เป็นผู้เชี่ยวชาญ Office 2007 ด้วยเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ใน Excel 15 ข้อ

Thread Content

　　 Excel ในฐานะเครื่องมือสำหรับจัดการตารางข้อมูลในชุดโปรแกรม Office ช่วยให้การรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลทำได้อย่างสะดวกมาก ในยุคที่ปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเช่นนี้ การรวบรวม จัดระเบียบ และประมวลผลข้อมูลจึงมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับทุกอุตสาหกรรม ดังนั้น Excel จึงถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย และกลายเป็นซอฟต์แวร์ที่บุคคลในวงการออฟฟิศต้องมีไว้ใช้งานเสมอ ดังนั้น การใช้ Excel ได้อย่างชำนาญจึงถือเป็นทักษะสำคัญที่ผู้ทำงานควรมี แม้ว่า Excel จะมีฟังก์ชันที่ทรงพลังมาก และคนส่วนใหญ่ก็น่าจะใช้มันได้ไม่มีปัญหา แต่การจะใช้มันให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ต่อไปมาดูกันว่ามีเทคนิคการใช้ Excel ที่นิยมใช้กันบ้าง. ที่อยู่สำหรับดาวน์โหลด: office2007download เทคนิคที่ 1: สัมผัสกับข้อจำกัดใหม่ๆ ก่อนใคร เพื่อให้ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลจำนวนมากในแผ่นงานได้ Microsoft Office Excel 2007 รองรับการมีแถวสูงสุด 1,000,000 แถว และคอลัมน์สูงสุด 16,000 คอลัมน์ต่อแผ่นงานหนึ่ง กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ความจุของแผ่นงานใน Excel หนึ่งแผ่นนั้นอยู่ที่ 1,048,576 ได้ คูณด้วย 16,384 คอลัมน์ ซึ่งเมื่อเทียบกับ Excel เวอร์ชัน 2003 แล้ว จำนวนแถวที่สามารถใช้งานได้จะเพิ่มขึ้นถึง 1,500% ส่วนจำนวนคอลัมน์ที่สามารถใช้งานได้ก็เพิ่มขึ้นถึง 6,300% ทำให้ความจุโดยรวมเพิ่มขึ้นอย่างมาก นอกจากนี้ Excel 2007 ยังรองรับสีได้มากถึง 16,000,000 สีอีกด้วย. 　　 นอกจากนี้ ปัจจุบันเราสามารถใช้รูปแบบต่างๆ ได้ไม่จำกัดจำนวนในสมุดงานเดียวกัน โดยไม่จำเป็นต้องจำกัดอยู่ที่เพียง 4,000 รูปแบบเหมือนเมื่อก่อนอีกต่อไป ； จำนวนการอ้างอิงถึงเซลล์ในแต่ละเซลล์เพิ่มขึ้นจาก 8,000 เป็นจำนวนที่ไม่จำกัด โดยข้อจำกัดเพียงอย่างเดียวก็คือภาระที่เกิดขึ้นกับหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์นั่นเอง เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของ Excel ไมโครซอฟต์จึงเพิ่มปริมาณหน่วยความจำจาก 1 GB ในเวอร์ชัน Excel ปี 2003 เป็น 2 GB ซึ่งเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าเลยทีเดียว เนื่องจาก Excel 2007 รองรับโปรเซสเซอร์คู่และชิปเซ็ตหลายเธรด ผู้ใช้จึงจะได้สัมผัสกับความเร็วในการคำนวณที่สูงขึ้น แม้ในสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีสูตรจำนวนมากก็ตาม 　　 เทคนิคที่ 2: การเพิ่มหัวข้อและท้ายเอกสารใน Excel ได้อย่างยืดหยุ่น ผู้ที่ใช้ Excel เป็นประจำน่าจะทราบดีว่า ในอดีตการจะเพิ่มหัวข้อและท้ายเอกสารใน Excel ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ต้องมีการตั้งค่าผ่านหน้าต่างโต้ตอบหลายขั้นตอนกว่าจะสามารถเพิ่มได้ แต่ในปัจจุบัน Excel สามารถเพิ่มหัวหน้าเอกสารและท้ายเอกสารลงในเอกสาร Excel ได้ โดยอยู่ในโหมด “Page Layout” ซึ่งสามารถดูตัวอย่างเอกสารได้อย่างชัดเจน กระบวนการทำงานก็ง่ายและเข้าใจง่ายด้วย. วิธีการใช้งานมีดังนี้: 1. ในแถบ “ฟีเจอร์” ของ Excel ให้คลิกที่แท็บ “แทรก”. 　　 2. ในกลุ่ม “ข้อความ” ให้คลิกที่ปุ่ม “หัวหน้าเพจและท้ายเพจ”。 　　 3. ใน “แถบฟังก์ชัน” จะมีแท็บที่เกี่ยวข้องกับ “เครื่องมือสำหรับหัวและท้ายหน้า” ปรากฏขึ้น โดยในแท็บ “การออกแบบ” จะมีคำสั่งต่างๆ ที่เราต้องการอยู่ ทำให้เราสามารถแก้ไขหัวและท้ายหน้าของเอกสาร Excel ได้อย่างง่ายดาย การทำให้ตารางใน Excel ดูสวยงามนั้นจริงๆ แล้วทำได้ง่ายมาก เทคนิคที่ 3: การทำให้ตารางดูสวยงามอย่างรวดเร็ว ในสเปรดชีตของ Excel รุ่นล่าสุด ผู้ใช้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การป้อนข้อมูลที่สำคัญได้เต็มที่ โดยไม่จำเป็นต้องมากังวลเรื่องการตั้งค่ารูปแบบหรือลักษณะภาพของตารางเลย ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้ ให้ Excel ช่วยคุณในการปรับแต่งรูปลักษณ์ของตารางให้สวยงามที่สุดโดยเร็วที่สุด ขั้นตอนการดำเนินการมีดังนี้: 1. ไปที่เซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูลอยู่ 　　 2. ในกลุ่ม “สไตล์” ของแท็บ “เริ่มต้น” ให้เลือกตัวเลือก “ใช้รูปแบบตาราง” 　　 3. จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบ “ใช้รูปแบบตาราง” ปรากฏขึ้น ให้ระบุแหล่งที่มาของข้อมูลตาราง 　　 4. เมื่อคลิกปุ่ม “ยืนยัน” ระบบจะเพิ่มสีของข้อความหัวกระดาษ สีพื้นของเซลล์หัวกระดาษ และสีพื้นของแต่ละแถวในตารางโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ พื้นที่ของตารางก็จะถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบรายการ ซึ่งจะทำให้สามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของรายการได้ เช่น การคัดกรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ เป็นต้น 　　 เทคนิคที่ 4: การกำหนดรูปแบบโดยอัตโนมัติและการสร้างคอลัมน์สำหรับการคำนวณโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่เข้าไปในตารางที่มีอยู่ Excel จะสามารถกำหนดรูปแบบของคอลัมน์ใหม่นั้นได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใหม่อีก นอกจากนี้ ในตารางของ Office Excel ยังสามารถสร้างคอลัมน์สำหรับการคำนวณได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย คอลัมน์สำหรับการคำนวณจะใช้สูตรที่เหมาะสมกับแต่ละแถว ซึ่งช่วยให้สามารถขยายตัวได้โดยอัตโนมัติเพื่อรวมแถวเพิ่มเติมเข้ามา ทำให้สูตรนั้นสามารถนำไปใช้กับแถวเหล่านั้นได้ทันทีเช่นกัน เพียงแค่ป้อนสูตรเพียงครั้งเดียว โดยไม่จำเป็นต้องใช้คำสั่ง “เติมข้อมูล” หรือ “คัดลอก” ขั้นตอนการดำเนินการมีดังนี้: 1. เมื่อคุณต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ ให้เพียงกรอกชื่อของคอลัมน์ใหม่ไว้ทางด้านขวาของตารางใน Excel จากนั้นกดปุ่ม [Enter] ระบบก็จะเพิ่มคอลัมน์ใหม่โดยอัตโนมัติ พร้อมกับกำหนดรูปแบบที่เหมาะสมให้ด้วย 　　 2. ไปที่เซลล์ “E3” จากนั้นพิมพ์สูตรสำหรับคำนวณยอดรวมลงไป หลังจากกดปุ่ม [Enter] สูตรนั้นจะถูกนำไปใช้กับข้อมูลที่อยู่ท้ายรายการโดยอัตโนมัติ เพื่อคำนวณยอดรวมทั้งหมด และจะมีการสร้างคอลัมน์สำหรับการคำนวณขึ้นมาโดยอัตโนมัติด้วย 　　 หากตารางมีขนาดยาว คุณก็ไม่จำเป็นต้องลากแถบด้านล่างไปเรื่อยๆ เพื่อหาส่วนท้ายของตารางอีกต่อไป ทำให้ใช้งานได้สะดวกขึ้นมาก 　　 เทคนิคที่ 5 การลบข้อมูลซ้ำอย่างรวดเร็ว แม้ว่า Excel จะช่วยในการจัดการข้อมูลจำนวนมากได้ แต่ก็ยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้อยู่ดี บ่อยครั้งที่เราอาจเห็นข้อมูลที่ถูกป้อนซ้ำกัน และแม้ว่าเราจะตรวจสอบซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่บางครั้งก็ยังพบข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้ยากอยู่ดี ในกรณีนี้ก็ยิ่งต้องใช้ Excel แล้วล่ะ เพราะปัญหาแบบนี้สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดาย 　　 1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการตรวจสอบและลบข้อมูลซ้ำ จากนั้นคลิกที่แท็บ “ข้อมูล” ในแถบเครื่องมือ 　　 2. ในกลุ่ม “เครื่องมือข้อมูล” ให้คลิกที่ปุ่ม “ลบข้อมูลซ้ำ” 　　　　 3. จากนั้นให้เปิดกล่องโต้ตอบ “ลบข้อมูลที่ซ้ำกัน” แล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบหาข้อมูลที่ซ้ำกัน 　　 4. เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม “ยืนยัน” Excel จะทำการตรวจสอบค่าที่ซ้ำกันในคอลัมน์ที่เลือก และแสดงข้อความแจ้งผลการประมวลผลให้ทราบ 　　 เทคนิคที่ 6: ใช้สีที่เปลี่ยนไปเรื่อยๆ เพื่อทำความเข้าใจโครงสร้างของข้อมูลได้อย่างชัดเจน โดยการแสดงสีที่เปลี่ยนไปเรื่อยๆ ในหนึ่งเซลล์ โดยสีพื้นหลังจะบ่งบอกถึงค่าในเซลล์นั้น และสีที่เปลี่ยนไปนั้นจะปรับเปลี่ยนตามค่าของข้อมูลอัตโนมัติ ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมมากเลยทีเดียว. รูปแบบข้อความ “โทนสี” ใหม่ที่มาพร้อมกับ Excel เวอร์ชันใหม่ ช่วยให้ผู้อ่านสามารถมองเห็นข้อมูลได้อย่างชัดเจนและสบายตายิ่งขึ้น 　　 1. เลือกข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ เช่น ช่วงเซลล์ “A3:C8” 　　 2. ในแท็บ “เริ่มต้น” ของ “แถบฟังก์ชัน” ใน Excel ให้คลิกที่ปุ่ม [Format Cells Conditionally] ซึ่งอยู่ในกลุ่ม “Styles”. 　　 3. ในเมนูแบบดรอปดาวน์ “Format Cells” ให้เลือกคำสั่ง “Grayscale” -> “Green-Yellow-Red Gradient”. 　　 ในขณะนี้ ข้อมูลเฉพาะในตารางจะถูกแสดงออกมาในสีที่แตกต่างกันตามขนาดของข้อมูล ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการสรุปข้อมูล ทำให้สามารถมองเห็นแนวโน้มโดยรวมได้อย่างชัดเจน ใช้สีให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับข้อมูล ทักษะที่ 7: ใช้แถบสีที่มีความยาวแตกต่างกันเพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับข้อมูล ข้างต้นเป็นการดูข้อมูลโดยรวมในตาราง แต่ถ้าคุณต้องการดูขนาดของข้อมูลในแต่ละคอลัมน์อย่างชัดเจนล่ะ? จะทำอย่างไรดี? ในขั้นตอนนี้ สามารถนำรูปแบบข้อความ “แถบข้อมูล” มาใช้กับข้อมูลได้ โดยความยาวของแถบข้อมูลจะบ่งบอกถึงค่าของตัวเลขในเซลล์นั้นๆ การสังเกตแถบข้อมูลที่มีสี จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเปรียบเทียบค่าแต่ละค่าไปได้ ทำให้คุณสามารถทราบค่าสูงสุดหรือค่าต่ำสุดในชุดข้อมูลนั้นได้อย่างง่ายดาย วิธีการดำเนินการโดยละเอียดมีดังนี้: 1. เลือกช่วงเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตาราง 　　 2. ในแท็บ “เริ่มต้น” ของ “แถบฟังก์ชัน” ใน Excel ให้คลิกที่ปุ่ม “Format Conditions” ซึ่งอยู่ในกลุ่ม “สไตล์”. 　　 3. จากนั้น ในเมนูแบบดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกคำสั่ง “แถบข้อมูล” -> “แถบข้อมูลสีน้ำเงิน”. 　　 ในขณะนี้ เมื่อใช้รูปแบบข้อมูล “แถบข้อมูล” ก็จะสามารถมองเห็นค่าสูงสุดและค่าต่ำสุดของข้อมูลในคอลัมน์ได้อย่างชัดเจน โดยไม่จำเป็นต้องเปรียบเทียบข้อมูลแต่ละรายการทีละตัวจนรู้สึกสับสน 　　 เทคนิคที่ 8 ใช้ตารางเพื่อแสดงแนวโน้มของข้อมูล โดยการใช้ชุดไอคอนที่มีสีสันสดใสและรูปแบบหลากหลายซึ่งมีอยู่ใน Excel เราสามารถแสดงแนวโน้มของข้อมูลในรูปแบบกราฟได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถมองเห็นภาพรวมได้ดีขึ้น ขั้นตอนการดำเนินการ: 1. เลือกข้อมูลที่ต้องการแสดงแนวโน้ม จากนั้นในแท็บ “เริ่มต้น” ให้คลิกที่ปุ่ม “Format Cells” ซึ่งอยู่ในกลุ่ม “Styles” จากนั้นในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก “Icon Set” —> “Four-Directional Arrows (Color)” เพื่อเพิ่มไอคอนให้กับข้อมูลนั้น 　　 2. หากไอคอนที่เพิ่มเข้ามาในตอนนี้ยังไม่เพียงพอต่อความต้องการ ก็สามารถคลิกที่ “Conditional Formatting” ในกลุ่ม “Styles” จากนั้นเลือกคำสั่ง “Manage Rules” ในเมนูแบบดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น เพื่อเปิดหน้าต่าง “Conditional Formatting Rules Manager” ขึ้นมาได้. 　　 3. ในกล่องโต้ตอบนี้ ให้เลือกกฎ “ชุดไอคอน” จากนั้นคลิกที่ “แก้ไขกฎ”. ในกล่องโต้ตอบ “แก้ไขกฎรูปแบบ” ที่ปรากฏขึ้นมา ให้ตั้งค่ากฎต่างๆ เช่น ประเภทและขนาดของค่า เพื่อให้สามารถแสดงไอคอนที่แตกต่างกันได้ 　　 เทคนิคที่ 9 สร้างแผนภูมิที่มีคุณภาพได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรม Excel มีเครื่องมือสำหรับออกแบบแผนภูมิที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว พร้อมสร้างแผนภูมิที่มีคุณภาพสูงได้อย่างง่ายดาย วิธีการใช้งาน: 1. เลือกพื้นที่เซลล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่แท็บ “Insert” แล้วเลือก “Pie Chart” ในกลุ่ม “Charts”. 　　 2. จากนั้นจะมี “เครื่องมือแผนภูมิ” ปรากฏขึ้น ในกลุ่ม “สไตล์แผนภูมิ” ภายใต้แท็บ “การออกแบบ” คุณจะเห็นชุดสีมากมายที่เหมาะสำหรับการใช้งานจริง สามารถเลือกสไตล์ใดก็ได้ตามต้องการ จากนั้นเลือกแบบจัดวางแบบที่ 1 จากกลุ่ม “การจัดวางแผนภูมิ” ก็จะมีการเพิ่มค่าเปอร์เซ็นต์เข้ามาโดยอัตโนมัติ 　　 3. หากต้องการตั้งค่าข้อความบนแผนภูมิประเภทพาย สามารถคลิกขวาที่ข้อความใดข้อความหนึ่งได้ จากนั้นเมนูแบบลอยจะปรากฏขึ้น (มีใน Word และ PowerPoint เช่นกัน) โดยเมนูนี้จะมีคำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุด ซึ่งสามารถใช้ในการตั้งค่าสีตัวอักษรและขนาดตัวอักษรได้ 　　 ในอดีต การสร้างแผนภูมิที่มีความสวยงามและมีคุณภาพสูงแบบนี้ต้องใช้เวลาตั้งค่านานมาก แต่ปัจจุบันสามารถสร้างได้ภายในเวลาไม่ถึง 1 นาทีเลย 　　 เทคนิคที่ 10: การเขียนสูตรอย่างอิสระ ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบใหม่ของ Office ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุดจะถูกจัดไว้ใน “แถบฟังก์ชัน” ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและใช้ฟังก์ชันที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเขียนสูตรได้ แต่สูตรที่มีความยาวมากๆ อาจทำให้การดูในตารางเป็นเรื่องยาก ดังนั้น เพื่อให้การดูและแก้ไขสูตรที่มีความยาวมากๆ ในเซลล์เป็นเรื่องง่ายขึ้น ก็สามารถปรับขนาดช่องสำหรับพิมพ์สูตรในแถบแก้ไขได้ด้วยวิธีต่อไปนี้ 3 วิธี วิธีการใช้งาน: 1. หากต้องการขยายช่องสำหรับพิมพ์สูตรให้มี 3 แถวขึ้นไป หรือต้องการย่อช่องดังกล่าวให้เหลือเพียง 1 แถว สามารถคลิกที่ปุ่มขยายที่อยู่ท้ายแถบแก้ไข หรือกดคีย์ลัด [Ctrl] + [Shift] + [U] ก็ได้. 　　 2. หากต้องการปรับความสูงของกรอบสูตรให้แม่นยำ ให้นำเมาส์ไปวางไว้ที่ด้านล่างของกรอบสูตร จนกระทั่งเครื่องหมายชี้เปลี่ยนเป็นลูกศรสองเส้นแนวตั้ง จากนั้นกดปุ่มซ้ายของเมาส์แล้วลากลูกศรสองเส้นนั้นขึ้นลงไปยังตำแหน่งที่ต้องการ แล้วค่อยปล่อยปุ่มเมาส์ 　　 3. หากต้องการให้ช่องสำหรับพิมพ์สูตรปรับขนาดตัวเองโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เหมาะสมกับจำนวนบรรทัดข้อความในเซลล์ที่กำลังใช้งาน จนถึงความสูงสูงสุด ให้นำเมาส์ไปวางไว้เหนือช่องสำหรับพิมพ์สูตร จนกระทั่งเครื่องหมายเมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองเส้นแนวตั้ง จากนั้นคลิกเมาส์ซ้ายสองครั้ง สร้างตารางข้อมูลที่สวยงามและมีประสิทธิภาพด้วย Excel 　เทคนิคที่ 11: การจัดเรียงข้อมูลตามสี 　แทบทุกคนล้วนชอบสีสันที่สดใส การใช้สีอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพในเอกสาร จะช่วยเพิ่มความน่าสนใจและความอ่านง่ายของเอกสารได้อย่างมาก หากสามารถจัดเรียงและคัดกรองข้อมูลตามสีได้ ก็จะช่วยให้การจัดระเบียบข้อมูลและการค้นหาข้อมูลที่ต้องการทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วย Excel 2007 ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบเซลล์ด้วยตนเองหรือตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ก็สามารถจัดเรียงและคัดกรองข้อมูลได้ตามรูปแบบที่ต้องการ (รวมถึงสีของเซลล์และสีของตัวอักษรด้วย) ต่อไปเรามาดูกันว่าจะจัดเรียงข้อมูลตามสีได้อย่างไร 　　 ในกลุ่ม “สไตล์” ของแท็บ “เริ่มต้น” ให้ใช้ฟีเจอร์ “กำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข” ภายใต้หัวข้อ “กำหนดสีของเซลล์” เพื่อกำหนดสีของเซลล์และสีของตัวอักษรที่แตกต่างกันให้กับพื้นที่เซลล์ใดก็ได้ 　　 2. คลิกที่เซลล์หนึ่งในบริเวณข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “จัดเรียงและกรอง” ในกลุ่ม “แก้ไข” แล้วเลือกคำสั่ง “จัดเรียงแบบกำหนดเอง” จากเมนูที่ปรากฏขึ้นมา 　　 3. ในกล่องโต้ตอบ “การจัดเรียง” ที่ปรากฏขึ้น ให้ระบุคำสำคัญหลัก/รอง วิธีการจัดเรียง และลำดับการจัดเรียง เป็นต้น โดยเพิ่มเงื่อนไขการจัดเรียงทั้งหมด 4 ข้อ เมื่อคลิก “ยืนยัน” ข้อมูลก็จะถูกจัดเรียงตามลำดับสีที่กำหนดไว้ 　　 เทคนิคที่ 12 การคัดกรองข้อมูลตามสี ในเทคนิคก่อนหน้านี้ เราได้เรียนรู้วิธีการจัดเรียงข้อมูลตามสีกันไปแล้ว แล้วจะคัดกรองข้อมูลตามสีได้อย่างไรล่ะ? อย่าเพิ่งรีบนะ คำตอบจะถูกเปิดเผยในเร็วๆ นี้ วิธีการดำเนินการมีดังนี้: 1. ใช้ฟังก์ชัน “Highlight Cells Rules” ซึ่งอยู่ในหมวด “Conditional Formatting” ของแท็บ “Home” เพื่อกำหนดสีของเซลล์และสีของตัวอักษรที่แตกต่างกันให้กับพื้นที่เซลล์ใดก็ได้ 　　 2. คลิกที่เซลล์หนึ่งในบริเวณข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “จัดเรียงและกรอง” ในกลุ่ม “แก้ไข” ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกคำสั่งการกรอง โปรแกรม Excel จะเพิ่มปุ่มสามเหลี่ยมด้านล่างสำหรับการกรองไว้ที่หัวข้อคอลัมน์โดยอัตโนมัติ 　　 3. คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมด้านล่างทางด้านขวาของหัวข้อคอลัมน์ “วันหมดอายุ” จากนั้นเลือกคำสั่ง “กรองตามสี” ในเมนูที่ปรากฏขึ้น แล้วเลือกสีหนึ่งจากรายการ “กรองตามสีของเซลล์” หรือ “กรองตามสีของตัวอักษร” ทางด้านขวา ก็จะสามารถกรองข้อมูลได้แล้ว. 　　 เทคนิคที่ 13 การตั้งค่าสไตล์ของเซลล์ได้อย่างง่ายดาย หากคุณต้องการใช้รูปแบบต่างๆ ในขั้นตอนการป้อนข้อมูลเดียวกัน และต้องการให้เซลล์แต่ละตัวมีรูปแบบที่เหมือนกัน คุณสามารถใช้สไตล์ของเซลล์ได้. สไตล์ของเซลล์คือชุดของคุณสมบัติการจัดรูปแบบที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น แบบอักษรและขนาดตัวอักษร รูปแบบของตัวเลข ขอบเซลล์ และพื้นหลังของเซลล์ ด้วยรูปแบบเซลล์ที่มีอยู่ใน Excel ผู้ใช้ทุกคนจึงสามารถตั้งค่ารูปแบบได้อย่างง่ายดาย วิธีการใช้งานที่ง่ายมีดังนี้: 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งรูปแบบ. 　　 2. ในกลุ่ม “สไตล์” ของแท็บ “เริ่มต้น” ให้คลิกที่ปุ่ม “สไตล์เซลล์”. 　　 3. คลิกที่สไตล์เซลล์ที่ต้องการนำมาใช้ 　　 นอกจากนี้ ยังมีข้อควรทราบเกี่ยวกับหลักการพื้นฐานอย่างหนึ่ง นั่นก็คือ รูปแบบของเซลล์จะขึ้นอยู่กับธีมของเอกสารที่ถูกกำหนดไว้สำหรับสมุดงานทั้งหมด เมื่อสลับไปยังหัวข้อเอกสารอื่น รูปแบบของเซลล์จะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เข้ากับหัวข้อเอกสารใหม่ 　　 เทคนิคที่ 14: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะเห็นหัวข้อของแต่ละตารางได้เสมอ เพื่อให้การอ่านข้อมูลในตารางขนาดใหญ่เป็นไปได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น Excel จึงมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากอยู่ นั่นก็คือการแปลงพื้นที่ข้อมูลให้กลายเป็นตาราง ซึ่งจะช่วยให้สามารถมองเห็นหัวข้อของแต่ละตารางได้อย่างชัดเจนตลอดเวลาขณะอ่านข้อมูลในตารางนั้น 　　 1. เลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการแปลงเป็นตาราง จากนั้นคลิกที่แท็บ “Insert”。 　　 2. ในกลุ่ม “ตาราง” ให้คลิกที่ปุ่ม “ตาราง” เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ “สร้างตาราง” จากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมาย “ตารางมีหัวข้อ” แล้วคลิก “ยืนยัน” 　　 3. เมื่อสร้างตารางเสร็จแล้ว ให้ใช้การเลื่อนตารางขึ้นลง เพื่อให้สามารถมองเห็นหัวข้อของตารางได้ตลอดเวลา โดยหัวข้อเดิมจะปรากฏอยู่ในตำแหน่งของหัวคอลัมน์ (แน่นอนว่าเคอร์เซอร์ต้องอยู่ภายในตารางด้วย จึงจะสามารถมองเห็นหัวคอลัมน์ได้เมื่อลากแถบเลื่อน) 　　 มีเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ มาแบ่งปันครับ นั่นก็คือการ “นำรูปแบบตารางมาใช้กับพื้นที่ข้อมูลธรรมดาๆ” ก็สามารถเปลี่ยนพื้นที่ข้อมูลนั้นให้กลายเป็นตารางใน Excel ได้เช่นกันครับ. 　　 เทคนิคที่ 15 การรวบรวมข้อมูลในตาราง หลังจากสร้างตารางใน Excel แล้ว ก็สามารถจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลในตารางนั้นได้อย่างอิสระ โดยไม่ต้องพึ่งพาข้อมูลที่อยู่ภายนอกตารางนั้น สามารถรวบรวมข้อมูลในตาราง Excel ได้อย่างรวดเร็ว โดยการแสดงแถวสรุปไว้ท้ายตาราง จากนั้นใช้ฟังก์ชันต่างๆ ที่มีอยู่ในรายการแบบดรอปดาวน์ของเซลล์ในแถวสรุปนั้น ขั้นตอนการดำเนินการมีดังนี้: 1. คลิกที่ตำแหน่งใดก็ได้ในตาราง Excel จากนั้น “เครื่องมือตาราง” จะพร้อมใช้งาน และจะมีแท็บ “การออกแบบ” ปรากฏขึ้นมา 　　 2. ในกลุ่ม “ตัวเลือกสไตล์ตาราง” บนแท็บ “ออกแบบ” ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย “แถวสรุป” 　　 3. ในขณะนี้ จะมีแถวสรุปปรากฏอยู่ด้านล่างของตาราง โดยในเซลล์ทางด้านซ้ายสุดจะแสดงคำว่า “สรุป” 　　 4. ในแถวสรุปผล ให้คลิกที่เซลล์ที่ต้องการจะคำนวณค่าสรุป จากนั้นเลือกฟังก์ชันที่ต้องการจากรายการที่ปรากฏขึ้น เช่น การบวก การหาค่าเฉลี่ย เป็นต้น 　　 หากคุณเรียนรู้เทคนิค 15 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น ฉันเชื่อว่าทักษะการใช้ Excel ของคุณจะพัฒนาขึ้นอย่างรวดเร็ว คุณจะสามารถจัดการกับตารางต่างๆ ได้อย่างคล่องแคล่วมากขึ้น และสามารถรักษาความถูกต้องและความสวยงามของข้อมูลได้ในขณะที่ใช้แรงงานน้อยที่สุด ■