تبدیل شدن به متخصص Office 2007: ۱۵ ترفند کوچک در اکسل

Thread Content

　　 اکسل، به عنوان ابزار جدول‌ساز در مجموعه نرم‌افزارهای اداری آفیس، جمع‌آوری و سامان‌دهی داده‌ها را بسیار آسان می‌کند. در دنیای امروز که ارائه اطلاعات به صورت گسترده انجام می‌شود، جمع‌آوری، سامان‌دهی و پردازش داده‌ها برای هر صنعتی اهمیت بیشتری پیدا کرده است. بنابراین، استفاده از اکسل حتی گسترده‌تر شده و به نرم‌افزاری تبدیل شده که برای بسیاری از افراد کارمند ضروری است. بنابراین، استفاده ماهرانه از اکسل نیز یکی از مهارت‌های ضروری برای افراد شاغل است. البته قابلیت‌های اکسل واقعاً قدرتمند هستند؛ استفاده از آن برای اکثر مردم مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما استفاده بهینه از آن کار آسانی نیست. در ادامه، بیایید نگاهی به ترفندهای رایج در استفاده از اکسل بیندازیم. آدرس دانلود: دانلود office2007　ترفند ۱: نگاهی اولیه به محدودیت‌های کاملاً جدید　برای اینکه کاربران بتوانند حجم زیادی از داده‌ها را در صفحات کاری مشاهده کنند، Microsoft Office Excel 2007 امکان نگهداری حداکثر ۱,۰۰۰,۰۰۰ ردیف و ۱۶,۰۰۰ ستون در هر صفحه کاری را فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، ظرفیت یک صفحه کار در اکسل برابر با ۱٬۰۴۸٬۵۷۶ ردیف در حدود ۱۶٬۳۸۴ ستون است؛ در مقایسه با نسخه ۲۰۰۳ اکسل، تعداد ردیف‌های قابل استفاده ۱٬۵۰۰ درصد و تعداد ستون‌های قابل استفاده ۶٬۳۰۰ درصد افزایش یافته است، بنابراین ظرفیت آن به طور چشمگیری افزایش یافته است. علاوه بر این، اکسل ۲۰۰۷ نیز از حداکثر ۱۶,۰۰۰,۰۰۰ رنگ پشتیبانی می‌کند. 　　 علاوه بر این، اکنون می‌توان از تعداد نامحدودی از انواع فرمت در یک کتاب کاری استفاده کرد، و دیگر محدود به ۴٬۰۰۰ نوع نیست ； تعداد ارجاعات سلولی در هر سلول از ۸٬۰۰۰ به تعداد نامحدودی افزایش یافته است؛ تنها محدودیت ممکن، باری است که بر روی حافظه کامپیوتر وارد می‌شود. برای بهبود عملکرد اکسل، مایکروسافت میزان حافظه مدیریتی را از ۱ گیگابایت در نسخه ۲۰۰۳ اکسل به ۲ گیگابایت افزایش داد؛ یعنی دو برابر شد. از آنجایی که اکسل ۲۰۰۷ از پردازنده‌های دوهسته‌ای و مجموعه‌های ترد بهره می‌برد، کاربران می‌توانند در برگه‌های بزرگ حاوی فرمول‌های فراوان، سرعت بالاتری در انجام محاسبات تجربه کنند. 　　 تکنیک ۲: افزودن انعطاف‌پذیر فوتر و هدر به سندهای اکسل؛ کسانی که مرتباً از اکسل استفاده می‌کنند، احتمالاً می‌دانند که در گذشته، افزودن فوتر و هدر به سندهای اکسل کار آسانی نبود و برای انجام این کار، نیاز به تنظیمات متعدد در پنجره‌های مختلف وجود داشت. اما اکسل امروزه می‌تواند در نمای «طرح صفحه» که کاملاً قابل مشاهده است، هدر و پاورقی به سند‌های اکسل اضافه کند؛ فرآیند آن ساده و قابل درک است. روش انجام کار به شرح زیر است: ۱. در بخش «تب‌ها» در اکسل، روی تب «افزودن» کلیک کنید. 　　 ۲. در گروه «متن»، روی دکمه «زیرنویس و فوتر» کلیک کنید. 　　 ۳. در «نوار ویژگی‌ها»، تب‌های مرتبط با ابزارهای «زیرنویس و فوتر صفحه» ظاهر می‌شوند؛ در تب «طراحی»، تمام دستورات مورد نیاز ما فراهم شده است و به این ترتیب می‌توانیم به‌طور بسیار ساده، زیرنویس و فوتر اسناد اکسل را ویرایش کنیم. زیباسازی جداول اکسل در واقع می‌تواند بسیار ساده باشد. ترفند شماره ۳: زیباسازی جدول با سریع‌ترین روش. در فایل‌های کاری اکسل جدید، کاربران می‌توانند تمام توجه خود را بر وارد کردن داده‌های مهم متمرکز کنند، بدون اینکه نیازی به صرف زمان برای تنظیم فرمت و ظاهر جدول داشته باشند؛ در نتیجه، کار بسیار ساده‌تر می‌شود. از اکسل برای کمک به شما در تزئین سریع‌تر جدول استفاده کنید. مراحل انجام کار به شرح زیر است: ۱. به هر سلولی که حاوی داده‌هاست، بروید. 　　 ۲. در گروه «سبک‌ها» تب «شروع»، یکی از گزینه‌های «اعمال قالب جدول» را انتخاب کنید. 　　 ۳. در این هنگام، کادر گفت‌وگوی «اعمال قالب جدول» نمایان می‌شود؛ در آن منبع داده‌های جدول را مشخص کنید. 　　 ۴. با کلیک بر روی دکمه «تأیید»، به طور خودکار رنگ متن عنوان، رنگ پر کردن سلول‌های عنوان و رنگ پر کردن سطرها برای جدول اضافه می‌شود؛ همچنین ناحیه جدول به یک لیست تبدیل می‌شود و امکانات مختلفی مانند فیلتر کردن خودکار در آن فراهم می‌گردد. 　　 تکنیک ۴: اعمال خودکار فرمت مناسب و ایجاد خودکار ستون‌های محاسباتی؛ هنگامی که نیاز دارید ستون‌های جدیدی به جدول موجود اضافه کنید، اکسل می‌تواند فرمت‌های موجود را به طور خودکار اعمال کند و نیازی به تنظیم مجدد آن‌ها نیست. علاوه بر این، در جداول Office Excel می‌توان به سرعت یک ستون محاسباتی ایجاد کرد. ستون محاسباتی از یک فرمول برای هر ردیف استفاده می‌کند که می‌تواند به طور خودکار گسترش یابد تا ردیف‌های اضافی را نیز در بر بگیرد و در نتیجه فرمول نیز بلافاصله به این ردیف‌ها تعمیم یابد. کافی است فرمول را یک بار وارد کنید، بدون نیاز به استفاده از دستورات «پر کردن» یا «کپی کردن». مراحل اجرایی به شرح زیر است:　　 ۱. هنگامی که می‌خواهید ستون جدیدی اضافه کنید، کافی است نام فیلد جدید را در سمت راست جدول اکسل وارد کنید؛ پس از فشردن کلید 【Enter】، یک ستون جدید به طور خودکار ایجاد شده و فرمت مناسب آن نیز تعیین می‌گردد. 　　 ۲. به سلول «E3» بروید و فرمول محاسبه مجموع را وارد کنید؛ پس از فشردن دکمه 【Enter»، فرمول به طور خودکار تا انتهای لیست تکرار خواهد شد و مجموع کل مبالغ محاسبه خواهد شد؛ همچنین، ستون محاسباتی به طور خودکار ایجاد خواهد شد. 　　 اگر جدول بسیار بلند باشد، دیگر نیازی نیست مانند قبل آن را به سمت پایین بکشید تا به انتهای آن برسید؛ استفاده از آن بسیار راحت‌تر است. 　　 تکنیک ۵: حذف سریع داده‌های تکراری؛ حتی با وجود کمک اکسل در پردازش حجم زیادی از داده‌ها، احتمال بروز خطا وجود دارد. گاهی به دلیل خستگی چشم، داده‌ها به صورت تکراری وارد می‌شوند. هرچند که ما بارها و بارها داده‌ها را با دقت بررسی می‌کنیم، اما گاهی شناسایی چنین اشتباهاتی واقعاً دشوار است. در چنین مواقعی، استفاده از اکسل حتی ضروری‌تر می‌شود؛ چرا که چنین مشکلاتی را می‌توان به راحتی حل کرد. 　　 ۱. منطقه سلول‌هایی را که می‌خواهید بررسی کرده و عناصر تکراری آن‌ها را حذف کنید، انتخاب کنید؛ سپس روی تب «داده‌ها» در ناحیه «ابزارها» کلیک کنید. 　　 ۲. در گروه «ابزارهای داده»، روی دکمه «حذف تکرارها» کلیک کنید. 　　　　 ۳. در این مرحله، کادر گفت‌وگوی «حذف عناصر تکراری» را باز کرده و ستون‌هایی را که می‌خواهید در آن‌ها بررسی تکراری انجام شود، انتخاب کنید. 　　 ۴. پس از تنظیمات، روی دکمه «تأیید» کلیک کنید؛ اکسل مقادیر تکراری در ستون‌های انتخاب‌شده را بررسی کرده و پیامی درباره نتایج این بررسی نمایش خواهد داد. 　　 تکنیک شماره ۶: درک بهتر توزیع کلی داده‌ها از طریق رنگ‌های تدریجی. در یک ناحیه از سلول‌ها، می‌توان رنگ‌های تدریجی دو‌رنگی یا سه‌رنگی نمایش داد؛ رنگ پس‌زمینه نشان‌دهنده مقدار موجود در سلول است و رنگ‌های تدریجی نیز به طور هوشمندی با تغییر مقدار داده‌ها تغییر می‌کنند؛ واقعاً عالی است، نه؟ فرمت‌بندی شرطی جدید «مقیاس رنگ» که با نسخه جدید اکسل معرفی شده، به خوانندگان امکان می‌دهد محتوا را به شکلی واضح‌تر و راحت‌تر مشاهده کنند. 　　 ۱. داده‌هایی که می‌خواهید تحلیل شوند را انتخاب کنید، مانند ناحیه سلول‌های «A3:C8». 　　 ۲. در تب «شروع» در «نوار ابزار» اکسل، روی دکمه «فرمت شرطی» موجود در گروه «استایل‌ها» کلیک کنید. 　　 ۳. در منوی کشویی «فرمت شرطی»، دستور «مقیاس رنگ» -> «مقیاس سبز-زرد-قرمز» را اجرا کنید. 　　 در این حالت، داده‌های موجود در جدول بر اساس اندازه‌شان با رنگ‌های مختلف نمایش داده می‌شوند؛ این کار برای آمارگیری و خلاصه‌سازی داده‌ها بسیار مفید است و به افراد امکان می‌دهد تا تغییرات کلی را به‌راحتی درک کنند. استفاده بهینه از رنگ‌ها برای افزایش قابلیت نمایش داده‌ها؛ تکنیک شماره ۷: استفاده از نوارهای رنگی با طول‌های مختلف برای افزایش قابلیت نمایش داده‌ها. در بالا، نگاهی کلی به جدول ارائه شده است؛ اما اگر فقط بخواهید میزان داده‌های موجود در یک ستون را به وضوح ببینید، چه کار باید انجام دهید؟ در این مرحله می‌توان برای داده‌ها قالب‌بندی شرطی «نوار داده» را اعمال کرد؛ طول نوار داده، میزان مقدار عددی در سلول را نشان می‌دهد. با مشاهده نوارهای داده رنگی، می‌توانید از صرف زمان برای مقایسه یکی‌یکی مقادیر جلوگیری کنید و به راحتی حداکثر یا حداقل مقدار در یک ستون داده‌ها را مشخص کنید. روش انجام کار به شرح زیر است: ۱. یک ناحیه از سلول‌های جدول را انتخاب کنید. 　　 ۲. در تب «شروع» در «نوار ابزار» اکسل، روی دکمه «فرمت شرطی» موجود در گروه «استایل‌ها» کلیک کنید. 　　 ۳. سپس، در منوی کشویی که باز می‌شود، دستور «نوار داده» -> «نوار داده آبی» را اجرا کنید. 　　 در این حالت، با استفاده از قالب‌بندی شرطی «نوار داده‌ها»، می‌توان به وضوح بیشترین و کمترین مقادیر موجود در کل ستون را مشاهده کرد؛ بدون نیاز به مقایسه یکی‌یکی داده‌ها که باعث سردرگمی می‌شود. 　　 تکنیک شماره ۸: استفاده از جداول برای نمایش روند تغییرات داده‌ها
با استفاده از مجموعه‌ای از آیکون‌های رنگارنگ و متنوع که در اکسل در دسترس هستند، می‌توان به سرعت روند تغییرات داده‌ها را به صورت گرافیکی نشان داد؛ این کار به درک بهتر کلیت وضعیت کمک می‌کند. مراحل انجام کار:　　 ۱. داده‌هایی را که نشان‌دهنده روند هستند انتخاب کنید؛ سپس در تب «شروع»، روی دکمه «فرمت شرطی» در گروه «سبک‌ها» کلیک کنید. در منوی کشویی که باز می‌شود، دستور «مجموعه آیکون‌ها» -> «پیکان چهارجهتی (رنگی)» را انتخاب کنید تا بتوانید آیکون مربوطه را به داده‌ها اضافه کنید. 　　 ۲. اگر آیکون‌هایی که در این مرحله اضافه می‌شوند، نیازها را برآورده نکنند، می‌توانید روی گروه «سبک» و سپس گزینه «فرمت شرطی» کلیک کنید؛ در منوی کشویی که باز می‌شود، دستور «مدیریت قوانین» را انتخاب کنید تا پنجره «مدیریت قوانین فرمت شرطی» باز شود. 　　 ۳. در این پنجره، گزینه «مجموعه آیکون‌ها» را انتخاب کرده و روی «ویرایش قانون» کلیک کنید. در کادر گفت‌وگوی «ویرایش قوانین فرمت» که به طور خودکار باز می‌شود، قوانین مشخصی (مانند نوع و اندازه مقادیر) را تنظیم کنید تا آیکون‌های متفاوتی نمایش داده شوند. 　　 تکنیک ۹: ایجاد سریع نمودارهای حرفه‌ای؛ اکسل ابزارهای بسیار کارآمدی برای طراحی نمودارها در اختیار کاربران قرار می‌دهد که به شما امکان می‌دهد به سرعت آمار و تحلیل‌های لازم را انجام داده و نمودارهای حرفه‌ای و زیبایی تولید کنید. روش استفاده: ۱. یک ناحیه از سلول‌ها را انتخاب کنید، روی تب «افزودن» کلیک کرده و در گروه «نمودارها»، گزینه «نمودار دایره‌ای» را انتخاب نمایید. 　　 ۲. سپس «ابزارهای نمودار» ظاهر می‌شود؛ در گروه «سبک‌های نمودار» در تب «طراحی»، می‌توانید الگوهای رنگی حرفه‌ای متعددی را مشاهده کنید و هر سبکی را که دوست دارید انتخاب کنید. سپس، با انتخاب الگوی اول از گروه «چیدمان نمودار»، علامت‌های درصد به طور خودکار اضافه خواهند شد. 　　 ۳. برای تنظیم متن‌های روی نمودار دایره‌ای، می‌توانید روی هر یک از این متن‌ها کلیک راست کنید؛ در این صورت یک منوی شناور ظاهر می‌شود (که در Word و PowerPoint نیز وجود دارد). این منو حاوی برخی از دستورات رایج است و می‌توانید در آن رنگ فونت و اندازه خط را تنظیم کنید. 　　 در گذشته، ساخت چنین نمودارهای حرفه‌ای و زیبایی نیازمند زمان زیادی برای تنظیمات بود، اما اکنون می‌توان آن‌ها را در کمتر از یک دقیقه تهیه کرد. 　　 تکنیک شماره ۱۰: نوشتن فرمول‌ها به صورت ساده؛ طراحی رابط کاربری جدید افیس، که بر نتایج کاری تمرکز دارد، دستورات پرکاربرد را در «نوار ابزار» قرار داده است. کاربران می‌توانند با استفاده از گروه «ثبت‌نام توابع» در تب «فرمول‌ها»، توابع مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کرده و از آن‌ها استفاده کنند؛ این امر باعث افزایش کارایی در نوشتن فرمول‌ها می‌شود. اما برخی از فرمول‌های بلند، در جدول‌ها مشاهده آسانی ندارند. برای تسهیل مشاهده و ویرایش فرمول‌های بلند در سلول‌ها، می‌توان اندازه کادر فرمول در نوار ویرایش را با استفاده از ۳ روش زیر تنظیم کرد. روش اجرا:　　 ۱. برای باز کردن کادر فرمول به سه ردیف یا بیشتر، یا تبدیل آن به یک ردیف، می‌توانید روی دکمه باز کردن در انتهای نوار ویرایش کلیک کنید، یا از ترکیب کلیدهای 【Ctrl】+【Shift】+【U】 استفاده نمایید. 　　 ۲. برای تنظیم دقیق ارتفاع کادر فرمول، می‌توانید نشانگر ماوس را روی پایین کادر فرمول قرار دهید تا به یک پیکان عمودی تبدیل شود؛ سپس ماوس را نگه داشته و پیکان عمودی را به سمت بالا یا پایین بکشید تا به موقعیت مورد نظر برسد، و در نهایت ماوس را رها کنید. 　　 ۳. برای تنظیم خودکار اندازه کادر فرمول به گونه‌ای که با تعداد خطوط متن در سلول فعال سازگار شود و تا حداکثر ارتفاع برسد، کافی است نشانگر ماوس را روی کادر فرمول قرار دهید تا نشانگر به یک پیکان دوگانه عمودی تبدیل شود؛ سپس دکمه چپ ماوس را دو بار کلیک کنید. ایجاد جداول کاری زیبا و کارآمد در اکسل؛ ترفند شماره ۱۱: مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس رنگ. تقریباً همه از رنگ‌های رنگارنگ لذت می‌برند؛ استفاده مناسب و کارآمد از رنگ‌ها در سندها، می‌تواند جذابیت و خوانایی آن‌ها را به طور قابل توجهی افزایش دهد. اگر بتوان داده‌ها را بر اساس رنگ مرتب و فیلتر کرد، این کار به سازماندهی سریع‌تر و یافتن داده‌های مورد نیاز، لطف بیشتری می‌افزاید. با استفاده از Excel 2007، چه به صورت دستی و چه بر اساس فرمت‌بندی سلول‌ها، می‌توان داده‌ها را بر اساس فرمت (شامل رنگ سلول و رنگ فونت) مرتب کرد و فیلتر کرد. در ادامه، ابتدا ببینیم چگونه می‌توان داده‌ها را بر اساس رنگ به صورت سفارشی مرتب کرد. 　　 ۱. در گروه «سبک‌ها» تب «شروع»، از قابلیت «قوانین برجسته‌سازی سلول‌ها» در بخش «فرمت شرطی» برای اعمال رنگ‌های متفاوت به سلول‌ها و رنگ فونت، استفاده کنید. 　　 ۲. روی یک سلول در ناحیه داده‌ها کلیک کنید، سپس در گروه «ویرایش» روی دکمه «مرتب‌سازی و فیلتر کردن» کلیک نمایید؛ در منوی کشویی که باز می‌شود، دستور «مرتب‌سازی سفارشی» را انتخاب کنید. 　　 ۳. در کادر گفت‌وگوی «مرتب‌سازی» که باز شده است، کلیدواژه‌های اصلی/فرعی، معیار مرتب‌سازی و ترتیب را مشخص کرده و ۴ شرط مرتب‌سازی اضافه کنید. پس از کلیک بر روی تأیید، داده‌ها بر اساس ترتیب رنگ‌های مشخص شده مرتب خواهند شد. 　　 تکنیک ۱۲: فیلتر کردن داده‌ها بر اساس رنگ　　 در تکنیک قبل، یاد گرفتیم که چگونه داده‌ها را بر اساس رنگ مرتب کنیم؛ پس چگونه می‌توانیم داده‌ها را بر اساس رنگ فیلتر کنیم؟ عجله نکنید، پاسخ به زودی فاش خواهد شد. روش انجام کار به شرح زیر است: ۱. از قابلیت «قوانین برجسته‌سازی سلول‌ها» در بخش «فرمت‌بندی شرطی»، که در گروه «سبک‌ها» تب «شروع» قرار دارد، برای اعمال رنگ‌های متفاوت به سلول‌ها و رنگ فونت، از هر منطقه سلولی استفاده کنید. 　　 ۲. روی یک سلول در ناحیه داده‌ها کلیک کنید، سپس در گروه «ویرایش» روی دکمه «مرتب‌سازی و فیلتر کردن» کلیک نمایید. در منوی کشویی که باز می‌شود، دستور فیلتر کردن را انتخاب کنید؛ در این صورت، اکسل به طور خودکار دکمه‌های مثلثی قرمز رنگ برای فیلتر کردن در بالای عناوین ستون‌ها اضافه خواهد کرد. 　　 ۳. روی دکمه مثلثی در سمت راست عنوان ستون «تاریخ انقضا» کلیک کنید؛ سپس در منوی کشویی که ظاهر می‌شود، دستور «فیلتر کردن بر اساس رنگ» را انتخاب کنید. در نهایت، یکی از رنگ‌های موجود در لیست «فیلتر کردن بر اساس رنگ سلول» یا «فیلتر کردن بر اساس رنگ فونت» را انتخاب کنید تا فیلترینگ انجام شود. 　　 تکنیک ۱۳: تنظیم آسان سبک‌های سلول‌ها؛ اگر می‌خواهید چندین فرمت را در یک مرحله وارداتی به کار ببرید و اطمینان حاصل کنید که فرمت هر سلول یکسان باشد، می‌توانید از سبک‌های سلول‌ها استفاده کنید. سبک سلول، مجموعه‌ای از ویژگی‌های فرمت‌بندی تعریف‌شده است، مانند فونت و اندازه فونت، فرمت اعداد، مرزهای سلول و زمینه سلول. با استفاده از سبک‌های سلولی درونی که توسط اکسل فراهم شده‌اند، هر کاربری می‌تواند به راحتی کارهای فرمت‌بندی را انجام دهد. روش ساده انجام کار به شرح زیر است: ۱. سلولی را که می‌خواهید فرمت دهید، انتخاب کنید. 　　 ۲. در گروه «سبک‌ها»، تب «شروع»، روی دکمه «سبک سلول» کلیک کنید. 　　 ۳. روی سبک سلولی که می‌خواهید اعمال شود، کلیک کنید. 　　 علاوه بر این، لازم است نکته‌ای از دانش عمومی را توضیح دهیم: سبک سلول‌ها بر اساس تم سندی که بر کل کتاب کاری اعمال شده است، تعیین می‌شود. هنگام تغییر به تم سند دیگر، سبک سلول‌ها به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود تا با تم سند جدید هماهنگ شود. 　　 تکنیک شماره ۱۴: اطمینان از دیده شدن همواره تمام عناوین جدول‌ها
برای تسهیل مطالعه جداول داده‌های پرحجم، اکسل یک ویژگی بسیار کاربردی در اختیار دارد؛ کافی است ناحیه داده‌ها را به جدول تبدیل کنید تا هنگام مرور داده‌های جدول، بتوانید همواره تمام عناوین را به وضوح ببینید. 　　 ۱. ناحیه داده‌هایی که می‌خواهید به جدول تبدیل شود را انتخاب کرده، روی تب «افزودن» کلیک کنید. 　　 ۲. در گروه «جداول»، روی دکمه «جدول» کلیک کنید تا پنجره «ایجاد جدول» باز شود؛ گزینه «جدول شامل عنوان است» را انتخاب کرده و سپس روی «تأیید» کلیک نمایید. 　　 ۳. پس از ایجاد جدول، با مرور بالا و پایین آن می‌توانید همواره عنوان جدول را ببینید؛ یعنی ردیف عنوان اصلی در جایگاه عناوین ستون‌ها ظاهر می‌شود (البته کرسر باید در داخل جدول باشد تا با کشیدن نوار مرور، بتوانید عناوین ستون‌ها را ببینید). 　　 یک ترفند کوچک: استفاده از قالب جدول برای مناطق داده معمولی نیز می‌تواند آن مناطق را به جدول‌های اکسل تبدیل کند. 　　 تکنیک ۱۵: خلاصه‌سازی داده‌ها در جدول؛ پس از ایجاد یک جدول در اکسل، می‌توان داده‌های موجود در آن را بدون توجه به داده‌های خارج از جدول، مدیریت و تحلیل کرد. می‌توان با نمایش یک ردیف خلاصه در انتهای جدول، و سپس استفاده از توابع موجود در لیست کشویی سلول‌های هر ردیف خلاصه، داده‌های موجود در جداول اکسل را به سرعت خلاصه کرد. مراحل انجام کار به شرح زیر است: ۱. روی هر نقطه‌ای در جدول اکسل کلیک کنید؛ در این صورت گزینه «ابزارهای جدول» در دسترس قرار می‌گیرد و تب «طراحی» نیز نمایش داده می‌شود. 　　 ۲. در گروه «گزینه‌های سبک جدول» روی تب «طراحی»، چک‌باکس «خطوط خلاصه» را انتخاب کنید. 　　 ۳. در این مرحله، یک ردیف خلاصه در پایین جدول نمایش داده می‌شود و کلمه «خلاصه» در سلول سمت چپ آن قرار می‌گیرد. 　　 ۴. در ردیف خلاصه‌سازی، روی سلولی که می‌خواهید محاسبات خلاصه‌سازی برای آن انجام شود کلیک کنید؛ سپس در لیست کشویی، تابع مورد نظر را انتخاب کنید، مانند جمع، میانگین و غیره. 　　 با یادگیری ۱۵ تکنیکی که در بالا معرفی شد، مطمئناً مهارت‌های شما در استفاده از اکسل به سرعت بهبود خواهد یافت؛ همچنین می‌توانید با راحتی بیشتری با جداول مختلف کار کنید و در کمترین زمان ممکن، دقت و ظاهر زیبای داده‌ها را تضمین نمایید. ■