Şirket karlarını yiyen “görünmez katil” nedir?

Thread Content

İşletmelerin “görünmeyen maliyetleri”, tıpkı canlı organizmalardaki gizli hastalıklar gibi, uzun süre iyileşmez ve ortadan kalkmaz; bu da işletme sahiplerini oldukça zorlar. Eğer “patojen” bulunabilir ve “doğru tedavi uygulanabilirse”, şirketler yeniden canlanır. Bu makale, işletmelerde sıkça görülen on iki tür “gizli maliyeti” özetlemekte ve işletmelerin bunları bir referans olarak kullanarak durumlarını değerlendirmelerini sağlamaktadır. İşte on iki tür “görünmeyen maliyet” aşağıda özetlenmiştir: 1. Toplantı maliyetleri Eğer zamanın her şeyi bir süreçse, o zaman zaman kesinlikle en değerli şeydir. İşletmelerin yönetimi, esasen zamanla yarışma sürecidir. Toplantı, işletmelerin sorunları çözdüğü ve talimatlar verdiği kolektif bir etkinliktir, ancak aynı zamanda yüksek maliyetli bir iş faaliyetidir. Çünkü bu etkinlik genellikle birçok liderin katıldığı kolektif bir etkinliktir. Her geçen dakika, toplantıya katılanların toplam sayısını ifade eder. Ancak birçok şirketin yöneticileri toplantı yönetimi tekniklerini bilmemekte ve “toplantı öncesinde hazırlık yok, toplantı sırasında bir tema yok, toplantı sonrasında uygulama yok, katılım gereksiz, zaman kontrolü yok, konuşmaların sınırsız olması” şeklindeki altı “yokluk” durumu mevcuttur. Her ay maaşlar ödendiğinde ve gelirler hesaplandığında, finansal tabloların rakamları yöneticiler için etkili bir “uykusuzluk ilacı” haline gelir; oysa bu “ilaç” nin ın büyük bir kısmını toplantılar oluşturmaktadır. 2. Satın alma maliyeti: Farklı şirketlerde satın alma işlemleri farklı şekillerde gerçekleşir, ancak bu, işletmelerin faaliyetlerini etkileyen önemli bir maliyet unsurudur. Genellikle bu maliyeti yalnızca satın alma fiyatı ve miktarı açısından değerlendiririz ve bunun dışındaki diğer faktörleri görmekte zorlanırız. Bir zamanlar bir şirket, yeni bir proje üzerinde çalışırken, proje ekibinin günlük işletme maliyeti 80 bin yuan idi. Ancak ürün piyasaya sürülmeden hemen önce, satın alma departmanı satın alma maliyetlerini düşürmek amacıyla düşük fiyatlı tedarikçiler bulmak gerekçesiyle 100 bin yuanın üzerinde değerinde ambalaj satın almak için bir hafta zaman harcadı. Bu yüzden tüm pazarlama ekibi, müşteriyle anlaşma imzalayamamak için bir hafta daha beklemek zorunda kaldı. Aslında bu durum birçok şirkette mevcuttur. Sadece satın alma maliyetlerini düşürmeye odaklanarak, aynı zamanda mevcut olan “gizli maliyetleri” göz ardı etmek. Elbette, satın alma maliyetlerini düşürmek bu metinle çelişmiyor; burada vurgulamak istediğimiz şey, işletmelerin satın alma departmanlarının, satın alma maliyetlerini gerçek anlamda kontrol edebilmek için genel işletme stratejisi açısından çeşitli göstergeleri kapsamlı bir şekilde değerlendirmesi gerektiğidir. 3. İletişim maliyetleri: Günümüzün istikrarsız ekonomik ortamında işletmelerin işleyiş hızı giderek artmaktadır. Ancak her şeyin bir sınırı vardır ve bu hızlı işleyiş, işletmelere birçok sorun da getirmektedir. İletişim, işletmelerin faaliyetlerinde önemli bir unsurudur. Birçok işletme çeşitli sistem eğitimleri ve manevi boyutlardaki eğitimler vermektedir; ancak çoğunda “iletişim becerileri” konusunda eğitim bulunmamaktadır. Çoğu işletmede, meslektaşlar arasındaki iletişim sırasında ciddi bozulmaların meydana geldiğini göreceksiniz; ya mesajlar doğru iletilmez, ya sorulara yanlış cevaplar verilir, ya da herkes kendi yorumunu yapar... Bu durum, küçük bir mesele gibi görünse de, birçok işlemin gereksiz hale gelmesine veya birçok önemli fırsatın kaçırılmasına neden olur. Abartılı söylenirse, bu durum şirketler için potansiyel bir tehlike yaratabilir. Bu, kötü iletişim nedeniyle ortaya çıkan tipik bir maliyet artışıdır. 4. Fazla mesai maliyeti: Birçok işveren, çalışanların iş çıkışı sonra “uyku ve yemekleri ihmal ederek” fazla mesai yapmalarını bir özveri göstergesi olarak görür. Farkında olunmaması, bunun çok yüksek maliyetler içerebileceği anlamına gelir. Üç neden var: Birincisi, fazla mesai yapılmasının sebebi mutlaka ağır iş yükü olmak zorunda değildir; bunun yerine çalışanların düşük verimliliği nedeniyle olur ve fazla mesai, düşük verimliliği ifade eder. Eğer nesnel iş yükü gerçekten ağır ise, şirketin gerçek anlamda gelişmesi ve ilerlemesi için zamanında yeni personel ve pozisyonlar eklemesi gerekir. İkincisi, fazla mesai çalışanların daha fazla enerji ve fiziksel gücünü tüketir; bu da çalışanların sağlığını ciddi şekilde olumsuz etkiler. Uzun vadede bu durum, bazı önemli çalışanların verimliliklerini sürdürememesine neden olur ve şirket için risk yaratır. Örneğin, uzun süreli fazla mesai yüzünden bazı makine operatörleri ruhsal sorunlar yaşayarak kazalara yol açabilir ve şirket bunun bedelini ağır ödemek zorunda kalır. Üçüncüsü, fazla mesai yapan çalışanlar mutlaka “asıl işlerini yapıyor” anlamına gelmez; bazı çalışanlar iş saatleri dışında, fazla mesai adı altında şirketin kaynaklarını kullanarak kişisel işlerle uğraşır ve aynı zamanda şirketten fazla mesai ücreti alır. Birçok firmanın ciddi zararları ve veri kayıpları iş saatleri dışında meydana gelir ve fazla mesai, firmalar için bir “kirlilik barınağı” haline gelir. 5. Yetenek hareketliliği maliyeti: Birçok şirket insan kaynakları yönetimi konusunda büyük eksiklikler yaşamaktadır. Bu şirketler, yeteneklerin sınırsız olduğunu düşünür ve “sabit bir ordugah” oluştururlar; böylece çalışanlar da “geçici askerler” haline gelir. Şunu söylemek gerekir ki, bir çalışanın ayrılması şirket için her zaman bir maliyettir; çünkü şirket, bu çalışanın eğitimi gibi ön yatırımları üstlenmek zorunda kalır, aynı zamanda o pozisyon için yeni bir çalışan işe almanın getirdiği maliyetleri de karşılamak zorundadır. Ayrıca yeni çalışanın pozisyona uygun olup olmayacağı konusundaki riskleri de göze almak gerekir. Eski çalışanların ayrılması durumunda ise mesleki nitelikler nedeniyle önemli iç bilgiler veya veriler kaybedilebilir ve bu kişiler ayrıldıktan sonra büyük ihtimalle rakip firmalara geçerler. Bu nedenle, özellikle deneyimli çalışanların ayrılması, şirketlere gelirlerinin birkaç katı kadar maliyete neden olacaktır. Birçok küçük işletme, yıllarca faaliyet gösterdikten sonra hâlâ aynı küçük ekiple devam ettiğini görüyorsunuz; ve işletmenin kuruluşundan beri patron dışında hiçbir çalışan kalmamıştır. Sanırım bu, gelişememesinin önemli nedenlerinden biri olabilir. 6. Pozisyon yanlışlığı maliyeti: İnsan kaynakları yönetiminde “Doğru kişiyi doğru yere koymak” diye bir söz vardır. Ne yazık ki, bunu gerçekten başarabilen şirketlerin sayısı gerçekten az. Bir kariyer merkezinde işe alım yaparken, çalışanların arasındaki konuşmaları duydum; her işe alım etkinliğinde tüm çalışanların masaları ve sandalyeleri taşımak zorunda olduklarını, çünkü etkinlik için kullanılan salonun kiralık olduğunu söylüyorlardı. Kariyerli yöneticilerden sıradan çalışanlara kadar herkes “nakliyeci” haline geldi; içimden geçirdim ki, bu şirket insan kaynakları ve yönetimi alanında faaliyet gösteriyor, o zaman neden bu kadar yüksek maaşlar ödeyerek profesyonel olmayan nakliyeciler tutuyor? Aslında bu, patronların çok açık bir zihniyetini yansıtıyor; onlara göre bu çalışanlar işe alındıklarında kullanılacaklar ve kendi insan güçleriyle işlerin halledilebildiği sürece daha fazla para harcamaya gerek yok. Ama bunun için çok ağır bir bedel ödediklerini gördük. Bu şirketin çalışanları sürekli şikayet ediyor; çünkü çalışanların büyük bir kısmı kadın ve masa sandalyeleri taşıyacak güçleri yok. Üst düzey yöneticiler de hiç böyle bir “muameleye” maruz kalmamıştı, bu yüzden bazıları işten ayrıldı. 7. Süreç maliyetleri: İşletmelerdeki düzensizliklerin çoğu süreçlerden kaynaklanır; bu, işletme yönetiminde yaygın bir sorundur. Yavaş gelişen işletmelerin süreçleri mutlaka dağınık veya mantıksızdır. Bunun için çok yüksek maliyetler üstleniyorlar, ancak yine de göz yumuyorlar. Süreçler, işletmelerin operasyonel zinciridir ve bir üretim hattı gibidir. Bilimsel ve mantıklı süreçler olmadan, çeşitli işler üzerinde sistemli bir kontrol sağlanamaz; birçok iş yarıda kalır ve birçok işin tekrar yapılması gerekir; her türlü sorun ortaya çıkabilir. Ancak kabul etmek gerekir ki, bu, şirketin ilerlemesini engelleyecek bir karmaşa haline gelecektir.