10 principios de comunicación interdepartamental

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bg2.png Patear el balón es un método de trabajo, pero ¿qué pasa si te lo patean a ti? Este artículo trata principalmente sobre el problema de la coordinación interdepartamental. ¡Los amigos de EHS que tengan problemas similares pueden leerlo con atención! Para los supervisores principiantes, una mala comunicación entre departamentos puede destruir en un instante la confianza que han logrado construir con tanto esfuerzo. Lo que tú consideras algo de extrema urgencia, en boca de los jefes de otros departamentos se convierte en algo sin importancia” ； Los problemas que originalmente deberían resolverse mediante la cooperación, en las reuniones de coordinación se convierten nuevamente en situaciones en las que cada uno actúa por su cuenta, sin lograrse un consenso. Al fin y al cabo, con diferentes posturas e intereses en los distintos departamentos, ¿cómo se puede comunicar con claridad y lograr resultados? Muchas personas se quejan: ¿por qué es tan difícil la comunicación entre departamentos? De hecho, no es difícil lograr una comunicación interdepartamental sin obstáculos, siempre y cuando se conozcan algunos principios básicos y típicos. Principio 1: Prepárese antes de comunicarse. Antes de hablar con sus colegas sobre algo, piense bien en las preguntas básicas. No vaya sin estar preparado, ya que de lo contrario es muy probable que no consiga lo que desea. Las siguientes preguntas deben ser consideradas con antelación: ¿Qué es lo que esperas que la otra persona haga por ti? ¿Qué crees que te pedirá que hagas? Si la otra persona no está de acuerdo con tu idea, ¿existen otras opciones? ¿Cuáles serían las consecuencias si las dos partes no llegan a un acuerdo? ¿Cuáles serán las consecuencias para la otra parte? Principio 2: Conocer el idioma de los otros departamentos. Una mala comunicación entre departamentos suele deberse a la “falta de comprensión lingüística”. Por ejemplo, las personas que trabajan en un mismo departamento suelen hablar “el mismo idioma”; conocen muy bien las reglas, los objetivos y las expectativas de su departamento. Por lo tanto, para que la comunicación sea fluida, es necesario “entender el idioma del otro”. Hay que ponerse en su lugar y tratar de pensar desde su perspectiva: “¿Ayuda esto a mejorar los resultados de su equipo?” ” “Si yo fuera él, ¿aceptaría esta práctica? ” “¿Es este método realmente útil? ” El enfoque de empatía interdepartamental permite reducir al mínimo las posibilidades de malentendidos o de una comunicación insuficiente. Además, la interacción frecuente ayuda a crear una mayor familiaridad entre las personas, lo que te permite ponerse en el lugar del otro más fácilmente. Por lo tanto, de vez en cuando, salir a comer o charlar con los colegas de otros departamentos no hace daño alguno. Principio 3: La sinceridad es la mejor estrategia. Se trata de colegas con quienes se debe trabajar a largo plazo; por lo tanto, lo más adecuado es ser honesto en todo momento. Es necesario evitar el engaño y ocultar la verdad, ya que eso daña la relación de confianza entre las personas. Cuando falta confianza entre los departamentos, se incrementa la actitud defensiva de cada uno, lo que hace que haya reservas en la comunicación e incluso que se oculten algunas informaciones importantes. Por el contrario, la confianza mutua permite que ambas partes se abran en la comunicación; así, comprenden la importancia de expresar sus necesidades y consideraciones, lo que a su vez aumenta su disposición a colaborar para resolver los problemas juntos. La comunicación honesta tiene los siguientes elementos: no hay que explicar los errores ； Por favor, no discutan ； No interrumpir al otro mientras habla ； Sonríe y vuelve a sonreír. Principio 4: No tenga miedo a los conflictos. En las reuniones interdepartamentales, es inevitable que surjan ciertas fricciones entre los líderes de cada departamento, con el fin de proteger los intereses de su propio área. Algunos principiantes, por miedo a arruinar el ambiente, tienden a ser reservados y a mantener un silencio para preservar una apariencia de armonía. Nunca confunda “no haber conflictos” con “estar de acuerdo”. A veces, una armonía excesiva no refleja realmente la importancia que le das al tema, y los problemas no se resuelven de verdad. La actitud debe ser flexible, pero la postura, firme. “No te rindas tan rápido ni con demasiada facilidad”. ”Defender los derechos y intereses del departamento y de sus integrantes es, además, una misión que no puedes eludir. Principio 5: Presentar hechos y centrarse en el tema principal. La mejor manera de enfocar la comunicación es presentando hechos concretos, lo que permite que las personas dirijan rápidamente su atención al tema central y se reducen las suposiciones innecesarias. Procure decir solo hechos (como diversos datos, etc.), lo que permitirá reducir al mínimo el factor “humano” en el proceso de comunicación. En ausencia de hechos concretos, las motivaciones personales pueden ser objeto de sospecha. Se puede buscar información en las páginas oficiales sobre las clases del jueves, pero “los hechos son los hechos”. No provienen de las fantasías o deseos egoístas de las personas. Por lo tanto, presentar los hechos permite crear un ambiente en el que se enfatice el tema en cuestión, en lugar de atacar a las personas. ” Principio 6: Ofrezca más opciones para mantener la flexibilidad. Cuando se realizan negociaciones entre departamentos, no se debe insistir en una única solución; en lugar de eso, hay que proponer varias opciones, por ejemplo, 3 a 5 alternativas, para dar a los demás más posibilidades de elección. Las opciones múltiples permiten que las decisiones ya no sean de tipo “todo o nada”, dando a los demás mayor flexibilidad para ajustar su apoyo. También es posible cambiar de postura fácilmente, sin sentir que se pierde la dignidad. De este modo, se reducen los conflictos interpersonales en la comunicación. Principio 7: Crear objetivos comunes y colaborar juntos. Es indudable que, entre los diferentes departamentos, siempre existen tanto relaciones de cooperación como de competencia. Si se desea una comunicación constructiva entre los diferentes departamentos, es necesario enfatizar la relación de colaboración entre ellos; cuanto menor sea el espíritu competitivo, mejor. La clave de la colaboración es tener objetivos comunes. Por lo tanto, trate de crear un objetivo común que abarque a todos los departamentos, y luego trabajen juntos; no importa si hay desacuerdos. La mejor excusa es que tenemos que cumplir con las tareas del secretario, ¿no? En la comunicación, para alcanzar objetivos comunes, es necesario aclarar cuatro cuestiones: ¿Cuáles son los objetivos compartidos por ambas partes? ¿Qué impide la cooperación entre ambas partes? ¿Cuáles son los recursos para crear objetivos comunes? ¿Cuál es el valor de la cooperación? Principio 8: Respetar la autoridad de la persona con quien se comunica. Cada líder, por pequeño que sea, es el encargado de tomar decisiones en su departamento o área específica, y espera que los demás respeten esa autoridad suya. Por lo tanto, al comunicarte de forma horizontal, debes elegir bien a la persona con quien hacerlo. Es necesario prestar atención a la relación de igualdad en los rangos de cada uno, para evitar malentendidos innecesarios. Principio 9: Utilice el humor con inteligencia. El humor puede servir como un elemento que suaviza la comunicación, y también puede considerarse como un mecanismo de defensa. Cuando es necesario comunicar hechos que podrían ofender a los demás, o transmitir mensajes difíciles, es mejor hacerlo de manera relajada o humorística. De esta forma, se respeta la dignidad del otro y se facilita una comunicación positiva. Cuatro prohibiciones en las reglas del uso del humor: No hablar de la familia de la otra persona ； Sin ataques personales ； No aborda temas sensibles de la organización ； El humor debe ser moderado, justo lo necesario. Principio 10: Asegurar que la información transmitida sea precisa. Tras la coordinación entre departamentos, es necesario que los empleados de primera línea de cada departamento se encarguen de llevarla a cabo. Por lo tanto, es fundamental que la información se transmita correctamente, para evitar que el consenso logrado con tanto esfuerzo se vea comprometido. Se pueden utilizar los siguientes métodos: repetir al otro la información principal de la comunicación ； Utilizar un método claro para plantear lo que no se entiende ； Cuando se habla de temas importantes, trate de no interrumpir al otro