Office2007 Uzmanı Olun: 15 Excel İpucu

Thread Content

　　 Office ofis yazılımları arasındaki tablo aracı olarak Excel, verilerin toplanmasını ve düzenlenmesini son derece kolaylaştırır. Bilgilerin hızla arttığı günümüzde, herhangi bir sektör için verilerin toplanması, düzenlenmesi ve işlenmesi daha da önemli hale gelmiştir. Bu nedenle Excel’in kullanımı daha da yaygınlaşmış ve birçok ofis çalışanının elinden ayıramadığı bir yazılım haline gelmiştir. Bu yüzden Excel’i etkin bir şekilde kullanabilmek de iş dünyasındaki kişiler için vazgeçilmez bir iş becerisidir. Ancak Excel’in özellikleri gerçekten güçlüdür; çoğu insan için onu kullanmak sorun olmayabilir, fakat onu iyi kullanabilmek o kadar da kolay değildir. Şimdi Excel kullanırken uygulanan yaygın ipuçlarına bir göz atalım. İndirme adresi: office2007 indirme　　 İpucu 1: Yepyeni kısıtlamaları önceden görün　　 Kullanıcıların çalışma sayfalarında büyük miktarda veriyi gözden geçirebilmesi için Microsoft Office Excel 2007, her bir çalışma sayfasında en fazla 1.000.000 satır ve 16.000 sütun destekler. Yani, Excel’in tek bir çalışma sayfasının kapasitesi 1.048.576 satır ve 16.384 sütundur. 2003 sürümü Excel’e kıyasla, kullanılabilir satır sayısı %1.500, kullanılabilir sütun sayısı ise %6.300 oranında artmış olup, kapasite büyük ölçüde yükselmiştir. Ayrıca, Excel 2007 en fazla 16.000.000 renk desteği sunar. 　　 Üstelik artık aynı çalışma kitabında sadece 4.000 türle sınırlı kalmadan, sonsuz sayıda biçim türü kullanılabilir ； Her hücrenin referans edebileceği hücre sayısı 8.000’den istenilen herhangi bir sayıya yükseldi; tek sınırlama muhtemelen bilgisayarın belleği olacaktır. Excel’in performansını artırmak için Microsoft, bellek yönetimini 2003 sürümündeki Excel’deki 1 GB’dan 2 GB’ya çıkardı; bu da tam anlamıyla iki katına çıkış anlamına geliyor. Excel 2007, çift işlemci ve çok iş parçacıklı yongaları desteklediğinden, kullanıcılar büyük miktarda formül içeren geniş çalışma sayfalarında daha hızlı hesaplama hızlarından yararlanabilirler. 　　 Teknik 2: Excel belgelerine başlık ve altbilgi eklemek için esnek çözümler　　 Excel’i sık kullanan kullanıcılar bilir ki, eskiden Excel belgelerine başlık ve altbilgi eklemek hiç de kolay bir iş değildi; bu işlemi gerçekleştirmek için bir dizi iletişim kutusu üzerinden ayarlamalar yapmak gerekiyordu. Ancak günümüzdeki Excel, tamamen önceden görülebilen “Sayfa Düzeni” görünümünde Excel belgelerine başlık ve altbilgi ekleyebilmekte; işlem basit ve anlaşılırdır. Kullanım yöntemi şu şekildedir: 1. Excel’in “Arayüz” bölümünde “Ekle” sekmesine tıklayın. 　　 2. “Metin” grubunda “Başlık ve Alt Bilgi” düğmesine tıklayın. 　　 3. “Arayüz Bölmesi”nde “Başlık ve Ayaklık Araçları”na ait bağlam tabloları görünür; buradaki “Tasarım” sekmesinde ihtiyacımız olan tüm komutlar bulunur ve böylece Excel belgelerinin başlıkları ve ayaklıkları çok kolay bir şekilde düzenlenebilir. Excel tablolarını güzel göstermek aslında çok basit olabilir. İpucu 3: Tabloyu en hızlı şekilde güzelleştirme. En yeni Excel çalışma sayfalarında kullanıcılar, tablonun biçimlendirilmesi ve görünümüyle ilgili hiçbir şey düşünmek zorunda kalmadan tüm dikkatlerini önemli verilerin girilmesine verebilirler; böylece iş yükü azalır. Excel’in, tablonuzu en hızlı şekilde güzelleştirmenize yardımcı olmasına izin verin. İşlem adımları şu şekildedir: 1. Verilerin bulunduğu herhangi bir hücreye gidin. 　　 2. “Başlat” sekmesindeki “Stiller” grubunda bir “Tablo biçimi uygula” seçeneği seçin. 　　 3. Bu sırada “Tablo biçimini uygula” iletişim kutusu açılır ve tablo verilerinin kaynağı belirlenir. 　　 4. Onay butonuna tıklandığında, tabloya otomatik olarak başlık metni rengi, başlık hücresinin doldurulma rengi ve satır aralarının doldurulma rengi eklenir. Ayrıca tablo alanı bir liste haline getirilir ve otomatik filtreleme gibi birçok liste özelliği kullanılabilir hale gelir. 　　 Teknik 4: Uygun biçimin otomatik uygulanması ve hesaplama sütunlarının otomatik oluşturulması　　 Mevcut bir tabloya yeni sütunlar eklemeniz gerektiğinde, Excel mevcut biçimi otomatik olarak uygular ve yeniden ayar yapmanıza gerek kalmaz. Ayrıca, Office Excel tablolarında hızlı bir şekilde bir hesaplama sütunu oluşturulabilir. Hesaplama sütunu, her satır için uygulanabilecek bir formül kullanır; bu sayede ek satırları da kapsayacak şekilde otomatik olarak genişler ve böylece formül de hemen bu satırlara uygulanır. Formülü sadece bir kez girmeniz yeterlidir; “Doldur” veya “Kopyala” komutlarını kullanmanıza gerek yoktur. Ayrıntılı adımlar şu şekildedir: 1. Yeni bir sütun eklemek istediğinizde, Excel tablosunun sağ tarafına yeni alan adını yazmanız yeterlidir; 【Enter】tuşuna bastığınızda otomatik olarak bir sütun eklenecek ve uygun biçimlendirme uygulanacaktır. 　　 2. “E3” hücresine gidin ve toplamı hesaplayacak formülü girin. 【Enter】 tuşuna bastıktan sonra formül otomatik olarak listede en sona yerleştirilir, tüm toplamlar hesaplanır ve hesaplama sütunu otomatik olarak oluşturulur. 　　 Eğer tablo çok uzunsa, eskiden olduğu gibi aşağıya sürükleyerek sonuna ulaşmaya çalışmanıza gerek kalmaz; bu sayede kullanımı çok daha kolaydır. 　　 Teknik 5: Tekrarlayan verileri hızlıca silme　　 Excel’in büyük miktardaki verilerle uğraşmada yardımcı olmasına rağmen, hatalar kaçınılmazdır. Göz yorulduğunda sık sık verilerin tekrar girildiği durumlarla karşılaşılır. Defalarca dikkatlice kontrol etmemize rağmen, bu tür hataları fark etmek bazen gerçekten zordur. Bu durumda Excel’dan yararlanmak daha da önemli hale geliyor; bu tür sorunlar kolayca çözülebilir. 　　 1. Tekrarlanan öğeleri kontrol edip silmek istediğiniz hücre alanını seçin ve “Arayüz” bölümündeki “Veri” sekmesine tıklayın. 　　 2. “Veri Araçları” grubunda “Tekrarlayanları Kaldır” düğmesine tıklayın. 　　　　 3. Bu aşamada “Tekrarlayan Öğeleri Sil” iletişim kutusunu açın ve hangi sütunlarda tekrarlayan değerlerin kontrol edilmesi gerektiğini seçin. 　　 4. Ayarlamalar tamamlandıktan sonra “Onayla” butonuna tıklayın; Excel, seçilen sütunlardaki tekrarlanan değerleri kontrol edecek ve işleme sonucuna dair bir mesaj gösterecektir. 　　 Teknik 6: Gradyan renklerle verilerin genel dağılımını görsel olarak anlamak. Bir hücre alanında çift renkli veya üç renkli bir gradyan gösterilir; renkler, hücredeki değerleri temsil eder ve gradyan renkleri, veri değerlerinin büyüklüğüne göre akıllıca değişir; oldukça etkileyici, değil mi? Yeni Excel sürümü, okuyucuların içeriği daha görsel ve rahat bir şekilde inceleyebilmelerini sağlayan yepyeni “Tonlamalar” koşullu biçimlendirmesini getiriyor. 　　 1. Analiz edilecek verileri seçin, örneğin “A3:C8” hücre aralığını. 　　 2. Excel’in “Arayüz” bölümündeki “Başlangıç” sekmesinde, “Stiller” grubundaki [Koşullu Biçimlendirme] düğmesine tıklayın. 　　 3. “Şartlı Biçimlendirme” açılır menüsünde “Tonlamalar” -> “Yeşil-Sarı-Kırmızı Tonlamaları” komutunu uygulayın. 　　 Bu aşamada, tablodaki somut veriler veri büyüklüğüne göre farklı renklerle gösterilir; bu da veri istatistiklerinin toplanmasında oldukça kullanışlıdır ve insanların genel değişim durumunu kolayca görmesini sağlar. Renkleri etkin bir şekilde kullanarak verileri daha etkileyici kılın　　 Teknik 7: Farklı uzunluklardaki renk şeritleriyle verileri daha etkileyici hale getirin　　 Yukarıda tablonun genel yapısı ele alındı; peki sadece belirli bir sütundaki verilerin büyüklüğünü hızlıca görmek istiyorsanız ne yapmalısınız? Bu aşamada verilere “veri çubukları” koşullu biçimi uygulanabilir; veri çubuklarının uzunluğu, hücredeki sayının büyüklüğünü gösterir. Renkli veri çubuklarını inceleyerek, değerleri tek tek karşılaştırma zamanından tasarruf edebilir ve böylece bir veri sütunundaki en büyük veya en küçük değeri kolayca öğrenebilirsiniz. Özel işlem adımları şu şekildedir: 1. Tablodaki belirli bir hücre alanını seçin. 　　 2. Excel’in “Arayüz” bölümündeki “Başlangıç” sekmesinde, “Stiller” grubundaki “Koşullu biçimlendirme” düğmesine tıklayın. 　　 3. Ardından, açılan açılır menüden “Veri Çubuğu” -> “Mavi Veri Çubuğu” komutunu uygulayın. 　　 Bu aşamada, “Veri çubukları” koşullu biçimlendirmesi uygulandığında, tüm sütundaki verilerin en büyük ve en küçük değerleri kolayca görülebilir; her bir veriyi tek tek karşılaştırıp göz yorulmasına gerek kalmaz. 　　 Teknik 8: Verilerin gelişim eğilimlerini tablolarla göstermek　　 Excel’in sunduğu renkli ve çeşitli şekillerdeki simgeler kullanılarak, verilerin gelişim eğilimleri çok hızlı bir şekilde grafiksel olarak gösterilebilir; bu da genel durumu anlamada daha iyi bir öngörü sağlar. İşlem adımları:　　 1. Eğilimi gösteren verileri seçin, “Başlat” sekmesinde “Stil” grubundaki “Koşullu biçimlendirme” düğmesine tıklayın. Açılan açılır menüden “Sembol kümesi” —> “Dört yönlü ok (renkli)” komutunu uygulayarak verilere ilgili simgeler ekleyin. 　　 2. Eğer bu aşamada eklenen simgeler ihtiyaçları karşılamıyorsa, “Stil” grubundaki “Koşullu biçimlendirme”ye tıklayabilir, açılan açılır menüden “Kuralları yönet” komutunu seçerek “Koşullu biçimlendirme kuralları yöneticisi” iletişim kutusunu açabilirsiniz. 　　 3. Bu iletişim kutusunda “İkon Seti” kuralını seçin ve “Kuralları Düzenle”ye tıklayın. Hemen açılan “Biçimlendirme Kurallarını Düzenle” iletişim kutusunda, farklı simgelerin görüntülenmesi için belirli kurallar (örneğin değerlerin türü ve boyutu) ayarlayın. 　　 Teknik 9: Hızlı bir şekilde profesyonel grafikler oluşturma　　 Excel, kullanıcılara oldukça kullanışlı grafik tasarım araçları sunar; bu araçlar sayesinde profesyonel veri analizleri hızla gerçekleştirilebilir ve kaliteli, profesyonel grafikler kolayca oluşturulabilir. Kullanım yöntemi:　　 1. Bir hücre alanını seçin, “Ekle” sekmesine tıklayın ve “Grafikler” grubundan “Daire grafiki”ni seçin. 　　 2. Hemen ardından “Grafik Araçları” görünür; “Tasarım” sekmesindeki “Grafik Stilleri” grubunda birçok profesyonel renk kombinasyonu bulunur ve istediğiniz herhangi bir stil seçilebilir. Ardından “Grafik Düzeni” grubundan 1. düzeni seçin; yüzde etiketleri otomatik olarak eklenecektir. 　　 3. Pasta grafiğindeki etiket metinlerini ayarlamak için herhangi bir etiket metnine sağ tıklayabilirsiniz; bu işlem sonucunda (Word ve PowerPoint’te de bulunan) bir açılır menü belirir. Bu menü, yazı tipi rengi ve boyutu gibi en sık kullanılan komutları içerir. 　　 Eskiden bu tür profesyonel ve gösterişli grafikler oluşturmak için bir sürü zaman ayırarak ayarlamalar yapmak gerekiyordu, ancak şimdi 1 dakikadan kısa sürede hazırlanabiliyor. 　　 Teknik 10: Rastgele formül yazma　　 Office’in yepyeni, iş sonuçlarına odaklı kullanıcı arayüzü tasarımı, en sık kullanılan komutları “Fonksiyonlar Bölmesi”ne yerleştirir. Kullanıcılar, “Formüller” sekmesindeki “Fonksiyon Kütüphanesi” grubundan ihtiyaç duydukları fonksiyonları hızla bulup kullanabilirler; bu da formül yazma verimliliğini artırır. Ancak bazı uzun formüller tabloda görüntülenmekte zor olabilir. Hücrelerdeki uzun formülleri görmeyi ve düzenlemeyi kolaylaştırmak için, düzenleme çubuğundaki formül kutusunun boyutunu aşağıdaki 3 yöntemle ayarlayabilirsiniz. Nasıl yapılır: 1. Formül kutusunu üç satıra veya daha fazla satıra genişletmek ya da tek bir satır haline getirmek için, düzenleme çubuğunun sonundaki genişletme düğmesine tıklayabilir veya 【Ctrl】+【Shift】+【U】 tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz. 　　 2. Formül kutusunun yüksekliğini hassas bir şekilde ayarlamak için, fare işaretçisini formül kutusunun alt kısmına getirin; işaretçi dikey çift ok haline gelene kadar bekleyin. Sol fare düğmesine basılı tutarak dikey çift oku istediğiniz konuma sürükleyin ve ardından fareyi bırakın. 　　 3. Formül kutusunun boyutunu, aktif hücredeki metin satır sayısına göre en yüksek yüksekliğe kadar otomatik olarak ayarlamak için, fare işaretçisini formül kutusunun üzerine getirin; işaretçi dikey çift ok haline gelene kadar bekleyin, ardından sol fare düğmesine çift tıklayın. Excel ile güzel ve verimli çalışma tabloları oluşturma　　 İpucu 11: Verileri renge göre sıralama　　 Neredeyse herkes canlı renkleri sever; belgelerde renklerin mantıklı ve etkili bir şekilde kullanılması, belgenin çekiciliğini ve okunabilirliğini önemli ölçüde artırabilir. Verileri renge göre sıralayıp filtreleyebilmek, gerekli verileri hızlı bir şekilde düzenlemek ve bulmak için harika bir katkıdır. Excel 2007 kullanılarak, ister manuel olarak ister koşullara göre belirlenen hücre biçimlendirmeleriyle, veriler hücre rengi ve yazı tipi rengi de dahil olmak üzere biçime göre sıralanabilir ve filtrelenebilir. Şimdi önce verileri renge göre nasıl özelleştirilmiş şekilde sıralayabileceğimize bakalım. 　　 1. “Başlat” sekmesindeki “Stiller” grubunda, “Koşullu biçimlendirme” bölümündeki “Hücreleri vurgula kuralları” özelliğini kullanarak herhangi bir hücre alanına farklı hücre renkleri ve yazı tipi renkleri uygulayın. 　　 2. Veri alanındaki bir hücreye tıklayın, “Düzenle” grubunda “Sırala ve Filtrele” butonuna tıklayın ve açılan açılır menüden “Özel Sıralama” komutunu uygulayın. 　　 3. Açılan “Sıralama” iletişim kutusunda, birincil/ikincil anahtar kelimeleri, sıralama kriterlerini ve sıra düzenini belirleyerek 4 adet sıralama koşulu ekleyin. Onay’a tıklandıktan sonra veriler belirtilen renk sırasına göre sıralanır. 　　 Teknik 12: Verileri renge göre filtreleme　Önceki teknikte, verileri renge göre nasıl sıralayacağımızı öğrenmiştik. Peki verileri renge göre nasıl filtreleyebiliriz? Acele etmeyin, cevap hemen açıklanacak. İşlemler şu şekildedir: 1. “Başlat” sekmesindeki “Stiller” grubundaki “Koşullu biçimlendirme” bölümündeki “Hücreleri vurgula kuralları” özelliğini kullanarak herhangi bir hücre alanına farklı hücre renkleri ve yazı tipi renkleri uygulayın. 　　 2. Veri alanındaki bir hücreye tıklayın, “Düzenle” grubunda “Sırala ve Filtrele” butonuna tıklayın; açılan açılır menüden filtreleme komutunu uygulayın. Excel, sütun başlıklarına otomatik filtreleme için alt üçgen butonları ekleyecektir. 　　 3. “Son Tarih” sütun başlığının sağındaki alt üçgen butonuna tıklayın, açılan menüden “Renge göre filtrele” komutunu uygulayın; ardından sağ taraftaki “Hücre rengine göre filtrele” veya “Yazı tipi rengine göre filtrele” listesinden bir renk seçerek filtreleme işlemini tamamlayın. 　　 Teknik 13: Hücre stillerini kolayca ayarlama　　 Eğer bir giriş adımında birden fazla biçim uygulamak ve tüm hücrelerin biçimlerinin tutarlı olmasını sağlamak istiyorsanız, hücre stillerinden yararlanabilirsiniz. Hücre stilleri, yazı tipi ve punto büyüklüğü, sayı formatı, hücre kenarlıkları ve hücre arka planı gibi önceden tanımlanmış bir dizi biçimlendirme özelliğidir. Excel’in sunduğu yerleşik hücre stilleri sayesinde her kullanıcı, biçimlendirme işlemlerini son derece kolay bir şekilde gerçekleştirebilir. Basit işlemler şu şekildedir: 1. Biçimlendirilecek hücreyi seçin. 　　 2. “Başlat” sekmesinin “Stiller” grubunda “Hücre Stili” düğmesine tıklayın. 　　 3. Uygulanacak hücre stiline tıklayın. 　　 Ayrıca, bir temel bilgi olarak belirtmek gerekir ki, hücre stilleri tüm çalışma kitabına uygulanan belge temasına dayanır. Başka bir belge temasına geçildiğinde, hücre stilleri yeni belge temasıyla uyumlu hale gelmesi için otomatik olarak güncellenir. 　　 İpucu 14: Her tablo başlığını her zaman görebilmenizi sağlayın. Uzun veri tablolarını okumayı daha kolay hale getirmek için Excel’de oldukça kullanışlı bir özellik bulunmaktadır; veri alanını tabloya dönüştürdüğünüzde, tablodaki verileri incelerken her bir başlığı her zaman net bir şekilde görebilirsiniz. 　　 1. Tabloya dönüştürmek istediğiniz veri alanını seçin, “Ekle” sekmesine tıklayın. 　　 2. “Tablo” grubunda “Tablo” butonuna tıklayın, “Tablo Oluştur” iletişim kutusunu açın, “Tablonun başlığı olsun” onay kutusunu seçin ve Tamam’a tıklayın. 　　 3. Tablo oluşturulduktan sonra, tabloyu yukarı ve aşağı kaydırarak tablo başlığını her zaman görebilirsiniz; yani orijinal başlık satırı sütun başlıklarının bulunduğu yerde görünür (elbette imlecin tablo içinde olması ve kaydırma çubuğunu sürüklemek gerekir ki sütun başlıkları görülsün). 　　 Küçük bir ipucu: Sıradan bir veri alanına doğrudan “tablo biçimi uygulamak” da veri alanını Excel tablosuna dönüştürebilir. 　　 Teknik 15: Tablodaki verilerin özetlenmesi　　 Excel’de bir tablo oluşturulduktan sonra, bu tablodaki veriler, tablonun dışındaki verilerden bağımsız olarak yönetilebilir ve analiz edilebilir. Tablonun sonunda bir özet satırı göstererek ve her özet satırındaki hücrelerdeki açılır menülerde bulunan fonksiyonları kullanarak, Excel tablolarındaki verileri hızlı bir şekilde özetleyebilirsiniz. İşlem adımları şu şekildedir: 1. Excel tablosundaki herhangi bir yere tıklayın; “Tablo Araçları” kullanılabilir hale gelir ve “Tasarım” sekmesi gösterilir. 　　 2. “Tasarım” sekmesindeki “Tablo Stili Seçenekleri” grubunda “Özet Satırı” onay kutusunu seçin. 　　 3. Bu sırada, tablonun alt kısmında bir özet satırı görünür ve en sol hücrede “Özet” yazısı yer alır. 　　 4. Özet satırında, özet hesaplaması eklenmesini istediğiniz hücreye tıklayın, ardından açılır menüden toplama, ortalama gibi istenen fonksiyonu seçin. 　　 Yukarıda anlatılan 15 tekniği öğrenirseniz, Excel kullanma becerilerinizin hızla gelişeceğine inanıyorum. Çeşitli tabloları daha rahat işleyebilecek, en az çaba ile verilerin doğruluğunu ve estetiğini sağlayabileceksiniz. ■