【گفتگوی آزاد + بحث】در مورد ارسال ایمیل، چه چیزهایی باید در نظر گرفت؟
Thread Content
ما در کارمان، هر روز از ایمیل استفاده میکنیم. حتی اگر ارسال و دریافتی وجود نداشته باشد، باید بررسی کرد که آیا محتوای جدیدی وجود دارد یا خیر، و آیا کارهای ناتمامی هست یا نه. خب، هنگام ارسال ایمیل، دوستان دریایی چه چیزهایی را باید در نظر بگیرند؟ lol؟ (مطالب زیر صرفاً بر اساس تجربیات شخصی نوشته شده است؛ از همکاران عزیز خواهش میشود در صورت داشتن اطلاعات بیشتر، آنها را به اشتراک بگذارند.)۱. گیرنده: کسی که محتوای ایمیل را اجرا میکند، یا کسی که از او کمک خواسته میشود، یا کسی که از وقوع رویداد مطلع میشود، و غیره. تعداد افراد حتماً نباید زیاد باشد. تعداد زیاد گیرندگان باعث میشود خود ایمیل حجیم به نظر برسد؛ در صورتی که ایمیل، درخواستی باشد، ارسال آن به افراد زیاد منجر به طولانی شدن فرآیند، کاهش کارایی، مبهم بودن دستورات و حتی تضادهای میان آنها میشود. ۲. گیرندگان کپی: کافی است از وجود چنین موضوعی آگاه باشند؛ مسئولیتی در قبال پرونده پستی ندارند و نیازی به پاسخ یا اقدام نیست. برای مدت طولانی، معنای «کپی برای افراد دیگر» را نمیفهمیدم؛ در نهایت دوئونگ بود که کمکم کرد. اگر میخواهید کاری را که انجام میدهید نشان داده شود یا اطلاعاتی را به دیگران منتقل کنید، میتوانید این گزینه را انتخاب کنید. ۳. موضوع: باید بهطور جامع و مختصر باشد. هنگام کار، موضوعات من همیشه در چنین قالبی هستند: 【】【】. در جفت پرانتز اول، مواردی مانند اطلاعرسانی، درخواست، اجرا و غیره ذکر میشود؛ در جفت پرانتز دوم، موضوع ذکر میگردد. شرکت ما یک گروه شرکتی است و موارد مربوطه ممکن است مربوط به شعبات مختلف یا دفتر مرکزی باشد. من* به طور خودکار در جفت پرانتز اول، مخفف نام شرکت مبدأ را اضافه میکنم. ۴. متن اصلی: محتوای دقیق درخواستها، خواستهها و غیره. نباید ابهامی وجود داشته باشد، فرمت صحیح باشد، لحن دقیق باشد و ساختار منظم باشد. برای پروژههایی که بر آنها تأکید ویژهای شده، از رنگهای روشن برای هشدار استفاده میشود. ۵. پیوست: به دقت بررسی کنید، مبادا اشتباه یا فراموشی رخ دهد. احتمالاً همه دوستان اینترنتی تجربه فرستادن نکردن پیوستها را داشتهاند، و من نه تنها پیوستها را فرستاده نکردهام، بلکه آنها را هم به اشتباه فرستادهام. یک گزارش مهم از جلسه؛ در نهایت نسخهای برای بررسی توسط مقامات بالاتر ارسال شد و تمامی اصلاحات در متن سند قابل مشاهده هستند. در آن زمان به دلایلش فکر کردم؛ نام فایل بلند است، اما تمایزبخشی در بخش پس از نام فایل انجام میشود و چندان قابل توجه نیست. از آن پس، اگر فایل نسخههای متعددی داشته باشد، من مستقیماً در ابتدای نام فایل تمایز را قائل میشوم: lol
خیلی جامع گفتید، مهمترین چیز دقت است، بدون اضافهبار