Entender el OHSMS con un artículo

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Este mensaje fue modificado por última vez por slll611 el 19-1-2016 a las 20:00. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSMS) es un sistema de gestión que está estructurado de manera sistemática, procedural y documentada. Pone énfasis en la prevención, en el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la seguridad y salud laboral, así como de otros requisitos. También se destaca el control en todo el proceso, con el objetivo de mejorar de manera específica las prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral dentro de la organización, con el fin de lograr una mejora continua en este ámbito. 【I】Pasos para establecer un sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional. Diferentes organizaciones pueden adoptar pasos y métodos distintos al establecer y mejorar su sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional, en función de sus características y circunstancias específicas. Pero, en general, para establecer un sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional se deben seguir los siguientes cuatro pasos básicos: (1) Planificación y preparación del sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional; (2) Elaboración de los documentos relacionados con dicho sistema; (3) Prueba del sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional; (4) Auditorías internas y evaluaciones del sistema. 【II】Elaboración de los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. El OSHMS es un conjunto de procedimientos y métodos documentados. Por lo tanto, la elaboración de dichos documentos es un elemento indispensable para que una organización pueda establecer un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. También constituye la base necesaria para que la organización logre los estándares deseados en materia de seguridad y salud, evalúe y mejore su sistema de gestión, y así lograr una mejora continua y la prevención de accidentes. El proceso mediante el cual una organización establece un sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional se manifiesta principalmente en la elaboración de documentos relacionados con dicha gestión, su aplicación y evaluación, así como en su mejora continua. Por lo tanto, si los documentos relacionados con el sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional de una organización no son correctos, precisos o completos, es posible que esto provoque la ineficacia de dicho sistema. Además, puede aumentar los costos asociados a la gestión de la seguridad y salud ocupacional, afectando así la implementación y eficacia del mismo. De acuerdo con las directrices para la elaboración de manuales de calidad ISO/DISl0013, se recomienda dividir los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional en tres niveles: el manual de gestión (nivel A), los documentos de procedimientos (nivel B) y los documentos operativos (nivel C). 【III】Prueba del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Una vez que se hayan elaborado los documentos del sistema, este pasará a la fase de prueba. La puesta a prueba del sistema es, en realidad, una fase de adaptación del mismo. El objetivo de esta prueba es verificar en la práctica si el sistema es suficiente y si puede desempeñar adecuadamente todas sus funciones. De este modo, se pueden detectar los problemas a tiempo, identificar sus causas, tomar medidas correctivas y mejorar el sistema, con el fin de perfeccionar aún más el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional. 　　Durante la fase de prueba del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, es necesario prestar especial atención a los siguientes puntos: (1) La fecha oficial de publicación de los documentos y la fecha de inicio de la fase de prueba deben coincidir con las fechas indicadas en la primera versión de los mismos. 　　(2) Aplicar de manera específica los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Después de la prueba de funcionamiento, la primera tarea que hay que realizar es la capacitación. Es decir, se imparte capacitación a todo el personal de acuerdo con los requisitos del procedimiento de formación. 　　(3) La práctica es el único criterio para probar la verdad. Después de las pruebas de funcionamiento, es inevitable que surjan algunos problemas en los documentos del sistema. Todos los empleados deben comunicar de manera sincera los problemas que surjan en la práctica, así como las sugerencias para mejorarlas, a los departamentos correspondientes, a fin de que se puedan tomar medidas correctivas. Es necesario supervisar el cumplimiento de los objetivos, indicadores y planes. Si no se pueden cumplir a tiempo, o si los plazos o las inversiones establecidos son irrazonables, se debe presentar una revisión por parte de la dirección para realizar modificaciones. Al mismo tiempo, también es preciso actualizar y modificar los documentos correspondientes. 　　(4) Coordinar y mejorar los problemas detectados durante la prueba de funcionamiento, como un diseño del sistema insuficiente o proyectos incompletos. El funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional involucra a numerosos departamentos de la organización. Durante su operación, es inevitable que surjan desviaciones de las normas establecidas. Por lo tanto, la organización debe seguir principios de rigor, coordinación, eficiencia, simplificación y uniformidad. Debe utilizar sistemas de retroalimentación de información para detectar y gestionar cualquier anomalía, así como para supervisar dinámicamente el funcionamiento del sistema. Bajo la dirección de la alta dirección, los departamentos encargados de la seguridad y salud ocupacional deben coordinar las acciones necesarias para corregir los problemas que surjan, con el fin de mantener un funcionamiento continuo y adecuado del sistema. 　　(5) Fortalecer la gestión de la información. La gestión de la información no solo es necesaria para el funcionamiento del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, sino que también es clave para garantizar el éxito de las pruebas de funcionamiento. Todas las personas relacionadas con las actividades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo deben, de acuerdo con los requisitos de los documentos del sistema, llevar a cabo tareas como la recopilación, análisis, transmisión, procesamiento y archivo de la información relacionada con la seguridad y salud en el trabajo. Los registros deben estar completos. Una vez que se diseñen los formularios para registrar la información, es necesario llenarlos cuidadosamente. Si algunos formularios son innecesarios, hay que eliminarlos. Para ahorrar recursos, se pueden utilizar formularios o libros antiguos; sin embargo, es importante indicar cuáles formularios deben eliminarse o no utilizarse. No se deben destruir todos los registros anteriores, especialmente cuando la auditoría interna detecte errores. Los errores deben corregirse durante la fase de corrección de la auditoría interna, en lugar de volver a escribir todos los registros desde cero. 　　(6) Además de los documentos controlados, los manuales también pueden contener documentos no controlados. Por ejemplo, los documentos dirigidos a organismos de consultoría o de certificación pueden ser de tipo no controlado. Es necesario llevar un registro de la recepción de dichos documentos; en particular, para los documentos relacionados con los líderes y los departamentos responsables de la seguridad y la salud, así como con los departamentos encargados de gestionar los sistemas de seguridad y salud ocupacional, se deben seguir procedimientos estrictos. Los documentos anulados deben llevar una marca que indique su anulación, y los que se retiran deben ser registrados. 【IV】Auditoría interna del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. La auditoría interna consiste en que la organización realice una evaluación de su propio sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Se trata de un examen sistemático e independiente para determinar si el sistema funciona correctamente y si se han alcanzado los objetivos establecidos. Es, por tanto, un medio mediante el cual la organización puede asegurarse por sí misma del funcionamiento adecuado de su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 　　La auditoría interna generalmente implica una revisión exhaustiva de todos los elementos del sistema. Debe ser realizada por personas que no tengan responsabilidades directas sobre el área que se está auditando. Es necesario seguir de cerca las medidas correctivas para resolver las deficiencias identificadas, y verificar su eficacia. 　　1. Preparación para la revisión. La preparación para la auditoría es una fase importante del trabajo de auditoría interna; cuanto más detallada sea esta fase de preparación, más profunda podrá ser la auditoría en sí. Los preparativos incluyen principalmente lo siguiente: (1) elaborar un plan; (2) formar un equipo de auditoría; (3) recopilar los documentos relevantes; (4) redactar listas de verificación. 　　2. Implementación de la revisión. Una vez que el equipo de auditoría ha completado todos los preparativos necesarios, puede llevar a cabo la auditoría en la fecha y hora acordadas previamente. Los pasos para llevar a cabo la auditoría y las tareas que se realizan en esta fase son los siguientes: celebrar una primera reunión breve; realizar la auditoría in situ; identificar las deficiencias y elaborar un informe al respecto; analizar los resultados de la auditoría; y celebrar una reunión final para comunicar los resultados. 　　3. Elaboración del informe de auditoría. El informe de auditoría es un documento formal que describe los resultados de la misma. Debe incluir lo siguiente: el propósito y el alcance de la auditoría; los nombres de los miembros del equipo de auditoría y de los departamentos auditados, así como sus responsables; la fecha en que se realizó la auditoría; los documentos en los que se basó la auditoría; los hallazgos relacionados con las deficiencias detectadas; las opiniones finales sobre la eficacia del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional; y la lista de quienes recibirán el informe de auditoría. 　　El informe de auditoría del sistema interno de gestión de la seguridad y salud ocupacional debe ser aprobado por el representante de gestión o por la persona designada para ello, antes de ser distribuido entre los líderes y departamentos correspondientes. 　　4. Corregir errores. El objetivo principal de la auditoría del sistema interno de gestión de la seguridad y salud ocupacional es detectar los problemas en dicho sistema, identificar sus causas y tomar medidas correctivas para eliminarlos, a fin de evitar que se produzcan nuevamente incumplimientos similares. 【V】 Revisión de gestión La revisión de gestión consiste en una evaluación sistemática, por parte del máximo responsable de la organización, de la situación actual en materia de seguridad y salud laboral. El objetivo es determinar si las políticas relacionadas con la seguridad y salud laboral, así como los sistemas y procedimientos correspondientes, siguen siendo adecuados para alcanzar los objetivos en este ámbito, cumplir con las regulaciones aplicables y adaptarse a los cambios en las condiciones internas y externas. 　　Por lo tanto, también constituye una forma de auditoría del sistema interno de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Se trata de un examen exhaustivo a alto nivel del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, y es una herramienta importante para la gestión interna. La revisión de gestión es organizada por el máximo responsable a intervalos regulares (apropiados). El llamado “intervalo apropiado” puede ser cada seis meses, o bien anualmente o con mayor frecuencia; además, la revisión de gestión puede realizarse en cualquier momento, según cambien las condiciones internas y externas.