【เครื่องมือฝึกอบรมด้านความปลอดภัย】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, การจัดการเวลา, หลัก 80/20! (คลาสสิกสุดๆ)

Thread Content

▌1. วิธีการวิเคราะห์ SWOT: Strengths: จุดแข็ง Weaknesses: จุดอ่อน Opportunities: โอกาส Threats: ภัยคุกคาม ความหมาย: ช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์โดยรวมได้อย่างชัดเจน วิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนด้านทรัพยากรของตนเอง รวมถึงโอกาสที่สภาพแวดล้อมมอบให้ และป้องกันความเสี่ยงและภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของเรา ▌ข้อสอง กฎเกณฑ์ของวัฏจักร PDCA ขั้นตอน Plan: การกำหนดเป้าหมายและแผนการ ； ทำ: ดำเนินการตามแผน จัดระเบียบการปฏิบัติงาน ； ตรวจสอบ: ตรวจสอบจุดสำคัญในกระบวนการและผลลัพธ์สุดท้าย ； การดำเนินการ: แก้ไขความผิดเพี้ยน ทำให้ผลลัพธ์มีมาตรฐาน กำหนดเป้าหมายใหม่ และจัดทำแผนสำหรับรอบถัดไป ความหมาย: งานแต่ละอย่างล้วนเป็นวัฏจักร PDCA ซึ่งต้องมีการวางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบผลลัพธ์ และปรับปรุงให้ดีขึ้น ก่อนจะเข้าสู่วัฏจักรถัดไป มีเพียงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเท่านั้น ที่จะทำให้เกิดการพัฒนาอย่างมีคุณภาพ และทำให้งานแต่ละอย่างสมบูรณ์แบบขึ้น รวมถึงช่วยให้ชีวิตของเราดีขึ้นด้วย ▌สาม วิธี 6W2H อะไร: เนื้อหาของงานและเป้าหมายที่ต้องการบรรลุ ； ทำไม: เหตุผลที่ต้องทำงานนี้ ； ใคร: บุคคลที่เข้าร่วมในการทำงานนี้โดยตรง รวมถึงผู้รับผิดชอบ ； เมื่อไหร่: ทำงานในเวลาใด ช่วงเวลาไหน ； ที่ไหน: สถานที่ที่มีการทำงาน ； Which: วิธีหรือแนวทางใด ； วิธีการ: ใช้วิธีไหนในการทำ ； เท่าไหร่: ต้องใช้ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่? ความหมาย: ไม่ว่าจะทำงานอะไรก็ตาม ควรเริ่มต้นด้วยการคิดในรูปแบบ 6W2H ซึ่งจะช่วยให้เราจัดระเบียบความคิดได้อย่างเป็นระบบ และหลีกเลี่ยงการทำสิ่งต่างๆ อย่างไร้แบบแผน รายงานของเราก็ควรใช้หลัก 6W2H เช่นกัน เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการเขียนและอ่านรายงาน ▌สี่ หลักการ SMART Specific คือ ต้องเป็นรายละเอียดที่ชัดเจน ； Measurable สามารถวัดได้ ； Attainable สามารถบรรลุได้ ； Relevant ที่เกี่ยวข้อง ； อิงตามเวลา เกี่ยวข้องกับเวลา ； ความหมาย: เมื่อผู้คนกำหนดเป้าหมายในการทำงานหรือเป้าหมายของงานต่างๆ ควรพิจารณาดูว่าเป้าหมายเหล่านั้นมีลักษณะ SMART หรือไม่ มีเพียงแผนที่มีลักษณะ SMART เท่านั้นที่จะสามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถช่วยให้แน่ใจได้ว่าแผนนั้นจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้จริง ขอระบุเพิ่มเติมว่า มีผู้อธิบายหลักการนี้ในลักษณะนี้ด้วย: “S” หมายถึงความเฉพาะเจาะจง (Specific) กล่าวคือ การประเมินผลการทำงานควรมุ่งเน้นไปที่ตัวชี้วัดการทำงานที่เฉพาะเจาะจง ไม่สามารถประเมินแบบคร่าวๆ ได้ ； M หมายถึง “สามารถวัดได้” (Measurable) กล่าวคือ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานนั้นเป็นตัวเลขหรือสามารถแสดงออกในรูปแบบพฤติกรรมได้ และมีข้อมูลหรือสถิติที่สามารถนำมาใช้ในการตรวจสอบตัวชี้วัดเหล่านี้ได้ ； A หมายถึงสิ่งที่สามารถบรรลุได้ (Attainable) กล่าวคือ เป็นตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่สามารถทำให้เป็นจริงได้ด้วยการพยายาม โดยหลีกเลี่ยงการตั้งเป้าหมายที่สูงเกินไปหรือต่ำเกินไป ； R หมายถึงความเป็นจริง (realistic) ซึ่งหมายความว่าตัวชี้วัดผลการดำเนินงานนั้นเป็นสิ่งที่มีอยู่จริง และสามารถพิสูจน์หรือสังเกตได้ ； T หมายถึงมีข้อจำกัดด้านเวลา (time bound) โดยเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้ ▌ห้า. การจัดการเวลา – สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน
A. สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน: ปัญหาที่ต้องแก้ไขโดยเร็ว งานที่มีกำหนดเวลาชัดเจน งานที่ถ้าคุณไม่ทำ คนอื่นก็ไม่สามารถทำแทนได้
B. สิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: การเตรียมความพร้อม มาตรการป้องกัน การกำหนดค่านิยม การวางแผน การสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น การพัฒนาความสามารถของตนเอง
C. สิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: เรื่องที่ก่อให้เกิดความรบกวน เช่น โทรศัพท์ จดหมาย รายงานต่างๆ การประชุม งานที่ต้องทำโดยเร็ว สิ่งที่ตรงกับความคาดหวังของผู้อื่น
D. สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: งานที่ไร้ประโยชน์ จดหมายโฆษณา โทรศัพท์ กิจกรรมที่ใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ การรอคอย เป็นต้น
ลำดับความสำคัญ = ความสำคัญ × ความเร่งด่วน เมื่อจัดการเวลา ควรพิจารณาลำดับความสำคัญของแต่ละสิ่ง และเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ เหมือนกับการเล่นเปียโน. เราควรมีความสามารถในการมองไปข้างหน้า และป้องกันปัญหาก่อนที่มันจะเกิดขึ้น หากเรายังคงมัวแต่รีบแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ก็จะทำให้เราต้องรับมือกับปัญหาต่างๆ อยู่เสมอ ▌หก. วิธีการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย หรือที่เรียกว่า Work Breakdown Structure วิธีการแบ่งงานด้วย WBS คือ จากเป้าหมายไปสู่งานต่างๆ และกิจกรรมต่างๆ หลักการในการแบ่งงานด้วย WBS คือ การแบ่งเป้าหมายหลักออกเป็นส่วนย่อยๆ ทีละขั้นตอน โดยงานหรือกิจกรรมในระดับล่างสุดสามารถมอบหมายให้บุคคลต่างๆ ไปดำเนินการได้โดยตรง ； โดยหลักการแล้ว แต่ละงานจะต้องถูกแบ่งย่อยจนไม่สามารถแบ่งต่อไปได้อีก วิธีการแบ่งงานตาม WBS: การสื่อสารอย่างเพียงพอทั้งจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน ； สื่อสารกันแบบตัวต่อตัว ； การอภิปรายกลุ่ม มาตรฐานในการแบ่ง WBS: โครงสร้างของกิจกรรมหลังจากการแบ่งแล้วต้องชัดเจน ； ในแง่ของตรรกะแล้ว จะก่อให้เกิดกิจกรรมขนาดใหญ่ขึ้นมา ； รวมองค์ประกอบสำคัญทั้งหมดไว้ด้วยกัน รวมถึงเป้าหมายชั่วคราวและจุดตรวจสอบด้วย ； กิจกรรมทั้งหมดได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ความหมาย: การเรียนรู้ที่จะแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ นั้นมีความสำคัญมาก เพราะเมื่อคุณสามารถแบ่งงานออกได้อย่างละเอียด คุณจะสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องทำได้อย่างชัดเจน และสามารถทำงานได้อย่างมีระเบียบ รวมถึงสามารถวางแผนเวลาของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ▌7. หลักการ 70/20 ของบาเล่: “ผลลัพธ์รวม 80% เกิดจากเวลาที่ใช้ไปเพียง 20% เท่านั้น” ” หลักการในการจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ นั้น อิงจากหลัก “ส่วนน้อยที่มีความสำคัญ และส่วนมากที่ไม่สำคัญ” ยกตัวอย่างเช่น ยอดขาย 80% มาจากลูกค้าเพียง 20% เท่านั้น ； โทรศัพท์ 80% มาจากเพื่อนเพียง 20% เท่านั้น ； 80% ของปริมาณการผลิตทั้งหมดมาจากผลิตภัณฑ์เพียง 20% เท่านั้น ； 80% ของความมั่งคั่งอยู่ในมือของคน 20% สิ่งนี้สอนให้เรารู้ว่า ในการทำงาน เราควรมุ่งเน้นไปที่ปัญหาหลัก และต้องสามารถจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ที่ซับซ้อนได้ เพื่อนำทรัพยากรไปใช้กับสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด.