«قاتل نامرئی» که سود شرکت‌ها را می‌بلعد، چیست؟

Thread Content

«هزینه‌های نامرئی» یک سازمان، مانند بیماری‌های پنهان در بدن انسان، به سختی قابل درمان هستند و از بین نمی‌روند؛ این موضوع باعث رنج زیادی برای مدیران می‌شود. اگر بتوان «عامل بیماری‌زا» را یافت و درمان متناسب با آن انجام داد، شرکت‌ها دوباره جان تازه خواهند گرفت. این مقاله، دوازده نوع «هزینه نامرئی» را که اغلب در شرکت‌ها وجود دارد، خلاصه کرده است تا شرکت‌ها بتوانند با آن‌ها مقایسه انجام دهند. در ادامه، دوازده نوع «هزینه‌ی نامرئی» را به شرح زیر خلاصه می‌کنیم: ۱. هزینه‌های جلسات: اگر بخواهیم بگوییم که هر چیز در زمان، یک فرآیند است، پس زمان قطعاً گرانبهاترین چیز است. مدیریت یک شرکت، در واقع همان مسابقه با زمان است. جلسات، فعالیت‌های گروهی برای حل مشکلات و صدور دستورات در سازمان‌ها هستند، اما در عین حال یک فعالیت تجاری پرهزینه نیز محسوب می‌شوند. زیرا این فعالیت معمولاً یک فعالیت گروهی است که در آن رهبران بسیاری شرکت می‌کنند. هر دقیقه، به معنای تعداد دقیقه‌های گذشته از زمان شروع جلسه است؛ اما بسیاری از مدیران شرکت‌ها، مهارت‌های لازم برای برگزاری جلسات را ندارند. در نتیجه، شرایطی مانند «فقدان آمادگی قبل از جلسه، عدم وجود موضوع مشخص در طول جلسه، عدم اجرای تصمیمات پس از جلسه، عدم ضرورت حضور در جلسه، کنترل نشدن زمان، و بی‌حد و مرز بودن صحبت‌ها» وجود دارد. هر بار که حقوق‌ها پرداخت شده و درآمدها محاسبه می‌شوند، اعداد گزارش‌های مالی همواره به «داروی بی‌خوابی» مؤثری برای مدیران تبدیل می‌شوند؛ در حالی که نمی‌دانند بخش عمده‌ای از این «دارو»، همان جلسات است. ۲. هزینه‌های خرید: روش‌های خرید در شرکت‌های مختلف متفاوت است، اما این بخش، یکی از هزینه‌های مهمی است که بر عملکرد کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. ما اغلب تنها به قیمت و مقدار خرید توجه می‌کنیم و دشوار است که عوامل دیگر فراتر از آن را ببینیم. زمانی شرکتی وجود داشت که هنگام اجرای یک پروژه جدید، هزینه‌های روزانه عملیاتی تیم پروژه ۸۰ هزار یوان بود. اما در آستانه عرضه محصول، بخش خرید برای خرید بسته‌بندی‌هایی به ارزش بیش از ۱۰۰ هزار یوان، یک هفته وقت صرف کرد؛ دلیل آن، یافتن تأمین‌کنندگانی با قیمت‌های پایین برای کاهش هزینه‌های خرید بود. در نتیجه، کل تیم بازاریابی یک هفته بیشتر منتظر ماند و نتوانست با مشتری قرارداد ببندد. در واقع، این پدیده در بسیاری از شرکت‌ها وجود دارد. تمرکز صرف بر کاهش هزینه‌های مستقیم خرید، در حالی که «هزینه‌های نامرئی» موجود را نادیده گرفته می‌شود. البته، کاهش هزینه‌های مستقیم خرید با مفاهیم این متن در تضاد نیست؛ آنچه که در اینجا باید گفت این است که بخش خرید شرکت باید از دیدگاه کلی فعالیت‌های تجاری، شاخص‌های مختلف را به طور جامع در نظر بگیرد تا بتواند واقعاً هزینه‌های خرید را کنترل کند. ۳. هزینه‌های ارتباطی: در محیط اقتصادی پرتلاطم امروز، ریتم فعالیت‌های شرکت‌ها نیز روز به روز سریع‌تر می‌شود؛ اما هر چیزی محدودیت‌های خاص خود را دارد. فعالیت‌های با سرعت بالا، مشکلات زیادی را برای شرکت‌ها ایجاد می‌کند. ارتباطات، یکی از جنبه‌های مهم در عملکرد شرکت‌هاست. بسیاری از شرکت‌ها آموزش‌های فراوانی در زمینه سیستم‌ها و مسائل روحی ارائه می‌دهند، اما اکثر آن‌ها آموزشی در زمینه «مهارت‌های ارتباطی» ندارند. در اکثر شرکت‌ها، متوجه خواهید شد که در فرآیند ارتباط بین همکاران، تحریفات جدی رخ می‌دهد؛ گاه پیام به درستی منتقل نمی‌شود، گاه پاسخ‌ها مرتبط با سؤالات نیست، و گاه هر کس تفسیر خاص خودش را دارد… این پدیده، در حد کوچک، باعث می‌شود بسیاری از فرآیندها بی‌فایده شوند یا فرصت‌های مهمی از دست برود. اگر این موضوع بیش از حد مطرح شود، ممکن است خطراتی برای شرکت‌ها ایجاد کند. این یک مثال کلاسیک از افزایش هزینه‌ها به دلیل بدبودن ارتباطات است. ۴. هزینه‌های ساعات کاری اضافی: بسیاری از رؤسا فکر می‌کنند که اینکه کارمندان پس از پایان ساعات کاری، با تلاش فراوان «ساعات کاری اضافی» انجام دهند، نشانه‌ای از تعهد و پشتکار است. ناخودآگاه، این می‌تواند هزینه‌های بسیار بالایی در پی داشته باشد. سه دلیل وجود دارد: اولاً، دلیل کار اضافی لزوماً بار سنگین کاری نیست، بلکه ناشی از کارایی پایین کارکنان است؛ کار اضافی به معنای کارایی پایین است. اگر بار کاری عینی واقعاً سنگین باشد، تنها راه پیشرفت و توسعه واقعی برای شرکت، استخدام به‌موقع نیروها و موقعیت‌های شغلی جدید است. دوم، کار اضافه زمان، انرژی و نیروی فیزیکی کارکنان را بیشتر مصرف می‌کند و به شدت سلامت آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. در بلندمدت، این امر باعث می‌شود برخی از کارکنان مهم نتوانند به طور مداوم عملکرد خوبی داشته باشند و همچنین خطراتی برای شرکت ایجاد کنند. به عنوان مثال، برخی از کارکنانی که در کارهای مکانیکی فعالیت می‌کنند، به دلیل کار اضافه طولانی‌مدت، دچار اختلالات روانی می‌شوند و این امر منجر به وقوع حوادث می‌گردد؛ شرکت نیز مجبور است هزینه‌های سنگینی برای جبران این مشکلات پرداخت کند. سوم، کارکنانی که ساعات اضافی کار می‌کنند، لزوماً «متعهد به وظایف خود» نیستند؛ برخی از کارکنان، در خارج از ساعات کاری، با استفاده از منابع شرکت و تحت عنوان کار اضافی، به انجام کارهای شخصی خود می‌پردازند و در عین حال حقوق کار اضافی را نیز دریافت می‌کنند. بسیاری از ضررهای مهم شرکت‌ها و از دست رفتن داده‌ها، در ساعات پس از کار رخ می‌دهد و کار اضافی به یک گوشه‌ی پنهان برای انجام کارهای نامشروع تبدیل شده است. ۵. هزینه جابجایی نیروهای ماهر: بسیاری از شرکت‌ها در زمینه مدیریت منابع انسانی دچار کمبود هستند؛ آن‌ها فکر می‌کنند که نیروهای ماهر بی‌پایان هستند، بنابراین ساختار سازمانی ثابت می‌ماند و کارکنان نیز به «سربازانی گذرا» تبدیل می‌شوند. نمی‌توان انکار کرد که رفتن یک کارمند، برای شرکت هزینه‌ای محسوب می‌شود؛ زیرا شرکت باید هزینه‌های آموزش آن کارمند را تأمین کند، همچنین هزینه‌های استخدام کارمند جدید برای آن پست را نیز بپردازد. علاوه بر این، شرکت با خطر اینکه آیا کارمند جدید برای آن پست مناسب است یا خیر، روبروست. رفتن کارمندان قدیمی نیز، به دلیل سطح بالای مهارت‌های حرفه‌ای آن‌ها، ممکن است منجر به از دست رفتن اطلاعات و داده‌های مهم شرکت شود؛ همچنین، پس از استعفا، احتمالاً آن‌ها وارد شرکت‌های رقیب خواهند شد. بنابراین، رفتن کارکنان، به‌ویژه کارکنان باسابقه، بدون شک هزینه‌هایی چندین برابر درآمدهای شرکت را به همراه خواهد داشت. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، پس از سال‌ها فعالیت، همچنان تیم کوچکی دارند؛ و به جز صاحب کسب‌وکار، هیچ کارمندی از زمان تأسیس آن شرکت باقی نمانده است. فکر می‌کنم این شاید دلیل مهمی برای عدم توسعه آن باشد. ۶. هزینه ناهماهنگی موقعیت شغلی: در مدیریت منابع انسانی، یک ضرب‌المثل مشهور وجود دارد که می‌گوید: «فرد مناسب را در موقعیت مناسب قرار دهید». متأسفانه، واقعاً شرکت‌هایی که بتوانند این کار را انجام دهند، چندان زیاد نیستند. زمانی در یک بازار کار استخدام مشغول بودم و به گفتگوهای کارمندان آنجا گوش دادم؛ آن‌ها می‌گفتند که در هر رویداد استخدامی، تمام کارمندان مجبورند میزها و صندلی‌ها را جابجا کنند، زیرا محل برگزاری رویدادها، سالن‌های ورزشی اجاره‌ای است. از مدیران حرفه‌ای گرفته تا کارمندان عادی، همگی به «حمل‌کننده» تبدیل شده‌اند. ناخودآگاه آه می‌کشم؛ این شرکت در زمینه استخدام و مدیریت نیروهای متخصص فعالیت می‌کند، پس چرا باید حقوق بالایی برای حمل‌کنندگان غیرحرفه‌ای پرداخت کند؟ در واقع، این نشان‌دهنده یک ذهنیت بسیار واضح در میان رؤسای کارخانه‌هاست؛ آن‌ها فکر می‌کنند که افرادی که استخدام می‌کنند باید مورد استفاده قرار گیرند، و تا زمانی که خودشان افرادی برای انجام کارها داشته باشند، نیازی نیست هزینه بیشتری برای استخدام افراد دیگر صرف کنند. اما متوجه شدیم که آن‌ها به خاطر این کار، هزینه بسیار سنگینی پرداختند. کارمندان این شرکت مدام شکایت می‌کردند، زیرا تعداد زیادی از آن‌ها زن بودند و اصلاً توانایی حمل میزها و صندلی‌ها را نداشتند؛ همچنین مقامات ارشد نیز هرگز چنین «محبت»‌ای را تجربه نکرده بودند و برخی از آن‌ها استعفا دادند. ۷. هزینه‌های فرآیندی: بسیاری از مشکلات شرکت‌ها به دلیل فرآیندهای نامنظم است؛ این موضوع یک مشکل رایج در مدیریت شرکت‌هاست. در تمام شرکت‌هایی که رشد آن‌ها کند است، فرآیندهایشان قطعاً نامنظم یا غیرمنطقی هستند. آن‌ها برای این کار هزینه‌های بسیار بالایی متحمل می‌شوند، اما همواره چشم‌پوشی می‌کنند. فرآیند، زنجیره تولید در عملیات کسب‌وکار است؛ مانند خط تولید. بدون فرآیندهای علمی و منطقی، کنترل سیستماتیک بر کارها امکان‌پذیر نیست. بسیاری از کارها نیمه‌تمام می‌مانند و کارهای دیگری نیز نیاز به انجام مجدد دارند؛ اتفاقات گوناگونی رخ می‌دهد. اما باید اعتراف کرد که این موضوع می‌تواند به یک درهم‌پیچیدگی تبدیل شود که مانع پیشرفت شرکت‌ها می‌گردد.