی را دارد». این امر نیازمند وجود سیستم‌های استاندارد برای ایمنی در گروه‌های کاری است؛ این سیستم‌ها باید «جامع» باشند. هنگام تدوین قوانین، باید نظرات اعضای گروه به طور گسترده جمع‌آوری شود تا از فراموش کردن برخی موارد جلوگیری شود. جامعیت سیستم را می‌توان بر اساس الزامات مندرج در اسناد ارزیابی ایمنی کار، مانند «دستورالعمل‌های تفصیلی ارزیابی استانداردهای ایمنی در شرکت‌های صنعتی و تجاری فلزکاری»، مشخص کرد ； دوماً، باید «ساده‌سازی» شود؛ هدف از ایجاد سیستم‌ها، تنظیم رفتارهای ایمن تولیدی اعضای گروه است تا تمام فعالیت‌های تولیدی گروه بر اساس قوانین مشخصی انجام شود. بنابراین، سیستم‌ها باید با توجه به ویژگی‌های تولید و شرایط واقعی فرآیندهای کاری، به‌طور مناسب ساده‌سازی شوند تا کارآمد و مؤثر باشند. در مورد سیستم‌های بی‌فایده، ناکارآمد یا پیچیده در اجرا، باید آن‌ها را اصلاح یا حذف کرد ； در نهایت، باید مقررات و دستورالعمل‌ها را بر اساس شرایط خاص «بهبود» بخشید تا با وضعیت کنونی سازگار باشند. از آنجایی که سیستم‌ها ثابت نیستند، باید به‌طور مداوم انطباق و کارایی آن‌ها را ارزیابی کرده و مدام آن‌ها را اصلاح و بهبود بخشید. ۵. آموزش و پرورش: در ایجاد گروه‌های استاندارد ایمنی، آموزش و پرورش یک مرحله بسیار مهم است؛ از یک سو، آموزش و پرورش راهی مهم برای کسب مهارت‌های ایمنی و به‌کارگیری دانش مربوط به مدیریت ایمنی توسط اعضای گروه است ； از سوی دیگر، آموزش و پرورش یک اقدام مهم برای کاهش و ریشه‌کن کردن رفتارهای «سه نقض» و پیشگیری از وقوع حوادث است. انجام به‌خوبی کار آموزش و پرورش به معنای رعایت اصول «آموزش متناسب با فرد»، «آموزش متناسب با استعداد» و «آموزش متناسب با زمان» است. “«آموزش متناسب با فرد» به معنای تأکید بر اصل «انسان‌محوری» است؛ یعنی پس از تحلیل توانایی‌ها و نیازهای اعضای گروه، فعالیت‌های آموزشی و تربیتی انجام می‌شود. بر اساس آمار، توانایی‌ها و نیازهای اعضای گروه به طور کلی به چهار دسته تقسیم می‌شوند: (۱) نوع دستوری: بر اساس وظایف تخصیص‌یافته کار می‌کنند، تنها به کار خودشان اهمیت می‌دهند و روش کارشان نسبتاً مستقل است ； (۲) مشارکتی: دارای توانایی انجام مستقل کارهای خود و کمک در انجام سایر کارها، و قادر به مشارکت در فعالیت‌های گروهی است ； (۳) حمایتی: دارای توانایی‌های فنی و مدیریتی قوی بوده، و قادر به رهبری و سازماندهی تیم برای انجام فعالیت‌ها است ； (۴) نوع دستاوردمحور: به عنوان «معاون رئیس گروه» در فرآیند استانداردسازی ایمنی تولید، می‌تواند به رئیس گروه در انجام کارهای روزمره کمک کند. بر اساس این انواع مختلف، فعالیت‌های آموزشی و پرورشی باید مبتنی بر اصول «تغییر و بازسازی رویکردهای دستوری، تقویت و بهبود رویکردهای مبتنی بر مشارکت و حمایت، و ارتقای رویکردهای مبتنی بر دستاورد» باشد؛ تا اعضای گروه بتوانند نقاط ضعف خود را بپذیرند، سپس به طور مداوم بهبود یابند و روز به روز کامل‌تر شوند تا به افرادی تبدیل شوند که قادر به انجام کارها به تنهایی هستند. “«آموزش متناسب با استعدادها»؛ در اینجا، «استعدادها» به «مواد آموزشی» در حوزه آموزش و پرورش اشاره دارد که شامل: آموزش آگاهی ایمنی، آموزش مسئولیت‌های ایمنی، آموزش اصول و قوانین مربوط به ایمنی تولید، آموزش دانش فنی ایمنی، و آموزش موارد مربوط به حوادث است. “«آموزش متناسب با زمان» به زمان و فراوانی آموزش و پرورش اشاره دارد. باید اعضای گروه، ساعات آموزشی کافی دریافت کنند تا بتوانند الزامات و مهارت‌های لازم را درک و به دست آورند. کیفیت فعالیت‌های آموزشی و تربیتی، بر اساس نتایج حاصل از آن‌ها ارزیابی می‌شود. از یک سو، آموزش و تربیت هرچه بیشتر، بهتر نیست؛ گاهی اوقات، بیش از حد نیز مضر است ； از سوی دیگر، مشخص شده است که ارائه آموزش و توسعه در زمان نیاز کارکنان، بهترین نتایج را به همراه دارد؛ بنابراین، فراوانی مناسب و زمان مناسب برای ارائه آموزش و توسعه نیز بسیار مهم است. ۶. مدیریت ایمنی: مدیریت ایمنی، در فرآیند ایجاد گروه‌های استاندارد شده برای تولید ایمن، نقش بسیار مهمی دارد. به طور کلی: شامل مدیریت ایمنی در محل و مدیریت ایمنی اطلاعات می‌شود؛ به طور دقیق‌تر: شامل مدیریت سیستم‌ها و دستورالعمل‌های عملیاتی، مدیریت تجهیزات و امکانات، مدیریت ایمنی در فرآیندهای کاری، شناسایی و رفع خطرات، برنامه‌های اضطراری و مدیریت حوادث، الزامات ارزیابی ایمنی، و مدیریت اسناد مربوط به ایمنی می‌شود. در ادامه، یک شرکت در زمینه مدیریت ایمنی را که دیده‌ام و ویژگی‌های خاصی دارد، با شما در میان می‌گذارم؛ ویژگی‌های اصلی آن عبارتند از: ۱. هر گروه کاری یک «دفترچه یادداشت کاری» دارد که شامل مواردی مانند مسئولیت‌های ایمنی تمام افراد، استانداردها و رویه‌های کارهای ایمنی، محتوای بازرسی‌های ایمنی، مدیریت ایمنی تجهیزات، و الزامات ارزیابی مدیریت ایمنی است؛ این دفترچه در واقع شامل تمامی مقررات مربوط به انسان، ماشین، مواد، محیط و مدیریت در گروه کاری مورد نظر می‌باشد. ۲. «مقررات مدیریت تأمین امنیت متقابل بین گروه‌ها» تدوین شد؛ در این قرارداد، هر عضو یک گروه، فردی را به عنوان همکار برای تأمین امنیت خود دارد. به زبان ساده، این الگو مشابه روش «استاد که به کارآموز کمک می‌کند» است. به‌ویژه در مورد کارکنانی که در کارهای ویژه فعالیت می‌کنند، قبلاً روش این بود که «خود فرد کار را انجام دهد و ناظر امنیتی نیز آن را بررسی کند». اما حوزه بازرسی‌های ناظر امنیتی بسیار گسترده بود و تعداد افرادی که باید بررسی شوند نیز زیاد بود؛ بنابراین زمان و فراوانی بازرسی‌ها نمی‌توانست نیازهای واقعی را برآورده کند. گاهی اوقات بازرسی‌ها صرفاً سطحی بود. در زمینه مدیریت امنیت، کمبودهایی در زمینه انسان، ماشین، مواد، محیط و سیستم‌های مدیریتی وجود داشت. اکنون روش کار اینگونه است: «خودم انجام می‌دهم، افراد مرتبط با بیمه متقابل نظارت می‌کنند و کارشناسان ایمنی نیز بررسی و نظارت می‌کنند». در واقع این یک پیشرفت است؛ زیرا در فرآیند تولید، نظارت بیشتری وجود دارد، لایه‌ای از بیمه اضافه شده و یک «خط ایمنی» نیز وجود دارد که به کنترل مؤثر رفتارهای ناایمن انسان‌ها کمک می‌کند و احتمال انجام عملیات‌های نادرست را کاهش می‌دهد. همچنین، افراد مرتبط با بیمه متقابل، در ساعات کاری و غیرکاری، به اشتراک‌گذاری تجربیات و تبادل اطلاعات می‌پردازند تا همگی پیشرفت کنند. علاوه بر این، افرادی که تحت حمایت یکدیگر قرار دارند، ثابت نیستند؛ وقتی «افراد جدید» بالغ می‌شوند و می‌توانند برای مدتی به تنهایی کار کنند، باید از «افراد جدید» دیگری نیز مراقبت کنند. در همین حال، «استادان» نیز می‌توانند از «افراد جدید» دیگری مراقبت کنند. این الگوی مداوم از مراقبت «استادان» از «افراد جدید»، منجر به ایجاد پویایی و انگیزه مداومی می‌شود که به پیشرفت شرکت کمک می‌کند. ۳. «سیستم مدیریت پیشنهادات بهبودی در زمینه ایمنی کار» ایجاد شده است؛ اعضای گروه می‌توانند از هفت جنبه، پیشنهادات ارزشمندی برای بهبود استانداردهای ایمنی کار در گروه خود ارائه دهند. (۱) بهبود فناوری تولید، روش‌های تولید و تجهیزات تولیدی ； (۲) بهبود فناوری‌های ایمنی و فناوری‌های حفاظت از کارگران ； (۳) اقدامات و روش‌های صرفه‌جویی در مواد و انرژی ； (۴) بهبود در زمینه طراحی مهندسی، ارتقای کیفیت پروژه‌های مهندسی ； (۵) ترویج و گسترش دستاوردهای علمی-فناورانه و پروژه‌های نوآوری فناورانه ； (۶) پیشنهادات، نوآوری‌ها و کاربردهای روش‌ها و ابزارهای مدیریت امنیت ； (۷) ایجاد فرهنگ ایمنی، فرهنگ مدنی و فرهنگ حرفه‌ای. ۷. ارزیابی عملکرد: عمدتاً به ارزیابی کارایی فعالیت‌های گروه‌های استانداردسازی ایمنی در تولید می‌پردازد و شامل سه مرحله است: ابتدا مقایسه با استانداردها برای شناسایی انحرافات، سپس تحلیل ماهیت و دلایل این انحرافات، و در نهایت اتخاذ اقدامات اصلاحی بر اساس ماهیت و دلایل انحرافات. در زمینه ارزیابی عملکرد، شرکتی که پیش‌تر ذکر شد، به این صورت عمل می‌کند: ۱. استانداردهای ارزیابی عملکرد از دو بخش تشکیل شده‌اند: الف) تحقق الزامات و اهداف کاری (بر اساس تعداد بارها)، ب) تکمیل وظایف خاص کاری (بر اساس تعداد و امتیاز). ارزیابی عملکرد باید هم «کلی» و هم «دقیق» باشد. ۲. تشدید نظارت بر ارزیابی حوادث. وقوع حوادث با آسیب‌های جزئی یا بیشتر، منجر به «عدم تأیید» می‌شود؛ همچنین، کسر امتیازات در صورت وقوع حوادث ناتمام نیز قابل توجه است. ۳. ایجاد امتیازات اضافی برای تشویق به پیشی گرفتن. نرخ تکمیل اصلاحات مربوط به خطرات پنهان، پیشنهادات مربوط به بهبود ایمنی، و مدیریت فوری حوادث، به عنوان معیارهای امتیازدهی در نظر گرفته می‌شوند و هیچ سقفی برای آن‌ها وجود ندارد. ۴. استانداردها بالاست، قبولی آسان و عالی بودن دشوار. امتیاز پایه ارزیابی ۹۷ است؛ با مرز ۸۰ تقسیم‌بندی می‌شود: کمتر از ۸۰ ناموفق، ۸۰ (شامل آن) تا ۹۰ موفق، ۹۰ (شامل آن) تا ۱۰۰ خوب، و ۱۰۰ (شامل آن) و بالاتر عالی محسوب می‌شود. چنین استانداردهایی، با در نظر گرفتن اکثر موارد، دشواری خاصی را نیز به همراه دارند؛ اما تا حدی، فضای بیشتری برای نمایش توانایی‌ها و رشد افراد با استعداد فراهم می‌کنند. ۸. بهبود مداوم در واقع به معنای اجرای اقدامات اصلاحی در مراحل مربوط به تأسیس گروه‌های استانداردسازی ایمنی کار است تا آن‌ها بهبود یابند؛ همچنین، رعایت و اثربخشی این اقدامات اصلاحی نیز مورد بررسی و پایش قرار می‌گیرد. مفهوم بهبود مداوم را می‌توان از دو جنبه، یعنی مدیریت پویا و مدیریت نوآورانه در ایجاد گروه‌های استانداردسازی ایمنی کار، توضیح داد: ۱. مدیریت پویا در ایجاد گروه‌های استانداردسازی ایمنی کار به این صورت است که به طور کلی، کل فرآیند آن را می‌توان یک چرخه پویا «PDCA» در نظر گرفت ； از نظر عملی، اهداف مربوط به ایمنی تولید، سیستم‌های مدیریتی، نیروی کار، محتوا و روش‌های آموزش و پرورش، استانداردها و الزامات ارزیابی و غیره، همگی ثابت نیستند؛ بلکه باید با پیشرفت فعالیت‌های مدیریت ایمنی تولید، مدام مورد اصلاح و بهبود قرار گیرند. ۲. مدیریت نوآورانه در ایجاد گروه‌های کاری استاندارد شده برای ایمنی کار، در موارد زیر خود را نشان می‌دهد: (۱) نوآوری در فعالیت‌های گروهی. برگزاری فعالیت‌هایی مانند «من یک راهکار برای ایمنی ارائه می‌دهم» (آگاهی نقش خود)، «اگر من رئیس گروه بودم، چگونه ایمنی را مدیریت می‌کردم» (تفکر جایگزین)، و «بررسی مشکلات احتمالی در شرایط واقعی» (تجربه مستقیم)، به منظور افزایش واقعی توانایی گروه در مقابله و حل مشکلات عملی و بهبود سطح مدیریت ایمنی در گروه ； (۲) نوآوری در مدیریت گروه‌ها. اول از همه، آن یک سازمان آموزشی است. یادگیری و کسب دانش‌های جدید در زمینه مدیریت امنیت، از یک سو، سیستم دانش مدیریتی موجود را به‌روزرسانی، تکمیل و بهبود بخشید ； از سوی دیگر، این موضوع پایه‌ای برای بهبود منطقی روش‌ها و شیوه‌های ایجاد گروه‌های استانداردسازی ایمنی تولید فراهم می‌کند تا کارایی عملیات افزایش یابد. دوماً، مدیریت اعضای گروه‌های «ضعیف» را تقویت کنید. توانایی‌ها و سطح مهارت اعضای گروه، یکنواخت نیست؛ برای اعضای ضعیف‌تر، لازم است به وضوح مشخص شود که چه کسی باید از آن‌ها حمایت کند تا بتوانند به سرعت رشد کنند ； در نهایت، مدیریت انگیزه‌ها را پیاده‌سازی کنید. از یک سو، در فرآیند ایجاد گروه‌های استانداردسازی ایمنی کار، از سیستم ارزیابی اهداف در مراحل مختلف استفاده می‌شود و بر اساس میزان دستیابی به اهداف ایمنی، پاداش‌های مناسبی اعطا می‌گردد ； از سوی دیگر، هر یک از اعضای گروه باید فرصت‌های برابری برای پیشرفت داشته باشند؛ «کسانی که توانمند هستند بالاتر می‌روند، کسانی که در حد متوسط هستند جای خود را واگذار می‌کنند، و کسانی که ناتوان هستند پایین‌تر می‌آیند». تغییرات مناسب و عادلانه در ترکیب افراد، می‌تواند به ایجاد انگیزه و پویایی در ساختار گروه‌های استاندارد شده برای ایمنی کار کمک کند.