Cómo redactar un buen resumen de trabajo

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A medida que se acerca el final del año, llegan montones de resúmenes e informes, lo que se convierte en una carga para muchas personas. “Miro al cielo la luna brillante, y agacho la cabeza para escribir los documentos. Si los familiares y amigos de Luoyang preguntan, díganles que estoy escribiendo material. ”Los diversos inventarios y resúmenes pueden tener desde unos pocos miles de palabras hasta decenas de miles; en algunos casos, los resúmenes de fin de año incluso están relacionados con la evaluación del desempeño, lo que causa mucho estrés a muchos profesionales. Entonces, ¿cómo evitar los seis errores comunes en la evaluación de fin de año? 　Error número uno: “El resumen debe ser discreto”. Desde pequeños, nos enseñan que hay que ser humildes y no exagerar al mostrar nuestras capacidades. Tolstói dijo una vez: “Es mejor no decir demasiado, en lugar de decirlo todo; hay que evitar el exceso de ostentación”. Especialmente entre los departamentos que deben trabajar en colaboración, los gerentes suelen preferir desempeñar el papel de mentor o consejero. Por lo tanto, ser discreto es la actitud profesional típica de este tipo de gerentes. 　　Por lo tanto, en los resúmenes “discretos” siempre se utilizan frases como “gracias al apoyo de los superiores y al esfuerzo conjunto de los colegas” o “bajo las sabias decisiones de la dirección”. Esto hace que parezca que no hay contenido real en esos resúmenes. Por eso, es necesario incluir más contenido sustancial en ellos, en lugar de demasiadas frases formales y vacías. Otra situación es cuando se detallan en exceso los propios errores. Este enfoque de “exagerar los defectos” solo sirve para que los líderes duden de las capacidades de esa persona. 　　Y esa supuesta “autoevaluación” fingida hace que los resúmenes de fin de año tengan inevitablemente un tono más opresivo y sombrío. 　　De hecho, podríamos salir de los patrones establecidos y reconsiderar la realidad. 　　A medida que las empresas crecen en tamaño, muchos líderes deciden delegar más responsabilidades. En realidad, incluso los líderes directos no pueden conocer al detalle el trabajo que realizan cada uno de sus subordinados. Por lo tanto, los subordinados no deben seguir pensando que sus acciones serán observadas y recordadas por sus líderes; estos no tienen tiempo ni la capacidad de prestar tanta atención a todo. Es necesario comunicarse a través de resúmenes, para así mostrar los logros alcanzados. De esta manera, se puede ganar más comprensión y apoyo. De hecho, los resúmenes también sirven para fortalecer la comunicación entre superiores e inferiores y para profundizar en el entendimiento mutuo. 　　Por lo tanto, un resumen que refleje sabiduría y confianza seguramente hará que tu jefe te vea con otros ojos. Al mismo tiempo, como gerente de departamento, tu resumen no solo afecta la impresión que causas en tu jefe, sino también la impresión que genera tu departamento en él. Por eso, es cada vez más importante demostrar de manera adecuada tus capacidades. 　Error número dos: “El resumen consiste en darle un formato específico”. En realidad, el resumen también refleja el modo de pensar de una persona. Por ejemplo, el señor A es un gerente de proyectos con formación en ciencias e ingeniería; él está acostumbrado a expresarse mediante números. Sus resúmenes suelen estar compuestos por números y gráficos. El señor A cree que este tipo de resúmenes son claros y precisos, ya que permiten reflejar objetivamente la situación del proyecto. Además, su antiguo jefe apreciaba mucho este estilo de presentación. Sin embargo, su nuevo jefe no parece compartir esa opinión; considera que sus resúmenes son “informes de proyectos fríos y sin sentido”. 　　Por su parte, el señor B es un joven que trabaja en el área de recursos humanos. Es una persona llena de pasión y le gusta mostrarse ante los demás. Su resumen anual también refleja su personalidad: está lleno de entusiasmo y energía. Sin embargo, parece faltarle un análisis objetivo y un pensamiento sistemático. Así, aunque sus palabras son inspiradoras, no se puede decir que contengan un contenido realmente significativo. 　　Por lo tanto, el resumen de fin de año no puede consistir únicamente en datos objetivos y análisis racionales que permitan una visión general, ni tampoco en informes extensos al estilo de la literatura documental. Debe tratarse de un informe sistemático, que incluya tablas y gráficos como herramientas de apoyo, además de una descripción escrita clara y precisa. 　　Al mismo tiempo, en la forma de presentar los resúmenes de fin de año, también se puede aprovechar al máximo las presentaciones multimedia para ofrecer a los líderes y colegas un informe de fin de año más visual y dinámico. 　　En resumen, un resumen que pueda ser aprobado por el jefe debe ser uno que sea capaz de “sobresalir”. Por supuesto, esto siempre y cuando se comprendan y se cumplan los requisitos y preferencias del jefe. 　　Error número tres: “Es mejor contar solo las buenas noticias y evitar hablar de los problemas”. En general, la mayoría de las personas prefieren hablar de sus logros, mientras que evitan inconscientemente hablar de errores, fallos o situaciones desagradables. Esto es comprensible. Al igual que los profesionales que buscan el éxito y evitan el dolor, a menudo se dan a sí mismos ciertas sugestiones psicológicas positivas, como “Soy muy bueno” o “Ellos no tienen buen gusto”, entre otras. Por eso, la gente prefiere hablar de sus éxitos para mantener un estado de ánimo positivo. 　　Por lo tanto, muchas personas tienden a informar solo las buenas noticias y ocultar las malas. Algunas empresas exigen que, en los resúmenes, se indiquen al menos tres errores o deficiencias propias. Pero aún así, hay quienes prefieren evitar los problemas más graves y solo hablar de pequeños errores sin importancia, e incluso presentan “defectos positivos” de manera velada. 　　Por supuesto, la historia siempre tiene sus razones. Un gerente de departamento dijo: “Antes también solía analizar mis errores y deficiencias, pero descubrí que los líderes podían pensar que eso se debía a mi falta de habilidades. Incluso solían usar eso como excusa para exigirme más informes. Al principio pensé que era una muestra de interés por parte de los líderes, pero luego me sentí como si no fuera digno de confianza, lo cual era muy incómodo”. 　　Pero, ¿alguna vez has pensado en esto? Si no mencionas tus errores por tu cuenta, ¿cómo responderás cuando el líder se dé cuenta de ellos? Cada vez hay menos líderes que solo se centran en los resultados y no en el proceso. Los líderes tienen el derecho y la necesidad de conocer la realidad, incluyendo las causas de los errores. 　　Un gerente de departamento dijo: “Frente a los errores, me enfoco más en analizar sus causas y en encontrar soluciones para mejorar la situación. Al mismo tiempo, también quiero que los líderes comprendan que los errores no son causados por una sola razón. Por ejemplo, algunos errores se deben a una mala coordinación entre los departamentos, a desviaciones por parte de los subordinados, o a una falta de supervisión adecuada por parte de los líderes. Pero creo que lo más importante es determinar cómo evitar que estos errores ocurran nuevamente. Debo proponer direcciones y métodos para mejorar la situación”. 　Error número cuatro: “El resumen debe abarcar todo”. Para los jefes de departamento, el resumen de fin de año no consiste solo en resumir sus propios logros, sino también en hacerlo respecto a la situación del departamento en su conjunto. Es necesario reflejar de manera lo más completa posible las actividades realizadas durante el año. Pero lo que se entiende por “completo” no significa detallar hasta el más mínimo detalle, ni tampoco acumular resúmenes mensuales o semanales. Es importante destacar los puntos clave y los logros más importantes del año, para que los líderes no tengan la impresión de que se han hecho muchos esfuerzos, pero que ninguno de ellos queda realmente grabado en la memoria. El resumen debe tener tanto aspectos que merezcan ser destacados, como otros que deben presentarse de forma más discreta. En otras palabras, hay que encontrar un equilibrio entre lo detallado y lo conciso. 　　Al resumir los planes y perspectivas para el año siguiente, a menudo se tiene la sensación de que solo existen “contornos” y no “líneas claras”. De hecho, esto también puede reflejar la cultura de una empresa: si es detallista o más superficial. 　　Un gerente de una empresa extranjera dijo: “Al hacer el resumen del año, además de detallar todo lo que se ha hecho durante el año, también debemos escribir las 100 cosas que queremos hacer el próximo año”. Al principio me pareció algo aterrador; ya es difícil enough poder enumerar 50 cosas que hay que hacer en el trabajo. Pero esa es la cultura de nuestra empresa: buscar la planificación. Al final, las 100 cosas que enumeré incluían no solo los planes de trabajo, sino también las cosas que necesitaba resolver con mis colegas, así como asuntos relacionados con mi vida personal. En realidad, era como un plan de vida personal para el próximo año. Al mirarlo ahora, me parece que tiene sentido. 　　Error número cinco: “Es inevitable tener que apresurarse al hacer los resúmenes”. Por lo general, el final del año es el período más ocupado en términos de trabajo. Pero en ese momento también hay que hacer los resúmenes. ¿Cómo no tener que apresurarse y hacerlo a toda prisa? En realidad, no es así. 　　Muchos departamentos celebran reuniones semanales, e incluso diarias. Los resúmenes obtenidos en esas reuniones son precisamente la información que se puede utilizar para elaborar los resúmenes de fin de año. Por lo tanto, un buen resumen de fin de año no se puede preparar de última hora o de forma improvisada; en realidad, también requiere una acumulación constante de información y la realización de resúmenes periódicos. Solo si se realizan bien los resúmenes diarios, será posible elaborar un resumen de fin de año adecuado de manera rápida y eficiente. 　　Al mismo tiempo, la elaboración de resúmenes y el trabajo son, en realidad, procesos que se refuerzan mutuamente. En particular, como gerente intermedio, si te dedicas a hacer resúmenes y a acumular información, podrás mejorar constantemente el rendimiento del departamento en tu trabajo diario. De este modo, los resúmenes finales tendrán un contenido más rico. Además, a medida que sigues mejorando, los líderes podrán apreciar tu estilo de gestión, tu forma de pensar y tus habilidades de dirección, lo que les permitirá hacer una evaluación más precisa de ti. 　　En resumen, la síntesis consiste en los logros y problemas que se presentan en un proceso de desarrollo dinámico; también es en este proceso dinámico donde dichos problemas se resuelven continuamente. La importancia de la síntesis radica en que, a través de ella, las personas, los departamentos y las empresas pueden evitar errores y lograr mejores resultados. 　　Error número seis: “El resumen debe presentarse ante todo el personal”. Muchas organizaciones realizan resúmenes de fin de año presentándolos frente a todos los empleados. Pero en realidad, no todos los resúmenes son adecuados para ser presentados en reuniones grupales. Deberían dividirse en “resúmenes presentados oralmente” y “resúmenes escritos”. Es decir, cuando los empleados presentan sus resúmenes en grupo, deben limitarse a describir los contenidos del trabajo realizado, como las tareas que se han completado durante el año, cuántas se han superado las metas establecidas, y qué tareas aún quedan por completar. También es necesario analizar las causas de los errores cometidos y planificar las tareas para el próximo año. 　　Pero para algunos problemas, quizás sea más adecuado informar a los superiores; por lo tanto, esta parte podría presentarse únicamente por escrito. De lo contrario, en las reuniones de resumen de fin de año, lo que se escuchará serán solo buenas noticias sobre cómo va todo bien, y faltará una reflexión profunda y sincera. 　　En cuanto a aquellos temas que requieren una presentación por escrito, una vez que el líder los haya revisado, también puede mantener una conversación uno a uno con la persona que realizó la presentación. En resumen, independientemente de la forma en que se realice el resumen de fin de año, lo importante es ver cuál es su efectividad. 【Truco clave】Pequeños consejos para el resumen de fin de año: Primero, hay que centrarse en uno mismo. El resumen debe seguir el principio de que cada persona cumpla con sus propias responsabilidades; no se debe tratar de evaluar los logros o errores de otros, aunque quizás se necesite la colaboración de otros departamentos en el trabajo. Este es también el requisito más básico para redactar un resumen. II. Es necesario adaptarse a las necesidades de los líderes. Como resumen anual para un gerente de nivel medio, su público objetivo son, sin duda, los líderes de la empresa. También hay otros que son gerentes de departamentos de igual rango. En algunas empresas, incluso los empleados comunes también participan en estas reuniones de resumen. Por lo tanto, lo más importante en tu resumen es adaptarlo a las necesidades de los líderes. 　　Lo que más importa para los líderes son los logros y la experiencia que se hayan obtenido este año. Es necesario saber si se han alcanzado los objetivos establecidos el año pasado, cuánto ha aumentado el rendimiento en comparación con el año anterior. Si el rendimiento ha disminuido, hay que explicar las razones. Es fundamental presentar un resumen que muestre las perspectivas y posibilidades del departamento. 　　Por el contrario, si dices todo, como los graves problemas que existe en el departamento y cuán preocupantes son, aunque lo que digas sea cierto e incluso lo expreses de manera muy honesta, hay cosas que no es apropiado revelar delante de todo el personal de la empresa. De lo contrario, los empleados comunes podrían perder la confianza en el departamento e incluso en la empresa, o bien dudar de las capacidades de los líderes. Eso sería algo muy malo. 　　III. Buscar una combinación de texto e imágenes. En resumen, lo ideal es tratar de incluir datos, gráficos y descripciones detalladas en texto, de modo que haya una combinación adecuada de texto e imágenes. 　　Por supuesto, su resumen tampoco debe ser demasiado especializado. Al menos, el 60% del contenido debe ser comprensible de inmediato para el jefe, de modo que pueda tomar decisiones al instante. El 30% restante debe ser comprensible gracias a las explicaciones que se incluyan en el resumen. Finalmente, el 10% restante puede ser de carácter muy especializado, con el objetivo de demostrar los propios conocimientos. 　　Si es posible, aproveche las presentaciones multimedia: de esta manera, su contenido parecerá muy profesional y fácil de comprender. Además, la gente considerará que sus resúmenes son muy cuidadosos y precisos, lo que le permitirá proyectar una imagen altamente profesional. 　　En primer lugar, es conveniente utilizar datos y gráficos en la mayor medida posible. Los líderes empresariales suelen estar muy ocupados, por lo que normalmente solo se centran en los datos a gran escala y prestan poca atención a los detalles más específicos. Por eso, les resulta muy útil contar con información detallada, respaldada por datos cuantitativos, gráficos comparativos y descripciones escritas. Esto se ajusta perfectamente a las necesidades de los líderes. 　　Al mismo tiempo, si se pueden utilizar algunos métodos de análisis científico, como el análisis SWOT, el análisis mediante diagramas en forma de árbol, el análisis mediante diagramas de Ishikawa o el análisis mediante gráficos, seguramente el resumen resultante será muy profesional y excelente. Aunque un resumen no puede ser tan elaborado como un artículo, donde se busca “sorprender al lector a toda costa”, sí debe tener un estilo y características propios. Al redactar un resumen, podemos comenzar por elaborar un esquema, luego añadir los detalles relacionados con ese esquema, trabajar en su perfeccionamiento y, finalmente, pulir el texto. IV. Tampoco se puede “solo pensar” en uno mismo.
Primer elemento: la reflexión también implica la innovación. El objetivo principal de la reflexión es identificar los problemas a través del análisis del pasado. Pero no basta con simplemente encontrar esos problemas; es necesario además encontrar soluciones. Si se logra subsanar las deficiencias y proponer soluciones efectivas, eso constituye una forma de innovación y avance. 　　Elemento dos: Conocerse a uno mismo y conocer al otro. Es necesario tener claro lo que se ha resumido; lo importante en el resumen es destacar los puntos clave, mostrar cuáles son las prioridades y los aspectos más destacados del propio trabajo. En particular, los problemas que interesan al jefe deben ser descritos de manera detallada y concreta. 　　Elemento tres: Mirar hacia adelante y también hacia atrás. Al redactar un resumen, no se deben pasar por alto los detalles, especialmente aquellos relacionados con eventos importantes. A través de la descripción detallada de estos aspectos, se puede ganar la atención y la comprensión del jefe. Después de todo, el jefe se encuentra en el nivel de toma de decisiones, y a veces no puede comprender las dificultades que enfrenta el personal que ejecuta las tareas.