Como escrever um bom relatório de avaliação de desempenho

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Com a aproximação do final do ano, vários relatórios e resumos começam a chegar em grande quantidade, tornando-se um fardo para muitas pessoas. “Olho para a lua brilhante, e abaixo a cabeça para escrever os documentos. Se amigos ou parentes em Luoyang perguntarem, digam que estou escrevendo materiais. ”Vários tipos de levantamentos e resumos, que vão de poucas mil palavras a dezenas de milhares; em alguns casos, os resumens do final do ano estão até relacionados à avaliação de desempenho, o que causa muita dor de cabeça para muitos profissionais. Então, como evitar os seis principais erros na avaliação de final de ano? 　Equívoco 1: “A resumo deve ser feito de maneira discreta”. Desde pequenos, somos ensinados que devemos ser humildes e evitar exagerar na exposição das nossas qualidades. Tolstói disse uma vez: “É melhor falar pouco do que falar demais; evite o exagero”. Especialmente entre departamentos que precisam trabalhar em conjunto, os gestores preferem atuar como treinadores ou conselheiros. Portanto, ser discreto é a atitude profissional comum entre esses gestores. 　　Assim, as conclusões “discretas” costumam conter frases como “graças ao cuidado dos superiores e aos esforços conjuntos dos colegas” ou “graças às decisões sábias da liderança”. Isso faz com que as palavras pareçam vazias de significado. Portanto, é necessário incluir conteúdo substancial nas conclusões, em vez de usar muitas expressões formais e genéricas. Outra situação é quando as próprias falhas são descritas de maneira excessivamente detalhada. Essa abordagem de “exagerar os defeitos” só serve para fazer com que a liderança duvide das suas capacidades. 　　E a chamada “autoavaliação” feita de forma fingida faz com que as avaliações de final de ano sejam inevitavelmente mais repressivas e sombrias. 　　Na verdade, podemos sair dos padrões habituais e reavaliar a realidade. 　　À medida que as empresas crescem em tamanho, muitos líderes passam a delegar mais responsabilidades. Objetivamente falando, mesmo os líderes diretos não conseguem conhecer em detalhes o trabalho de cada um dos seus subordinados. Portanto, os subordinados não devem pensar que suas ações serão sempre observadas e lembradas pelo líder; ele não tem tempo suficiente, nem atenção suficiente para isso. Precisamos nos comunicar por meio de resumos, para mostrar os resultados que alcançamos. Dessa forma, ganhamos mais compreensão e apoio! Na verdade, os resumos também são uma maneira de fortalecer a comunicação entre superiores e subordinados, além de ajudar a criar um maior entendimento mútuo. 　　Portanto, um resumo de sabedoria e confiança certamente fará com que seu chefe veja você de maneira diferente. Além disso, como gerente de departamento, seu resumo afeta não apenas a impressão que você causa em seu chefe, mas também a impressão que o próprio departamento causa nele. Por isso, é cada vez mais importante demonstrar, de maneira adequada, as suas capacidades. 　Equívoco 2: “Resumir significa formatar as informações”. Na verdade, o resumo também é uma manifestação do modo de pensar de uma pessoa. Por exemplo, o Sr. A é um gerente de projetos formado em áreas técnicas; ele costuma se expressar por meio de números. Seus resumos geralmente contêm números e gráficos. O Sr. A acredita que esse tipo de resumo é claro e objetivo, permitindo uma avaliação quantitativa do trabalho realizado. Além disso, seu antigo chefe gostava muito desse formato de apresentação. No entanto, o novo chefe não parece compartilhar dessa opinião, chamando seus resumos de “relatórios de projeto frios e sem emoção”. 　　Já o Sr. B é um jovem que trabalha no setor de recursos humanos. Ele é uma pessoa cheia de entusiasmo e gosta de se destacar. Seu relatório de final de ano também é igual a ele: cheio de entusiasmo e paixão. No entanto, parece faltar um resumo objetivo e uma análise sistemática. Assim, apesar do entusiasmo demonstrado, não há um conteúdo realmente significativo em seu relatório. 　　Portanto, a avaliação de final de ano não pode se limitar a dados objetivos e análises racionais que permitam uma visão geral, nem deve ser um relato extenso no estilo da literatura documental. Em vez disso, deve ser um relatório sistemático, que utilize tabelas e gráficos como apoio, além de descrições textuais claras e precisas. 　　Ao mesmo tempo, na forma de apresentação dos resumos do final do ano, também é possível utilizar plenamente as apresentações multimídia para fornecer aos líderes e colegas uma apresentação mais intuitiva e dinâmica sobre o período. 　　Em resumo, um resumo que pode ser elogiado pelo chefe é aquele que consegue “sair do padrão comum”. Claro, isso só é possível se se entenderem e atenderem às exigências e preferências do chefe. 　　Equívoco 3: “É melhor falar apenas das coisas boas e evitar falar dos problemas.” Em geral, as pessoas preferem falar sobre as coisas que lhes deram sucesso. Elas tendem a evitar falar sobre erros, falhas e situações desagradáveis, o que é compreensível. Assim como os profissionais que buscam o sucesso e querem evitar a dor, eles costumam se dar sugestões psicológicas positivas, como “Eu sou muito bom” ou “Eles não têm bom gosto”, entre outras. Por isso, as pessoas preferem falar sobre seus sucessos, para manter um estado de espírito positivo. 　　Portanto, muitas pessoas tendem a comunicar apenas as boas notícias e evitar falar das más. Algumas empresas estabelecem que, nos resumos, é necessário mencionar pelo menos três erros e deficiências próprias. No entanto, há quem continue a evitar os problemas mais graves, falando apenas de pequenos erros insignificantes, ou até mesmo descrevendo “defeitos” como se fossem qualidades. 　　Claro, a história sempre tem suas razões. Um gerente de departamento disse: “Eu também costumava analisar meus erros e deficiências, mas percebi que os líderes podiam pensar que minha capacidade não era suficiente. Eles até usavam isso como desculpa para me cobrar mais relatórios. No início, parecia que era um sinal de preocupação por parte dos líderes, mas, com o tempo, comecei a sentir que ninguém confiava em mim. Isso era muito desconfortável.” 　　Mas, você já pensou nisso: e se você não mencionar os erros por conta própria, como você vai reagir quando o líder descobrir esses erros? Cada vez há menos líderes que dão importância apenas aos resultados, sem se preocupar com o processo. Os líderes têm o direito e a necessidade de conhecer a verdadeira situação, incluindo as causas dos erros. 　　Um gerente de departamento disse: “Diante de erros, dou maior importância à análise das causas e às medidas para corrigi-los. Além disso, também quero fazer com que os líderes percebam que os erros não são causados por uma única razão. Por exemplo, alguns erros podem ser decorrentes da má coordenação entre os departamentos, de desvios por parte dos subordinados, ou de um controle insuficiente por parte dos líderes. Mas acho que o mais importante é identificar como evitar que tais erros aconteçam novamente. Preciso propor direções e métodos para melhorar a situação.” 　Equívoco 4: “O resumo deve abranger tudo.” Para os gerentes de departamento, o resumo do ano não se refere apenas à avaliação do próprio trabalho, mas também à situação do departamento como um todo. É necessário refletir de maneira abrangente sobre as atividades realizadas ao longo do ano. No entanto, “abrangência” não significa detalhar cada pequeno aspecto, nem significa acumular resumos mensais ou semanais. É preciso destacar os pontos principais do trabalho realizado ao longo do ano, bem como as conquistas e aspectos positivos, para que os líderes não tenham a impressão de que muitas coisas foram feitas, mas que nenhuma delas ficou marcante. O resumo deve ter tanto detalhes importantes quanto momentos de simplicidade, ou seja, um equilíbrio entre detalhamento e concisão. 　　Ao resumir os planos e perspectivas para o ano seguinte, costuma haver uma sensação de que existem apenas “contornos”, sem “linhas claras”. Na verdade, isso também reflete a cultura de uma empresa: se ela é detalhista ou mais genérica. 　　Um gerente de uma empresa estrangeira disse: “Ao fazer a avaliação do final do ano, além de resumir o que foi feito ao longo do ano, também precisamos listar 100 coisas que queremos fazer no próximo ano.” No início, achei isso terrível – já é difícil listar 50 coisas a serem feitas no trabalho. Mas essa é a cultura da nossa empresa: buscar planejamento. No final, as 100 coisas que listei incluíam não apenas tarefas de trabalho, mas também assuntos relacionados ao relacionamento com os colegas, questões pessoais relacionadas ao trabalho e à vida pessoal, etc. Era como um plano de vida para o próximo ano. Olhando para trás, acho que faz bastante sentido. 　　Equívoco cinco: “É inevitável ter que se apressar no momento de fazer o resumo.” Geralmente, o final do ano é a época mais movimentada para as atividades comerciais. Nesse período, ainda é preciso “se esforçar” para fazer o resumo, além de continuar com as tarefas do dia a dia. Como não se apressar e fazer as coisas de forma superficial? Na verdade, não é bem assim. 　　Muitos departamentos realizam reuniões semanais, ou até diárias. As conclusões dessas reuniões servem como material de referência para a elaboração do relatório anual. Portanto, um bom relatório anual não pode ser criado de última hora, apenas com ideias improvisadas. Na verdade, é preciso haver um acúmulo contínuo de informações ao longo do tempo, além da realização de resumos periódicos. Somente assim é possível elaborar um relatório anual eficaz, de maneira rápida e eficiente. 　　Ao mesmo tempo, a elaboração de resumos e o trabalho em si são processos que se complementam mutuamente. Especialmente para os gestores de nível intermediário, se você se preocupar em fazer resumos e acumular informações, poderá melhorar continuamente o desempenho do departamento no dia a dia. Dessa forma, os resumes finais terão um conteúdo mais rico. E, com essas melhorias contínuas, os líderes poderão avaliar melhor seu estilo de gestão, suas ideias e suas habilidades, o que lhe permitirá obter uma avaliação mais precisa. 　　Em resumo, a síntese refere-se aos resultados e problemas que surgem no processo dinâmico de desenvolvimento; também é nesse processo dinâmico que esses problemas são constantemente resolvidos. O significado da síntese está justamente em permitir que indivíduos, departamentos e empresas evitem erros e alcancem melhores resultados por meio de uma análise contínua. 　　Equívoco seis: “O resumo deve ser apresentado a todos os colaboradores”. Muitas empresas fazem resumos do ano em reuniões com todos os funcionários. No entanto, nem todos os resumos são adequados para serem apresentados dessa maneira. É preciso distinguir entre “resumos apresentados oralmente” e “resumos escritos”. Ou seja, durante as reuniões coletivas, os funcionários devem apenas resumir o conteúdo do trabalho realizado, como as tarefas que foram concluídas ao longo do ano, quais foram superadas e quais ainda não foram concluídas. Além disso, é necessário analisar as causas dos erros cometidos e planejar as atividades para o próximo ano. 　　Mas, para algumas questões, pode ser mais adequado reportá-las ao superior. Portanto, essa parte pode ser apresentada apenas por escrito. Caso contrário, nas reuniões de resumo do final do ano, o que se ouve são, inevitavelmente, notícias positivas sobre a “situação favorável”, faltando reflexões profundas e sérias. 　　Quanto aos assuntos que exigem relatórios escritos, após a revisão pelo líder, ele também pode conversar individualmente com a pessoa que fez o relatório posteriormente. Em resumo, independentemente da forma do resumo de final de ano, o importante é avaliar qual é o seu efeito. 【Habilidade especial】Dicas para a avaliação de final de ano: 1. Fique focado em si mesmo. A avaliação deve seguir o princípio de que cada pessoa deve cumprir suas próprias responsabilidades. Não tente avaliar os resultados ou erros dos outros, mesmo que seu trabalho precise da colaboração de outros departamentos. Essa é a exigência mais básica para escrever uma avaliação. II. É necessário atender às necessidades dos líderes. Como resumo de final de ano para um gerente de nível intermediário, o público-alvo são, sem dúvida, os líderes da empresa. Além disso, há também os gerentes de departamentos que ocupam posições equivalentes. Em algumas empresas, até os funcionários comuns participam dessas reuniões de avaliação. Portanto, o seu resumo deve focar, acima de tudo, nas necessidades dos líderes. 　　O que os líderes querem saber são os resultados e a experiência que você obteve este ano. Se você alcançou as metas estabelecidas no ano passado, em quanto aumentaram seus resultados em comparação com o ano anterior. Se os resultados diminuíram, é preciso explicar o motivo. É fundamental mostrar, por meio de um resumo, quais são as perspectivas e oportunidades do departamento. 　　Por outro lado, se você contar tudo, como os graves problemas que existem no departamento e o quão preocupantes eles são, embora você esteja falando a verdade e até mesmo de maneira muito honesta, há coisas que não são adequadas para serem divulgadas diante de todos os funcionários da empresa. Caso contrário, isso pode fazer com que os funcionários percam a confiança no departamento e até na própria empresa, ou então passem a duvidar das capacidades dos líderes. Isso é algo muito ruim. 　　III. Busca por uma apresentação com texto e imagens É ideal que as resumos contenham dados, ilustrações e descrições textuais detalhadas, de modo a ter uma apresentação equilibrada entre texto e imagens. 　　Claro, sua conclusão também não deve ser excessivamente especializada. Pelo menos 60% do conteúdo deve ser algo que o chefe consiga entender imediatamente e possa tomar decisões com base nisso. Outros 30% devem ser conteúdos que o líder possa compreender por meio das explicações apresentadas na conclusão. Os últimos 10% devem ser conteúdos muito especializados, com o objetivo de demonstrar o próprio nível de conhecimento. 　　Se for possível, utilize apresentações multimídia para que tudo pareça muito profissional e fácil de entender. Dessa forma, as pessoas considerarão seu resumo como algo sério e preciso, além de você passar uma imagem de profissionalismo. 　　Primeiramente, use-se bastante dados e gráficos. Os líderes empresariais costumam ser muito ocupados; por isso, eles se concentram apenas nos grandes volumes de dados, prestando pouca atenção aos detalhes menores. Nesse caso, é importante usar dados ou números quantitativos, gráficos comparativos e descrições textuais como argumentos para satisfazer as necessidades dos líderes. 　　Ao mesmo tempo, se for possível utilizar alguns métodos de análise científica, como o método SWOT, a análise por diagramas em forma de árvore, a análise por diagramas em forma de espinha de peixe e a análise por gráficos, isso certamente tornará sua conclusão muito profissional e interessante! Embora a conclusão não possa ser escrita da mesma maneira que um artigo, buscando frases impactantes a todo custo, ela ainda precisa ter um estilo e características próprios. Ao escrever uma conclusão, podemos começar por elaborar um esboço, depois adicionar os eventos mencionados no esboço, em seguida trabalhar nos detalhes e, por fim, polir o texto. IV. Também não se pode “pensar apenas em si mesmo”.
Elemento 1: Reflexão e inovação. O objetivo principal da reflexão é identificar os problemas através da análise do passado. Mas não basta apenas encontrar os problemas; é preciso também encontrar soluções para eles. Se você conseguir corrigir esses problemas e apresentar soluções eficazes, isso representa, na verdade, uma forma de inovação. 　　Elemento dois: Conhecer a si mesmo e conhecer o outro. É necessário ter clareza sobre o conteúdo da síntese; o importante é destacar os pontos-chave, mostrando quais são as principais prioridades e os pontos fortes do trabalho. Em particular, as questões que interessam ao chefe devem ser descritas de maneira detalhada e específica. 　　Elemento três: olhar para o futuro e também para o passado. Ao escrever um resumo, não se deve ignorar os detalhes, especialmente aqueles relacionados a eventos importantes. Através da descrição desses detalhes, é possível ganhar a atenção e a compreensão do chefe. Afinal, o chefe está na posição de tomada de decisões e, às vezes, não consegue entender as dificuldades da equipe que executa as tarefas.