10 princípios de comunicação interdepartamental!

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bg2.png Chutar a bola é um método de trabalho, mas e se eu chutá-la para você? Este artigo trata principalmente desse problema de coordenação interdepartamental. Amigos da EHS que encontram problemas semelhantes podem ler com atenção! Para os gestores iniciantes, uma comunicação deficiente entre departamentos pode destruir, em um instante, a confiança que eles tanto se esforçaram para construir. Você acha que algo que é considerado extremamente urgente, nas mãos dos responsáveis por outros departamentos, acaba se tornando algo sem importância alguma” ； Problemas que deveriam ser resolvidos por meio da cooperação, nas reuniões de coordenação, acabam se transformando em situações em que cada um age por conta própria, sem se chegar a um consenso. Afinal, como é possível se comunicar de maneira clara e alcançar resultados, quando diferentes departamentos têm posições e interesses distintos? Muitas pessoas reclamam: por que a comunicação entre departamentos é tão difícil? Na verdade, não é difícil realizar uma comunicação eficaz entre departamentos, desde que se conheçam alguns princípios básicos. Princípio 1: Prepare-se antes de se comunicar. Antes de discutir algo com seus colegas, pense bem nas questões básicas. Não vá sem estar preparado, caso contrário, é muito provável que você não consiga o que deseja. As seguintes perguntas devem ser bem pensadas com antecedência: O que você espera que a outra pessoa faça por você? O que você acha que ele vai pedir para você fazer? Se a outra pessoa não concordar com sua ideia, existem outras opções? Se as duas partes não chegarem a um consenso, quais serão as consequências? Quais serão as consequências para a outra parte? Princípio 2: Compreender a linguagem dos outros departamentos. A comunicação entre departamentos falha, na maioria das vezes, devido à “barreira linguística”. Por exemplo, as pessoas de um mesmo departamento costumam falar “a mesma língua”; elas sabem muito bem quais são as regras, objetivos e expectativas do seu departamento. Portanto, para que a comunicação seja eficaz, é essencial “entender a linguagem do outro”. É preciso colocar-se no lugar do outro e tentar pensar da mesma maneira: “Isso vai ajudar nos resultados de trabalho da outra parte?” ” “Se eu fosse ele, aceitaria essa prática? ” “Esse método é realmente útil? ” A empatia interdepartamental pode reduzir ao mínimo as chances de mal-entendidos ou de uma comunicação insuficiente. Além disso, a interação frequente ajuda a criar uma maior familiaridade entre as pessoas, o que torna mais fácil colocar-se no lugar do outro ao pensar nos problemas. Portanto, de vez em quando, é bom almoçar e conversar com os colegas de outros departamentos. Não há nada de ruim nisso. Princípio 3: Ser transparente é a melhor estratégia. Você lida com colegas com quem precisará trabalhar a longo prazo. Portanto, a honestidade deve ser a principal política a ser adotada. É preciso evitar enganos e ocultação de informações, pois isso destrói a relação de confiança. Quando há falta de confiança entre os departamentos, isso aumenta a tendência de cada um deles se defender, fazendo com que haja reservas na comunicação e até mesmo o ocultamento de informações importantes. Pelo contrário, a confiança mútua permite que as partes abram seu coração durante a comunicação. Elas passam a entender a importância de expressar suas necessidades e considerações, o que aumenta a disposição para colaborar e resolver problemas juntas. A comunicação honesta possui os seguintes elementos: não se deve explicar os erros ； Certifique-se de não discutir ； Não interromper a outra pessoa enquanto fala ； Sorria, mais uma vez. Princípio 4: Não tenha medo de conflitos. Em reuniões interdepartamentais, é inevitável que surjam alguns atritos entre os líderes de cada departamento, a fim de defender os interesses do próprio departamento. Alguns iniciantes, por medo de estragar o clima, tendem a ficar em silêncio, a fim de manter uma aparência de harmonia. Nunca confunda “ausência de conflitos” com “consenso”. Às vezes, uma harmonia excessiva acaba por não demonstrar a importância que você dá ao assunto, e os problemas também não são realmente resolvidos. A atitude deve ser flexível, mas a posição deve ser firme. “Não se submeta tão rapidamente ou com facilidade.” ”Defender os direitos dos departamentos e de seus funcionários é, sem dúvida, uma missão que lhe cabe. Princípio 5: Apresentar fatos e focar no assunto central. A melhor maneira de manter a comunicação focada é apresentando fatos concretos, para que as pessoas possam concentrar sua atenção rapidamente no assunto principal, reduzindo assim suposições inadequadas. Tente falar apenas dos fatos (como diversos dados, etc.), o que pode minimizar o fator “humano” no processo de comunicação. Na ausência de fatos concretos, as motivações individuais podem ser questionadas. Há publicações no WeChat informando que há aulas na quinta-feira, mas “os fatos são fatos”. Eles não surgem de ilusões ou desejos egoístas das pessoas. Portanto, apresentar os fatos pode criar um ambiente em que se dá ênfase ao assunto em questão, e não a ataques pessoais. ” Princípio 6: Ofereça mais opções para manter a flexibilidade. Ao negociar entre departamentos, não se apegue a uma única solução. Em vez disso, crie várias opções – por exemplo, proponha de 3 a 5 alternativas de uma só vez – para que os outros tenham mais espaço para escolher. Opções múltiplas permitem que as escolhas não sejam mais “preto ou branco”, dando aos outros maior flexibilidade para ajustar seu apoio. Também é possível mudar de posição com facilidade, sem sentir que isso é uma perda de prestígio. Assim, os conflitos interpessoais durante a comunicação podem ser reduzidos. Princípio 7: Criar objetivos comuns e colaborar juntos. É inegável que, entre os diferentes departamentos, sempre existem relações de cooperação e competição ao mesmo tempo. Para que haja uma comunicação construtiva entre os departamentos, é essencial enfatizar a relação de cooperação entre eles; quanto menor for o espírito competitivo, melhor. A chave para a cooperação é ter objetivos em comum. Portanto, tente criar um objetivo comum que abranja todos os departamentos, e então trabalhem juntos; mesmo que haja desentendimentos, isso não é problema. A melhor desculpa é: precisamos cumprir as tarefas do secretário, não é? Na comunicação, para se alcançar um objetivo comum, é necessário esclarecer quatro questões: qual é o objetivo compartilhado pelas duas partes? O que impede a cooperação entre as duas partes? Quais são os recursos para criar objetivos comuns? Qual é o valor da cooperação? Princípio 8: Respeitar o poder da pessoa com quem se comunica. Cada pequeno líder é um tomador de decisões em seu próprio departamento ou área, e espera que os outros respeitem esse poder dele. Portanto, ao se comunicar de maneira horizontal, é essencial escolher a pessoa certa para isso. É preciso prestar atenção à relação de igualdade entre as posições de cada um, para evitar mal-entendidos desnecessários. Princípio 9: Use o humor a seu favor. O humor pode servir como um amortecedor na comunicação, além de ser considerado um mecanismo de defesa. Quando é necessário apresentar fatos que podem ofender os outros, ou transmitir mensagens difíceis, é melhor fazê-lo de maneira leve ou humorística. Isso ajuda a preservar a dignidade da outra pessoa e também contribui para uma comunicação positiva. Quatro proibições nas regras de uso do humor: não falar sobre a família da outra pessoa ； Sem ataques pessoais ； Não aborda tópicos sensíveis da organização ； O humor deve ter moderação, devendo parar no momento certo. Princípio 10: Assegurar que as informações transmitidas estejam corretas. Após a coordenação entre os diferentes departamentos, as instruções devem ser passadas aos funcionários de linha de frente de cada departamento. Portanto, é essencial que as informações sejam transmitidas com precisão, para que o consenso alcançado com tanto esforço não seja comprometido. É possível usar os seguintes métodos: repetir o conteúdo principal da comunicação para a outra parte ； Utilize uma abordagem clara para apresentar os pontos que não foram compreendidos ； Ao discutir tópicos importantes, tente não interromper a fala do outro!