Станьте мастером Office 2007: 15 полезных советов по Excel

Thread Content

　　 Excel, как инструмент для работы с таблицами в составе офисного пакета Office, исключительно удобен для сбора и систематизации данных. В наше время, когда объем информации растет стремительно, сбор, обработка и анализ данных становятся еще более важными для любой отрасли. Поэтому Excel используется ещё более широко и стал незаменимым программным инструментом для многих офисных работников. Поэтому умение эффективно работать с Excel также является неотъемлемой профессиональной навыком для сотрудников. Хотя функции Excel действительно мощные, для большинства людей использование этого инструмента не представляет проблем. Однако в полной мере раскрыть его потенциал — дело не такое уж простое. Теперь давайте рассмотрим, какие существуют распространенные приемы использования Excel. Адрес загрузки: office2007download. Совет 1: Ознакомьтесь с новыми ограничениями заранее. Чтобы пользователи могли просматривать большие объемы данных в таблицах, Microsoft Office Excel 2007 позволяет иметь до 1,000,000 строк и 16,000 столбцов в каждой таблице. Другими словами, объем одного листа в Excel составляет 1,048,576 строк в сочетании с 16,384 столбцами. По сравнению с версией Excel 2003 количество доступных строк увеличилось на 1,500%, а количество доступных столбцов — на 6,300%. Таким образом, общий объем значительно возрос. Кроме того, Excel 2007 поддерживает до 16,000,000 цветов. 　　 К тому же теперь в одном рабочем листе можно использовать бесконечное количество типов форматирования, а не ограничиваться лишь 4 000 видами ； Количество ссылок на ячейки в каждой ячейке увеличилось с 8 000 до произвольного значения; единственным ограничением, вероятно, является нагрузка на память компьютера. Для повышения производительности Excel компания Microsoft увеличила объем выделяемой памяти с 1 ГБ в версии 2003 года до 2 ГБ, то есть вдвое. Благодаря поддержке двухпроцессорных и многопоточных чипсетов в Excel 2007 пользователи смогут получить более высокую скорость обработки в крупных таблицах, содержащих большое количество формул. 　　 Совет 2: Гибкое добавление заголовков и подзаголовков в документы Excel. Те, кто часто использует Excel, наверняка знают, что раньше добавление заголовков и подзаголовков в документы Excel совсем не было простой задачей — для этого требовалось проходить через множество диалоговых окон. Однако современный Excel позволяет добавлять заголовки и подзаголовки в документы в режиме «Макет страницы», где возможен полный просмотр, причем процедура выполнения этой операции проста и интуитивно понятна. Инструкция по использованию: 1. На ленте команд Excel нажмите на вкладку «Вставка». 　　 2. В группе «Текст» нажмите кнопку «Заголовок и подзаголовок». 　　 3. В «Рабочей области» появляются контекстные вкладки «Инструменты заголовков и подвалов», в которых на вкладке «Дизайн» представлены все необходимые команды, что позволяет очень удобно редактировать заголовки и подвалы документа Excel. Сделать таблицу в Excel красивой на самом деле можно довольно просто. Совет №3: ускорьте процесс оформления таблицы. В новых рабочих листах Excel пользователи могут сосредоточиться исключительно на вводе важных данных, не тратя время на настройку формата и внешнего вида таблицы, тем самым сокращая объем работы. Позвольте Excel помочь вам максимально быстро улучшить внешний вид таблицы. Шаги операции следующие: 1. Перейдите в любую ячейку, содержащую данные. 　　 2. В группе «Стили» на вкладке «Начало» выберите один из вариантов «Форматирование таблицы». 　　 3. В этот момент появится диалоговое окно «Применить формат таблицы» — укажите источник данных таблицы. 　　 4. Нажмите кнопку «ОК», и таблица автоматически получит цвет текста заголовка, цвет заполнения ячейки заголовка, а также цвет заполнения для разных строк. Кроме того, область таблицы преобразуется в список, что позволяет использовать различные функции списка, такие как автоматическое фильтрование и т. д. 　　 Совет 4: Автоматическое применение соответствующего формата и автоматическое создание столбцов с вычислениями. Когда вам необходимо добавить новые столбцы в уже существующую таблицу, Excel может автоматически применить к ним существующий формат, без необходимости его повторного настройки. Кроме того, в таблицах Office Excel можно быстро создать вычисляемый столбец. Столбец вычислений использует формулу, применимую к каждой строке; он может автоматически расширяться для включения дополнительных строк, в результате чего формула также сразу применяется к этим строкам. Достаточно ввести формулу один раз, без необходимости использовать команды «Заполнить» или «Копировать». Конкретные шаги выполнения следующие: 1. Когда вы хотите добавить новый столбец, просто введите название нового поля справа в таблицу Excel. После нажатия клавиши 【Enter】 автоматически будет добавлен новый столбец, и к нему будет применён соответствующий формат. 　　 2. Перейдите в ячейку «E3», введите формулу для расчета итогов. После нажатия клавиши [Enter] формула автоматически распространится на конец списка, в результате чего будут рассчитаны все итоговые суммы, а также автоматически создастся столбец с расчетами. 　　 Если таблица длинная, вам больше не нужно тянуть её вниз, как раньше, чтобы найти конец — это гораздо удобнее. 　　 Совет 5: Быстрое удаление дублирующихся данных. Даже при помощи Excel для обработки больших объемов данных иногда возникают ошибки. Из-за сложности работы с большим количеством информации часто происходит дублирование данных. Несмотря на то, что мы тщательно проверяем данные несколько раз, такие ошибки иногда бывает очень трудно обнаружить. В таких случаях особенно полезен Excel — с помощью него такие проблемы можно легко решить. 　　 1. Выберите область ячеек, в которых необходимо проверить и удалить дубликаты, затем нажмите вкладку «Данные» в Рабочей области. 　　 2. В группе «Инструменты данных» нажмите кнопку «Удалить дубликаты». 　　　　 3. В этот момент откроется диалоговое окно «Удаление дубликатов»; выберите, в каких столбцах необходимо проверить наличие дублирующихся значений. 　　 4. После настройки нажмите кнопку «ОК». Excel проверит выбранные столбцы на наличие дублирующихся значений и покажет сообщение с результатами обработки. 　　 Прием 6. Интуитивное понимание общего распределения данных с помощью градиентных цветов. В определенной области ячеек отображается двухцветный или трехцветный градиент; оттенок цвета соответствует значению в ячейке. При этом градиентные цвета интеллектуально изменяются в зависимости от величины данных. Очень удобно, не правда ли? Новая версия Excel предлагает совершенно новый формат условного форматирования «Оттенки», который позволяет читателям воспринимать информацию более наглядно и удобно. 　　 1. Выберите данные, которые необходимо проанализировать, например, диапазон ячеек «A3:C8». 　　 2. В вкладке «Начало» на панели «Функции» Excel нажмите кнопку «Условное форматирование» в группе «Стили». 　　 3. В выпадающем меню «Формат условий» выполните команду «Градиент цветов» —> «Градиент зеленый-желтый-красный». 　　 В этот момент конкретные данные в таблице отображаются в разных цветах в зависимости от их величины, что очень удобно для статистического анализа и позволяет сразу увидеть общую динамику изменений. Полноценное использование цветов для придания данным более выразительного вида. Совет №7: использование полос разной длины для улучшения визуальной представимости данных. Выше был рассмотрен общий вид таблицы. Но что делать, если нужно просто быстро увидеть размеры данных в определенной колонке? Теперь можно применить к данным условное форматирование в виде «полос данных»; длина этих полос соответствует величине значения в ячейке. Просмотр цветных полос данных позволяет сэкономить время, затрачиваемое на поочередное сравнение значений, и таким образом легко определить максимальное или минимальное значение в столбце данных. Порядок действий следующий: 1. Выделите область ячеек в таблице. 　　 2. На вкладке «Главная» в ленте команд Excel нажмите кнопку «Условное форматирование» в группе «Стили». 　　 3. Затем в появившемся выпадающем меню выполните команду «Стрелки данных» —> «Синие стрелки данных». 　　 В этот момент, при применении формата «Полоски данных», становится очевидно максимальное и минимальное значения во всем столбце, без необходимости сравнивать каждую запись по отдельности, что избавляет от зрительной усталости. 　　 Совет 8: Использование таблиц для отображения тенденций развития данных. Благодаря набору красочных и разнообразных иконок, предоставляемых Excel, можно очень быстро в графической форме показать тенденции развития данных, что способствует лучшему пониманию общей ситуации и прогнозированию её развития. Шаги операции: 1. Выберите данные, отражающие тенденцию. На вкладке «Пуск» нажмите кнопку «Условный формат» в группе «Стили». В появившемся меню выберите команду «Наборы иконок» —> «Четырехнаправленные стрелки (цветные)», чтобы добавить соответствующие иконки к данным. 　　 2. Если добавленные в этот момент иконки не соответствуют требованиям, можно также нажать «Условный формат» в группе «Стили». В появившемся выпадающем меню выбрать команду «Управление правилами», что откроет диалоговое окно «Менеджер правил условного формата». 　　 3. В этом диалоговом окне выберите правило «Набор иконок» и нажмите «Изменить правило». В открывшемся диалоговом окне «Редактирование правил формата» установите конкретные правила (например, тип и размер значений), чтобы отображались разные иконки. 　　 Совет 9: Быстрое создание профессиональных диаграмм. Excel предоставляет очень удобные инструменты для создания диаграмм, которые позволяют быстро выполнять профессиональную обработку и анализ данных, а также легко создавать качественные диаграммы. Способ использования: 1. Выберите нужную область ячеек, нажмите вкладку «Вставка», затем в группе «Диаграммы» выберите «Круговая диаграмма». 　　 2. Затем появятся «Инструменты диаграмм». В группе «Стили диаграмм» на вкладке «Дизайн» можно увидеть множество профессиональных цветовых схем; выберите любую из них. Затем в группе «Разметка диаграммы» выберите первый вариант разметки, и процентные обозначения будут добавлены автоматически. 　　 3. Чтобы настроить текст, отображаемый на диаграмме круговой диаграммы, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по любому элементу текста. Тогда появится поп-up-меню (оно также присутствует в Word и PowerPoint). В этом меню содержатся самые часто используемые команды; с его помощью можно настроить цвет шрифта, размер шрифта и т. д. 　　 Раньше для создания таких профессиональных и красивых диаграмм требовалось много времени на настройки, а теперь это можно сделать менее чем за минуту. 　　 Совет 10: Создание формул в удобной форме. Новый интерфейс программы Office, ориентированный на эффективность работы, размещает наиболее часто используемые команды в рубрике «Панель инструментов». Таким образом, пользователи могут быстро находить и использовать необходимые функции в группе «Библиотека функций» на вкладке «Формулы», что способствует повышению эффективности создания формул. Однако некоторые длинные формулы трудно просматривать в таблицах. Чтобы облегчить просмотр и редактирование длинных формул в ячейках, можно изменить размер поля для формул в поле редактирования с помощью трех следующих способов. Как это сделать: 1. Чтобы раскрыть поле формулы на три или более строк, или же свернуть его до одной строки, можно нажать кнопку раскрытия, расположенную в конце области редактирования, либо использовать комбинацию клавиш 【Ctrl】+【Shift】+【U». 　　 2. Чтобы точно отрегулировать высоту полей формул, поместите курсор мыши над нижней частью поля формулы, пока курсор не превратится в вертикальную двойную стрелку. Затем удерживайте левую кнопку мыши и перетаскивайте вертикальную двойную стрелку в нужное положение, после чего отпустите мышь. 　　 3. Чтобы автоматически регулировать размер полей формул в соответствии с количеством строк текста в активной ячейке до максимальной высоты, необходимо навести курсор мыши на поле формулы, пока он не превратится в вертикальные двойные стрелки, затем дважды кликнуть левой кнопкой мыши. Создание красивых и эффективных таблиц в Excel. Совет №11: сортировка данных по цвету. Почти все любят яркие цвета. Разумное и эффективное использование цветов в документе может значительно повысить его привлекательность и читаемость. Если можно сортировать и фильтровать данные по цвету, это становится дополнительным преимуществом для быстрой организации информации и поиска необходимых данных. С помощью Excel 2007 можно сортировать и фильтровать данные по формату (включая цвет ячеек и цвет шрифта), как вручную, так и на основе условий. Давайте сначала рассмотрим, как отсортировать данные по цвету. 　　 1. В группе «Шаблоны» на вкладке «Пуск» используйте функцию «Правила выделения ячеек» из раздела «Условное форматирование», чтобы применить к любой области ячеек другие цвета ячеек и шрифта. 　　 2. Нажмите на ячейку в области данных, затем в группе «Редактирование» нажмите кнопку «Сортировка и фильтрация». В появившемся выпадающем меню выберите команду «Сортировка по пользовательским критериям». 　　 3. В открывшемся диалоговом окне «Сортировка» укажите основные/вспомогательные ключевые слова, критерии сортировки и порядок, добавив 4 условия сортировки. После нажатия «ОК» данные будут отсортированы в указанном порядке цветов. 　　 Совет 12: Фильтрация данных по цвету. В предыдущем совете мы уже узнали, как сортировать данные по цвету. Но как же фильтровать данные по цвету? Не волнуйтесь, ответ скоро будет раскрыт. Инструкция следующая: 1. Используя функцию «Правила выделения ячеек» в разделе «Условное форматирование» группы «Шаблоны» на вкладке «Пуск», примените к любой области ячеек другие цвета ячеек и шрифта. 　　 2. Нажмите на ячейку в области данных, затем в группе «Редактирование» нажмите кнопку «Сортировка и фильтрация». В появившемся выпадающем меню выберите команду фильтрации. Excel автоматически добавит к заголовкам столбцов кнопки с треугольниками для автоматического фильтрации. 　　 3. Щелкните на кнопку с изображением треугольника, расположенную справа от заголовка столбца «Дата истечения срока». В появившемся меню выберите команду «Фильтровать по цвету». Затем в списке справа выберите нужный цвет — «Фильтровать по цвету ячейки» или «Фильтровать по цвету шрифта». Таким образом фильтрация будет завершена. 　　 Совет 13: Простое настройка стилей ячеек. Если вы хотите применить несколько форматов к одной ячейке и при этом обеспечить единообразие форматирования всех ячеек, можно воспользоваться стилями ячеек. Стиль ячейки — это набор заранее определенных параметров форматирования, таких как шрифт и размер шрифта, формат чисел, рамка ячейки и фон ячейки. Благодаря встроенным стилям ячеек в Excel любой пользователь может очень легко настраивать форматирование. Простые шаги следующие: 1. Выберите ячейку, для которой необходимо настроить формат. 　　 2. В группе «Стили» на вкладке «Начало» нажмите кнопку «Стили ячеек». 　　 3. Нажмите на стиль ячейки, который нужно применить. 　　 Кроме того, стоит упомянуть один элемент здравого смысла: стиль ячеек определяется темой документа, применяемой ко всей книге. При переключении на другую тему документа стили ячеек автоматически обновляются, чтобы соответствовать новой теме документа. 　　 Совет 14: Убедитесь, что вы всегда можете видеть заголовки каждой таблицы. Чтобы облегчить просмотр длинных таблиц с данными, в Excel предусмотрта очень удобная функция: достаточно преобразовать область данных в таблицу, и тогда при просмотре данных можно будет всегда четко видеть заголовки каждой строки. 　　 1. Выберите область данных, которую нужно преобразовать в таблицу, и нажмите вкладку «Вставка». 　　 2. В группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблица», чтобы открыть диалоговое окно «Создать таблицу». Отметьте галочкой опцию «Таблица содержит заголовок», затем нажмите «ОК». 　　 3. После создания таблицы, прокручивая её вверх и вниз, можно постоянно видеть заголовок таблицы — то есть первая строка с названием оказывается на месте обозначений столбцов (конечно, курсор должен находиться внутри таблицы; заголовки столбцов будут видны только при прокрутке ползунка). 　　 Поделюсь небольшим советом: простое применение формата таблицы к обычной области данных также позволяет преобразовать её в таблицу Excel. 　　 Совет 15: Обобщение данных в таблице. После создания таблицы в Excel можно управлять данными в ней и анализировать их независимо от данных, находящихся вне этой таблицы. Можно быстро обобщить данные в таблице Excel, добавив в конце таблицы строку сводных данных и используя функции, предоставленные в выпадающих списках ячеек этой строки. Шаги операции следующие: 1. Нажмите в любой точке таблицы Excel — появятся инструменты «Инструменты таблицы», а также вкладка «Дизайн». 　　 2. На вкладке «Дизайн» в группе «Опции стиля таблицы» установите галочку рядом с «Строка сводки». 　　 3. В этот момент внизу таблицы отображается строка с итогами, а в ячейке справа от нее указано слово «Итого». 　　 4. В строке сводных данных нажмите на ячейку, к которой необходимо добавить сводную вычислительную операцию, затем в выпадающем списке выберите нужную функцию, такую как сумма, среднее значение и т. д. 　　 Овладев 15 приемами, описанными выше, вы, несомненно, быстро улучшите свои навыки работы в Excel. Вы сможете более легко работать с различными таблицами, обеспечивая при этом точность и красоту данных с минимальными усилиями. ■