เนื้อหาสาระ | แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศในห้องปฏิบัติการที่จำเป็นต้องทำ: 25 โมดูลหลักของระบบ LIMS

Thread Content

LIMS (Laboratory Information Management System) คือระบบการจัดการข้อมูลในห้องปฏิบัติการ โดยเป็นการจัดการองค์ประกอบต่างๆ เช่น กระบวนการตรวจสอบตัวอย่าง ข้อมูลการวิเคราะห์และรายงานผล ทรัพยากรของห้องปฏิบัติการ และข้อมูลของลูกค้า เป็นต้น ภายใต้มาตรฐานการจัดการห้องปฏิบัติการที่กำหนดไว้ เพื่อสร้างระบบคุณภาพที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของห้องปฏิบัติการ และช่วยให้สามารถจัดการห้องปฏิบัติการได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านระบบสารสนเทศ เป็นแพลตฟอร์มสำหรับช่วยให้ห้องปฏิบัติการสามารถยกระดับคุณภาพการวิเคราะห์ กำหนดมาตรฐานในการตรวจสอบตัวอย่าง และลดต้นทุนการทดลอง เพื่อมอบบริการที่ยอดเยี่ยมให้แก่ลูกค้า บทความนี้จะแนะนำฟังก์ชันพื้นฐานบางอย่างของระบบ LIMS ให้ทุกท่านได้รู้จัก 1. การยื่นคำขอทดสอบ การยื่นคำขอทดสอบถือเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดการธุรกิจของ LIMS โดยปกติแล้ว ลูกค้าจะเป็นผู้ยื่นคำขอทดสอบผ่าน LIMS โดยตรง หรืออาจมีฝ่ายบริการของห้องปฏิบัติการช่วยเหลือลูกค้าในการกรอกแบบฟอร์มคำขอทดสอบแทนก็ได้ LIMS ควรบันทึกข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับลูกค้าที่ขอให้มีการทดสอบ (ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในหรือลูกค้าภายนอก) ข้อมูลเกี่ยวกับตัวอย่างที่นำมาทดสอบ รวมถึงข้อกำหนดในการทดสอบและข้อกำหนดพิเศษต่างๆ ด้วย ลูกค้าที่ยื่นขอการตรวจสอบจะต้องเป็นลูกค้าที่ได้รับอนุญาตในระบบ LIMS เท่านั้น ระบบยังสามารถบันทึกข้อมูลที่กรอกลงไป ผู้ที่กรอกข้อมูล และเวลาที่กรอกข้อมูลได้อีกด้วย และควรรองรับการส่งออกและการพิมพ์แบบฟอร์มในรูปแบบกระดาษด้วย. LIMS ที่มีความทันสมัยสามารถรองรับวิธีการกรอกแบบฟอร์มขอได้หลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลเข้ามา การกรอกแบบฟอร์มขอทำการทดสอบผ่านอินเทอร์เน็ต หรือการสั่งให้มีการทดสอบโดยตรงจากระบบสารสนเทศของธุรกิจอื่นๆ เป็นต้น 2. การประเมินสัญญาและการรับตัวอย่าง หลังจากที่เจ้าหน้าที่ในห้องปฏิบัติการได้รับคำขอทดสอบจากลูกค้าพร้อมตัวอย่างแล้ว ก็จะทำการประเมินสัญญาผ่านระบบ LIMS เพื่อตรวจสอบว่าตัวอย่างที่ส่งมานั้นมีความแตกต่างจากที่ระบุไว้ในคำขอหรือไม่ 3. การจัดสรรและมอบหมายงานตรวจสอบ: LIMS ควรสามารถจัดสรรงานตรวจสอบให้กับเจ้าหน้าที่หรือทีมงานที่เหมาะสมได้โดยอัตโนมัติ โดยอาศัยการระบุหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานตรวจสอบนั้น รวมถึงสิทธิ์ในการดำเนินการตรวจสอบด้วย สำหรับผู้ใช้พิเศษ ก็สามารถมอบหมายงานตรวจสอบให้ทำด้วยวิธีการจัดสรรแบบมืออาชีพได้เช่นกัน 4. การบันทึกผลการตรวจสอบ หมายถึงกระบวนการนำผลการตรวจสอบของตัวอย่างมาบันทึกลงในระบบ LIMS ในรูปแบบต่างๆ หลังจากที่การตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนการบันทึกผลการตรวจเป็นขั้นตอนสำคัญของ LIMS LIMS ที่ทันสมัยจะมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากมาย เพื่อช่วยเหลือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบในการทำการทดสอบ การบันทึกผลลัพธ์ และช่วยให้สามารถควบคุมคุณภาพได้ดียิ่งขึ้น 5. การคำนวณแบบอัตโนมัติ – วิธีการทดสอบจะถูกบันทึกไว้ใน LIMS โดยเจ้าหน้าที่ตรวจสอบเพียงแค่ป้อนผลการทดสอบจากเครื่องมือเข้าไปก็สามารถคำนวณผลลัพธ์สุดท้ายได้เลย 6. การรวบรวมข้อมูลจากเครื่องมือนั้นทำได้อัตโนมัติ โดยจะนำข้อมูลผลลัพธ์ที่เครื่องมือส่งออกมา รวมถึงแผนภูมิการทดสอบต่างๆ และบันทึกข้อมูลดั้งเดิมเข้าไปใน LIMS โดยตรง ซึ่งจะช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำการทดสอบ และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ด้วย 7. ผลลัพธ์ในรูปแบบต่างๆ รวมถึงข้อมูลบันทึกเดิมสามารถเก็บไว้ได้ผ่าน LIMS นอกจากนี้ยังสามารถเก็บไฟล์ผลลัพธ์ที่ไม่ใช่ข้อมูลดิบได้อีกมากมาย เช่น รูปภาพ กราฟิก แผนภูมิผลการทดลอง เป็นต้น 8. การปรับแก้ผลลัพธ์โดยใช้ตัวอย่างสำหรับควบคุมคุณภาพ ระบบ LIMS หลายระบบมีการนำแนวคิดเรื่อง “กลุ่มตัวอย่างที่ถูกทดสอบร่วมกัน” เข้ามาใช้ โดยจะใช้อุปกรณ์และวิธีการวิเคราะห์เดียวกันกับตัวอย่างหลายตัวในกลุ่มเดียวกัน เช่น การวัดปริมาณสารต่างๆ โดยใช้เครื่อง ICP ที่มีฟังก์ชันการใส่ตัวอย่างอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสามารถเติมตัวอย่างควบคุมคุณภาพลงไปในแต่ละชุดตัวอย่างได้ จากนั้นก็นำผลการตรวจสอบตัวอย่างควบคุมคุณภาพมาใช้ในการปรับแก้ผลการตรวจสอบของตัวอย่างในชุดนั้น หากผลการตรวจสอบตัวอย่างควบคุมคุณภาพอยู่นอกช่วงที่กำหนดไว้ ก็จะถือว่าผลการตรวจสอบของตัวอย่างทั้งชุดนั้นไม่ถูกต้อง และจำเป็นต้องมีการปรับเครื่องมือใหม่ และทำการทดสอบใหม่อีกครั้ง 9. ดูวิธีการตรวจสอบ และ SOPLIMS สามารถเชื่อมโยงกับคู่มือการทดสอบที่เกี่ยวข้อง เช่น คู่มือการใช้เครื่องมือ และเอกสารวิธีการทดสอบได้ ในระหว่างการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดที่ยังมีผลบังคับใช้อยู่ของเอกสารทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก 10. ขั้นตอนการทดสอบ หากการทดสอบในห้องปฏิบัติการบางอย่างต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายคน และต้องดำเนินการผ่านหลายขั้นตอน หากการทดสอบใดๆ ต้องมีขั้นตอนมากมาย เช่น การเตรียมตัวอย่าง การชั่งน้ำหนัก การย่อยสลายตัวอย่าง การปรับปริมาณตัวอย่างให้เหมาะสม และการนำตัวอย่างไปทดสอบในเครื่องมือ ขั้นตอนเหล่านี้อาจถูกดำเนินการโดยผู้ปฏิบัติงานคนละคนกัน ในกรณีเช่นนี้ สามารถใช้ LIMS เพื่อกำหนดขั้นตอนการทดสอบได้ โดยสามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ เช่น เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน และชื่อของผู้ปฏิบัติงานไว้อย่างละเอียด 11. การติดตามการแก้ไขข้อมูล ระบบ LIMS ที่ดีควรมีฟังก์ชันสำหรับการติดตามการแก้ไขข้อมูล โดยระบบควรบันทึกชื่อของผู้ที่ป้อนหรือแก้ไขข้อมูล รวมถึงเวลาที่มีการดำเนินการดังกล่าว เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ 12. การตรวจสอบข้อมูลและรายงาน ผู้ที่รับผิดชอบในการตรวจสอบข้อมูลและรายงานจะใช้ LIMS เพื่อตรวจสอบข้อมูลการทดลองและรายงานผลการทดสอบ LIMS ที่ดีควรมีฟังก์ชันสำหรับสร้างรายงานโดยอัตโนมัติ นอกจากที่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลและรายงานจะสามารถดูและตรวจสอบผลการทดสอบได้แล้ว ยังควรสามารถดูข้อมูลด้านคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทดสอบได้อีกด้วย เช่น อุปกรณ์ที่ใช้ในการทดสอบ มาตรฐานที่ใช้ และข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ผู้ทำการทดสอบ เป็นต้น การตรวจสอบรายงานข้อมูลและผลการทดสอบจำเป็นต้องมีการยืนยันด้วยวิธีการที่ปลอดภัย เช่น การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานมีอำนาจตามกฎหมายจริง 13. การจัดการตัวอย่าง การจัดการตัวอย่างเป็นส่วนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งใน LIMS LIMS ควรบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับตัวอย่างตั้งแต่ช่วงที่ตัวอย่างมาถึงห้องปฏิบัติการ ไปจนถึงช่วงที่การตรวจสอบเสร็จสิ้น รวมถึงช่วงที่ผู้ใช้นำตัวอย่างกลับไป หรือห้องปฏิบัติการทำลายตัวอย่างนั้นด้วย เมื่อตัวอย่างเข้าสู่ห้องปฏิบัติการ ผู้ใช้สามารถบันทึกเวลาที่ตัวอย่างมาถึง สถานะปัจจุบันของตัวอย่าง รวมถึงว่าตัวอย่างมีความแตกต่างจากเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่ได้ LIMS ควรใช้บาร์โค้ดหรือวิธีอื่นๆ เพื่อระบุตัวตนของตัวอย่าง และต้องทำให้การระบุตัวตนของตัวอย่างมีความเฉพาะเจาะจง เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งต่อและค้นหาตัวอย่างตลอดกระบวนการตรวจสอบ LIMS ควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและสภาพการเก็บรักษาตัวอย่าง หากเป็นไปได้ ควรมีการจัดสรรตำแหน่งเก็บที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ โดยการระบุคุณสมบัติของตัวอย่าง เช่น ชนิดของวัสดุ เป็นต้น การรับและคืนตัวอย่างที่ใช้ในการทดลองควรมีการบันทึกไว้ใน LIMS โดยสามารถทำการรับและคืนตัวอย่างได้ผ่านการสแกนบาร์โค้ด สำหรับตัวอย่างที่ต้องนำไปจัดการหลังจากหมดอายุการเก็บรักษา ระบบควรบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดการ และวันที่จัดการตัวอย่างนั้นไว้ด้วย 14. การจัดการงานที่แบ่งให้ผู้อื่นทำ เมื่อห้องปฏิบัติการจำเป็นต้องแบ่งงานการตรวจสอบให้ผู้อื่นทำ เนื่องจากเหตุผลที่ไม่คาดคิดหรือเหตุผลอื่นๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง LIMS จำเป็นต้องมีระบบในการควบคุมและจัดการงานดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนอื่น นอกเหนือจากกรณีที่ลูกค้าระบุผู้รับเหมาย่อยโดยเฉพาะแล้ว หน่วยงานหรือห้องปฏิบัติการที่รับหน้าที่ตรวจสอบในนามของห้องปฏิบัติการนี้ จะต้องเป็นห้องปฏิบัติการที่ได้รับการประเมินและรับรองจากห้องปฏิบัติการนี้เองเท่านั้น จำเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูลของห้องปฏิบัติการที่ได้รับการมอบหมายให้ทำงานแทนไว้ใน LIMS ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถในการทดสอบ ระบบคุณภาพ ใบรับรองต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลการติดต่อด้วย หากจำเป็น LIMS ยังสามารถเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ข้อตกลงการจ้างงานให้บุคคลภายนอก และบันทึกการตรวจสอบผู้รับเหมาได้อีกด้วย เมื่อ LIMS ทำการแบ่งส่วนตัวอย่าง ควรสามารถสร้างใบสมัครขอแบ่งส่วนตัวอย่างได้ และเมื่อส่งข้อมูลออกมา ควรรักษาความลับของข้อมูลลูกค้าไว้ด้วย LIMS ควรมีฟังก์ชันสำหรับติดตามตัวอย่างที่ส่งให้ผู้รับเหมา โดยรวมถึงวันที่ส่งตัวอย่างด้วย หากส่งตัวอย่างทางไปรษณีย์ ก็สามารถติดตามตัวอย่างได้ผ่านหมายเลขใบแจ้งหนี้ไปรษณีย์ เมื่อห้องปฏิบัติการที่ทำหน้าที่ตรวจสอบได้จัดทำรายงานผลการตรวจสอบเสร็จแล้ว ห้องปฏิบัติการก็สามารถบันทึกผลการตรวจสอบนั้นลงในระบบ LIMS ได้ นอกจากนี้ หากจำเป็น ก็สามารถบันทึกสำเนารายงานในรูปแบบสแกนหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ห้องปฏิบัติการจัดทำขึ้นมาไว้ในระบบได้อีกด้วย 15. การจัดการบุคลากร ใน LIMS การจัดการบุคลากรไม่ได้มีความครอบคลุมเท่ากับระบบจัดการทรัพยากรบุคคล แม้ว่าจะมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบุคลากรอยู่บ้าง แต่การจัดการบุคลากรใน LIMS ควรเน้นไปที่การจัดการด้านความสามารถในการทดสอบ การฝึกอบรม และการมอบอำนาจให้แก่บุคลากรมากกว่า LIMS ควรสามารถจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร เช่น ไฟล์ข้อมูลทางเทคนิค ประวัติการศึกษา คุณสมบัติที่จำเป็น และคำอธิบายหน้าที่การงานในปัจจุบันได้ กระบวนการฝึกอบรมบุคลากรเป็นกระบวนการที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยการฝึกอบรมประกอบด้วยการวางแผนการฝึกอบรม การดำเนินการฝึกอบรม และการประเมินผลการฝึกอบรม ห้องปฏิบัติการสามารถใช้ระบบ LIMS เพื่อเลือกแผนการฝึกอบรมที่เหมาะสมกับงานตรวจสอบในปัจจุบันและงานที่คาดว่าจะมีในอนาคต และยังสามารถประเมินและปรับเปลี่ยนแผนการฝึกอบรมนั้นตามสถานการณ์จริงได้อีกด้วย ห้องปฏิบัติการสามารถแจ้งให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมทราบผ่านระบบ LIMS และสามารถส่งเอกสารและสื่อการสอนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมผ่านระบบได้เช่นกัน ผู้เข้ารับการฝึกอบรมก็สามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการฝึกอบรมผ่าน LIMS เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมของการฝึกอบรมได้เช่นกัน LIMS ควรมีฟังก์ชันเสริมต่างๆ เช่น การแสดงผลการประเมินความรู้หลังการฝึกอบรม และการจัดเก็บเอกสารการฝึกอบรมด้วย LIMS ควรจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้งานไว้ และใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการควบคุมกระบวนการต่างๆ เช่น หากผู้ที่มีสิทธิ์ลงนามไม่ได้รับการอนุญาตจากระบบ ก็จะไม่สามารถออกรายงานผลการตรวจได้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบไม่สามารถทำการทดลองนั้นได้ หากไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้วิธีการและเครื่องมือในการทดสอบนั้น 16. การจัดการเครื่องมือและอุปกรณ์วัดใน LIMS การจัดการเครื่องมือและอุปกรณ์วัดใน LIMS นั้นก็แตกต่างจากระบบการจัดการสินทรัพย์ถาวรที่เราคุ้นเคยกันด้วยเช่นกัน มันแบ่งออกเป็นการจัดการข้อมูลแบบสถิต และการจัดการข้อมูลแบบไดนามิก การจัดการอุปกรณ์ในสภาพสงบ ประกอบด้วยการจัดการข้อมูลพื้นฐานของอุปกรณ์ การจัดการอุปกรณ์เสริม และการดูแลรักษาพารามิเตอร์ทางเทคนิคของอุปกรณ์ เป็นต้น การจัดการอุปกรณ์แบบไดนามิก ประกอบด้วย การตรวจสอบอุปกรณ์เป็นระยะๆ การบำรุงรักษาอุปกรณ์ในชีวิตประจำวัน การปรับเทียบอุปกรณ์ การตรวจสอบคุณภาพของอุปกรณ์ แผนการติดตามแหล่งที่มาของค่าวัด และการจัดการสถานะของอุปกรณ์ เป็นต้น การจัดการอุปกรณ์วัดแบบเรียลไทม์ ช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและผู้จัดการในห้องปฏิบัติการสามารถทราบสถานะของอุปกรณ์ได้ตลอดเวลา ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลการตรวจสอบจะมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือ 17. การจัดการสารเคมีที่ใช้ในการทดสอบ วัสดุมาตรฐาน และผู้จัดหาสินค้า โดยปกติแล้ว กระบวนการจัดซื้อสารเคมีที่ใช้ในการทดสอบและวัสดุมาตรฐานนั้น จะไม่ได้รับการจัดการผ่านระบบ LIMS แต่จำเป็นต้องมีการควบคุมผู้จัดหาสารเคมีและสารมาตรฐานเหล่านี้ด้วย จำเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูลของผู้จัดหาสินค้าที่ได้รับการรับรองจากห้องปฏิบัติการไว้ใน LIMS เช่น ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ รายชื่อสารเคมีและสารมาตรฐานที่ผู้จัดหานั้นจัดหามาให้ เป็นต้น สำหรับชุดสารเคมีที่สั่งซื้อมาแต่ละชุด จะต้องมีการบันทึกข้อมูลของผู้จัดหาไว้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ LIMS ยังต้องจัดการเรื่องการเก็บรักษาสารเคมีและสินค้าคงคลังด้วย สำหรับสารเคมีและวัสดุมาตรฐานที่ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อผลการทดสอบ LIMS ควรบันทึกข้อมูล เช่น หมายเลขชุดของสารเคมีที่ใช้ ในทุกครั้งที่มีการทดสอบ โดยการป้อนข้อมูลหรือสแกนบาร์โค้ด 18. การจัดการวิธีการทดสอบ LIMS ควรมีระบบควบคุมเวอร์ชันของวิธีการทดสอบอย่างเข้มงวด โดยการอัปเดตและควบคุมเวอร์ชันของวิธีการทดสอบใน LIMS เพื่อให้มั่นใจว่าวิธีการทดสอบที่ใช้ในห้องปฏิบัติการนั้นเป็นวิธีการที่ถูกต้องและมีผลบังคับใช้อยู่ในปัจจุบัน 19. การจัดการด้านสิ่งอำนวยความสะดวกและสภาพแวดล้อม เมื่อเทคโนโลยีมีความก้าวหน้ามากขึ้นเรื่อยๆ ห้องปฏิบัติการจำนวนมากก็เริ่มใช้อุปกรณ์วัดอุณหภูมิและความชื้นที่สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลได้ รวมถึงอุปกรณ์สำหรับวัดระดับการรบกวนทางแม่เหล็กไฟฟ้า รังสี และระดับการสั่นสะเทือนในสภาพแวดล้อมการทดลองด้วย ด้วยการผสมผสานระหว่าง LIMS กับอุปกรณ์ที่ใช้ในการตรวจสอบสภาพแวดล้อมในห้องปฏิบัติการแบบเรียลไทม์ เราจึงสามารถตรวจสอบและวิเคราะห์สภาพแวดล้อมในห้องปฏิบัติการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงสภาพแวดล้อมเข้ากับอุปกรณ์และงานทดสอบต่างๆ ได้อีกด้วย โดยสามารถกำหนดค่าเกณฑ์สำหรับสภาพแวดล้อมไว้ได้ และเมื่อสภาพแวดล้อมเกินค่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ LIMS ก็จะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ทำการทดสอบได้ รับประกันความแม่นยำและความถูกต้องของผลการทดสอบ 20. การจัดการเอกสาร: LIMS ควรมีหน้าที่จัดการเอกสารทางเทคนิคของห้องปฏิบัติการ เอกสารด้านคุณภาพ มาตรฐานการตรวจสอบ ข้อกำหนดด้านการปรับเทียบ รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย โดยต้องสามารถควบคุมและติดตามกระบวนการต่างๆ ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การเผยแพร่เอกสาร การแก้ไขเอกสาร ไปจนถึงการตรวจสอบเอกสารได้ การสร้างโครงสร้างไดเรกทอรีและการจัดหมวดหมู่ ช่วยให้สามารถควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ได้ สามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างอิสระ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขการค้นหาตามที่ต้องการ หรือค้นหาแบบคลุมเครือก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์ไฟล์ที่ค้นหาได้ออกมาได้อีกด้วย. สามารถเพิ่มหรือลบไฟล์ได้ มีการทำเครื่องหมายไว้สำหรับไฟล์ที่ถูกลบ (ยกเลิก) พร้อมทั้งมีหมายเหตุอธิบายเหตุผลในการลบด้วย สามารถบันทึกสถานะการแจกจ่ายเอกสารได้ เมื่อไฟล์ใกล้จะหมดอายุหรือเกินกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ ระบบจะแจ้งเตือนผู้ดูแลไฟล์ให้ดำเนินการตามที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ 21. การควบคุมคุณภาพในห้องปฏิบัติการ การควบคุมคุณภาพในห้องปฏิบัติการคือมาตรการที่ใช้เพื่อควบคุมข้อผิดพลาดในผลการวิเคราะห์ให้อยู่ในขอบเขตที่ยอมรับได้ ในแง่ของหลักการแบบดั้งเดิม เราจะควบคุมคุณภาพของห้องปฏิบัติการโดยการควบคุมคุณภาพภายในห้องปฏิบัติการ และการเปรียบเทียบคุณภาพระหว่างห้องปฏิบัติการต่างๆ ในห้องปฏิบัติการ การควบคุมคุณภาพโดยทั่วไปจะประกอบด้วยการทำการทดลองกับตัวอย่างที่ไม่มีสารปนเปื้อน การตรวจสอบเส้นโค้งการปรับค่า การปรับค่าอุปกรณ์วัด การวิเคราะห์ตัวอย่างที่ทำซ้ำกัน การวิเคราะห์ตัวอย่างที่มีการเติมสารปนเปื้อนเข้าไป และการใช้แผนภูมิควบคุมคุณภาพ เป็นต้น การเปรียบเทียบระหว่างห้องปฏิบัติการ ประกอบด้วยการส่งตัวอย่างมาตรฐานไปให้ห้องปฏิบัติการต่างๆ เพื่อประเมินผลการวิเคราะห์ การทดสอบวิธีการวิเคราะห์ร่วมกัน และการใช้ตัวอย่างที่มีการเข้ารหัสเพื่อทำการตรวจสอบ เป็นต้น มันเป็นวิธีการสำคัญในการค้นหาและขจัดข้อผิดพลาดเชิงระบบที่เกิดขึ้นระหว่างห้องปฏิบัติการต่างๆ สามารถควบคุมคุณภาพในห้องปฏิบัติการได้ผ่าน LIMS การจัดการด้านควบคุมคุณภาพโดย LIMS นั้นแสดงออกมาในสองแง่มุม ได้แก่ การจัดการกับตัวอย่างที่นำมาทดสอบอย่างมีแผน มีเป้าหมาย และมีความเฉพาะเจาะจง รวมถึงการทดสอบเปรียบเทียบภายในห้องปฏิบัติการและระหว่างห้องปฏิบัติการต่างๆ ด้วย อีกแง่มุมหนึ่งคือการจัดการกับตัวอย่างสำหรับการควบคุมคุณภาพในกระบวนการตรวจสอบประจำวัน รวมถึงการปรับเทียบเครื่องมือวัด การทำแผนภูมิแสดงแนวโน้มของผลการตรวจสอบ และแผนภูมิควบคุมต่างๆ ด้วย 22. การจัดการกิจกรรมด้านคุณภาพในห้องปฏิบัติการ กิจกรรมด้านคุณภาพประจำวันในห้องปฏิบัติการสามารถจัดการได้ผ่านระบบ LIMS เช่น การประเมินการจัดการ การประเมินภายใน มาตรการแก้ไข มาตรการป้องกัน การควบคุมงานตรวจสอบความไม่สอดคล้อง เป็นต้น กิจกรรมด้านคุณภาพเหล่านี้สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านระบบ LIMS นอกจากนี้ยังสามารถจัดการกระบวนการต่างๆ ผ่านระบบอัตโนมัติสำหรับการทำงาน หรือจัดการด้วยวิธีการใช้เอกสารกระดาษก็ได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น LIMS ในแก่นแท้แล้วก็คือการนำแนวคิดการจัดการห้องปฏิบัติการมาใช้ในรูปแบบที่เป็นรูปธรรมนั่นเอง ดังนั้น มาตรการการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและความต้องการในการปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมด้านคุณภาพในห้องปฏิบัติการ ก็จะถูกนำมาปรับใช้ใน LIMS เพื่อให้ระบบการจัดการนี้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 23. การให้บริการแก่ลูกค้า การให้บริการแก่ลูกค้าผ่าน LIMS นั้นมีอยู่สองระดับ ระดับแรกคือการใช้ระบบการจัดการแบบดิจิทัล เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประการที่สองคือ การให้บริการที่ดีขึ้นแก่ลูกค้าผ่าน LIMS และฟีเจอร์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การสร้างช่องทางสำหรับรับฟังความคิดเห็นและร้องเรียนจากลูกค้า การดาวน์โหลดรายงานผลการทดสอบผ่านอินเทอร์เน็ต การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานผ่านอินเทอร์เน็ต การติดตามความคืบหน้าของการทดสอบได้ตลอดเวลา การแจ้งเตือนลูกค้าผ่านข้อความหรืออีเมลเมื่อรายงานผลการทดสอบเสร็จสมบูรณ์ และการอนุญาตให้ลูกค้าสามารถสมัครขอทำการทดสอบได้โดยตรงผ่านอินเทอร์เน็ตด้วย 24. การจัดการรายงานผลลัพธ์ หนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญมากของ LIMS ก็คือการสร้างรายงานผลการทดสอบโดยอัตโนมัติ ปัจจุบันห้องปฏิบัติการจำนวนมากเลือกใช้ฟังก์ชันนี้ของ LIMS เป็นอันดับแรก โดยปกติแล้ว วิธีการที่ใช้กันคือการใช้เครื่องมือสร้างรายงานจากบุคคลที่สาม หรือเครื่องมือสร้างรายงานที่พัฒนาขึ้นเอง เพื่อกำหนดรูปแบบของรายงาน จากนั้นจึงนำข้อมูลผลการทดสอบมาประมวลผล รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าต้องการ เช่น ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับอธิบายผลการทดสอบหรือการปรับแต่งค่าต่างๆ และข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่ใช้ในการทดสอบ เพื่อนำมาจัดรูปแบบและสร้างรายงานขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ในกระบวนการสร้างรายงาน แบบฟอร์มการรายงานควรถูกจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของห้องปฏิบัติการ และตามมาตรฐาน “หลักเกณฑ์สำหรับการรับรองความสามารถของห้องปฏิบัติการด้านการทดสอบและการปรับเทียบ” เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการระบุข้อมูลที่จำเป็นไว้อย่างครบถ้วน ข้อมูลทั้งหมดในรายงานจะต้องถูกดึงมาจากฐานข้อมูลของระบบเท่านั้น กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า ข้อมูลการตรวจสอบและวิธีการตรวจสอบ ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือ และข้อมูลผลการทดลองที่ปรากฏในรายงาน จะต้องตรงกับข้อมูลในฐานข้อมูล LIMS อย่างสมบูรณ์ และสามารถตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้ภายในระบบอีกด้วย หาก LIMS มีฟังก์ชันสำหรับส่งผลลัพธ์ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่านทางเว็บ การส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ หรือผ่านช่องทางแฟกซ์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบก็จำเป็นต้องรับประกันความสมบูรณ์และความปลอดภัยของรายงานผลลัพธ์ในระหว่างการส่งด้วย ขจัดความเสี่ยงในระหว่างการส่งข้อมูล เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้า 25. การสถิติและการค้นหาข้อมูล ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของระบบสารสนเทศก็คือความสามารถในการสถิติ การค้นหา และการวิเคราะห์ข้อมูลนั่นเอง ด้วยการสร้าง LIMS ผู้จัดการห้องปฏิบัติการจะไม่จำเป็นต้องอาศัยการตัดสินใจโดยอาศัยประสบการณ์อีกต่อไป แต่สามารถใช้ข้อมูลสถิติจำนวนมากที่มีความแม่นยำและเป็นวิทยาศาสตร์มากขึ้น เพื่อใช้ในการตัดสินใจ รวมถึงการปรับปรุงระบบการจัดการและระบบคุณภาพอีกด้วย ดังนั้นจะเห็นได้ว่า ฟังก์ชันการสถิติและการค้นหาข้อมูลใน LIMS ถือเป็นฟังก์ชันที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง LIMS ที่ดีควรมีฟังก์ชันการค้นหาและการสรุปข้อมูลที่เปิดกว้าง ทรงพลัง และสามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระ - จบ -